Det är svårt att föreställa sig en byrå, ett mjukvaruföretag eller till och med ett produktfokuserat nystartat företag utan en projektledare. De ser till att projekt, oavsett hur de definieras i ett visst företag, levereras framgångsrikt: i tid och inom budget. Projektledare är avgörande för att styra projektet från början till slut, se till att alla teammedlemmar är i linje med målen och att resurserna utnyttjas effektivt. I den här artikeln kommer vi att belysa rollen och resursledarens ansvarsområden och kanske till och med övertyga dig om att det är en värdefull investering för din organisation att ha en person som är ensam ansvarig för att hantera och planera projektresurser.
Resursansvarig under projektledningsprocessen - tilldelning av resurser [skärm från Teamdeck - programvara för resurshantering]
En resursansvarig är å andra sidan en roll som man inte ser lika ofta i projektledningsgrupper. Det beror inte på att deras jobb inte är lika viktigt, tvärtom. Oftast är dock resurshanteringen i projekten uppdelad på flera olika roller. I den här artikeln kommer vi att belysa rollen som resursansvarig och kanske till och med övertyga dig om att det är en värdefull investering för din organisation att ha en resursansvarig som är ensam ansvarig för att hantera och planera projektresurser.
Innan du förstår betydelsen, färdigheterna, kunskaperna och arbetsuppgifterna för en resursansvarig måste du veta var de är placerade i ett projekt och i projektledningssammanhang.
Som många vet förstår vi med projekt - särskilt i projektledningssamhället - många saker som involverar många olika resurser. Från material och utrustning till det viktigaste - människor och deras färdigheter. Som projekt kan man tänka sig: utveckling av en webbplats, ny design av flaskor - till exempel - inom ölbranschen, försäljningsexpansion på en ny marknad, byggande av en damm i en flod osv. Som du kan föreställa dig innebär varje projekt många individer, hantverkare, underleverantörer, enheter, verktyg, konfigurationer, beroenden, små steg och uppgifter som ingår i ett projekt. Men inget projekt existerar utan det viktigaste elementet - människorna. Människorna - de som beställer det och de som utför det. Som Project Management Institute föreslår: Projektledning är användningen av specifika kunskaper, färdigheter, verktyg och tekniker för att leverera något av värde till människor. Från ledare till personal och underleverantörer. Från personer som planerar till personer som väljs ut för att delta i något skede av projektet. Naturligtvis är projekten inte likadana och kräver många olika kompetenser. Men även om det finns många skillnader mellan dem, har de något gemensamt.
Oavsett om du är specialist eller ledare inom projektledning för marknadsföring, eller om du representerar projektledning för kreativa byråer, är varje projekt en arrangerad och organiserad process. För att illustrera detta på ett enkelt sätt kan vi använda en enkel definition som ges av projektledare.com: Projektledning är disciplinen för att planera, genomföra och slutföra projekt. Varje term i den här definitionen skulle kunna vara ett eget ämne, men det är inte det vi vill betona. Vad du bör se är processen.
Definitionen ovan ser projektledning som en process som består av tre steg. Men denna process kan brytas ner i fyra, fem och sex steg. Var och en av dem innehåller dock några andra grupper av element, mindre processer, uppdrag och - naturligtvis - utmaningar. Processen har sin egen term. Det är projektledningens livscykel. Och den mest utbredda är versionen med fem faser. Den har utvecklats av Project Management Institute och omfattar idé och initiering, planering, utförande, resultat/uppföljning och projektavslutning.
Eftersom huvudämnet för den här artikeln handlar om två roller som krockar - en projektledare och en resursansvarig - är det värt att stanna upp en stund och titta närmare på bilden ovan. Varför är det så? Därför att en resursansvarig deltar i många av de faser och processer som beskrivs ovan och som ingår i varje fas.
[Källa: Årsrapporten "The State of Project Management", Wellington 2020].
För att visualisera vikten av resurshantering (eller resurshantering - för att säga det rakt ut), låt oss använda en sammanfattning av den årliga forskningen The State of Project Management som introducerades av Wellington-företaget. Tack vare APM Body of Knowledge definieras hantering av resursutnyttjande som:
"(...) anskaffa, fördela och hantera de resurser, såsom individer och deras kompetens, ekonomi, teknik, material, maskiner och naturresurser som krävs för ett projekt. Resurshantering säkerställer att interna och externa resurser används effektivt, i tid och enligt budget."
