Det kan vara svårt att beräkna löner för anställda, särskilt när du måste ta hänsyn till betalda och obetalda typer av ledighet som dina anställda tar ut. Teamdeck - den programvara för resurshantering - kan du skapa en lönekalkylator i rapportavsnittet så att du kan automatisera ditt arbete lite grann.
Du kanske vill beräkna lönerna för att kontrollera slutresultatet eller för att följa upp projektets lönsamhet. Oväntat nog kan löneutbetalningarna också påverka hur länge medarbetarna stannar kvar.
För att beräkna lönesumman använder du följande uppgifter som finns tillgängliga i appen:
- arbetad tid (tidrapporter)
- ledighet (vid behov uppdelad i betald och obetald ledighet)
Du kommer att behöva tillhandahålla:
- timpriser för dina anställda
Du kan skapa en ny rapport från början (genom att klicka på Skapa anpassad) men jag föreslår att du använder en mall som heter "Lön från tidrapporter". Ge den ett namn och välj ett lämpligt datumintervall.
Om du använder mallen kommer du att se två diagram. Det första är: "Tidrapporter ledighet", ger dig en visuell översikt över teamets tid: beräknade bokningar, faktiska tidrapporter och semestrar (tack vare Ledighetshanteringssystem funktioner).
Vi kommer att göra beräkningarna i det andra diagrammet, Payroll. Om du inte vill lära dig hur du skapar den här tabellen själv kan du hoppa över resten av steg 1.
Om du vill skapa din lönetabell från börjanHär är en instruktion om hur du gör det:
- skapa en anpassad (lägg till anpassad), namnge den och välja datumintervall,
- klicka på Lägg till bord,
- Välj Gruppering från ditt bords meny och skapa en struktur Människor -> Projektoch inte tvärtom,
- Välj mätvärden från ditt bords meny och visa upp Tidrapporter: Tid och Semester: Tid,
- skapa en anpassad värdekolumn genom att klicka på lägg till anpassad i mätvärden: namnge den "Timpris", välj Valuta som dataformat och klicka på spara och tillämpa,
- skapa en Anpassat beräkningsfält genom att klicka på lägg till anpassad i metrics: döp den till "Payroll", välj Valuta som dataformat och skriv in följande formel innan du klickar på spara och tillämpa:
(Tidrapporter: Tid + Semester: Tid) / 60 * Egna värden: Timpris
Kolumnen som heter Timpris är tom, så du måste fylla i den genom att skriva in dina anställdas priser.
Klicka på en cell för att börja redigera den. Om du har flera personer med samma ränta kan du klicka på den gröna fyrkanten i det nedre högra hörnet av cellen och dra värdet upp och ner.
När du fyller i fältet för timpris beräknas kolumnen för lön automatiskt.
Detta är en instruktion för att beräkna löner för anställda när du betalar både för loggade timmar och för ledig tid. Vad händer om du bara betalar för den tid du arbetar? Eller om dina anställda tar ut både betald och obetald semester? Teamdecks kalenderplanerare online gör att du kan täcka båda fallen.
När du endast kompenserar dina medarbetare för den tid de har arbetat behöver du inte ta hänsyn till semesterdagar. Ändra din löneformel till:
Tidtabeller: Tid / 60 * Anpassade värden: Timpris
Många företag tillåter sina anställda att ta ut olika typer av ledighet. Om det råkar vara fallet på ditt företag kan det vara mer komplicerat att beräkna de anställdas löner eftersom du måste dra av den tid som tillbringas på obetalda semestrar. Så här konfigurerar du ditt Teamdeck-konto så att den här beräkningen sker automatiskt. Först och främst måste du se till att du har definierat din organisations typer av betald och obetald ledighet.
Hur definierar man olika typer av ledighet?
Du kan redigera den i Inställningar -> Avancerad (endast personer med ägaråtkomst kan se den här fliken) -> Semester. Där kan du se en lista över semesterskäl. Ett dollartecken betyder att det är en typ av betald ledighet. När detta är klart kan du fortsätta att anpassa din rapport.
Det du behöver göra är att filtrera din rapport så att obetalda semestrar inte visas. Klicka på Filter ikonen i den övre menyn på ditt bord och lägg till filtret. Välj nu Semesterskäl: Namn från rullgardinsmenyn. Det sista steget är att skriva in de obetalda semestertyperna och klicka på tillämpa. Om någon i ditt team har tagit ut obetald ledighet kommer antalet timmar i kolumnen att ändras som en följd av detta. Automatiskt kommer även löneutbetalningen att ändras.
Fasta månadslöner är vanligtvis mycket enkla att beräkna. Det kan dock vara lite mer utmanande att beräkna lönen om dina anställda får ta ut obetald ledighet som måste dras av från deras ordinarie lön.
Vår verktyg för kapacitetsplanering kan du beräkna den här formeln. Börja med att skapa en anpassad värdekolumn för dina anställdas månadslön.
Gör det genom att klicka på lägg till anpassad i mätvärden (övre menyn i din lönetabell): namnge den "Månadsränta", välj Valuta som dataformat och klicka på spara och tillämpa.
Nu måste du fylla i den här kolumnen:
Nu är det dags att kontrollera om du behöver dra av någon ledig tid från månadskostnaden.
För att se de obetalda semestertimmarna kan du använda filtreringsalternativet.
Vet du inte hur du markerar betalda och obetalda typer av ledighet i Teamdeck? Du hittar en instruktion ovan, i "Hur definierar man olika typer av ledighet?" avsnitt.
Klicka på Filter ikonen i den övre menyn på ditt bord och lägg till filtret. Välj nu Semesterskäl: Namn från rullgardinsmenyn. Det sista steget är att skriva in de obetalda semestertyperna och klicka på tillämpa.
Därför kommer kolumnen Semester bara att visa den obetalda ledigheten som du ska dra av från den totala månadskostnaden.
Nu är det dags att ändra löneformeln så att den återspeglar detta:
Anpassade värden: Månadspris - ((Anpassade värden: Månadspris / (Tillgänglighet: Övergripande / 60)) * Semester: Tid / 60)
Observera att denna formel kan förenklas ytterligare om du har ett fast timpris för dina anställda:
Anpassade värden: Månadspris - (Egna värden: Timpris * Semester: Tid / 60)
När timpriset inte är definierat måste vi bestämma det själva. Eftersom det kan finnas olika antal arbetstimmar varje månad måste du beräkna det dynamiskt baserat på Tillgänglighet (vilket exkluderar helgdagar för heltidsanställda och tar hänsyn till andra teammedlemmars tillgänglighet på deltid).
Vissa företag beräknar lönerna inte utifrån de arbetade timmarna, utan utifrån de timmar som de anställda har bokats för. I så fall skulle du fastställa deras lön med hjälp av Teamdecks verktyg för resursplanering. Ändra löneformeln till:
Bokningar: Tid / 60 * Anpassade värden: Timpris
Där har du det - en automatisk lönelista som du kan använda varje månad.
Vill du dela med dig av din lönelista? Du kan dela den med andra chefer eller till och med med personer från externa företag (t.ex. dina bokförare).
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Företag lägger vanligtvis ner mycket arbete på resursallokering. Du vill hålla alla upptagna och samtidigt se till att deras uppgifter är värdefulla (vilket ofta innebär fakturerbara) för företaget. Det blir riktigt knepigt när ditt team ...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...