Effektiv kommunikation med team på distans

Utmaningar med effektiv kommunikation i team på distans

Vilka är de första utmaningarna med att kommunicera på distans som du kommer att tänka på? Du kanske tänker på tidszoner och svårigheten att hålla dig synkroniserad. Eller så kanske du oroar dig för problem med en opålitlig internetanslutning. Det är berättigade farhågor, men de utmaningar som beskrivs nedan visar sig ofta vara allvarligare, även om de inte är så lätta att förutse eller märka.

Bristande synlighet - 1:a skälet till att teamkommunikation på distans blir mindre effektiv

Den brist på insyn som kan vara svår för team på distans är uppenbar på flera nivåer:

• Vem är tillgänglig?
  När du inte ser ditt team ansikte mot ansikte är det svårare att veta vem som är på jobbet och vem som är på semester. Saker och ting är ännu mer komplicerade för deltidsanställda och frilansare som tenderar att arbeta på distans. Dessutom har många distansarbetare flexibla arbetstider och jonglerar arbetsuppgifter med personliga aktiviteter.

• Hur vet du om de är tillgängliga?
  Det finns två sätt att lösa detta problem: Först kan man införa en process för uppföljning av frånvaro och en plats där ditt team kan se vem som är tillgänglig och vem som inte är det en viss dag. Be sedan dina teammedlemmar att meddela sin aktuella tillgänglighet, t.ex. med hjälp av Slack-statuser: korta uppdateringar som "i ett möte" eller "ute på lunch" räcker.
• Vem arbetar med vad?
  "Jag vet inte om du är rätt person att fråga om det här projektet, men nu gör jag det" - helst vill du eliminera gissningar från din teamets kommunikation. Om du har färre än, säg, 25 teammedlemmar är det relativt lätt att komma ihåg vem som arbetar med vad. Om ditt team är större blir saker och ting mycket mer komplicerade. Återigen kan du använda en plats på nätet där dina lagkamrater kan kontrollera vem som är involverad i vilket projekt.

Teamdecks resurskalender är en enda källa till sanning om ditt teams tillgänglighet och arbetsbelastning. Du kan se vem som är tilldelad vilket projekt, vem som är på semester och vem som är lite kapacitet vänster (om du letar efter personer som kan gå med i ditt projekt). 

• Vem bör känna till detta?
  Effektiv kommunikation innebär att rätt personer får rätt meddelande vid rätt tidpunkt. För att det ska vara sant måste dina distansmedarbetare veta vem som ska vara med i loopen när det gäller olika saker. Skriv ner några enkla regler som "Jane Doe, som hanterar vår webbplats, måste få veta om nya milstolpar i dina projekt så att hon kan publicera uppdateringar."

Brist på sammanhang - 2:a orsaken till att teamkommunikation på distans blir mindre effektiv

När du kommunicerar med någon som arbetar på distans har du inte det sammanhang som direktkommunikation ger. Du ser inte kroppsspråket, och för det mesta vet du inte vad personen har gjort på sistone, vilket humör han eller hon är på osv. Tänk på det här exemplet: du får ett mycket kortfattat meddelande från en av dina kollegor som ber dig att dela med dig av viss information. Först kanske du tänker: "Är den här personen arg på mig? Är han irriterad? Jag har ju inte gjort något fel". Du kan förstå att det kan leda till missförstånd eller till och med konflikt. Det är därför det är så viktigt att:

• Ge sammanhang när du kontaktar dina lagkamrater om något. Istället för att skriva "Skicka mig statistik från den senaste kampanjen så snart som möjligt", säg "Jag har ett oväntat möte med XYZ om en timme. Kan du skicka mig statistiken från den senaste kampanjen så att jag kan visa dem under mötet?". Mer sammanhang = färre missförstånd.
• Använd dig av videokommunikation. När du inte är säker på sammanhanget och du är orolig för att det kan ta ett tag att gå till botten med saken, säg bara: "Låt oss ta ett snabbt samtal och diskutera det". Chansen är stor att du kommer att kunna reda ut saker och ting snabbare.

Svårigheten att hålla sig uppkopplad

Personer som arbetar i team på distans måste göra en medveten ansträngning för att hålla kontakten. Det är ganska lätt att begränsa kommunikationen till korta meddelanden på Slack eller via e-post, särskilt om man har olika roller eller arbetar i olika tidszoner. Som teamledare kan du främja teamkänslan genom att uppmuntra till regelbundna videosamtal, aktiviteter för teambuildingeller till och med en chattkanal som är avsedd för att publicera memes (du kan se idéer för andra kulturstärkande kanaler här). 

Få möjligheter till 1:1-möten

Den här punkten är lite knepig. Du kanske tänker: varför finns det färre möjligheter till 1:1-möten? När allt kommer omkring kan människor chatta privat när de vill: många kommunikationsverktyg som används av fjärrteam möjliggör privata konversationer.

Det gäller för chattar mellan medarbetare, men 1:1-chattar mellan chef och direktrapporterande kan snabbt glömmas bort när du inte träffar ditt team varje dag. Alternativt kan du få en falsk känsla av säkerhet när du chattar med ditt team regelbundet.alla ser nöjda ut, det finns ingen anledning till ytterligare 1:1-möten. Det är det enda som finns, oavsett hur väl ditt team mår.

Den här utmaningen är dock inte exklusiv för distansteam. Teammedlemmar på kontoret kan också få färre chanser att träffa sin chef än de behöver. När det gäller distansarbetare måste du dock se till att de får en möjlighet att prata med dig då och då. Du kan schemalägga en fast tid för dessa möten eller påminna medarbetarna regelbundet om att välja en tid för ett 1:1-möte. På så sätt kan du få bättre kontakt med dina distansmedarbetare och även skapa förtroende hos ditt team.