Att börja ett nytt projektledarjobb kan vara stressigt: oavsett om du är en erfaren projektledare eller en person som precis har börjat sin projektledarkarriär kommer du sannolikt att stöta på nya utmaningar. Den goda nyheten är att du fick jobbet, så din nya arbetsgivare har förtroende för dina projektledarfärdigheter. Nu är det dags för dig att förbereda dig och börja ditt nya jobb på rätt sätt. Vi har tagit fram flera tips för att du ska bli redo att glänsa i din nya roll.
Det finns saker du kan göra innan din första dag på jobbet. Först och främst ska du ta hand om det nödvändiga pappersarbetet. Finns det några dokument som du behöver lämna till ditt nya företags HR-team? Du kanske också vill dubbelkolla dina anställningsförmåner. Ibland ingår de i tillvalspaket, så det är bättre att tänka igenom dem i förväg.
Tänk på logistiken: En av de bästa sakerna du kan göra för att undvika onödig stress är att planera och testa din pendling. Se till att du har en klar bild av det nya kontorets klädkod, parkeringsmöjligheter, hur du kommer in i byggnaden osv. Ta en stund att analysera din utrustning. Om du arbetar på ett kontor har du förmodligen en arbetsstation som väntar på dig. Om du däremot arbetar på distans kan du vara ansvarig för att komplettera med nödvändig hårdvara. Om du någon gång under denna förarbetsperiod kommer på frågor. Tveka inte att höra av dig till din nya arbetsgivare.
Att undersöka ditt nya företag kan vara ett värdefullt steg. Du har säkert gjort en del efterforskningar inför intervjun, så du har en god uppfattning om vad de gör och hur de är organiserade. Nu är det dags att få ett bättre grepp om företagskulturen. Kolla in företagets sociala mediekanaler eller bläddra igenom personalhandboken om du redan har fått den. Tänk inte för mycket på det! Den här uppgiften är tänkt att få dig att känna dig mer självsäker inför den kommande karriärförändringen, inte att få dig att leta efter några "röda flaggor".
Slutligen, se till att du använder tiden mellan jobben till att faktiskt leva lite och koppla av. Du har förtjänat den här ledigheten: gör det bästa av den! Din prioritet bör vara att komma till din nya arbetsplats med mycket positiv energi, att inte förlora sömn och att försöka förbereda dig för jobbet.
Onboarding av nya medarbetare är en viktig process i alla organisationer. Din nya arbetsgivare har förmodligen ett fast förfarande eller till och med en särskild väg för nya projektledare som ansluter sig till teamet. Detaljer om onboarding av projekt processen kommer att skilja sig åt från företag till företag. En sak är dock säker: du kommer att lära dig en massa ny information. För att inte bli överväldigad kan du försöka ta hänsyn till dessa fyra aspekter när du organiserar din nya kunskap och ställer följdfrågor:
Låt oss gå igenom dem en efter en.
Process. Om du ska leda projekt för en organisation måste du känna till alla etablerade projektrelaterade rutiner. Chansen är stor att ni redan har diskuterat grunderna under rekryteringsprocessen och att du t.ex. känner till den projektledningsmetodik som ditt nya företag förespråkar. Fråga om mallar, rapporteringsvanor, möten (inklusive scrum-möten), kommunikationsrutiner, projektets livscykel etc. Ditt mål är att hantera projektet på ett sätt som är effektivt men också bekant för ditt team.
Naturligtvis kan du ha utsetts till en person med ansvar för att skapa nya processer och bygga upp projektledningskulturen på ett visst företag. Men det är ändå bra att känna till de tidigare processerna för att kunna förbättra dem.
Verktyg. De flesta projektledare kan inte tänka sig att göra sitt jobb utan tillgång till programvara som hjälper dem att hålla sig organiserade och hålla teammedlemmarna informerade. Du kan behöva lära dig att använda ett nytt verktyg om inte ditt nya företag använder appar som du redan är bekant med. Troligtvis kommer du att hantera dessa typer av onlineverktyg:
Se även nedan: Produktivitetshöjande Slack-appar för projektledare
Om du leder ett programvaruprojekt bör du också ta reda på vilka verktyg som används av ditt team (t.ex. buggspårare, kodarkiv, wireframing-verktyg). Att veta vilka appar och verktyg som används av dina teammedlemmar är också viktigt för högspecialiserade branscher som byggbranschen. Du kanske inte känner till en specifik app, men du bör veta vad den gör och vem som använder den. Tack vare detta kommer du att kunna kommunicera med ditt team på ett effektivt sätt.
Projekt. När du börjar som ny projektledare i en organisation är det oftast för att det finns ett projekt som kräver en ledare. En av dina första prioriteringar bör vara att ta reda på så mycket som möjligt om det. Omfattning, tidslinje, krav, budget, risker, beroenden: allt du behöver för att påbörja ditt arbete. Beroende på i vilket skede projektet befinner sig kan du också behöva prata med din föregångare: det kan vara så att du tar över ett projekt från någon annan. Fråga om framstegen hittills, eventuella problem som dykt upp längs vägen och relationen till intressenterna. Försök att uppmuntra till uppriktiga svar: att dölja något kommer bara att göra ditt jobb svårare i det långa loppet. Gå igenom projektdokumentationen och bedöm om den är aktuell och fullständig. Om så inte är fallet, fråga om det finns något som du inte är säker på.
