När du bläddrar igenom resurser för teamledare och chefer kommer du att hitta massor av bevis mot detaljstyrning. "Sluta detaljstyra dina teammedlemmar!" "Medarbetare hatar chefer som detaljstyr!" - Men betyder det att detaljstyrning alltid är dåligt? I det här inlägget ska vi försöka visa att detaljstyrning visserligen är en potentiellt skadlig strategi, men att det finns situationer där den kan vara effektiv.
Men låt oss först definiera vad detaljstyrning i projektmiljöer egentligen är.
Varför är detaljstyrning en del av projektledning?
Mikromanagement är en ledarstil där du kontrollerar ditt team och deras arbete mycket noga. I projekt- och resurshanteringhandlar det om att teamet försöker leverera ett projekt.
Även om många projektintressenter (interna och externa) kan ha en överdriven kontroll över de personer som arbetar med ett projekt, kommer vi i det här blogginlägget att fokusera på en detaljstyrande projektledare.
Innan vi dyker ner i nackdelarna och fördelarna (ja, det finns några) med detaljstyrning när man leder ett projektteam, kanske du vill analysera ditt eget beteende och eventuellt erkänna att du också är en detaljstyrande projektledare.
Är du en detaljstyrande PM?
Som projektledare måste du övervaka arbetet i ditt projektteam. Målet är att slutföra projektet på ett framgångsrikt sätt: i tid och inom budget. Det krävs inte mycket för att detta övervakningsansvar ska förvandlas till överdriven kontroll. Om du känner igen några av dessa beteenden från ditt eget arbete kan du uppvisa tecken på en mikromanagerande PM:
- Du planerar varje liten detalj i ditt teams arbetsuppgifter åt dem.
- Du tenderar att avsluta uppgifter för ditt team eftersom "det bara går snabbare/bättre när du gör det".
- Ditt team deltar i frekventa statusmöten och/eller lämnar regelbundna statusrapporter.
- Du vet exakt vad alla i ditt team arbetar med för närvarande, men du vet inte nödvändigtvis känner att du förstår projektets övergripande tillstånd.
- Även om du ofta offrar din egen balans mellan arbete och privatlivkänner du inte att du har tid att tänka på strategi.
- Du försöker kontrollera varje aspekt av projektet: "Det är inte klart förrän jag säger att det är klart."
- De flesta delar av ditt projekt går igenom många redigeringar innan du är nöjd med resultatet.
Nu kan du säga om detaljstyrningen har tagit över dina projektledaruppgifter. Låt oss diskutera konsekvenserna av den ledarstilen.[/vc_kolumn_text]
Varför ska man undvika detaljstyrning som projektledare?
Vi börjar med de dåliga nyheterna eftersom detaljstyrning i de flesta fall inte är bra för dina teammedlemmar och det projekt de arbetar med. Här är varför.
Först och främst kan det faktiskt hämma produktiviteten. A studie som genomfördes av forskare vid University of Louisville i Kentucky visade att "press skadar prestationen om den leder till att du uppmärksammar på ett sätt som är dåligt för just den uppgift du utför". När de personer som deltog i studien kände sig kontrollerade fokuserade de inte på resultatet av uppgiften utan på själva uppgiften, vilket visar att explicit övervakning kan påverka prestationen negativt.
Om du har en tendens att överkontrollera dina medarbetare kan det också vara så att du anordnar för många möten, särskilt statusmöten. I vår guide till effektiv möteshanteringföreslår vi att statusuppdateringar delas i en kort skriftlig form snarare än under ett långt möte med alla medarbetare.
Att överdrivet kontrollera alla aspekter av dina teammedlemmars arbete är också dåligt för arbetsmoralen. Människor blir frustrerade eller oengagerade eftersom de inte känner att de har tillräckligt med frihet för att göra sitt jobb. I slutändan kan det leda till hög omsättning i ditt projektteam eller konflikter mellan dig och ditt team. Det säger sig självt att bygga förtroendesom är så viktigt i projektsammanhang, är mycket svårt.
Kreativitet och passion är begränsade. Teammedlemmarna blir mer obeslutsamma och passiva: när allt kommer omkring spelar det ingen roll vad de gör - deras PM kommer att hitta något att rätta till i vilket fall som helst. En PM som detaljstyr kan tro att teamet lär sig något, men i själva verket är det ingen som lär sig något.
Det är inte en skalbar projektledningsstil. Du lägger ner enormt mycket tid på att redigera/avsluta/kontrollera uppgifter som andra personer förmodligen är perfekt utrustade för att slutföra. Det är omöjligt att både utföra dina projektledaruppgifter och försöka förbättra alla andras uppgifter samtidigt. Med tiden kan dina medarbetare bli beroende av dig, vilket ytterligare kommer att bromsa utvecklingen av det arbete som ni måste leverera tillsammans.
När är detaljstyrning OK?
Att detaljstyra en medarbetare kan vara en framgångsrik strategi, men bara i ett fåtal fall:
- A kris (en verklig kris som omfattar hela projektet, inte en insikt mitt på dagen om att "saker och ting går för långsamt"). När det ser ut som om projektets tidsplan är i fara på grund av plötsliga förändringar i prioriteringarna eller resursbrist kan du behöva hjälpa ditt team med planering och utförande av uppgifter.
- Ett behov av att snabbt få teammedlemmarna att komma igång. Då och då kanske du märker att vissa personer i ditt team behöver en extra knuff. Kanske är de nya i teamet och förstår inte riktigt sina arbetsuppgifter eller projektets komplexitet? Dessa medarbetare kan verkligen ha nytta av att du aktivt övervakar deras arbete under en tid.
Tänk på att detaljstyrning bör vara en kortsiktig lösning för att den ens ska vara tillnärmelsevis effektiv.
Så här undviker du detaljstyrning i ditt projekt
Helst vill du inte detaljstyra ditt team. Samtidigt vill du som projektledare se till att uppgifterna blir gjorda och att projektet går i rätt riktning. Enligt vår mening kan du uppnå båda målen om du uppmärksammar två viktiga delar av lyckliga och produktiva projektteam: transparens i projektet och medarbetarnas synlighet.
Transparens i team och projekt kan eliminera ditt behov av att kontrollera dina teammedlemmar. Hur då? När du uppmuntrar till öppen kommunikation och ser till att medarbetarna förstår sina uppgifter behöver du inte övervaka dem så noga. Om det uppstår några problem kommer de att berätta det för dig och ni kan lösa dem tillsammans.
Det kan dock vara så att dina medarbetare inte ens ser att vissa korrigerande åtgärder behöver vidtas. De kanske till exempel arbetar med sina uppgifter utan att inse att den faktiska tid de lägger på dessa uppdrag skiljer sig allt mer från deras uppskattningar. Det är något som är svårt att upptäcka i det dagliga arbetet, men som är lätt att se när man tittar på helheten. Det är därför det är fördelaktigt att ha synlighet till ditt teams arbetsbelastning, tidrapporter och tillgänglighet. Hur kan man uppnå detta utan att kräva frekventa statusrapporter? Ett svar skulle kunna vara att införa programvara för resurshantering i din organisation. Dina medarbetare kan använda det för att hålla koll på sin tid och kontrollera de projekt de är tilldelade, och du som chef kan övervaka dina medarbetare och deras arbetsuppgifter. lagets prestation utan att sätta för stor press på dina teammedlemmar.
Ta en titt på den här bilden:
