Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession är det mindre än 60% av projekten som slutförs i tid eller inom den ursprungliga budgeten.
Vad kommer du att få från den här artikeln:
Rollen som programvara för resurshantering i planeringsprocesser för resurskapacitet
Målet med planering av resurskapacitet
Kunskap om skillnaden mellan resursplanering och kapacitetsplanering
Vad ska man göra för att komma närmare en effektiv kapacitetsplanering
Effektiv hantering av resurskapacitet kan hjälpa företag att öka dessa siffror. I den här artikeln får du lära dig mer om resurskapacitetsplanering i projektledning, men vi kommer också att beröra fördelarna med kapacitetshantering på företagsnivå. Låt oss börja med några nödvändiga definitioner.
Kompetensbaserad sökning och tilldelning av personer till arbetsuppgifter [skärm från programvara för resursplanering].
Utan att göra en onödig introduktion avser kapacitet förmågan att uppnå, utföra eller producera. Om vi utgår från ett företagsperspektiv innebär det förmågan att prestera eller producera inom en viss tidsrymd. Men om vi gräver djupare och använder en operativ synvinkel kommer vi att upptäcka att kapacitet förstås som en mängd insatsresurser som är tillgängliga för att producera relativ output under en tidsperiod - vi kan läsa om detta på managementstudyguide.com. Detta kallas ofta produktionskapacitet, som omfattar den resurskapacitet som krävs för att möta kundernas efterfrågan, inklusive råmaterial, utrustning och arbetskraft.
Men det är inte den enda betydelsen som är relaterad till ämnet i det här kapitlet. Låt oss jämföra några andra sätt att förstå kapacitetsplanering.
På Projectmanager.com läser vi att kapacitetsplanering är en process som stabiliserar de tillgängliga resurserna för att möta förfrågningar eller uppgiftens kapacitetsbehov. Vilket kan förstås som någon form av mellanhavande mellan någon som har tillgång till tillräckliga resurser och krav från projekt och dess förväntningar relaterade till resurser.
Det verkar som om Saviom - våra konkurrenter på marknaden för programvara för resurskapacitetsplanering - också delar samma uppfattning: Resurskapacitetsplanering är att förutse klyftan mellan kapaciteten och efterfrågan på resurser. Från Mavenlinks perspektiv omfattar resurskapacitetsplanering tre aspekter av denna process. För det första, definiera hur mycket arbete resurserna klarar av att utföra. För det andra, identifiering och en indikation på vilken typ av arbete som dessa resurser kan utföra. Den tredje aspekten är att matcha dessa resurser med de resurser som för närvarande används för att uppfylla projektets förväntningar och krav.
Som vi kan läsa på Wrikes blogg: Kapacitetsplanering är processen för att förutse de framtida verksamhetskraven för en organisation eller kund. Kapacitetsplanering syftar också till att säkerställa att resurser med de nödvändiga kompetenserna görs tillgängliga för att möta föränderliga kund- och verksamhetskrav Ur detta perspektiv - som också representerar vårt tillvägagångssätt - betyder resurser inte utrustning, programvara, bärbara datorer, byggmaterial, rum, budget och så vidare. När man tittar på kapacitetsplanering inom projektledning ser man individen, teammedlemmen och den anställde. Du ser individer med en viss uppsättning färdigheter. Någon med de relevanta färdigheter som krävs för att uppfylla kraven i ett projekt.
Effektiv kapacitetsplanering handlar om att säkerställa att resurser med lämplig, särskild kompetens
På projektnivå handlar kapacitetsplanering om att avgöra om man har tillräckligt med resurser för att slutföra ett visst projekt. Dess roll är att se till att företaget (eller föreningen) har de förväntade resurser som krävs för ett projekt eller en uppgift, förväntade vid en förutbestämd tidpunkt, som kan slutföra projektet med de förväntade kraven vid den förväntade tidpunkten.
Resurskapacitetsplaneraren måste alltså kunna ge en tydlig översikt över hur många resurser som behövs för att uppnå ett visst mål (en deluppgift, en uppgift, ett projekt).
Med andra ord handlar resurskapacitetsplanering om att förutsäga intervallet mellan kapacitet och efterfrågan på resurser. De som ansvarar för kapacitetsplaneringen kommer att ta hänsyn till faktorer som arbetstid, kompetens, färdigheter och den genomsnittliga arbetstiden. För att kunna beräkna teamets kapacitet måste du känna till deras tillgänglighet och deras aktuella arbetsbelastning.
