Att skapa en heltäckande plan för ditt projekt innebär mer än att bara lista uppgifter. Det krävs också en effektiv resursplanering för att identifiera de resurser som behövs och hur tillgängliga de är. Resursplaneringsprocessen är avgörande för att projektledarna ska kunna göra en korrekt uppskattning av projektets tidslinje och budget. Genom att fastställa projektets omfattning, leveranser och beroenden under kick-off-fasen kan cheferna bättre hantera resurskapaciteten. Detta tillvägagångssätt säkerställer inte bara att resurserna fördelas effektivt utan möjliggör också optimering av resurskapaciteten för nuvarande och framtida projekt.
3 ingredienser i en effektiv resurshanteringsprocess
Rollen som kalenderplanerare online och programvara för resursplanering
Hur man undviker utmaningar med resursallokering
Betydelsen av resursplanering i projektledning
Resursplanering är inte annorlunda och hjälper projektledare att anpassa projektens leveranser till tillgängliga resurser. Utan den kan du inte riktigt kontrollera projektets leverans, dess tidslinje och budget. I det här inlägget går jag igenom processen för resursplanering, så att du kan hitta och tilldela rätt och tillgängliga resurser till ditt projekt.
För att parafrasera Project Management Institutes (PMI) beskrivning av projektledning måste det sägas att det handlar om att använda kompetenser, färdigheter, kunskaper, anordningar, instrument, programvara, metoder, processer och allt som krävs för att producera "värde för människor". (PMI Kurs för PMP-certifieringsom erbjuds av PMI, ger dig också en god uppfattning om vad resursplanering är inom projektledning).
Tvetydigheten i uttrycket "värde för människor" får oss att tro att resultatet av projektledning kan vara vad som helst. Vad som helst som är användbart för vissa människor. Och fortsätter vi denna tanke är det motiverat att säga att för PMI handlar projektledning om att använda resurser (både intellektuella och materiella) för att skapa och implementera något användbart (för någon). Enkelt uttryckt, att använda vad vi har för att skapa vad vi behöver.
Resursplanering inom projektledning handlar om att välja resurser/medarbetare med relevant kompetens och matcha dem med uppgifter för att säkerställa att projektet lyckas. [Källa: Ovan är en vy från Teamdeck - resursplaneringsverktyget].
Som du kommer att få veta i följande avsnitt säger definitionen ovan ingenting om vad som är absolut grundläggande för projektledning (och även resursplanering). Och ingenting om de grundläggande faktorer som skiljer sig mellan projektledning och management.
Association for Project Management (APM) introducerade en förståelse för projektledning som belyser vad som är viktiga aspekter av projektledning.
Projektledning är tillämpningen av processer, metoder, färdigheter, kunskaper och erfarenheter för att uppnå specifika projektmål i enlighet med projektets acceptanskriterier inom överenskomna parametrar. Projektledning har slutliga leveranser som är begränsade till en begränsad tidsskala och budget.
Det som är gemensamt för PMI:s och AMP:s förslag är delen om tillämpning av processer, användning av färdigheter och metoder för att utveckla eller genomföra ett projekt. Men det som är absolut anmärkningsvärt är tre aspekter som inte förekommer i PMI:s förslag. Ett "projektacceptanskriterium", tid och den tredje - budget.
Som vi vet är projekt uppdrag, internt eller externt - av någon från ditt företag eller av en klient. En affärsförfrågan utgår från (kundens) förväntningar på projektet. En affärsförfrågan innehåller också den tid inom vilken projektet ska levereras (affärer väntar inte) och den budget som du måste passa in inom. Under projektets gång utveckling eller i slutet av denna process, när ett projekt överlämnas till kunden, måste acceptanskriterierna uppfylla kundens förväntningar.
Och här börjar den största skillnaden mellan projektledning och just management. Enligt APM handlar skillnaden mellan de två termerna om tid. Den tid då projektet är redo att genomföras eller redan har genomförts. Medan management är en kontinuerlig verksamhet, har projektledning sitt slutresultat inom en begränsad tidsperiod.
