Varje gång du Uppskatta ett nytt projekt och tilldela resurser till det, skapar du en projektplan på hög nivå. Planering på hög nivå fokuserar på att fastställa projektets krav och leveranser och sedan spåra dem över tid. Det skiljer sig från en detaljerad projektplan, som består av alla de uppgifter som behövs för att slutföra projektet. Man skulle kunna säga att en högnivåplan är en chefs syn på projektet.
Jira är till exempel ett utmärkt verktyg för projektplanering som låter dig spåra varje uppgift inom ett projekt. TeamdeckTeamdeck, å andra sidan, hjälper dig att hantera resurser inom din organisation och tilldela personer till projekt baserat på deras tillgänglighet. Teamdeck är programvara för resurshantering med en verktyg för tidrapportering för team, verktyg för resursplanering, och Ledighetshanteringssystem funktioner.
Planering på hög nivå innebär att du hanterar projektets mål, beroenden och tillgängliga resurser (resursplanering), tillsammans med dess tidslinje och budget. Den anger vad som ska göras, när och av vem, utan att gå in i detalj på enskilda uppgifter. Den ger dig en tydlig överblick över omfattningen och de resurser som krävs, så att du kan fatta välgrundade beslut om hur du ska beräkna och driva ditt projekt.
Projektplanering på hög nivå är nära kopplad till Agiles projektledningsprinciper, som anger att en projektledare (PM) ska övervaka processen, som kan beskrivas som en Faciliterande sätt att leda.
I det här fallet innebär "faciliterande ledarskap" att PM:s pekar ut rätt riktning för sina team och säkerställer korrekt kommunikation och projektflöde, samtidigt som de låter teamet ta ansvar för projekten själva. På så sätt kan PM öka känslan av ägarskap bland teammedlemmarna, vilket visar sig göra dem mer produktiva.
När du skapar en plan på hög nivå måste du inkludera:
På så sätt fokuserar du på projektkrav, affärsmål och roller som behövs för att leverera projektet, och utifrån detta skapar du en tidsplan och fördela resurser till ditt projekt.
|
Letar du efter ett verktyg som ger dig en bättre överblick över dina team? Med Teamdeck kan du snabbt få en helhetsbild av varje projekt. Prova det gratis. |
Vi har redan listat vad en projektplan på hög nivå bör bestå av.
Låt oss nu utvärdera hur du kan använda det för att schemalägga resurser, uppskatta deras kostnader och hantera ditt schema.
Du måste utvärdera projektets mål och omfattning för att kunna bestämma vilka som ska ingå i projektet. Använd en kick-off-fas för att bättre förstå projektet och de roller som krävs för att leverera det.
När det gäller att fördela resurser är det första man måste göra att anpassa medarbetarnas kompetens och erfarenhet till projektets krav. När du har utarbetat en projektplan på hög nivå känner du redan till mål och leveranser. Allt som krävs nu är att ta fram en lista över medarbetare som uppfyller projektets kriterier.
När du fördelar resurser ska du komma ihåg att inte bara ta med det som de arbetar med för närvarande (eller de framtida projekt som de redan har tilldelats), utan också:
På så sätt minskar du risken för att några oväntade händelser ska störa ditt projekt över tid.
Det är mycket enklare att bedöma teamets tillgänglighet när du använder planeringsverktyg på hög nivå som Teamdeck. Det levereras med ett schema där du kan kontrollera den aktuella arbetsbelastningen för dina anställda.
När du har identifierat dina teammedlemmar och bekräftat att de är tillgängliga under hela projekttiden ska du tillsammans med dem beräkna budgeten med hjälp av den storypointbaserade beräkningstekniken, som vi beskriver mer ingående i den här artikeln om projekt kick-off.
Viktiga lärdomar: Med hjälp av projektplaner på hög nivå kan du identifiera de resurser du behöver för att genomföra ett projekt, bekräfta deras tillgänglighet och uppskatta projektets budget.
Planering på hög nivå handlar inte bara om projektets start. Det handlar också om att övervaka ditt projekt över tid.
En av de tekniker som du kanske vill använda är resursutjämning. Det handlar helt enkelt om att anpassa arbetsbelastningen till dina medarbetares tillgänglighet för att undvika överbokning (läs mer om hantering av arbetsbelastning). Vad du måste se upp med är dock att det ändrar projektets väg, vilket leder till förseningar i utvecklingen.
För att fördela slacket jämnare kan du använda tekniken för resursutjämning. Enligt PMBOK® Guideär det att justera "aktiviteterna i en schemamodell så att resursbehovet i projektet inte överstiger vissa fördefinierade resursgränser".
Viktiga lärdomar: Genom att använda ett schema för att övervaka teamets arbetsbelastning under projektet kan du se hur teammedlemmarnas tillgänglighet förändras. Därefter kan du justera deras kapacitet och projektomfattning, undvika under- eller överbokning, och utbrändhet bland anställda.
Vi har diskuterat vad planering på hög nivå är och hur det hjälper att ha ett schema för att bättre hantera ditt team. Använd den för att få en bättre överblick över dina resursers kapacitet och projektets omfattning.
För att kunna genomföra en projektplan på hög nivå:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...