Ett av stegen i processen för planering av resurskapacitet [skärm från Teamdeck].
För att säga det rakt ut: om man jämför kapacitets- och resursplanering kan den första reduceras till att "förutse framtida verksamhetskrav och se till att vi har de resurser som krävs för att starta ett projekt". Medan resursplanering är att "välja och tilldela specifika resurser för och under ett projekt eller en uppgift".
Man kan också säga att kapacitetsplanering innebär att man undersöker om de teammedlemmar, roller och kunskaper som behövs utan tvekan är tillgängliga för att utföra det inkommande arbetet innan man faktiskt schemalägger arbetet. Medan resursplanering innebär att välja, tilldela och schemalägga från den här urvalslådan. Lead-strategi innebär att skapa överkapacitet för att möta prognostiserad efterfrågan och se till att resurser finns tillgängliga för att tillgodose stigande efterfrågan och framtida projekt.
Jämförelse mellan kapacitetsplanering, resursplanering och resursschemaläggning. [Källa: www.kelloo.com]
Resursplanering handlar mer om att samordna arbetsstyrkan i realtid: du tilldelar personer till projekt samtidigt som du övervakar resursutnyttjandet. Som vi ser innebär resursplanering hantering, ledning och samordning av de resurser som behövs för att slutföra en uppgift eller ett projekt.
Vad brukar du göra när du får i uppdrag att leda ett nytt projekt? Hur sätter du ihop ett team och ser till att dina teammedlemmar har tillräckligt med resurser för att klara alla uppgifter? Projektledare som försöker säkerställa att de har tillräckliga resurser till sitt förfogande bör genomföra följande steg:
Samla in projektkrav och uppskattningar. Du måste förstå vad som måste göras för att projektet ska bli framgångsrikt. Vad är den tekniska omfattningen? Vilka roller behövs i projektteamet? Vilka är tidsuppskattningarna för det här projektet?
Identifiera tillgängliga resurser. Analysera resurstillgången och avgör vilka personer som uppfyller projektets kriterier och som kan ingå i projektgruppen.
Anpassa kapaciteten till projektets behov. Bestäm vem som ska arbeta med projektet och hur många timmar de ska bokas för. Helst bör du reservera dessa resurser, även om projektet inte har startat ännu. Överväg att använda en fördröjningsstrategi, som innebär att du möter den faktiska efterfrågan snarare än den prognostiserade efterfrågan.
Ett exempel på kapacitetsplanering är en livsmedelstillverkare som behöver öka produktionen under högsäsonger. De planerar sin personalstyrka och sina resurser för att möta den ökade efterfrågan. På samma sätt kan en IT-avdelning allokera fler utvecklare till ett projekt för att säkerställa leverans i rätt tid.
Obs: I vissa företag är det resursansvarig som ansvarar för huvuddelen av kapacitetsplaneringsprocessen. Projektledaren ombeds att begära specifika roller eller färdigheter, och resursledaren analyserar resurskapaciteten.
Projektledare bör kunna bedöma kraven i sina projekt, men att analysera resurstillgängligheten kan vara mer utmanande utan insyn i medarbetarpoolen. Lyckligtvis har organisationer ofta en resurskapacitetsplanerare till sitt förfogande, som kan effektivisera hela processen. hantering av projektresurser effektivt arbeta med flera projekt och utarbeta långsiktiga strategier för kapacitetsplanering.
Planering av verktygskapacitet är avgörande för att säkra och fördela de verktyg och den utrustning som behövs för framtida arbete. Det handlar om att förutse resursbehov, förstå vilka nya verktyg som kan behövas och se till att verktygen används på rätt sätt och är värda investeringen.
Resurskapacitetsplanerare, som Teamdeck, ger dig en enda resurspool med information om allas tillgänglighet och arbetsbelastning (läs mer om hantering av arbetsbelastning). Som projektledare kan du filtrera ut de roller som krävs för att uppfylla projektets krav och kontrollera när dessa personer är tillgängliga.
[/vc_kolumn_text]
En företagsgemensam resurskalender är ett viktigt verktyg för framgångsrik kapacitetsplanering.