Hur förhåller sig detta till resursplanering?
Som nämnts ovan är projektledning en process som består av delar som uppgifter, procedurer, metoder och så vidare. Denna process kallas projektledningens livscykel och omfattar ibland 3, 4, 5 eller till och med 6 eller 7 faser. Faserna illustrerar ett steg-för-steg-ramverk av de mest rimliga metoder som används för att leda ett projekt från början till slut. Det ger cheferna ett strukturerat sätt att skapa, genomföra och avsluta ett projekt.
Bilden ovan illustrerar att resursplanering är en del av projektledningsprocessen. Dess roll är - något före den definition av resursplanering som ges av APM - att organisera, planera, schemalägga och mäta människors arbete.
Tack vare APM Body of Knowledge är vi medvetna om att resurser har en bred innebörd. Som människor (och deras kompetens), men också som pengar, maskiner, material, teknik och allt annat som behövs för att leverera det förväntade resultatet. Man kan också säga att en resurs är allt som krävs för att slutföra en uppgift eller ett projekt. Ur många företags perspektiv, särskilt tjänsteföretags, handlar hantering och planering av resurser naturligtvis om människor. Människor och deras kompetens.
För APM, en projektresursplanering eller - som de vill - resurshantering:
(...) säkerställer att interna och externa resurser används effektivt, i tid och enligt budget.
Eftersom resursplanering är en del av projektledningen är aspekter som tid och budget också oundvikliga. Bra resursplanering (resurshantering) leder till att rätt resurser finns tillgängliga vid rätt tidpunkt för rätt arbete.
Och vilken roll spelar resursansvarig är att identifiera de resurser som krävs (medarbetare med relevant kompetens och erfarenhet) för att utföra arbetet, som en del av projektplaneringen, och att fastställa när resurserna kommer att behövas, genom schemaläggning.
I likhet med Planview - vår konkurrent på marknaden för system för planering av projektresurser - anser vi att resursplanering (eller resurshantering om man så vill) är ett tillvägagångssätt som syftar till att säkerställa att resurserna används på det mest effektiva sättet. Oberoende av om vi talar om ett enskilt projekt eller portfölj av projektNär ett företag använder sina resurser på rätt sätt uppnår det maximal effektivitet i resursanvändningen, utan att någon av dem (en anställd) under- eller överutnyttjas.
Under processen med att fördela arbetsuppgifter till teammedlemmarna baseras schemaläggningen och matchningen av arbetsuppgifterna på deras kapacitet och tillgänglighet och - vilket är självklart - på deras kompetens för att på bästa sätt uppfylla projektets eller arbetsuppgiftens krav.
För de flesta kreativa och tjänstebaserade företag är resurserna människor, så resursplanering är en process som du kan använda för att identifiera de teammedlemmar som du behöver avsätta för ditt projekt och när du kommer att behöva dem.
Resursplanerna kan förändras och bör därför justeras regelbundet för att återspegla förändringar i omfattning, medarbetarnas tillgänglighet etc. så att ditt schemaprojekt alltid är aktuellt.
För att bättre kunna förklara hur du hanterar resurser i din organisation, låt oss prata om Förutsättningar måste du förbereda dig i förväg, Tekniker att planera resurser för ett projekt, och verktyg för projektplanering Det kommer att göra det mycket enklare.
Innan du kan skapa en säker resursplan behöver du lite input. Den första av dessa förutsättningar är en arbetsfördelningsstruktur (WBS), som är en leveransorienterad struktur för projektets omfattning. Det hjälper till att illustrera projektet med hanterbara avsnitt, så att det redan är lättare för dig att räkna ut vilka typer av team du behöver.
Tilldela och schemalägga nödvändiga resurser/teammedlemmar som krävs för att slutföra ett projekt med hänsyn tagen till resurstillgänglighet
Inom t.ex. programvaruutveckling behöver du troligen först UI/UX-designers för att skapa wireframes och sedan utforma din produkt. Beroende på projektspecifikationen kan du sedan behöva utvecklare och QA-specialister.
