Att hantera projekt på en kreativ byrå är en balansgång. Som ledare för innehållshantering eller bara en av projektledningsprocesserna måste du planera arbetet, hantera kreatörer och se till att ditt projekt håller tidsfristen, inte överskrider budgeten och - lika viktigt, om inte ännu viktigare - uppfyller kundens förväntningar. Vid denna punkt uppstår verktygen för hantering av marknadsföringsresurser.
Vilken kreativ byrå har valt ut vår marknadsföring programvara för resurshantering
Hur man effektivt hanterar resurser under marknadsföringsinvesteringar
Anledningar till varför marknadsavdelningar använder verktyg för resurshantering
Hur man ökar hantering av projektarbetsflöden med MRM-programvara
se till att du har alla resurser du behöver,
uppskattning av hur länge du kommer att behöva dessa resurser och
skapa ett schema som håller tidsgränsen och matchar teamets tillgänglighet.
använda bästa programvara för resurshantering
Lyckligtvis kan du balansera arbetsbelastningen genom att följa de bästa metoderna för resurshantering (läs mer om hantering av arbetsbelastning) och kontrollera budgeten för dina projekt. Men varför är det så viktigt att hantera resurser på kreativa byråer och marknadsavdelningar?
När man talar om projektledning är tidsuppföljning en oersättlig del av den. Period. [Skärm från programvara för resurshantering]
Du använder förmodligen redan flera verktyg för att driva dina projekt och hantera ditt team - marknadsföringsverktyg, analysverktygosv. Chansen är stor att du arbetar med dina egna anställda, fjärrteam och frilansare. På en så komplex arbetsplats är det lätt att tappa bort teamets övergripande resultat i flera olika projekt.
I den här artikeln ska jag övertyga dig om att du - som producent på en kreativ byrå oavsett storlek - kan dra nytta av programvara för hantering av marknadsföringsresurser i olika skeden av projektet, oavsett om det handlar om pitchingfasen (eller att förbereda ett förslag), arbetsledning eller rapportering.
Låt oss börja detta kapitel med att besvara frågan: Vad är kopplingen mellan resurshantering och marknadsföring? Varför är programvara för resurshantering viktig? För att försöka svara på frågan måste vi börja med att förstå vad resurshantering är och varför programvara för projektledning eller lösningar för arbetsförmedling kan vara till hjälp.
Bland projektledare för digitala marknadsföringskampanjer finns det inte någon entydig förståelse för resurshantering. Det är ganska populärt (och rätt tillvägagångssätt), vilket innebär att resurshantering innehåller sådana element som resursplanering och resursallokering och användning av programvara för hantering av marknadsföringsresurser. Det kan dock konstateras att hantering av projektresurser är detsamma som resursschemaläggning. Det kan hittas i många källor där resursschemaläggning växlar med resursallokering. Resursplanering - som ofta tas som ett alternativt ord till resurshantering - kan hittas som ett av många element i det sista ordet, resurshantering. Så var medveten om hur saker och ting går till eller be om hjälp med byråns resurslösningar.
Det är dags att närma sig den mest intressanta termen. Association for Project Management har tagit fram en bred definition.
Resurshantering innebär att förvärva, fördela och hantera de resurser, t.ex. individer och deras kompetens, ekonomi, teknik, material, maskiner och naturresurser, som krävs för ett projekt. (APM)
Naturligtvis har en chef inte obegränsat med tid för att utföra dessa uppgifter. Budgeten kan inte multipliceras med ett fingerknäpp. Tid är pengar - projekten måste vara klara i tid. Det slutliga målet med resurshanteringsprocessen är således att se till att resurserna används effektivt, i tid och inom budget, med hjälp av programvara för resurshantering för marknadsföring och med hjälp av byråresurslösningar.
(Marketing) Resource Management handlar om att säkerställa att resurser används effektivt för att slutföra ett projekt med förväntat resultat, inom förväntad tid och inom budget.
Som vi nu vet är rollen för resurshantering för marknadsföring med hjälp av programvara för resurshantering att säkerställa att interna och / eller externa resurser används effektivt för att slutföra ett projekt med förväntade resultat, inom förväntad tid och inom budget. Hur hänger det ihop med marknadsförings- eller kreativa byråer?
Den viktigaste, att förstå marketing resource management (MRM), är uppdelad i två segment. Det ena definieras som ett tillvägagångssätt och det andra som en programvara för hantering av marknadsföringsresurser.
