Att behärska den subtila konsten att hantera arbetsbelastning är en viktig uppgift för flera projektfokuserade roller i företag. Avdelningschefer eller verkställande direktörer hanterar ofta projektallokering och hantering av arbetsbelastning på en företagsövergripande nivå, medan projektledare måste tilldela uppgifter till sina projektteam. Oavsett skala bygger de viktigaste strategierna för framgångsrik hantering av arbetsbelastning på samma principer.
Vad kommer du att få tack vare den här artikeln:
Innebörden av arbetsbelastningshantering och filosofin bakom dem
Den roll som programvara för resurshantering i processer för hantering av arbetsbelastning
Vilka är de mest effektiva strategierna för planering av arbetsbelastning
Låt oss jämföra några definitioner innan du får några förslag som rör verktyg för hantering av arbetsbelastning (eller planering av arbetsbelastning - om du vill, båda betyder samma sak).
Var och en av dem informerar om rollen, inte för en projektledare eller en ledare, utan för en eller flera medarbetare i komplexa projekt. Det som drar till sig uppmärksamhet är uppdelningen: team kontra enskild medarbetare. Några få av dem är inriktade på ett team och medarbetare. Men bara i Forecasts ögon - vår nära konkurrent på marknaden för verktyg för hantering av arbetsbelastning - är det bara en viss anställd. Vilken filosofi är det bästa valet? Hur analyserar man varje medarbetares prestationer? Vad är det som betonas av någon av dem? Låt oss ta en närmare titt.
Begreppet arbetsbelastningshantering står för processen att tilldela uppgifter till medarbetare och säkerställa att de har tillräckligt med tid för att utföra dem.
Processen att effektivt fördela och organisera arbetet mellan olika team är det som arbetsbelastningshantering handlar om.
Ta hand om medarbetarnas tid (så att de kan utföra sina uppgifter) - detta är ett förslag från Teamhood - verktyg för hantering av arbetsbelastning. Man kan säga att en effektiv hantering av teamets arbetsbelastning innebär att ledaren kan sätta upp uppnåeliga deadlines. Men hur undviker man orealistiska deadlines eller vad ska man utgå ifrån om man vill prioritera arbetet och tilldela andra uppgifter? Låt oss lämna dessa frågor obesvarade för tillfället och gå vidare.
Med en omskrivning av Asana - vår konkurrent och leverantör av verktyg för hantering av arbetsbelastning - menar de med hantering av arbetsbelastning inte bara att fördela och mäta arbete. De föreslår när processen för hantering av arbetsbelastning görs effektivt. Verktyget för hantering av arbetsbelastning ökar medarbetarnas (eller resurserna, som vi skulle kunna säga) arbetsutförande och - det mycket intressanta och värt att ta hänsyn till - deras tillfredsställelse. I slutet av varje dag är medarbetaren mer nöjd än överväldigad.
Företaget lägger stor vikt vid att öka medarbetarnas arbetsprestationer och (den viktigaste delen om man tänker på en långsiktig relation med en viss medarbetare) tillfredsställelse i slutet av dagen. Tillfredsställelse för båda sidor: för chefen och för hans team.
Här uppstår flera frågor om verktyg för hantering av arbetsbelastning och projektframsteg. För det första beror en medarbetares välbefinnande också på vad som händer i hans eller hennes privatliv, vilket vi inte kan påverka i någon större utsträckning. För det andra måste du ha en tillräckligt bra relation med dem för att veta exakt vad det är i eller genom arbetet som får dem att känna sig nöjda (och detta framgår inte alltid av en medarbetares förklaringar, som under trycket på arbetsplatsen kanske inte är villig att prata om allt av rädsla för att jag kanske faktiskt vill göra något annat än vad de för närvarande måste göra). Och för det tredje - kanske viktigast av allt - hur mäter vi denna tillfredsställelse? Hur väljer man de bästa verktygen för att hantera arbetsbelastning?
Verktyget för hantering av arbetsbelastning handlar om att fördela arbete till ett team på ett sätt som gör att teamet får ut mesta möjliga av sina färdigheter och förmågor och kan uppnå bästa möjliga resultat och leverera produkter av högsta kvalitet.
Smartsheet föreslår - ett annat projekt planeringsverktyg och vår konkurrent - vid första anblicken - något mer konkret om vad som måste göras. Sådana verktyg för hantering av arbetsbelastning betonar också en projektledares kompetens och dess starka koppling till teamets prestation. Men bara kompetenser som är användbara för att få ut medarbetarnas färdigheter och ge dem en plats att utvecklas på. Hur gör man det? Hur kan man öka medarbetarnas prestationer och färdigheter som är användbara för företaget under en viss tid?