För att undvika resurskonflikter kan du boka utvalda teammedlemmar i förväg. Om ditt projekt ännu inte är 100% bekräftat kan du lägga till preliminära bokningar. Andra projektledare kommer att se att dessa personer sannolikt kommer att tilldelas ditt projekt om det blir av. När du får grönt ljus har du en grupp personer som är redo att börja arbeta med projektet och ett schema som är synligt för andra chefer i företagets resurshanteringsapp.
Lägg till preliminära bokningar för att planera projektets tidtabell långt i förväg.
Programvara för resurshantering** gör det lättare att bedöma resurskapaciteten. Du kan inte bara se om personer redan har tilldelats andra projekt, utan du kan också ta ut deras semestrar eller helgdagar på ditt konto. Du kommer att kunna beräkna ditt teams faktiska kapacitet och avgöra om du är redo att leverera projektet inom den föreslagna tidsramen.**
Du får också möjlighet att ta hänsyn till ekonomin. Vissa appar för resurshantering (inklusive Teamdeck) låter dig lagra information om ditt teams priser. Använd Teamdecks rapporter för att beräkna hur mycket pengar du behöver avsätta i budgeten för att säkra den personal som du vill boka till ditt projekt. Innan du förbinder dig till det här teamet, se till att du har råd med dem med din nuvarande projektbudget. Att dubbelkolla resurskapaciteten med de beräknade kostnaderna är ytterligare ett sätt att säkerställa att projektet blir framgångsrikt.
Båda teamen har tillräcklig kapacitet för att leverera ett visst projekt. De beräknade kostnaderna skiljer sig dock avsevärt. Lyckligtvis kan du bedöma flera scenarier med Teamdeck.
Kapacitetsplanering bör hjälpa dig att undvika över- och underutnyttjande av ditt team. Det är dock fortfarande bra att regelbundet övervaka resursutnyttjandet när projektet startar. Kolla in vår guide till mäta teamets utnyttjande. Eller - om du är nyfiken på olika aspekter av projektledning - läs verktyg för kapacitetsplanering och teknikartikel.
[/vc_kolumn][/vc_row]
Att anpassa projektefterfrågan till teamets kapacitet är en viktig del av projektledningsarbetet, men en strategi för kapacitetsplanering gynnar hela organisationen, inte bara produktionsteamen. Om du hanterar en bred projektportfölj får du inte glömma bort kapacitetshanteringen. Det gör att du kan fatta bättre beslut om resursfördelning och även stödja andra delar av företaget:
Planering av personalstyrkans kapacitet är avgörande för att säkerställa att det finns tillräckligt många medarbetare med rätt kompetens och i rätt arbetsroller för att möta efterfrågan. Det hjälper också till att identifiera personalbehov, överväga nedskärningar eller omplacera medarbetare för att uppnå organisationens mål och förhindra utbrändhet på arbetsplatsen.
HR-teamen har en tydlig överblick över rekryteringsbehoven och får tillräckligt med tid för att anställa eller utbilda nya medarbetare. Kapacitetsplanering hjälper till att undvika resursflaskhalsar i framtiden.
Säljteamen får bättre insyn i produktionspipelinen, så att de vet om det finns utrymme för fler projekt under en viss period.
Finansspecialister kan beräkna vinstprognoser baserat på den planerade kapaciteten och de faktiska projekt som tilldelats personalen.
Tänk efter: Har ditt företag etablerade rutiner för för mycket eller för lite teamkapacitet? Om inte, ta upp frågan vid nästa möte med projektledningsgruppen. Kanske kan ni komma på lösningar, t.ex. FoU-initiativ, för när ni har tillgängliga medarbetare men inga projekt att arbeta med? Det är ju trots allt så, underutnyttjande är inte bra för de anställdas moral.
Kapacitetsplanering uppskattas också av de anställda. Ett sådant strategiskt förhållningssätt till resurshantering innebär att medarbetarna inte förväntas arbeta över sin kapacitet. Dessutom vet medarbetarna att deras tillgänglighet är synlig och respekteras av cheferna. Det är inte troligt att de blir tilldelade ett brådskande projekt mitt under sin sommarsemester.
Genom att ta hänsyn till överkapacitet i planeringen kan man dessutom täcka ökad efterfrågan och förhindra att omfattningen ökar, vilket säkerställer att de resursbehov som förutses i efterfrågeprognoserna uppfylls.
