Med den ökande populariteten för obegränsad semester och flexibla arbetstider verkar det som en självklar slutsats att dagarna med spårning av närvaro snart är förbi, åtminstone i vissa branscher.
Jag kommer dock att hävda att frånvarospårning är en viktig process för företag som vill upprätthålla ett transparent teamschema och en välbalanserad arbetsbelastning för teamet. Det är bara det att fokus tenderar att ligga mindre på att kontrollera individerna och mer på att kunna planera arbetet på ett optimalt sätt.
Vad kommer du att få med den här artikeln:
- 4 lösningar på hur programvara för resursplanering hjälper till med frånvarospårning
- hur man väljer relevant en system för hantering av anställdas ledighet
- hur man hanterar anställdas närvaro
- varför Teamdeck - programvaran för resurshantering - valdes som den huvudsakliga programvaran för frånvarouppföljning
Den här texten beskriver de viktigaste stegen du behöver ta för att bygga en frånvarospårningsprocess som är lätt att underhålla. Detta tillvägagångssätt kräver att du utnyttjar digitala verktyg så att ditt team kan samarbeta med dig. Ett kalkylblad är ett möjligt val, men det har färre alternativ än dedikerade programvara för resurshantering: appar för frånvarohantering är ofta utrustade med rapporteringsfunktioner eller ett arbetsflöde för semesteransökningar.
Låt oss gå igenom de viktigaste stegen för att introducera semesterhantering på ditt företag. Varje punkt kommer att åtföljas av en snabb instruktion om hur Teamdeck kan vara till nytta här.
Upprätta en semesterpolicy
Det är det nödvändiga steget för att skapa processer som har med ledighet att göra. Kanske har du redan skapat en uppsättning regler som fungerar bra för ditt team. I så fall kan du gå vidare till nästa punkt.
Om din semesterpolicy ännu inte har skapats eller är ett pågående arbete, se då till att täcka dessa aspekter:
- Olika typer av frånvaro för anställda (sjukfrånvaro, sabbatsår, mammaledighet etc.),
- Ersättning per semestertyp (vilka typer av frånvaro ersätts?),
- Antal betalda semesterdagar per anställd (förändras det över tid?),
- Minimalt förhandsbesked vid begäran om helgdagar.
När du är klar med att utarbeta reglerna, ställ dig själv dessa frågor:
- Är din policy relevant för deltidsanställda och/eller frilansare?
- Är det en stor kulturell förändring för medarbetarna? Bör du genomföra en teamkonsultation?
- Täcker försäkringen mindre vanliga fall? Vad händer till exempel om någon inte "använder" alla sina tilldelade semesterdagar under året?
Semesterpolicyn måste kommuniceras tydligt till befintliga medarbetare och vara en del av introduktionen för nyanställda.
Hur kan Teamdeck hjälpa till med frånvarospårning?
Som organisationsadministratör kan du välja mellan en mängd olika uppladdade frånvarotyper eller lägga till egna. Frånvarotyperna är anpassningsbara: du kan redigera deras namn, tilldela färgkoder och ange om de är betalda eller inte. När dina anställda behöver begära semester behöver de bara välja en typ från listan.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Förenkla arbetsflödet för begäran om ledighet för att öka spårningen av frånvaro
Räck upp handen om du någonsin har varit en del av en lång e-postkedja när du bara har försökt få en ledig dag. Jag är säker på att de flesta av er har gjort det. Det är inte effektivt och frustrerande för både medarbetare och chefer.
Det är därför som ett arbetsflöde för begäran om ledighet måste planeras och implementeras. Helst vill du eliminera behovet av att gå fram och tillbaka. Det kan du göra genom att använda formulär för semesterförfrågan som innehåller alla detaljer som behövs för att fatta ett beslut. Detsamma gäller för chefens svar: oavsett om begäran har godkänts eller avslagits måste den anställde meddelas så snart som möjligt.
Hur kan Teamdeck hjälpa till med frånvarospårning?
Processen för begäran om och godkännande av semester pågår inom appen, och besparar dig därmed potentiellt kommunikationskaos. Medarbetarna kan begära semester genom att klicka på ett valt datum och fylla i ett kort formulär.
Cheferna får begäran direkt och kan svara omedelbart. När en ny semesterförfrågan har godkänts uppdateras teamkalendern i enlighet med detta.
Synliggör frånvaro för viktiga teammedlemmar
Den här punkten skulle också kunna heta "gör frånvaron synlig för alla teammedlemmar", men det beror på vilken policy för öppenhet som gäller på din arbetsplats. Det är fullt förståeligt att inte alla teammedlemmar behöver ha tillgång till varandras frånvarokalendrar, men detsamma kan inte sägas om projektledare, teamledare eller utvecklare av nya affärer. Alla som har till uppgift att planera projekt (eller säkra nya projekt - därav säljteamet) bör kunna se vem som är tillgänglig för arbete. Annars kommer teamets verkliga kapacitet att vara okänd, vilket kan leda till stora planeringsmissar.
Att ha en transparent teamkalender ökar också effektiviteten i vardagen: människor behöver inte fråga runt för att ta reda på om någon i deras team arbetar den dagen eller inte.
Hur kan Teamdeck hjälpa till med frånvarospårning?
Teamdecks kärnfunktion är en kraftfull teamkalender, där du kan se allas tillgänglighet, uppdrag och tidrapporter. Personer som är borta på semester kan snabbt upptäckas.
Du behöver inte heller oroa dig när du tilldelar längre arbetsuppgifter till dina medarbetare. Lediga dagar hoppas automatiskt över (om du inte anger något annat), och det gäller även bankdagar.
Sammanfatta uppgifterna
Om du inte tillämpar en obegränsad semesterpolicy behöver du ett sätt att samla in den spårade frånvaron och jämföra den med allas semesterersättning. Det kan vara ett enkelt kalkylblad, eller så kan du sammanfatta data direkt i det resurshanteringsverktyg du väljer. Se till att skilja mellan olika typer av frånvaro eftersom alla förmodligen inte kommer att räknas in i den årliga ersättningen.
Genom att samla in frånvarorelaterade uppgifter kan du bättre planera ditt teams arbete i framtiden. Försök att identifiera återkommande mönster. Kanske finns det perioder då sjukfrånvaro är betydligt vanligare. När tenderar folk att begära sina längsta semesterperioder? Sådana insikter är till hjälp när du tar fram en produktionskalender för de kommande månaderna.
Hur kan Teamdeck hjälpa till med frånvarospårning?
Teamdeck håller reda på allas ledighet. Gå till rapportavsnittet och välj en Rapport om ledig tid mallen för att generera en rapport som besvarar följande frågor åt dig:
- hur många semesterdagar tog dina anställda ut?
- Vilka typer av frånvaro har tagits ut av vissa personer?
- hur mycket semesterersättning har var och en kvar? (Du kan ange olika ersättningar för varje person om det behövs).
Är du redo att förbättra ditt teams arbetsflöde för att spåra frånvaro?
Det finns egentligen ingen anledning att hålla fast vid tidskrävande rutiner och föråldrade formulär när det gäller frånvarohantering. En robust process hjälper dig att hantera ledigheter på ett effektivt och ordnat sätt. För ytterligare krafter kan du överväga att använda programvara som är utformad för att förenkla denna process. Boka ett samtal med Aniela för att diskutera de mest effektiva processerna för spårning av medarbetares frånvaro för ditt team. Men för dem som fortfarande inte är övertygade om rätt Ledighetshanteringssystem - låt oss läsa vår artikel.