Marknadsföringsresurshantering med hjälp av byråresurslösningar är ett tillvägagångssätt enligt marknadsföringshantering. Det fokuserar på marknadsföringsteamets hela pool av resurser, från marknadsföringsteamet och marknadsföringsmaterial (online och offline) till marknadsföringsbudgeten. Det omfattar även samarbete med externa leverantörer, produktionsprocesser, marknadsföringsoperationer och digital asset management.
Naturligtvis, som nämnts ovan, inom en viss tid och budget.
Medan MRM:s andra innebörd är relaterad till teknik. På teknik och programvara för hantering av marknadsföringsresurser som fokuserar på att hjälpa marknadsavdelningar eller kreativa byråer att samordna och konsolidera resurser. Från processer, verksamhet, innehållsproduktion och arbetsflöden till delning av information och filer. Allt i ett enda mjukvarusystem för att påskynda och kontinuerligt optimera marknadsföring projektledning aktiviteter.
Program för hantering av marknadsföringsresurser, t.ex. programvara för hantering av marknadsföringsresurser, möjliggör strategisk planering (marknadsföringsstrategier) och budgetering, programhantering, kreativ utveckling och distribution, innehållshantering, medieplanering och genomförande, evenemangskoordinering och resursmätning. (Gartner.com)
Ur Gartners perspektiv (specialist på distansservice) är hantering av marknadsföringsresurser en uppsättning marknadsförings- eller programvaruverktyg för projekthantering för byråer som stödjer optimering av strategier och arbetsflöden inom medarbetare, projektgrupper och organisationer. Dessa verktyg hjälper team att arbeta och centralisera marknadsföringsprojekt. Från marknadsföringskampanjer i flera kanaler till enstaka tillgångar. Samtidigt tillhandahåller de en integrerad miljö för innehållsplanering, produktion, styrning och genomförande.
När du skapar en pitch som specialist på distansservice är det naturligt att fokusera på din kreativa idé. Men samtidigt förhandlar du om projektets tidslinje och budget. Så här gör du för att uppskatta projekt med större självförtroende så att du löper mindre risk att överskrida budgeten senare.
Baserat på projektets omfattning kan du avgöra vilka personer du behöver för att leverera ett projekt kompetensmässigt.
Ett sätt att komma vidare är att skapa en kompetensmatris så att du kan kartlägga de kompetenser som krävs för ett projekt. Nu gäller det att hitta medarbetare med sådana kompetenser så att du är säker på att ditt företag har tillräckligt med resurser för att leverera det du lovar i din pitch eller RFP. Verktyg för resursplanering med filter som gör det möjligt att hitta anställda efter deras kompetens gör det mycket snabbare. Det kan specialister på distansservice bekräfta.
Teamdeck gör det enkelt att sortera anställda efter jobbtitlar så att du snabbt kan hitta den teammedlem du behöver för kreativa projekt.
När du vet vilka medarbetare du behöver boka för ditt projekt kan du använda dig av resursprognoser och kapacitetsplanering:
Kontrollera om de resurser du behöver är tillgängliga under projektets tidsram.
Planera resurser för ditt projekt.
Ta reda på om dina bokningar inte stör din byrås produktionspipeline.
Tentativa bokningar från specialister på fjärrservice gör det lättare för dig att schemalägga resurser som du kommer att behöva utan att faktiskt ta dem i anspråk. Samtidigt meddelar du andra producenter att du kan komma att behöva vissa resurser så att de kan ta hänsyn till den faktorn när de planerar.
Det fungerar också tvärtom. Om du ser att en annan person redan har de marknadsföringsresurser du behöver kan du förhandla med dem och eventuellt komma fram till en lösning som tillfredsställer er båda.
Teamdecks kalender ger dig en snabb överblick över organisationens boknings- eller marknadsföringsteam.
När du vet vem du behöver och för hur lång tid kan du uppskatta en budget med bättre precision. På så sätt är det mindre troligt att specialister på fjärrservice överplanerar ditt team för att hålla tidslinjen och överskrider budgeten.
Samtidigt kommer en korrekt uppskattning och budgetering att göra det lättare att prognostisera byråns intäkter och avgöra om projektet är lönsamt för din byrå eller inte och varför marknadsföringsanalys är viktigt.
Låt oss diskutera hur du kan använda dig av marketing resource management när du har startat ett nytt projekt eller när du driver ett pågående projekt.
Oavsett om du använder tid och material eller fast pris måste du spåra den fakturerbara tid som dina anställda har lagt på projektet (marknadsföringsinsatser) så att du vet om projektet uppfyller budgeten.
För att göra tidrapporterna tillförlitliga och få ut mesta möjliga av tidrapportering för teamOm du vill att dina tidrapporter ska vara korrekta måste du se till att dina anställda fyller i dem regelbundet. Om dina tidrapporter är korrekta kan du med säkerhet avsluta dem och använda tidrapporter i dina rapporter.