Om ditt företag använder en app för resurshantering vet dina anställda vad som kommer att hända i deras schema: vilket är nästa projekt de ska arbeta med, hur lång tid det kommer att ta osv.
Vi hoppas att den här artikeln har övertygat dig om att kapacitetsplanering är både hanterbart och nödvändigt. Om du glömmer att kontrollera hur mycket kapacitet ditt team har är ditt projekt i riskzonen: det är inte troligt att du kan leverera i tid om du inte har tillräckligt många kvalificerade medarbetare. Samtidigt kan du överskrida din budget om du måste lägga ut en extra arbetsstyrka på entreprenad. Lyckligtvis kan båda scenarierna undvikas om du jämför kapacitet med efterfrågan. Kom ihåg att utnyttja programvara för projektresurshantering för att göra hela processen mer robust.
Vill du se hur enkel kapacitetsplanering är med Teamdeck? Boka ett samtal med Anielaen av våra experter på kundframgångar. Hon kommer att visa dig hur du kan fatta bättre strategiska beslut tack vare effektiv projektresurshantering.
Effektiv kapacitetsplanering är inte en isolerad aktivitet, utan måste integreras i organisationens bredare strategiska ramverk. Genom att anpassa kapacitetsplaneringen till övergripande affärsmål kan organisationer säkerställa att deras projektledningsinsatser bidrar till långsiktig framgång. Så här integrerar du kapacitetsplanering på ett strategiskt sätt i din organisation:
Anpassa till strategiska mål: Kapacitetsplaneringen bör stödja organisationens strategiska mål. Detta innebär att man måste förstå hur resursallokeringen stämmer överens med de bredare affärsmålen, t.ex. marknadsexpansion, produktutveckling eller operativ effektivitet. Se till att de projekt som planeras ligger i linje med dessa strategiska mål och justera resursallokeringen därefter.
Främja samarbete över avdelningsgränserna: Effektiv kapacitetsplanering kräver samarbete mellan olika avdelningar. Till exempel måste ekonomiteamet anpassa budgetprognoserna till resursallokeringen, medan HR måste samordna rekryterings- och utbildningsinsatserna. Uppmuntra regelbunden kommunikation och samarbete mellan avdelningarna för att säkerställa att resursplaneringen är heltäckande och anpassad till verksamhetens övergripande behov.
Implementera agila metoder: Genom att integrera agila metoder i kapacitetsplaneringen kan man öka flexibiliteten och lyhördheten. Agila metoder betonar iterativ planering och anpassningsförmåga, vilket gör att teamen kan justera resurserna i takt med att projektkraven utvecklas. Detta tillvägagångssätt hjälper till att hantera osäkerhet och förbättrar förmågan att svara på förändrade projektkrav.
Utnyttja dataanalys: Använd dataanalys som underlag för beslut om kapacitetsplanering. Historiska projektdata, mätvärden för resursutnyttjande och prestandaanalyser kan ge värdefulla insikter om resursbehov och trender. Avancerade analysverktyg kan hjälpa till att förutse framtida kapacitetsbehov och optimera resursallokeringen baserat på datadrivna insikter.
Utveckla ett ramverk för kapacitetsplanering: Upprätta ett formellt ramverk för kapacitetsplanering som beskriver processer, ansvarsområden och verktyg. Detta ramverk bör innehålla riktlinjer för prognoser, resursallokering och övervakning. Ett strukturerat tillvägagångssätt säkerställer konsekvens och effektivitet i arbetet med kapacitetsplanering inom hela organisationen.
Trots sin betydelse innebär kapacitetsplanering ofta flera utmaningar. Genom att hantera dessa utmaningar på ett effektivt sätt kan planeringsresultaten förbättras avsevärt:
Oförutsägbar efterfrågan: En av de största utmaningarna inom kapacitetsplanering är att hantera oförutsägbar efterfrågan. För att mildra detta bör du bygga in flexibilitet i dina kapacitetsplaneringsprocesser. Använd scenarioplanering för att förbereda dig för olika efterfrågescenarier och ta fram beredskapsplaner för att hantera potentiella fluktuationer i projektkraven.