Hantering av arbetsbelastning är (...) vad vi kallar förmågan att distribuera arbeta lika, ge varje anställd sin beskärda del och inte mer. Om det inte finns något specialfall som kräver mer arbete bör du inte överbelasta någon. Verktyg för att hantera arbetsbelastningen kan hjälpa till.
Och detta är den mest kontroversiella definitionen. Forecast-företaget går mycket längre och informerar också om förmågans roll. Men förmågan syftar till att fördela arbetet lika och på ett sådant sätt att varje anställd får en "rättvis andel" - vad det nu innebär. Rätt verktyg för hantering av arbetsbelastning kan vara till hjälp i detta.
Men i slutändan får vi veta att det handlar om att inte överbelasta någon, med undantag för mycket speciella fall - men vilka är de viktiga uppgifterna? Är inte varje uppgift mycket viktig? Kan allas arbete vara likvärdigt? Hur är det med skillnader i erfarenhet, projektkomplexitet, krav som när uppgifter måste utföras och - viktigast av allt - företagets lönsamhet (vissa projekt är viktigare än andra; vissa av dem kräver mer tid för att uppnå ett förväntat resultat)? Alla som läser den här artikeln om projektledning och verktyg för hantering av arbetsbelastning vet att det är affärsbehoven som avgör vad som måste göras och vad som kan kallas "specialfall". Period.
Rollen som minst god resurs hantering av arbetsbelastning är att hjälpa till inte bara med att mäta teamprestationer och schemalägga resurser, utan även med att hantera arbetsbelastning.
Alla har sin egen vision av effektiv hantering av arbetsbelastningen i team. Alla betonar två saker - verktygen för att hantera arbetsbelastningen är viktiga.
För det första är hantering av arbetsbelastning en process, det tar ett tag på grund av många frågor och många förklaringar som används under en viss tid.
För det andra förutsätter en effektiv och intelligent hantering av arbetsbelastningen att ledaren har en viss uppsättning färdigheter som hjälper teammedlemmarna att uppnå de förväntade individuella affärsmålen eller ibland till och med mycket personliga mål. Vilken typ av färdigheter och vad kommer att ligga till grund för att fatta beslut?
Process - på grund av många frågor och svar; bra val är beroende av en viss ledares kunskap eller erfarenhet
Tilldela uppgifter till teammedlemmar och upprätthålla teamets prestation och projektets framsteg
Uppsättning av - låt oss säga - Förmåga att hantera arbetsbelastning (vi kan lägga till "interpersonell" eller bara "uppsättning av mjuka färdigheter" - eftersom det inte är tydligt i de ovan angivna betydelserna)
Att ta hand om teammedlemmar (eftersom detta är en anledning till att de presterar bra med ett förväntat resultat för ett företag). Här finns två utmaningar. Den första är frågan om du som ledare ska ta hand om mer av ett team eller mer om den enskilda medarbetaren. Och för det andra - ordet "ta hand om" har också många betydelser i varje ovan nämnt citat. Så här är en annan fråga: vad bör ledaren ha i åtanke när han eller hon hanterar allas arbetsbelastning?
Bästa verktygen för hantering av arbetsbelastning - det kan hjälpa till med projektledning
Du kontrollerar inte det nuvarande teamets kapacitet och arbetsbelastning (planering av resurskapacitet)
Du fördelar inte arbetsuppgifter efter prioriteringar och medarbetarnas kompetens
Du tänker inte på ändringar och omplaceringar
Du är "motståndskraftig mot kunskap" och vill inte lära dig av de bästa
Du tänker inte på Agile
Du tänker inte på att använda någon form av verktyg för hantering av arbetsbelastning och programvara för projektledning
Överbokning (eller underbokning)
Lägre produktivitet och effektivitet
Mer stress och ångest
Mer prokrastinering
Mindre engagemang och funderingar på att lämna teamet
Men för att vara mer seriös - varför är det viktigt med arbetsbelastningshantering? Genom att övervaka den aktuella arbetsbelastningen och teamets arbete (särskilt distansteam) kan projektledarna upptäcka problematiska trender och områden tidigare, vilket ger dem en chans att lösa problemen innan de eskalerar. Möjligheten att fördela resurser, justera projektscheman eller förbättra hanteringen av arbetsbelastningensärskilt om du kan använda de bästa verktygen för hantering av arbetsbelastning och projektledning.
Vilka är de mest effektiva strategierna för att hantera arbetsbelastningen?