Nu kommer du att behöva en beräknad varaktighet av projektet och uppgifterna, så att du kan schemalägga resurser för projektet. En av resurserna schemaläggningstekniker är metoden för kritisk väg (CPM), som illustrerar projektstrukturen, men också inkluderar projektuppgifternas beroenden, milstolpar och varaktighet. Med hjälp av CPM kan du beräkna den totala beräknade tiden för projektet.
Slutligen, när du känner till omfattningen, är det dags att hitta medarbetare med kompetens som motsvarar de uppgifter som de kommer att tilldelas. En viktig sak att göra är att se till att dessa medarbetare är tillgängliga under den beräknade perioden för varje uppgift.
För att göra dina planer mer tillförlitliga, använda historiska data från tidigare projekt. Det kan komma från scheman, uppskattningar eller prestationerna hos de teammedlemmar du överväger (t.ex. baserat på deras Tidrapporter). Data från projekt som du har levererat ger dig en baslinje för att sätta upp ett nytt projekt, vilket minskar "gissningar".
Den interna timprisrapporten innehåller projektresurser - teammedlemmar och projekt som de är tilldelade. Det hjälper till med jämförelser med tidrapporter och naturligtvis projektkostnader.
Eftersom du nu har alla de uppgifter som krävs för resursplanering ska du nu gå till verket. Expertbedömning kommer från din yrkeserfarenhet och värdefulla insikter som kan komma från dina seniora kollegor eller konsulter som anlitats av din organisation. Det kan låta självklart, men det är verkligen viktigt för att ditt projekt ska bli framgångsrikt.
Därefter kommer identifieringen av alternativet. Eftersom projekt kan förändras under sin livstid måste du ta hänsyn till olika scenarier. På så sätt kan du komma fram till lösningar som du kan använda när förändringar inträffar. Två metoder som du kan använda är:
Mönstertänkande - denna metod innebär mönsterigenkänning, vilket är användbart vid förfining eller förbättring, baserat på tidigare erfarenheter.
Lateral thinking - detta tillvägagångssätt kräver kreativt tänkande och problemlösning med idéer som kanske inte är uppenbara vid första anblicken.
Uppskattning nedifrån och uppsom är nästa metod du kan använda när du planerar resurser, är ett enkelt koncept som bygger på att involvera de personer som ska arbeta med projektet i uppskattningen av det. Med den här metoden uppskattar ditt team uppgifter utifrån sina kunskaper och erfarenheter, vilket resulterar i en mer detaljerad projektplan, men det är också mer tidskrävande.
Särskilda verktyg för projektledning, resursplanering eller programvara för tidshantering kanske inte är nödvändigt för resursplanering, eftersom du fortfarande kan använda ett kalkylblad för det och göra ett bra arbete. (Även för resursplanering inom IT).
Men det är mycket bekvämare att använda ett resursplaneringsprogram, särskilt eftersom det ger dig omedelbar tillgång till all data som du har samlat in hittills, inklusive en lista över dina anställda, deras tillgänglighet, befintliga bokningar och tidigare ifyllda tidrapporter.
Obs: Den här delen av artikeln är skamlöst baserad på funktioner i resursplanerare, eftersom vi tror att det hjälper alla projektledare att planera sitt arbete mer effektivt.
Låt oss ta kontrollen av medarbetarnas tillgänglighet som ett exempel. Med en kalender för resurshantering kan du filtrera alla dina anställda och teammedlemmar efter deras jobbtitlar och se när de är tillgängliga och vilka projekt de är tilldelade för närvarande.
Tack för rapporterna om resursutnyttjande projektledare visualiserar framtida steg som teamets arbetsbelastning planering
Att ha programvara för resurshantering hjälper dig också att använda data från tidigare projekt. Användningsrapporter ger dig till exempel tillgång till information om hur en viss teammedlem har presterat tidigare, eller så kan hans inverkan på ett helt projektteam vara en baslinje för antaganden som du gör för ett nytt projekt.
