Tips för balans mellan arbete och privatliv för projektledare

Det är något med projektledarrollen som får folk att tänka till: ingen balans mellan arbete och privatliv. Googla bara och du kommer att se många artiklar och trådar som pekar på det faktum att PM ofta kan bli överarbetade och stressade. 

Det råder allmän enighet om att det kan vara svårt att få balans mellan arbete och fritid när man är ansvarig för ett projektteam. Vissa tror till och med att det är svårt att vara projektledare eller resursansvarig kräver att man prioriterar arbetet framför privatlivet. Jag tror inte att det senare är sant. Och även om PM:s ofta kämpar med långa arbetsdagar och en överfull inkorg finns det sätt att minska den bördan.

Innan vi går in på några tips för projektledare ska vi först försöka reda ut själva innebörden av "balans mellan arbete och privatliv". Det har blivit ett samlingsbegrepp och nästan alla har olika uppfattningar om vad det innebär. 

Från "att aldrig spendera mer än 8 timmar på jobbet" till "att inte behöva tänka på jobbet efter arbetstid", din körsträcka här kan variera. Det finns också de som säger att det inte finns något sådant som en perfekt balans mellan arbete och privatliv. 

Oavsett vilken åsikt du har finns det några gemensamma nämnare som vi förmodligen kan enas om. Det är inte bra när du måste ta ut en massa övertid för att hinna med ditt arbete. Eller när du försöker chatta med flera personer samtidigt, som alla kräver en snabb lösning på sin fråga. Eller när ditt projekt har vuxit till en monstruösitet som inte realistiskt kan levereras i tid och du får den där fruktansvärda känslan av förestående undergång. Eller när... jag är säker på att du förstår vad jag menar. 

I den här artikeln kommer jag att ge en lista med tips om balans mellan arbete och privatliv för projektledare som vill ändra sin standardstatus från "upptagen" till "effektiv". Som så mycket annat i det här jobbet börjar även detta med ordentlig planering. 

Planera för effektivitet  

Kortsiktigt över långsiktigt

Även om projektets karaktär kan avgöra hur omfattande planer du behöver ta fram, skulle jag vilja påstå att kortsiktiga planer är det du behöver prioritera. I de flesta fall kan du inte planera varje detalj i en årslång plan. Fokusera istället på nästa del av arbetet: om du följer Scrum-ramverket skulle detta vara din nästa sprint. Se till att du verkligen kan förbinda dig till det som står på din tallrik för nästa release och följ upp planen. Det kommer att ge dig mycket mer flexibilitet och sinnesfrid. Visst, du kommer förmodligen att behöva planera några milstolpar i projektet även längre fram i tiden, till exempel en fullständig färdplan för projektet. Skillnaden är att en färdplan inte är huggen i sten, så du och ditt team har ett mycket mer realistiskt mål att fokusera på i nuet: er kortsiktiga plan. 

Automatisera ditt arbete

Gör du något mer än två gånger? Automatisera det! En betydande del av projektledarens arbetsbörda handlar om uppgifter som är något repetitiva. Därmed inte sagt att de är mindre viktiga, tvärtom! Tyvärr kan de också vara tidskrävande. Analysera dina dagliga, veckovisa och månatliga arbetsuppgifter och fundera på hur de skulle kunna automatiseras. 

Vad menar jag med att automatisera saker? Att skapa en mall eller en checklista-liknande procedur kan vara en bra början. Om du vill skapa fullständiga arbetsflöden kan du använda Zapier eller IFTTT (inga programmeringskunskaper krävs!). Även små tidsbesparingar kommer att minska din brådska (och förbättra din effektivitet). Om du är Slack-användare bör du läsa vår artikel om de bästa Slack-apparna för projektledaredär du också hittar några idéer för produktivitetshöjare. 

Vad är din TQ? 