Att ha koll på läget är avgörande för att kunna implementera arbetsbelastningshantering och använda verktyg för arbetsbelastningshantering i team. Det finns många potentiella orsaker till obalanserad arbetsbelastning (t.ex. dålig arbetsflödeshantering, uppgiftsfördelning, felaktiga projektuppskattningar, underprestation av enskilda personer inom hela teamet) och för att kunna åtgärda problemet måste du förstå var det kommer ifrån. Det är bäst när du är medveten om:
Vad behöver göras projektmässigt?
Vem som ska arbeta med vad,
Hur ser den faktiska arbetsbelastningen ut jämfört med projektuppskattningarna?
Delen "vad som behöver göras" kan täckas av projektdokumentation eller programvara för projekthantering. På Teamdeck, där vi kan tilldela uppgifter, använder vi Jira för att spåra alla uppgifter i vår backlog. På så sätt vet vi vad som behöver göras (och vilken tidsram som gäller). Andra populära verktyg för projekt- och uppgiftshantering är Trello, Asana och Podio.
För att spåra arbetsbelastningen rekommenderar jag å andra sidan att du skapar en resurskalender. Vissa PM-verktyg för uppgiftshantering har funktioner för teamhantering som en del av produkten, men många företag väljer att använda en särskild programvara för hantering av arbetsbelastning.
Syftet är att fördela arbetet mellan medarbetarna, följa upp arbetsbelastningen och hantera frånvaro. Projektledning och verktyg för kapacitetsplanering kan ofta integreras med varandra så att man inte behöver mata in data två gånger eller oroa sig för att information går förlorad.
En resurskalender ger dig den välbehövliga överblicken över teamets nuvarande, tidigare och framtida arbetsbelastning. Alla dina anställda finns listade där, tillsammans med sina tilldelade projekt.
När du bläddrar igenom ditt teams resurskalender ska du hålla utkik efter:
Övertid
Skillnader mellan planerad och faktisk arbetstid
Anställda med få eller inga uttagna semesterdagar (med undantag för sjukfrånvaro)
Det här är de vanligaste varningssignalerna som kan få dig att vidta åtgärder. Vissa verktyg för hantering av resursprojekt varnar dig för övertid eller överutnyttjande av anställda:
Teamdeck projekthanteringsprogram gör att du kan skapa en arbetsbelastningsrapport som uppdateras i realtid och har avancerade funktioner. Det är mer praktiskt än kalendervyn när du jämför beräknade timmar med faktisk spårad tid.
Försök först ta reda på vad som är roten till problemet och kontrollera om du använder ett bra projektledningsprogram för uppgiftshantering. Ibland beror övertiden på att projektet var underskattat från början, medan det i andra fall är en underpresterande (eller inte tillräckligt skicklig) teammedlem som orsakar förseningarna.
Om arbetsbelastningen inte är jämnt fördelad över teamet, kontrollera om du kan fördela vardagliga uppgifter till de mindre upptagna medarbetarna med hjälp av ett projekthanteringsprogram. Det är inte alltid möjligt, särskilt inte när det finns en konflikt mellan olika kompetenser/erfarenheter. I sådana fall kan du försöka anlita frilanshjälp eller flytta anställda mellan flera projekt.
Jämförelsen mellan bokningstid och tidrapporteringstid är den indikator som används vid hantering och optimering av arbetsbelastningen.
Tänk dock på att en ny person, även en mycket erfaren yrkesman, kommer att behöva lite tid för att sätta sig in i projektet och dess krav, så det är inte alltid den snabbaste lösningen. Det är bra när verktygen har avancerade funktioner.
Om hela teamet är överarbetat och det inte beror på en flaskhals inom teamet utan snarare på förändrade krav eller otillräckliga uppskattningar, kan du behöva förhandla om projektets tidsplan. Tidsfristen kanske inte går att förlänga, och i så fall kan du försöka förkorta projekttiden genom att t.ex. använda fast-tracking. Det är ett sätt att överlappa vissa projektuppgifter som ursprungligen var planerade att ske efter varandra:
I artikeln Tekniker för projektplanering kan du hitta en lista med användbara förslag för att effektivt hantera en arbetsbelastning. (Men det betyder inte att det kommer att rädda dig från att använda programvara för resursplanering).
Det finns sätt att hantera problem med arbetsbelastningen när de uppstår, men det är definitivt bättre att förebygga dem i förväg. Det är därför som en datadriven strategi och teamkultur är så viktiga delar av en effektiv hantering av arbetsbelastningen.
[/vc_kolumn_text]Få en 30-dagars GRATIS provperiod
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...