Det är inte riktigt den enklaste definitionen som någonsin gjorts, på grund av dess tvetydiga termer, så det kan vara ganska bra för en akademisk avhandling. Men utan att gräva för djupt är den allmänna rollen i arbetsbeskrivningen för resurshanteraren att planera, schemalägga och fördela de mest användbara, de mest lämpliga resurserna (mestadels lämpligt skickliga anställda eller underleverantörer) för att slutföra ett projekt med de nödvändiga förväntningarna och fördefinierad tid och budget.
När vi jämför definitionerna av projektledning och resursledning ser vi vid första anblicken många likheter mellan arbetsbeskrivningarna för de båda. Så hur förhåller sig en projektledare till en resursansvarig?
Det enklaste sättet att förstå skillnaden mellan personalchefer och projektledare är förmodligen att analysera på vilken nivå de verkar:
Ytterligare en aspekt som skiljer PM från RM är det faktum att en projektledare vanligtvis hanterar en serie tidsbestämda processer. Deras projekt har fasta tidslinjer eller t.ex. sprintkalendrar som de följer. En Resource Manager, å andra sidan, arbetar kontinuerligt eftersom de vanligtvis är involverade i alla projekt som pågår på ett visst företag.
En resurshanterare är vanligtvis ansvarig för att hantera resurser:
Resursansvariga spelar en avgörande roll när det gäller att övervaka resursallokering, uppfylla resursförfrågningar och säkerställa projektframgång, och bidrar därmed väsentligt till organisationens produktivitet och strategiska mål.
Resource Managers samarbetar med flera HR-team inom organisationer:
Resource Managers kan förvänta sig att arbeta med andra avdelningar också, beroende på företagets resurser, storlek och struktur. Som Neil Whitten uttryckte det: RESURSCHEFEN har ett nästan omöjligt jobb - med krav som kommer från alla tänkbara håll - men ändå ett jobb som kan ha en djupgående inverkan på organisationens framgång.
Effektiv resurshantering är en avgörande faktor för framgångsrik projektledning. Det är mycket lättare att samordna ett projekt när du har ett team som kan uppfylla sina egna resurskrav (både när det gäller kompetens och tillgänglighet). De negativa konsekvenserna av dålig resurshantering börjar oftast märkas när företagen växer. I en liten organisation är det fullt möjligt för projektledarna att tilldela sina egna team eller få råd från ledningen när det uppstår en resurskonflikt. När det finns fler projekt, fler anställda och fler PM:s är det en bra tidpunkt att introducera en resurshanterare i ditt team.
Tänk på att en dedikerad resurshanterare är en enorm hjälp, men det är inte det enda sättet att fatta bättre beslut om resursplanering. Redan innan du anställer din första resursledare kan du stödja dina projektledare genom att ge dem tillgång till dedikerad SaaS-programvara för resurshantering.
Resursplaneringsexperter och framgångsrika projektledare kallar Teamdeck för sitt favoritverktyg för resurshantering. Vår app hjälper dig att schemalägga resurser, övervaka deras arbetsbelastning och mäta deras prestanda. Teamdecks resurskalender visar vem som är tillgänglig, vem som är upptagen och vem som är på semester: att tilldela människor till projekt är mycket enklare på det här sättet. Vill du se vårt verktyg i aktion? Boka ett samtal med Aniela.
Programvara för resurshantering som Teamdeck hjälper till att effektivisera processen för resursallokering, vilket gör det lättare att hantera resurser effektivt. Det minskar risken för överutnyttjande och säkerställer att resurserna fördelas optimalt.
Användningen av resurshanteringsverktyg kan avsevärt förbättra effektiviteten i projekthanteringen. Verktygen ger en tydlig bild av resurstillgång, kompetens och fördelning, vilket bidrar till bättre planering och genomförande av projekt.
Tekniken spelar en avgörande roll i resurshanteringen. Avancerade programvarulösningar erbjuder funktioner som realtidsspårning, automatiserad schemaläggning och detaljerad rapportering, vilket underlättar välgrundade beslut om resursfördelning.
Resurshantering är inte utan utmaningar. Frågor som resursknapphet, överutnyttjande och underutnyttjande kan utgöra betydande hinder. Effektiv resurshantering kräver noggrann planering, kontinuerlig övervakning och insatser i rätt tid.
För att övervinna utmaningarna med resurshantering kan företag anta flera strategier. Dessa inkluderar regelbunden kapacitetsplanering, kontinuerlig utbildning och utveckling av resurser samt användning av avancerade verktyg för resurshantering.
Området resurshantering är under ständig utveckling. Framväxande trender som användning av artificiell intelligens, maskininlärning och dataanalys förväntas revolutionera hur resurser hanteras i framtiden.