Planeringskonflikter kan uppstå när en medarbetare är aktuell för flera projekt samtidigt. Den här situationen kan undvikas, men det kräver att du har en bättre överblick över dina medarbetares tillgänglighet och företagets projektpipeline.
Resursplanering förutsätter att man kontrollerar medarbetarnas tillgänglighet för att undvika schemakonflikter. Tillgänglighetshantering som funktion finns inte i några projekthanteringsverktyg
När det uppstår konflikter bör du rådfråga en PM som också har gjort planer för samma resurser och försöka förhandla. Till exempel kan ni båda hitta ett sätt att planera för samma medarbetare genom att jämföra de kritiska vägarna i era projekt. På så sätt kan ni ta reda på om vissa uppgifter kan flyta, vilket gör det möjligt att flytta en del arbete. Justera sedan projektplanen efter dessa förändringar.
För att undvika planeringskonflikter i första hand, kom ihåg att:
Dubbelkolla om de resurser som du planerar för är tillgängliga.
Rådgör med andra projektledare i organisationen, om de inte behöver samma resurser under projektets löptid.
Hantering av teamets arbetsbelastning och företagets pipeline under projektets gång, för att säkerställa att din plan passar aktuella bokningar och projektutveckling.
Att veta hur man planerar sina resurser på rätt sätt gör det inte bara lättare för dig att hitta och tilldela de bästa resurserna för projektet. Det kommer också att hjälpa dig att hantera kostnaderna.
Enligt PMBOK® är resursplanering - vid sidan av kostnadsberäkning, budgetering och kontroll - en del av projektets kostnadshantering. Hur då? Kom ihåg att projektets lönsamhet baseras på en enkel ekvation:
projektets lönsamhet = projektets budget - (timmar som lagts ned på projektet * timpriser
av dina anställda)
Att hålla koll på resurserna och använda dem enligt projektplanen kommer därför inte bara att förbättra projektets leverans utan också säkra en marginal för ditt företag.
I sammanfattningen av undersökningen av strategisk resursplanering inom projektledning framträder flera viktiga punkter som avgörande för ett framgångsrikt genomförande av ett projekt. Resursplanering utgör kärnan i denna process och kräver ett strategiskt tillvägagångssätt för identifiering, allokering och hantering av resurser för att anpassa dem till projektets leveranser och tidsramar. Detta innebär följande:
Strategisk resursplanering för identifiering och allokering: Hörnstenen i effektiv projektledning är strategisk resursplanering, vilket innebär att identifiera nödvändiga resurser och säkerställa att de fördelas och finns tillgängliga på ett optimalt sätt under hela projektets livscykel.
Utnyttja programvara för resursplanering: Genom att använda programvara för resursplanering två gånger under projektets livscykel effektiviseras processen, vilket gör det möjligt för projektledare att undvika vanliga allokeringsutmaningar och förbättra sin resursplanering.
Förstå rollen för resursplanering: Erkänna att resursplanering, som nämns fyra gånger i denna diskussion, är avgörande för att kontrollera projektleveranser, tidslinjer och budgetar. Den underlättar anpassningen av projektleveranser till tillgängliga resurser, vilket understryker dess kritiska roll.
Tillämpning av principer för resursplanering: Tillämpning av kompetenser, färdigheter, kunskaper och verktyg - inklusive programvara för resursplanering - för att skapa värde genom effektiv resurshantering, enligt vad som beskrivs av ledande institutioner för projektledning.
Distinguishing Strategic Resource Planning Dynamics: Att skilja mellan projektledning och allmän ledning med fokus på tids-, omfångs- och budgetbegränsningar belyser hur strategisk resursplanering passar in i detta bredare sammanhang.
Implementering av tekniker inom resursplanering: Genom att använda tekniker som WBS (Work Breakdown Structure) och CPM (Critical Path Method) säkerställs att resurserna planeras, schemaläggs och används på ett effektivt sätt, vilket visar hur viktigt det är med resursplanering.
Kontinuerlig justering i resursplaneringen: Regelbundna justeringar av resursplanerna för att återspegla förändringar i projektets omfattning, medarbetarnas tillgänglighet och andra faktorer säkerställer att projektet håller sig på rätt spår, vilket visar på resursplaneringens adaptiva karaktär.
