Om du inte använder utmärkt programvara för resursplanering bättre ta en titt på schemaläggningstekniker. Schemaläggningstekniker hjälper till att anpassa projektets tidslinje, omfattning och dina resurser. Ett schema måste passa in i en specificerad tidsram och använda tillgängliga resurser med rätt kompetens.
Vad kommer du att få med den här artikeln:
Tydligt definierad roll och betydelse av projektplanering i projektledning
Inblick i olika tekniker för projektplanering
Så här löser du dina problem med projektplanering med hjälp av dessa planeringstekniker
Rollen för projektplanering och programvara för resurshantering inom projektledning
Som många vet - hantering av projektplaner och projektplaneringstekniker tillhör samma familj. I båda fallen - generellt sett - är det grundläggande motivet till att båda disciplinerna uppstod att leverera ett projekt eller en del av det i förväntad tid.
Med tanke på de många osäkerhetsfaktorerna, variablerna och möjligheten att resurstillgången eller projektets omfattning kan ändras är det svårt att skapa en tidsplan som håller. Och när allt kommer omkring är det du som kommer att hållas ansvarig. Här får du veta hur och när du ska använda schemaläggningstekniker som är tillämpliga för komplexa IT-projekt, så att du kan förbereda en tillförlitlig agenda.
En projektplanering är en process för att skapa projektets tidtabell, som består av sekvenserade aktiviteter och milstolpar som måste levereras inom en given tidsfrist. Projektplanen skapas baserat på följande faktorer:
Krav på projektet
Projektmål och leveranser
Uppgifter och deras beroenden
Tidslinje för projektet
Färdigheter och kompetens i team
Budget
Riskanalys
Projektplaneringstekniker är helt enkelt modeller av arbetsscheman. Eftersom projektplanering har många komponenter krävs det olika tillvägagångssätt beroende på förväntningar eller svårigheter i projektet, till exempel för lite tid, för få personer, otillräcklig teknik etc.
Ett schema är projektets tidtabell, som består av sekvenserade aktiviteter och milstolpar som måste levereras inom en given tidsfrist.
Att ha en projektplan vet du exakt vad som ska levereras i vilken ordning. Tilldelning av projektresurser hjälper dig att hitta och tilldela rätt medarbetare. En Marknadsföring på Instagram kan vara ett effektivt sätt att nå ut till en bredare publik, engagera potentiella kunder och bygga upp varumärkeskännedom. Ett schema talar sedan om exakt när allt detta ska ske.
Att vägleda projektteamet genom genomförandefasen och främja samarbete mellan hela projektteamet är avgörande för att upprätthålla schemat. Med rätt schemaläggningsteknik kan du också justera vissa aktiviteter och uppgifter om ett projekt drar ut på tiden eller om det sker förändringar i omfattningen.
De två första teknikerna som används av projektledare är Critical Path Method (CPM) och Program Evaluation and Review Technique (PERT). Båda bygger på matematisk logik. Du kan använda dessa metoder för att beräkna de förmodade start- och slutdatumen, baserat på projektets kända omfattning.
Låt oss först ta en titt på CPM. Tänk på den kritiska vägen som ditt projekts träddiagram. Critical Path Method hjälper dig att hitta den längsta möjliga tidslinjen för projektet, liksom den kortaste. Med CPM kommer du också att kunna markera kritiska uppgifter och de som kan flyta. Förändringar i den senare leveransen kommer inte att påverka tidsplanen.
För att använda CPM måste du känna till projektets omfattning och lista alla uppgifter som krävs för att slutföra det. Därefter ska du uppskatta hur lång tid varje uppgift kan ta. Efter det bör du också notera alla beroenden mellan uppgifterna. På så sätt vet du vilka som kan göras separat och vilka som kräver att tidigare uppgifter slutförs. Slutligen ska du lägga till milstolpar och leveranser i ditt projekt.
Ett projekts kritiska väg hjälper till att visualisera projektflödet och beräkna dess varaktighet när alla beroenden och leveranser är kända. Den kritiska vägen definieras som den grupp av uppgifter som är avgörande för projektets framgång och som läggs in i sekventiell ordning. Denna teknik kanske inte är så praktisk om det finns många osäkerhetsfaktorer i projektet.
