Effektiv möteshantering

Det är nog ingen överraskning för dig att möten ofta förknippas med slöseri med tid. Enligt Atlassians rapportkan människor tillbringa så mycket som 31 timmar varje månad med att sitta i improduktiva möten. Det är nästan en hel arbetsvecka!

Det är förståeligt att teamledare och chefer försöker vidta åtgärder för att sänka möteskostnaderna. För vissa företag kan det handla om att förbjuda t.ex. alla statusmöten. För andra innebär det att introducera appar och tekniker för att öka effektiviteten i mötena. I den här artikeln delar vi med oss av tips som du kan använda för att planera och genomföra framgångsrika möten.

Vad gör ett möte effektivt?

Effektiva möten ger konkreta resultat som har en positiv inverkan på ditt projekt eller på organisationen som helhet. Det är den allmänna idén. Detaljerna beror på syftet med ditt möte. Effektiva möten är de som uppnår de mål som mötesledaren har satt upp. Därför är det helt avgörande att du har ett tydligt syfte med varje möte du håller och att du delar med dig av målen till deltagarna. Mer om det i nästa avsnitt.

Hur planerar du ett effektivt möte?

Börja med ett mål. Vad vill du åstadkomma genom att hålla det här mötet? Behöver du fatta några viktiga affärsbeslut? Planerar du en brainstorm? Finns det uppdateringar som bör delas med ditt team i en anda av transparens i projektet? De mål som du identifierar kommer sannolikt att påverka mötets karaktär. De kan till och med övertyga dig om att... inte organisera mötet alls.

Måste ni verkligen hålla det här mötet?

Många företag följer möte som standard policy: när du är osäker - kalla till ett möte. Tyvärr är det inte det mest produktiva sättet att använda medarbetarnas tid på. Många rapporter som publicerats under de senaste åren betonar den stora mängden onödiga möten. Atlassian analyserade data och drog slutsatsen att hälften av mötena anses vara slöseri med tid. Hälften av dem! Det får mig att tänka att nästan alla skulle kunna dra ner på antalet möten som de beslutar sig för att anordna.

En typ av möte som ofta kritiseras är det beryktade statusmötet. Jason Fried, grundare och VD på Basecamp, skriver att Statusmöten är de sämsta typerna av möten. Eliminera dem och du kommer faktiskt att veta mer, spara en massa pengar och återfå dussintals timmar i månaden. Han är inte ensam om den uppfattningen. Flera organisationer erkänner öppet att de har slutat att träffas bara för att utbyta information om hur arbetet fortskrider. Istället kommunicerar de mer effektivt med skriftliga statusar. Det här tillvägagångssättet är särskilt värdefullt för distribuerade team där man måste göra en betydande schemaläggningsinsats för att samla en grupp människor i ett samtal i realtid. Statusrapporter som publiceras på Slack eller inom projektledning programvaror som du väljer kräver mindre tid än deras motsvarigheter i fysiska möten.

Jag kan tänka mig att en del av er kanske är skeptiska till den här idén: människor talar ju snabbare än de skriver ner saker. Är inte möten mer effektiva än att skriva ner saker? Tja, inte i det här fallet. Statusmöten för grupper av människor tar längre tid än att förbereda en kort anteckning om ens framsteg. Dessutom är det inte troligt att mötesdeltagarna ägnar lika stor uppmärksamhet åt allt som sägs av alla som deltar i ett visst möte.

Att skriva ner saker är dessutom ett utmärkt tillfälle att sammanfatta information och kommunicera varje punkt på ett koncist sätt. Som ett resultat kan du producera insiktsfulla och långvariga bitar av information. Det finns gott om appar och tillägg som hjälper ditt företag att övergå från personliga statusmöten till asynkrona sammanfattningar. Försök Stående eller Morottill exempel.

Statusdiskussioner är inte den enda typen av möten som kan elimineras från din kalender. Om du är osäker på om ett visst möte ska hållas eller inte, kan du söka råd från en rolig men användbar app: Ska det vara ett möte?

Nu när du har fastställt giltiga skäl för att hålla ett affärsmöte måste du planera det noggrant. Det finns inget utrymme för ett improviserat "jag gick bara förbi ditt skrivbord"-möte: data visar att 40% av människor anser att de är betydande distraktioner.

