Hantera flera projekt: Tips och verktyg för projektledare

Att hantera ett projekt kan vara knepigt. Att hantera flera projekt är så mycket svårare än så. När flera projekt pågår samtidigt måste du jonglera med olika affärsmål, mål, scheman och deadlines. När ditt ansvar och antalet uppgifter som du måste hantera växer är det lätt att göra kostsamma misstag. Här är några idéer för att hantera vanliga utmaningar som PM:s ställs inför när de hanterar flera projekt samtidigt.

Att hantera flera projekt börjar med att skapa en plan för alla dina projekt

Utan en övergripande plan som omfattar alla dina projekt riskerar du att gå vilse eller blanda ihop saker.

Enligt PMI:s dokument om viktiga faktorer för effektiviteten i hanteringen av flera projektmåste du tänka på dina projekt som en portfölj, där komponenterna påverkar varandra:

"Hantera alla projekt som en helhet genom att justera och koppla ihop deras scheman så att de matchar tillgängliga resurser och genom att ta bort onödig variation i arbetsbelastningen för chefer för flera projekt."

Skapa ditt eget schema som består av alla projekt du driver. På så sätt kan du få en överblick över din egen tid och de projekt du bör ta hand om åt gången.

Håll dina planer uppdaterade 

Att hantera förändringar är oundvikligt i projektledarens jobb. Ett av sätten att lyckas i den här positionen är att lära sig hur man ska hantera dem när de väl inträffar.

Hantera dina projekt och se till att dina planer alltid är uppdaterade, så att du inte missar något. När förändringar inträffar ska du avgöra hur mycket de påverkar projektets omfattning och om du kan leverera projektet med de resurser du har.

För att lära dig mer om det aktuella läget i ditt projekt kan du övervaka schemat i din verktyg för resursplanering eller prata med ditt team under de dagliga avstämningarna. Fråga dem om det finns några begränsningar eller vägspärrar, så att du kan undanröja hinder så snart de dyker upp.

Undvik detaljstyrning när du hanterar flera projekt

Det kan vara frestande att hantera så många saker som möjligt. Att kontrollera att varje uppgift utförs, att behöva godkänna även de minsta detaljerna, att kommunicera med chefer eller kunder för ditt teams räkning även om de skulle kunna göra det själva - allt detta är detaljstyrning.

Även om det kan ge dig en känsla av kontroll, kommer detaljstyrning inte bara att överväldiga dig med tiden utan är faktiskt dåligt för ditt teams moral. Även om det är bra att du är villig att kavla upp ärmarna och göra det extra arbetet när du hanterar flera projekt måste du lära dig att delegera.

Tilldela personer för projekten, kommunicera tydligt roller och ansvar, så att alla vet exakt vad de är ansvariga för. Använd en kompetensmatris eller programvara för resursplanering att upptäcka vem som är bäst för vissa uppgifter och låta dem göra jobbet.

Lär dig att prioritera arbetsuppgifter

Förmågan att prioritera uppdrag är en viktig färdighet för PM:s. Om du driver ett par projekt samtidigt blir det ännu viktigare att du är bra på det. Prioritering hjälper dig att undvika att fatta kaotiska beslut under press och att arbeta mer strategiskt.

Som Antonio Nieto-Rodriguez, en ledande expert på projektledning och strategiimplementering, förklarade i sin HBR-artikel om prioritering:

Genom att prioritera ökar framgångsgraden för strategiska projekt, ökar koncernledningens samsyn och fokus på strategiska mål, undanröjer alla tvivel för de operativa teamen när de ställs inför beslut och, viktigast av allt, bygger upp ett tankesätt och en kultur för genomförande.

Så hur prioriterar du projekt för att uppfylla kundernas förväntningar och företagets mål? Genom att använda en Kritisk väg-metoden (CPM) är ett sätt att göra det. Metoden utvecklades ursprungligen av företaget DuPont i slutet av 50-talet och är fortfarande tillämplig på många affärsmodeller, inklusive mjukvaru- och produktutveckling.

CPM använder en algoritm för schemaläggning som baseras på en uppsättning projektaktiviteter, t.ex. beroenden, tid och leveranser. På så sätt kan du upptäcka vilka aktiviteter som är kritiska och fokusera dina ansträngningar där först.

När du har prioriterat arbetet ska du kommunicera det tydligt till dina team, så att alla vet vad de ska fokusera på.

Gör det enklare att hantera flera projekt med lämplig programvara

På Teamdeck är vi övertygade om att med rätt verktyg för projektplanering och tekniker kan du ta dig igenom varje projekt, leverera högkvalitativt arbete och framgångsrikt leda dina team.

Att hantera flera projekt kanske skrämmer bort dig till en början, men du kan övervinna det. Lär dig hur du driver dem som ett enda projekt, håller dina planer uppdaterade och delegerar uppgifter. Att bli bättre på dessa saker kommer att hjälpa dig att lyckas.

Letar du efter programvara för att hantera flera projekt?

Vår programvara för resursplanering väljs av välkända reklam- och IT-företag. Vill du veta varför?