I likhet med en kritisk väg är PERT ett sätt att visualisera projektuppgifternas flöde i projektet och uppskatta tidslinjen baserat på deras antagna varaktighet. Denna teknik illustrerar också beroenden mellan olika uppgifter.
För att schemalägga ett projekt med PERT, precis som i CPM, måste du först definiera uppgifter och deras ordning, baserat på projektets milstolpar. Med hjälp av ett nätverksramverk som liknar CPM, bestående av dessa uppgifter, kan du uppskatta olika tidslinjer för ett projekt beroende på konfidensnivån:
Optimistisk timing
Mest sannolika tidpunkt
Pessimistisk timing
Även om det är mycket likt CPM använder PERT viktad genomsnittlig tidsåtgång i stället för uppskattningar för att beräkna möjliga tidsramar.
En nackdel med denna metod är också att man måste känna till alla uppgifter och deras inbördes beroenden för att kunna dra full nytta av tekniken.
Duration compression är ett sätt att förkorta ett schema. Det kan vara användbart om projektet drar ut på tiden och du måste hitta ett sätt att justera tidsplanen utan att ändra projektets omfattning. Det finns två tekniker som du kan använda: snabb spårning och krasch.
Du vet redan vad en kritisk väg är, men här är ett annat sätt att använda den. Fast-tracking hjälper dig att hitta uppgifter som kan utföras samtidigt eller delvis överlappande för att påskynda projektets leverans. Ta därför en titt på den kritiska vägen för att avgöra vilka aktiviteter som kan snabbspåras.
Säg att du har startat ett nytt projekt och redan har samlat in alla krav. I det här läget kan du börja med designfasen och börja med programvaruutvecklingen först när designen är klar.
Men om du behöver påskynda båda processerna kan du starta programvaruutvecklingen efter att de viktigaste ritningarna är klara. Sedan fortsätter du att förbereda senare vyer medan programmerarna implementerar material som de redan har fått.
Fast-tracking är ett exempel på en teknik för projektplanering. Även om snabbspårning kan verka lockande bör du komma ihåg riskerna. Eftersom du måste hantera flera viktiga aktiviteter på en gång är det lättare att göra kostsamma misstag eller offra kvaliteten.
En annan komprimeringsteknik är "crashing", som handlar om att lägga till extra resurser för att avsluta projektet i tid. Det är dock en knepig metod, eftersom du måste ha extra resurser som du kan använda.
Dessutom är det inte alla uppgifter som kan utföras snabbare genom att lägga till fler teammedlemmar. Enligt Brook's Law "blir ett sent mjukvaruprojekt senare om man lägger till mer personal", vilket är kopplat till den allmänna lagen om minskande avkastning. Anledningen till detta är den extra kommunikation som krävs för att introducera nya teammedlemmar i ett projekt och den begränsade möjligheten att dela upp arbetsuppgifterna.
Ett annat sätt att använda "crashing"-tekniken är att lägga till tid (t.ex. betald övertid), men den måste fortfarande passa en deadline. Nackdelen med denna metod är dock att kostnaden för projektet ökar.
Kraschande metod för projektplanering.
I simuleringsplaneringstekniken använder du en annan uppsättning aktiviteter för att beräkna projektets möjliga varaktighet. Det är särskilt praktiskt när det finns många osäkerhetsfaktorer och variabler. Med hjälp av simulering kan du skapa ett schema baserat på antaganden, så att du kan använda det även om du inte känner till alla åtgärder eller om omfattningen kan ändras.
En av de modeller du kan använda är en Monte Carlo-simulering. Den tar hänsyn till olika antaganden och möjliga utfall, vilket resulterar i en prognostiserad varaktighet. Fördelen med detta tillvägagångssätt är att det tar hänsyn till risker och osäkerheter, så även om omfattningen ändras eller ytterligare uppgifter tillkommer kan du justera din Arbetsschema.
Resursutjämning innebär att man justerar ett schema och resurser för att minska leveranstiden eller för att undvika under- eller överutnyttjande av resurser. Du kan använda den för att justera en enskild aktivitet i ett projekt.
Justera ett schema med hjälp av resursutjämning, dela upp eller slå samman aktiviteter enligt resursernas tillgänglighet, så att det inte finns några under- eller överutnyttjade teammedlemmar.
Användningen av denna teknik är mycket omdiskuterad i projektledarvärlden, eftersom den kan öka projektets kostnader och tidsåtgång. Om du vill använda den här tekniken bör du ta hänsyn till dess nackdelar.