Genom att implementera metoder för resursplanering och strategisk resursplanering, inklusive effektiv användning av programvara för resursplanering, kan projekt uppnå sina mål inom stipulerade tids- och budgetramar. Detta säkerställer inte bara en effektiv resursanvändning utan stöder också organisationens övergripande strategiska mål genom noggranna insatser för resursplanering.
Projektets omfattning En detaljerad beskrivning av projektets mål, leveranser, egenskaper, funktioner, uppgifter, tidsfrister och kostnader för projektledare.
Leveranser Varje unik och verifierbar produkt, resultat eller förmåga att utföra en tjänst som måste produceras för att slutföra en process, fas eller ett projekt.
Beroenden: Relationerna mellan uppgifter som avgör i vilken ordning aktiviteterna måste utföras.
Resursplanering: Processen att fastställa vilka resurser (människor, utrustning, material) som behövs för att slutföra ett projekt.
Institutet för projektledning (PMI): En professionell organisation för projektledning som specialiserar sig på utveckling av standarder, forskning, utbildning, publicering och professionella certifieringsprogram.
PMP-certifiering: En globalt erkänd professionell certifiering som erbjuds av PMI och som validerar en projektledares erfarenhet och utbildning inom projektledning.
Föreningen för projektledning (APM): Ett yrkesorgan inom projektledning som tillhandahåller medlemskap, kvalifikationer, evenemang och publikationer för projektpersonal.
Kriterier för projektacceptans: Den uppsättning villkor som måste uppfyllas innan projektleveranser accepteras.
Struktur för uppdelning av arbetet (WBS): En hierarkisk nedbrytning av den totala omfattningen av det arbete som ska utföras av projektgruppen för att uppnå projektmålen och skapa de nödvändiga leveranserna.
Kritisk väg-metoden (CPM): En projektmodelleringsteknik som används för att uppskatta ett projekts varaktighet genom att identifiera den längsta sekvensen av beroende uppgifter och mäta den tid det tar att slutföra dem.
Programvara för resurshantering: Verktyg som används av projektledare för att planera, fördela och hantera resurser på ett effektivt sätt, inklusive schemaläggning, budgetering och hantering av arbetsbelastning.
Rapporter om resursutnyttjande: Dokument som ger insikter i hur effektivt resurserna används i ett projekt, vilket underlättar planering och kostnadshantering av framtida projekt.
Kostnadshantering: Processen för att planera och kontrollera budgeten för ett projekt eller en verksamhet. Den omfattar aktiviteter som kostnadsuppskattning, fördelning och kontroll.
Projektets livscykel: Den serie av faser som ett projekt genomgår från det att det inleds till dess att det avslutas.
Tilldelning av resurser: Processen att tilldela och förvalta tillgångar på ett sätt som stöder organisationens strategiska mål.
Schemaläggning: Planering av när och hur resurser ska användas under projektets gång för att säkerställa att resurserna utnyttjas optimalt.
Budgetering: Processen att förutse de finansiella resurser som behövs för ett projekt, inklusive uppskattning och tilldelning av medel.
Beroende av uppgifter: Förhållandet mellan olika uppgifter som avgör i vilken ordning de ska utföras.
Milstolpe: En viktig punkt eller händelse i ett projekt, som används för att övervaka framstegen mot målet.
Riskhantering: Processen att identifiera, bedöma och kontrollera hot mot en organisations kapital och resultat.
Engagemang från intressenter: Processen att involvera individer, grupper eller organisationer som kan komma att påverkas av ett projekt eller har ett intresse av dess resultat.
Prestationsmätning: Mätstandarder med vars hjälp effektivitet, prestanda, framsteg eller kvalitet i ett projekt, en process eller en produkt kan bedömas.
Förändringsledning: Tillvägagångssättet för att överföra individer, team och organisationer till ett önskat framtida tillstånd för att uppnå och realisera projektresultat och fördelar.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...