TQ, Technology Quotient, är din förmåga att anpassa dig till, hantera och integrera teknik. PMTQ (Project Management Technology Quotient) har erkänts av Institutet för projektledning som en ny viktig ingrediens för att projekt ska bli framgångsrika:

För alla som har till uppgift att förverkliga strategier i en värld som ständigt omformas av teknik,

PMTQ kommer att vara den kompetens som måste finnas och som är avgörande.

Fundera över din relation till teknik. Det är en sak att kunna hantera ett projekt som är oupplösligt kopplat till teknik, till exempel mjukvaruutveckling. Det är en annan sak att kunna använda programvaran till din och projektets fördel. Smart användning av onlineverktyg sparar mycket tid och förbättrar transparensen i projektet.  

Skydda din tid

Fastställ din tillgänglighet 

Projektledare verkar ha en tendens att vara de första på kontoret och de sista som går därifrån. En anledning till detta är att man letar efter möjligheter att få lite verkligt arbete utfört (se nästa avsnitt). Men det andra skälet är behovet av att övervaka teamet och kunna kommunicera i realtid. Förutom i nödsituationer bör din ständiga närvaro inte vara nödvändig. Jag skulle starkt rekommendera att du bestämmer din tillgänglighet och håller dig till den. 

Djupgående arbete och kontorstid

Jag har nämnt att vissa projektledare gillar att komma till kontoret tidigt eller sent eftersom det är då de kan fokusera på arbetet utan att bli avbrutna. Att vara projektledare kräver visserligen en rejäl dos kommunikation, men det finns ingen anledning att vara teamets Siri och alltid vara redo att svara på "en snabb fråga". Kontextväxling bryter ner din koncentration. När du inte kan fokusera under större delen av dagen kommer du inte att få dina uppgifter gjorda. 

Försök att tidsinställa din dag och skapa luckor där du kan arbeta ostört. Du kan till och med införa kontorstid: en tid då dina medarbetare uppmuntras att komma till dig med frågor. I ett transparent och väldokumenterat projekt bör detta vara en framgångsrik strategi.

Förutom den spontana kommunikationen finns det naturligtvis också utrymme för planerad interaktion: teammöten. Här ligger bollen på din planhalva. Det är du som projektledare som har ansvaret för att fastställa mötespolicyn (och föregå med gott exempel). Första regeln? Planera bara in möten när de är nödvändiga och skapa ett tydligt mål för dem. För det andra: Tänk på klockan och utnyttja tiden maximalt. Du har planerat det här mötet för att uppnå ett mål, försök att fokusera på det målet och spendera tiden effektivt. Anledningen till varför många medarbetare hatar möten är att det är ett "slöseri med tid". Se till att det inte är fallet med ditt team och din tid. 

Arbeta med ditt tankesätt

Det finns vissa förväntningar som många projektledare försöker leva upp till. De vill ha allt under kontroll, alltid "finnas där för teamet" och vara tillgängliga för kunden hela tiden. 

Problemet är att dessa förväntningar är helt orealistiska. Om du ens vill börja tänka på balans mellan arbete och privatliv måste du glömma bort allt, alltid, ständigt. Det är ingen bra arbetsmoral och definitivt ingen bra förebild för ditt team. 

Slutligen kan du inte vara en ja-person, även om du vill göra din kund nöjd. Det är ett vanligt dilemma, men scope creep kan få projektet att spåra ur och förstöra din strävan efter balans mellan arbete och privatliv. 

Att följa dessa tips garanterar inte att du aldrig kommer att stanna längre på kontoret, men det ger dig en solid bas att bygga vidare på. Med tiden, när du inför fler processer som ökar din produktivitet, bör du märka en betydande förändring i din nivå av upptagenhet. 

I grund och botten är dessa tips för balans mellan arbete och privatliv också dina steg för bättre effektivitet på jobbet. Att hitta den "rätta" balansen är svårt, om inte omöjligt. Så länge du känner att ditt sätt att arbeta känns mer balanserat gör du definitivt framsteg. Fortsätt på den inslagna vägen!