Bjud in rätt personer till ditt möte

En av de viktigaste ingredienserna i produktiva möten är att samla rätt grupp av människor. Bjud in medarbetare som sannolikt kommer att bidra till att uppfylla mötets mål. Ordna ett projektgruppsmöte om du vill dela med dig av viktiga uppdateringar och organisera en kort frågestund efteråt. Om ditt mål är att få fram ett verkställande beslut under mötet måste du se till att beslutsfattarna faktiskt deltar. Annars kommer det knappast att bli en effektiv diskussion.

När det gäller antalet mötesdeltagare har du kanske stött på två-pizza-regeln populariserad av Jeff Bezos. Där står det att två pizzor ska räcka för att mätta hela mötesgruppen. Det är en praktisk regel, men jag föreslår att du inte ser den som en mätformel (pizzor finns trots allt i mycket olika storlekar). Använd istället detta som ett tillfälle att tänka igenom din deltagarlista innan du skickar ut en inbjudan.

En annan punkt som du bör ta hänsyn till här är kostnaderna för ditt möte. Ibland känner vi att vi sparar pengar åt företaget genom att organisera ett möte och på så sätt "föra saker framåt". Ju längre mötet är och ju fler personer som deltar, desto större blir dock kostnaderna för företaget. Nästa gång du försöker bestämma vem du ska bjuda in till ditt möte kanske du vill kolla kalkylator för möteskostnader delad av Harvard Business Review. Resultaten kan förvåna dig.

Skapa en mötesagenda

Med målen för mötet planerade och en lista över de medarbetare som ska delta i mötet i åtanke måste du ta fram en handlingsplan. För att kunna utforma dagordningen för ditt möte bör du försöka besvara följande frågor:

• Hur ska mötet se ut?
• Vem ska tala, och när?
• Vilka steg krävs för att uppnå målet?
• Vilka beslut måste fattas?
• Hur mycket tid bör du avsätta för varje punkt på dagordningen?
• Vilken tid ska mötet börja?
• Vem ska anteckna och hur?

Att välja rätt tidslucka för ditt möte kan vara en utmaning, särskilt när du bjuder in personer vars tillgänglighet inte är fast. Ta först en titt på teamets resurskalender för att fastställa ett lämpligt datum för mötet. Observera att tidpunkten för när sessionen startar inte får vara slumpmässig. Som visas i Doodles rapport om mötenas tillstånd 2019Endast 12% av de tillfrågade föredrar att ha möten efter kl. 14.00. Verktyg som Calendly eller Mötesfågel hjälpa dig att hitta rätt mötestid.

Observera att dagordningar för teammöten helst ska skickas tillsammans med inbjudningarna och inte läggas till i evenemangsbeskrivningen senare. Det senare alternativet kan leda till att vissa deltagare missar dagordningen och därför inte vet vad de kan förvänta sig under mötet. I ditt schema bör det tydligt framgå att du är ledare och/eller facilitator för mötet. Om det inte finns någon enskild ägare till ett möte är det svårt att genomföra alla steg på ett framgångsrikt sätt. Se till att alla som ska delta i mötet vet vad de ska förbereda i förväg. Annars kommer du att få svårt att hantera diskussionen på ett effektivt sätt.

Hur genomför man ett effektivt möte?

Som mötesledare är det du som ansvarar för flödet i ditt möte. Det är du som bestämmer när mötet ska börja och om handlingsplanen ska följas. Tänk hela tiden på det primära syftet med diskussionen. Det här är de viktigaste elementen i effektiva möten:

• Tid - Tänk på tiden. Om mötet till exempel är planerat att börja, men en av deltagarna är försenad, bör du förmodligen bara påbörja diskussionen utan honom eller henne. Saker och ting händer förstås, och ibland kan en försening bero på yttre omständigheter. Men vad händer om du har någon i ditt team som är notoriskt sen och alltid "för upptagen" för att dyka upp? Jag är säker på att du noggrant har valt tid och utvärderat kostnaderna för det här mötet. Varför skulle du slösa bort all den ansträngningen bara för att någon inte respekterar mötena?
• Regler - Mötesledaren är ansvarig för att fastställa de riktlinjer som alla deltagare ska följa. En praxis som verkligen ökar mötesdeltagarnas produktivitet är att inte multitaska. Detta innebär vanligtvis att alla bärbara datorer ska stängas av och att telefonerna ska läggas undan. Finns det något mer irriterande än den här personen som har suttit på ditt möte och surfat på nätet och sedan säger: "Kan du upprepa det sista? Jag var inte uppmärksam." Det är ett fruktansvärt slöseri med tid och pengar. Dessutom påverkar det energin negativt hos alla i rummet.
• Anteckningar – att föra anteckningar är viktigt vid nästan alla möten. Du kan utse en person som ska skriva ner de beslut som fattas under sessionen, eller så kan du göra det själv. Alternativt kan du uppmuntra alla deltagare att skriva ner saker (så länge det inte är en ursäkt för att bläddra i e-postinkorgen eller Slack). En idé som är värd att utforska är att använda visuella anteckningar (skissanteckningar) som den primära tekniken. Läs gärna vår guide till skissande för projektledare för att se att visuell anteckningsföring är något som alla kan göra (inga ritkunskaper krävs!). Om du har valt en enda antecknare på ditt möte bör du skicka dennes anteckningar till övriga deltagare. Du vill att alla ska vara på samma sida när det gäller resultatet av mötet. Se mer om det i det sista avsnittet i den här artikeln.

Effektiv hantering av olika typer av mötesdeltagare

Du hittar många online-resurser som beskriver olika typer av mötespersonligheter (t.ex. den här, eller detta, eller den där). Alla dessa artiklar skiljer sig lite åt när det gäller antalet mötespersoner eller deras namn. Vad de alla har gemensamt är dock att du sannolikt kommer att stöta på deltagare som kommer att dominera mötet med sina åsikter, högljudda kommentarer eller till och med diskussioner utanför ämnet. Å andra sidan kommer du att ha personer som kan ha något extremt värdefullt att säga, men av en eller annan anledning kommer de att hålla tyst.

En metod för att genomföra produktiva möten med olika personligheter ombord är att försöka ta bort maktstrukturen. På så sätt uppmuntrar du alla deltagare att bidra, utan att de behöver oroa sig för att tala i onödan. Ett bra exempel på den metoden kommer från Pixars medgrundare Ed Catmull. Han utvecklade detta i sin intervju med Slacks VD: [under ett möte] ingen, från den kreativa chefen till Catmull själv, kan köra över produktionsteamet som kommer in för att få feedback. Anledningen är enkel: de vet redan att något inte fungerar - de vill inte bli dömda, de vill ha lösningar. Catmull medger att de inte alltid gör rätt. "Då och då är det en jäkla katastrof", säger han. "Men ibland händer det något magiskt. Och med magi menar jag att egot har lämnat rummet."

Egot i rummet kan också komma till uttryck genom att man åsidosätter dagordningen och startar diskussioner utanför ämnet. Mötesledaren kan lätt bli överraskad när den här typen av beteende uppstår. Det är därför det är bäst att förbereda sig för sådana avbrott i förväg. Du kan skapa en så kallad parkeringsplats för idéer: en whiteboard eller ett papper där du skriver ner saker som deltagarna tar upp och som inte finns med i handlingsplanen. Att hålla ett effektivt möte är mycket enklare när man kan säga: "Det är en intressant synpunkt, vi lägger den på en parkeringsplats och återkommer till den efter det här mötet."

Åtgärder efter ett möte

Effektiva möten slutar sällan när du lämnar konferensrummet. Vanligtvis finns det någon åtgärd som måste vidtas. Du kan behöva genomföra ett beslut som fattades under mötet. Eller så finns det en lista med idéer som genererats av gruppen och som behöver delas med andra personer.

Dela med dig av anteckningarna från mötet till alla som deltog. Se till att inkludera åtgärdspunkter och nästa steg i dina anteckningar. Ägare bör utses till alla uppgifter som behöver göras.

Utvärdera mötet efteråt och kontrollera om det finns några delar av möteshanteringen som kan förbättras i framtiden. Ett sådant tillvägagångssätt kommer att hjälpa dig att göra mötet till mindre av en kamp och mer av ett effektivt affärsinstrument. Vi önskar dig lycka till!