Projektet verktyg för resursplanering hjälper dig att identifiera och fördela önskade resurser inom projektets tidsram. Dessa verktyg kan också hjälpa dig att prognostisera tidsplanen för ett nytt projekt, eftersom du redan har många insikter från tidigare projekt.
Det är också mycket praktiskt att veta hur ditt team har presterat tidigare, vilka hinder de har behövt övervinna och hur de har gjort det. Moderna program för resurshantering ger digitala projektledare tillgång till en mängd data, inklusive rapporter om prestanda eller användning.
Barvy över utnyttjandegrad [Källa: Teamdeck - programvara för resursplanering med resurs- och projektschemaläggningsfunktionen]
Teamdeck är den perfekta lösningen på de problem som projektledare står inför. Funktionen för resursschemaläggning är idealisk för att tilldela rätt personer till projekt, baserat på deras färdigheter och tillgänglighet. Med tidsspårning kan du alltid se vad ditt team arbetar med, om de arbetar övertid eller inte tillräckligt.
Du kan också kontrollera vilka projekt som är olönsamma eftersom de förbrukar för mycket av dina resurser. Ledighetshantering är ett sätt att kontrollera företagets resurser när medarbetarna är på ledighet. Anpassade rapporter ger dig å andra sidan en fullständig översikt över styrkorna och svagheterna i din hantering så att du kan optimera dem.
Varje förändring bör inledas med en bra diagnos av situationen. Du vet redan vad ett projektschema är och vilka tekniker för projektplanering som varje bra projektledare bör känna till. Vi kommer nu att diskutera de vanligaste problemen som projektledare ställs inför med schemaläggning av resurser och hur projektplaneringstekniker kan hjälpa till att lösa dem
Att uppskatta hur mycket tid som behövs för ett projekt är en av projektledarens viktigaste uppgifter. Om tidsfristen är för kort kommer alla att arbeta under press, kvaliteten på produkten kan sjunka och kunden kommer att vara missnöjd med förseningen. Om tidsfristen är för lång kan ditt företag avvisa nya projekt eftersom det anser sig sakna resurser. Kunden kan också lämna din organisation och välja en annan som kan slutföra projektet på kortare tid. Naturligtvis ligger idealet någonstans i mitten. Men hur hittar man det?
[Källa: Teamdeck - programvara för resurshantering med funktioner för tidsspårning och projektplanering]
Använd din erfarenhet och uppskatta tidsåtgången baserat på tidigare projekt. Program Evaluation and Review Technique, som är en av de matematiska analyserna av projektplanen som vi har skrivit om, kommer att fungera utmärkt här. Baserat på uppgifter och milstolpar gör du ett optimistiskt, ett mest troligt och ett pessimistiskt scenario och utvärderar vilken typ av situation du står inför. På så sätt är du förberedd på vad som helst!
Att överskrida deadlines är ett stort problem för en projektledare, eftersom endast 52% av projekten slutförs i tid (Project Management Institute, 2018). Att överskrida deadlines uppfattas ofta som det tydligaste beviset på att projektledaren saknar organisatoriska färdigheter.
[Källa: PMI:s Pulse of the Profession, 10:e globala undersökningen om projektledning]
Så är det naturligtvis inte alltid. Ibland är kontakten med kunden svår, det finns inte tillräckligt med personal eller andra resurser, eller så är företaget helt enkelt i hetluften när projekten strömmar in. Oavsett anledning är det ett stort problem att överskrida en projektdeadline och det bör undvikas till varje pris. Speciellt eftersom det finns flera effektiva sätt att minska antalet sådana fall. Och perfekt projektplanering är ett av dem.
Om du ofta missar deadlinen kan du använda dig av tekniken för att komprimera tiden, särskilt fast-tracking, för att förkorta schemat genom att göra vissa uppgifter samtidigt eller hoppa över dem som inte är avgörande för slutresultatet.
Det är en mardröm på dagens marknad - projekt som blockeras på grund av brist på specialister. Ibland beror det på att företagets utveckling går snabbare än rekryteringen av nya medarbetare. Andra gånger är resurserna tillräckliga varje dag, men när det sker en ackumulering av projekt finns det helt enkelt inte tillräckligt många händer som kan arbeta. Det är mycket svårt att hålla jämna steg med affärerna när det inte finns någon som kan göra jobbet och deadline oundvikligen närmar sig. Om du ofta står inför detta problem i ditt arbete kan krasch, en av teknikerna för varaktighetskomprimering, hjälpa dig.