Begränsningar av resurser: Begränsade resurser kan begränsa din förmåga att uppfylla projektkrav. Prioritera projekt utifrån strategisk betydelse och fördela resurserna därefter. Överväg korsutbildning av anställda för att öka resursernas mångsidighet och minska beroendet av specifika färdigheter.
Noggrannhet i data: Exakta data är avgörande för en effektiv kapacitetsplanering. Se till att de data som används för planeringen är aktuella och tillförlitliga. Implementera processer för regelbunden uppdatering och validering av data för att upprätthålla korrektheten i informationen om resurstillgänglighet och arbetsbelastning.
Brister i kommunikationen: Kommunikationsbrister mellan projektledare och andra intressenter kan leda till felaktig resursallokering. Etablera tydliga kommunikationskanaler och regelbundna avstämningar för att säkerställa att alla intressenter är informerade om resursbehov och projektkrav.
Integration med befintliga system: Det kan vara en utmaning att integrera kapacitetsplanering med befintliga system för projektledning och resurshantering. Se till att dina verktyg för kapacitetsplanering är kompatibla med andra system och att data flödar sömlöst mellan dem för att undvika dubbelarbete och fel.
I takt med att teknik och projektledningsmetoder utvecklas finns det flera trender som formar framtiden för resurskapacitetsplanering:
Artificiell intelligens och maskininlärning: AI och maskininlärning används i allt större utsträckning för att förbättra kapacitetsplaneringen. Dessa tekniker kan analysera stora mängder data för att förutse resursbehov, optimera allokering och identifiera potentiella problem innan de uppstår. AI-drivna verktyg kan erbjuda mer exakta prognoser och rekommendationer baserade på historiska data och mönster.
Plattformar för integrerad resurshantering: Trenden mot integrerade plattformar för resurshantering växer. Dessa plattformar kombinerar projektledning, resursplanering och ekonomisk förvaltning i en enda lösning. Denna integration förbättrar överblicken, effektiviserar processerna och förbättrar beslutsfattandet genom att ge en heltäckande bild av resurskapaciteten och projektkraven.
Distans- och hybridarbetsmodeller: Ökningen av distans- och hybridarbetsmodeller medför nya överväganden för planering av resurskapacitet. Organisationer måste anpassa sina planeringsprocesser så att de kan ta hänsyn till medarbetare som arbetar på distans, olika tidszoner och flexibla arbetsformer. Verktyg och strategier som stöder virtuellt samarbete och resurshantering kommer att bli allt viktigare.
Ökat fokus på medarbetarnas välbefinnande: Det läggs allt större vikt vid medarbetarnas välbefinnande i kapacitetsplaneringen. Organisationer inser vikten av balans mellan arbete och fritid och införlivar dessa överväganden i sina resursplaneringsprocesser. Denna trend omfattar övervakning av arbetsbelastningen för att förhindra utbrändhet och säkerställa att resursallokeringen stöder en hälsosam arbetsmiljö.
Spårning av resurser i realtid: Resursspårning i realtid blir allt vanligare, vilket gör det möjligt för organisationer att kontinuerligt övervaka resursutnyttjande och tillgänglighet. Detta möjliggör en mer dynamisk och responsiv kapacitetsplanering, eftersom cheferna kan göra justeringar baserat på realtidsdata och nya behov.
Resurskapacitetsplanering är en viktig del av framgångsrik projektledning och dess betydelse sträcker sig bortom enskilda projekt och påverkar hela organisationen. Genom att strategiskt integrera kapacitetsplanering i bredare affärsmetoder, ta itu med vanliga utmaningar och hålla sig uppdaterad om framtida trender kan organisationer förbättra sin förmåga att leverera projekt i tid och inom budget. Att utnyttja avancerade verktyg och tekniker, främja samarbete mellan avdelningar och fokusera på medarbetarnas välbefinnande är nyckeln till en effektiv resursplanering. Om man tillämpar dessa metoder kommer det att leda till mer framgångsrika projekt, optimerat resursutnyttjande och en starkare övergripande organisatorisk prestation.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...
Om du inte använder en utmärkt programvara för resursschemaläggning är det bättre att ta en titt på schemaläggningstekniker. Schemaläggningstekniker hjälper till att anpassa projektets tidslinje, omfattning och dina resurser. Ett schema måste passa in i en specificerad tidsram och...