Kreativa byråer som är specialiserade på marknadsföringsinsatser förlitar sig inte alltid enbart på heltidsanställda. Att hantera deltidsanställda eller frilansare, särskilt i ett fjärrteam, kan vara knepigt, men du kan övervinna det med hantering av marknadsföringsresurser.
Med en överblick över dina medarbetares schema (resursschema) är det lättare att balansera deras arbetsbelastning. Samtidigt som du ändrar tidslinjen, flyttar prioriteringar etc. måste du se till att ingen av dina teammedlemmar är under- eller överutnyttjad, eftersom det kan leda till utbrändhet eller personalomsättning.
När du driver ett projekt kan du ofta behöva inkludera inte bara de anställda utan även utrustning eller arbetsutrymmen. Om så är fallet för ditt projekt, är reglerna i resursfördelning tillämpa i enlighet med detta. Tänk på lösningar för byråresurser.
Först måste du bestämma vilka marknadsförings- och verktyg för projektledning på byrå, utrustning eller arbetsutrymmen som du behöver. Ta sedan reda på om de är tillgängliga under projektets tidsram och schemalägg dem när du behöver dem. I bästa fall - precis som med dina anställda - bör du ha en översikt över resursanvändningen på hela byrån så att du kan se när de är tillgängliga eller när de är bokade för andra projekt.
Eftersom projektets omfattning, tidslinje eller leveranser kan ändras måste du hela tiden hålla koll på projektet och omfördela dina resurser i enlighet med detta. För att kunna göra det behöver du ett enkelt sätt att spåra och mäta teamets prestationer och resursutnyttjande. Så du behöver bra lösningar för byråresurser.
Genom att hålla ett öga på olika mätvärden kan du hålla dig uppdaterad även om förändringar inträffar. Ett sätt att upptäcka anställdas under- eller överutnyttjande tidigt är att övervaka om deras bokningar eller tidrapporter överstiger en persons tillgänglighet. I Teamdeck är det superenkelt - du kan se det direkt genom att titta på staplarna Tidsrapporter/tillgänglighet och Bokningar/tillgänglighet. Om de är röda är det en tydlig signal om att en viss anställd har för mycket på sin tallrik. Det finns intressanta lösningar för byråresurser.
Du kan också skapa rapporter för att kontrollera personalutnyttjandet eller budgeten. I det här fallet är tidsposter och anställdas bokningar praktiska, eftersom du baserat på dessa data snabbt kan beräkna ditt teams prestationer eller projektets budget.
Teamdeck-rapporter gör det möjligt för producenter och marknadsförare att hålla koll på olika mätvärden och KPI:er som de själva väljer och enkelt dela dem med sina team eller en kund.
Teamdeck-rapporter gör det möjligt för marknadsförare att hålla reda på olika mätvärden och KPI: er som de väljer och enkelt dela dem med sina team eller en klient - intressanta byråresurslösningar.
Sist men inte minst ger hanteringen av marknadsföringsresurser dig möjlighet att bättre planera och uppskatta framtida projekt och hitta lösningar för byråresurser. En helikoptervy över din pipeline, tillgängliga resurser, deras nuvarande användning och den tid som dina anställda spårar är praktiskt här. Du ser helt enkelt om det finns plats för ett nytt projekt i din produktionspipeline.
Analysera historiska data för att upptäcka mönster som visat sig vara skadliga för dina tidigare projekt. Kanske tenderar du att underskatta designfasen eller så blir det ofta en överbelastning av uppgifter under semesterperioden. Att förstå dessa brister hjälper dig att undvika dem i framtida projekt.
Som du har lärt dig i den här artikeln kan marknadsföringsresurshantering och byråresurslösningar vara till nytta för producenter och kreativa byråer på många sätt. Låt oss sammanfatta det med en lista över fördelar med hantering av marknadsföringsresurser:
Som producent får du full insyn i de projekt du arbetar med, tillgängliga resurser och ditt teams arbetsbelastning.
Du kan balansera arbetsbelastningen effektivt för alla dina teammedlemmar, även för dem som arbetar på distans och frilansare.
Du kan minska risken för att missa deadlines och överskrida budgeten.
Synliggörandet av tillgängliga resurser förbättrar samarbetet mellan dig och andra producenter på din byrå.
Du har en bättre överblick över din produktionspipeline.
Det är lättare för dig att skapa din projektrapport.
Om du vill få ut det mesta av hanteringen av marknadsföringsresurser måste du se till att det är en konsekvent process som följs regelbundet på din byrå.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...