Erbjud dina anställda betald övertid eller extraarbete, som de kan ta ut som lediga dagar när som helst. Det är också en bra idé att ta hjälp av en frilansare eller ett outsourcingföretag, som kan förse dig med de specialister som behövs för att arbeta med ett krävande projekt.
Som du säkert vet är det inte alltid som ett projekt passar in i det ursprungliga omfånget från början till slut. Digitala produkter är dynamiska varelser som utvecklas med tiden. Nya behov uppstår, nya idéer dyker upp, kunden ändrar förutsättningarna och det finns inget annat att göra än att följa med i flödet av dessa förändringar och vara agil.
De flesta tekniker för projektplanering bygger på kunskap om projektet och de uppgifter som behövs, men om det finns många okända faktorer i ditt arbete är det värt att använda simulering och skapa flera möjliga scenarier och handlingsplaner beroende på de variabler som kan uppstå. Denna flexibilitet säkerställer att du är redo för vad som helst.
När det gäller projektplanering är det automatiska svaret på resursbrist att skaffa nya resurser. Ibland är det inte möjligt, men vi ska berätta mer - ibland är det inte ens nödvändigt. Ofta är intrycket av att inte ha tillräckligt med resurser ett resultat av att de inte används optimalt. Titta på detta med ett verkligt exempel.
Ett dygn har 24 timmar. Det gäller för alla - dig, Elon Musk, Oprah Winfrey, USA:s president och drottning Elizabeth. Alla har lika mycket tid - frågan är bara hur de använder den. Om du känner att du har ont om tid kommer du inte att förlänga din dag, men du kan gå upp tidigare, titta på två avsnitt av en tv-serie i stället för fem, inte scrolla genom Instagram, arbeta intensivt i några timmar, ta en cykeltur och sedan vila med gott samvete efter en produktiv dag. Och samma sak gäller för ditt företag.
Om du har ont om resurser bör du kontrollera om du använder dem optimalt - kanske får vissa medarbetare uppgifter som ligger under deras kompetens, kanske slutar de tidigt och resten har inget att göra, kanske är det för få personer på en avdelning och för många på en annan. Resursutjämningstekniken är idealisk för att optimera ditt projektschema.
Ja, vi vet vad du tänker. Är perfektionism dåligt? Hur kan det vara det när alla alltid pratar om hur man uppnår perfektion etc.? Jo, naturligtvis är perfektionism en stor tillgång ... så länge du har oändligt med tid. Inom projektledning är tid tyvärr den resurs som oftast är en bristvara och perfektionism gör inte saken lättare.
Om du vill att varje del av projektet ska göras inte bara bra utan enastående, kontrollerar du allt dussintals gånger och gör varje sak metodiskt, en efter en, tills varje pusselbit passar perfekt - du kommer troligen inte att klara några deadlines eftersom du är sen redan innan starten.
Betyder det att du ska göra ditt jobb dåligt och släppa en bristfällig produkt? Nej, absolut inte! Du måste dock förstå att det finns en gyllene medelväg mellan det ena och det andra tillvägagångssättet. Det är här Critical Path Method kommer in i bilden. Identifiera de uppgifter som är kritiska för att göra framsteg i projektet och de som kan göras senare. Med detta trick kommer din projektplanering att göra det möjligt för dig att slutföra arbetet i tid och du kommer att kunna förbättra produkten under den återstående tiden.
Du kan förbereda en projektplan var som helst - på ett papper, på en whiteboard, i Excel. Du kan göra det. Men till vad? Dagens företag är för avancerade för att tillåta organisatoriskt kaos, och därför är programvara för arbetshantering ett oumbärligt element som gör att du kan hantera arbetstid, resurser, semestrar, scheman och kalendrar från ett ställe. Hur väljer man ett sådant system som är skräddarsytt efter dina behov? Detta är ett ämne för en separat artikel. Lyckligtvis har vi redan förberett det åt dig Programvara för projektplanering - Vad letar projektledare efter eller Hantering av projektplaner - Rollen, utmaningarna och verktygen.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...