Om möjligt, försök också att samla in information om företagets andra projekt. Du kanske kan se vissa mönster och upptäcka förbättringsområden eller risker. Du kommer också att lära dig mer om dina teammedlemmar under processens gång.
Kunder. Varje projekt har sina intressenter. Oavsett om du hanterar ett internt projekt eller om det är en extern kund som anlitat ditt företag, måste du vara medveten om vem det är. En av de viktigaste delarna i en projektledares roll är att bygga upp en god relation med intressenterna. Därmed inte sagt att du ska vara en ja-sägare, tvärtom: när din kund litar på ditt omdöme bör det vara lättare att övertala dem att avstå från något som du och ditt team inte stöder. När du lär känna din kund, försök att lära dig mer om deras verksamhet. Målet bakom det projekt som du ska börja hantera, användarbasen, eventuell forskning som de har gjort före lanseringen: dessa insikter hjälper dig att fatta bättre beslut om projektet.
När du börjar ett nytt projektledarjobb är det mycket viktigt att du presenterar dig på rätt sätt. Det finns tre grupper av medarbetare som du bör komma ihåg:
Ditt projektteam. Som du säkert förstår är en projektledares relation till sitt team av avgörande betydelse. Ta först reda på vilka som ingår i ditt projektteam och vilka roller de har (både på företagsnivå och i projektet). Lyssna aktivt på deras insikter: de kan berätta saker om projektet eller kunden som du inte kan få reda på av personer som inte har arbetat i teamet.
Uppmuntra feedback och uppriktig kommunikation. Bygga upp en kultur av transparens i projektet hjälper dig att bygga upp ett förtroende mellan dig och ditt team. Försök att redan från början vara mycket tydlig med din roll som projektledare och sätt upp några grundregler. Det kommer att hjälpa dig att upprätthålla balans mellan arbete och privatliv och förhindra jobbskygghet.
Dina chefer. Att träffa din chef är en oundviklig (och viktig) del av din introduktionsprocess. Ett av de mer intressanta tipsen när det gäller denna relation kommer från Owen Gadeken, som skrev:
"Vid det här laget kanske du frågar dig: "Hur blir det med mötet med min nya chef?" Ja, det är alltid viktigt, och du har säkert redan haft minst ett möte. Men jag rekommenderar att du medvetet skjuter upp eventuella uppföljningsmöten tills du har samlat in tillräckligt med information för att kunna göra åtminstone en preliminär bedömning av ditt projekt, annars kan du komma att ge löften eller åtaganden som du inte kan hålla. "
Källa: Gadeken, O. C. (2009). Så du är den nya projektledaren: tips för en bra start. Paper presenterat vid PMI® Global Congress 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Andra arbetskamrater. Du kommer förmodligen att ha nytta av att lära känna så många kollegor som möjligt, särskilt om din organisation sysselsätter färre än, säg, 500 personer (denna uppgift kan vara omöjlig i stora företag). Du kanske till och med vill fråga ditt team: "Vem borde jag känna?" Som projektledare kan du behöva samarbeta med HR-team, kontorschefer, försäljning, ekonomi osv. Att veta vem som är vem ger dig en bra position. Naturligtvis bör du också lära känna andra PM:s och om möjligt hitta en person som kan bli din mentor.
Vid någon tidpunkt förväntas du börja arbeta: för många organisationer sker detta bara några dagar efter att du har introducerats i organisationen. Övergången mellan onboarding och det "riktiga jobbet" kan vara svår, eftersom du går från att bli omhändertagen till att (troligen) stå på egna ben. Hur ska du tackla den här utmanande perioden?
Ställ in mätbara mål och Prioriteringar: både för ditt projektteam och för dig själv. En sådan lista kommer att vara din mest värdefulla resurs när du är osäker.
Dela förväntningar med ditt team. Dina direktrapporterande medarbetare kommer att uppskatta att veta vilka deras mål och primära ansvarsområden är. Du, å andra sidan, kommer att kunna vara mer säker på att din strategi kommer att genomföras.
Framför dina farhågor och åsikter, särskilt när det handlar om projektledningsprocesser. Visst, ingen gillar den där personen som kommer in i teamet och vill ändra 180 grader på allt från dag 1. Men det finns en poäng med att få ett par fräscha ögon: du kanske helt enkelt upptäcker fler brister och förbättringsområden än andra. Så länge du kommunicerar lugnt och sakligt bör du inte råka illa ut. Kom ihåg att det är du som i slutändan måste hantera konsekvenserna av bristfälliga processer och metoder. Det är förmodligen bättre att samarbeta med dina kollegor för att förbättra specifika områden.
Här är ett par tips som hjälper dig att hålla ordning och reda under de första utmanande veckorna på ett nytt jobb:
De första veckorna på en ny tjänst kan vara utmanande. Men om du följer våra riktlinjer bör du kunna få ett bra grepp om dina kommande ansvarsområden och uppgifter. Om du är osäker kan du alltid vända dig till online-resurser för PM:s. Vi publicerar användbara guider för projektledare regelbundet, så se till att du bokmärker Teamdecks blogg! Och om du inte har provat vår app ännu, registrera dig för att se vad andra PM: er rasar om.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...