Sammanfattningsvis är rollerna som projektledare och resursledare båda viktiga för att projekt ska kunna genomföras framgångsrikt inom alla organisationer. Även om deras ansvarsområden kan överlappa varandra på vissa områden, bidrar varje roll med en unik uppsättning färdigheter och perspektiv som är avgörande för att uppnå projektmålen. Att förstå dessa roller och hur de kompletterar varandra är avgörande för alla företag som vill förbättra sin projektledningsförmåga.
Projektledare: Dessa yrkesgrupper ansvarar för det övergripande genomförandet och slutförandet av ett projekt. De samordnar projektteamets insatser, hanterar projektets tidslinje, övervakar budgeten och ser till att projektleveranserna uppfyller de standarder som krävs. Projektledare är de viktigaste kommunikatörerna inom ett projekt och har kontakt med intressenter, teammedlemmar och externa partners för att säkerställa att alla är överens och arbetar mot samma mål. De identifierar också risker och möjligheter och fattar strategiska beslut för att hålla projektet på rätt spår.
Resursförvaltare: Resursansvariga arbetar å andra sidan på en bredare nivå. De övervakar allokeringen och hanteringen av resurser för flera projekt inom organisationen. Deras primära fokus är att säkerställa att rätt resurser finns tillgängliga vid rätt tidpunkt och att de har de färdigheter som krävs för att möta projektets krav. Resursansvariga har ett nära samarbete med projektledare för att lösa konflikter, omfördela resurser vid behov och stödja den övergripande resursplaneringsprocessen. De spelar också en avgörande roll för kapacitetsplanering, utveckling av arbetsstyrkan och ibland även HR-relaterade uppgifter som anställning och utbildning.
Synergin mellan projekt- och resurschefer: Samarbetet mellan projektledare och resursansvariga är avgörande för optimala projektresultat. Medan projektledarna fokuserar på detaljerna i de enskilda projekten, ser resursledarna till att organisationens resurser utnyttjas effektivt i alla projekt. Denna synergi bidrar till att balansera arbetsbelastningen, undvika resursbrist och maximera projektteamets produktivitet. Det möjliggör också mer strategisk planering och bättre framförhållning, eftersom resurscheferna kan ge en bredare bild av resurstillgång och resursbegränsningar.
Betydelsen av programvara för resurshantering: Användningen av programvara för resurshantering, som Teamdeck, kan avsevärt förbättra effektiviteten för både projektledare och resursansvariga. Dessa verktyg tillhandahåller en centraliserad plattform för spårning av resurstillgänglighet, kompetens och uppdrag. De erbjuder insikter i realtid, automatiserad schemaläggning och detaljerad rapportering, vilket är ovärderligt för att fatta välgrundade beslut. Genom att använda sådan programvara kan organisationer förbättra sina resursplaneringsprocesser, minska risken för över- eller underutnyttjande och säkerställa att projekten bemannas på rätt sätt.
Utmaningar och framtida trender: Effektiv resurshantering är inte utan utmaningar. Organisationer måste navigera i frågor som resursbrist, förändrade projektkrav och balans mellan flera projekt. Men med rätt strategier och verktyg kan dessa utmaningar hanteras på ett effektivt sätt. Regelbunden kapacitetsplanering, fortlöpande utbildning och utveckling samt användning av avancerad teknik som artificiell intelligens och maskininlärning är några av de strategier som kan hjälpa organisationer att ligga steget före.
Framöver kommer resurshanteringsområdet att utvecklas ytterligare med hjälp av ny teknik. AI och maskininlärning kan till exempel tillhandahålla prediktiva analyser som hjälper chefer att förutse resursbehov och identifiera potentiella problem innan de uppstår. Detta proaktiva förhållningssätt till resurshantering kan leda till effektivare projektgenomförande och bättre resultat.
Slutliga tankar: I slutändan är både projektledare och resursledare oumbärliga för en organisations ramverk för projektledning. Genom att förstå deras olika roller och utnyttja deras unika styrkor kan företag uppnå en mer sammanhållen och effektiv projektledning. Att investera i verktyg och strategier för resurshantering stöder inte bara dessa roller utan förbättrar också organisationens övergripande effektivitet och framgång. Genom effektivt samarbete och strategisk planering kan projektledare och resursansvariga driva projekten till ett framgångsrikt slutförande, säkerställa att resurserna utnyttjas optimalt och att målen uppnås inom önskade tidsramar och budgetar. Detta holistiska synsätt på projekt- och resurshantering är nyckeln till att skapa en produktiv och hållbar projektmiljö i alla organisationer.
En komplett förvaltning av mänskliga resurser lösning för team på kontoret och på distans
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...