Alla som någonsin har lett ett team eller ett företag kan berätta att det är extremt svårt att slutföra ett projekt utan att planera vem som ska göra det och när det kan göras. Ändå förlitar sig många företag på ad hoc resursfördelning och "låt oss hoppas att det löser sig"-attityden.
Vad får läsare tack vare den här artikeln:
Faktum är att endast 62% av organisationerna undersökt av Project Management Institute medgav att de alltid eller ofta använder resurshantering för att uppskatta och fördela sina resurser.
Det är särskilt alarmerande eftersom samma studie visar att otillräcklig resursallokering är det som sätter många projekt i riskzonen. På frågan om vilka de främsta orsakerna var till att deras tidigare projekt misslyckades angav 23% av de tillfrågade "otillräcklig resursprognos" och "resursberoende".
Det är visserligen inte den vanligaste frågan, men jämfört med "förändringar i organisationens prioriteringar" (som nämndes av 41% av de tillfrågade) verkar resursplanering vara en faktor som i hög grad ligger i dina händer.
Resurshantering är kanske inte det viktigaste att koncentrera sig på för unga företag som, av förståeliga skäl, fokuserar på tillväxt.
När tillväxten sker måste de dock snabbt förbättra sin schemaläggning för att klara sig. Det gäller särskilt för företag som jonglerar med flera projekt samtidigt - byråer, konsultföretag eller programvaruföretag.
Otillräcklig resursfördelning leder till kommunikationskaos och äventyrar projekten.
Jag är en stor förespråkare för att etablera processer för resurshantering oavsett teamets storlek. Genomtänkt teamplanering kan faktiskt påskynda din tillväxt i ett tidigt skede och upprätthålla ett sunt företag.
Låt oss gå igenom de viktigaste stegen du behöver ta för att kunna dra nytta av fördelarna med resurshantering.
Många team kämpar med begränsad insyn i teamet, vilket leder till överansträngda medarbetare, förseningar i projekten eller missförstånd mellan olika projektledare.
En global resurskalender är ett måste för företag oavsett storlek. Är du ensam ansvarig för resursallokeringen på ditt företag? Du behöver fortfarande se exakt vilka du har ombord och vad deras arbetsbelastning är (som projektledare vet vi hur viktigt det är att hantera arbetsbelastningen).
En lista över anställda är en bra början, men jag rekommenderar starkt att du tilldelar attribut som jobbtitlar, senioritet eller plats (om du arbetar i ett virtuellt team) så att du enkelt kan filtrera dina resurser. Projektledare som ännu inte har arbetat med vissa teammedlemmar känner inte nödvändigtvis till deras kompetens, så ett sådant globalt projektschema med anpassade taggar hjälper dem att avgöra vem som ska tilldelas ett visst projekt.
En annan sak som du måste tänka på när du försöker förbättra effektiviteten i resursallokeringen är arbetsbelastningen. Det är inte ovanligt att företag är överdrivet beroende av vissa anställda, medan andra som skulle kunna utföra en viss uppgift utelämnas. Genom att titta på schemat kan du upptäcka både överarbetade och underutnyttjade personer och sedan fördela deras uppgifter.
Ökad teamvisibilitet kommer också att uppskattas av dina försäljnings- och produktteam. När de förhandlar om nya avtal eller beslutar om fler funktioner för din app kan de fatta välgrundade beslut om tidpunkterna.
Låt oss säga att du har tre interna designers som inte har några omedelbara uppdrag och som därför skulle kunna arbeta med ett nyvunnet projekt. Om man bara tar hänsyn till arbetsbelastningsschemat är du redo att gå vidare eller till och med bortskämd med alternativ. Det visar sig dock att en av dessa formgivare är sjukskriven, en annan har semester och den tredje formgivaren har precis bett om att få arbeta deltid den här månaden.
Och vips är ditt projekt i fara och du kan behöva skjuta upp det eller lägga ut extra konstruktörer på entreprenad. Båda alternativen skulle normalt påverka ditt slutresultat.
Att ha insikt i teamets tillgänglighet är avgörande för en framgångsrik resursfördelning.
Oavsett om din medarbetare tar ledigt en längre tid eller bara är borta en halv dag måste du och dina projektledare veta vem som realistiskt sett kan ta på sig nya uppgifter.
Helst vill du visa både teamets uppdrag och tillgänglighetsdata i ett schema, så att du kan ta hänsyn till båda när du planerar dina projekt. Be dina deltidsanställda och frilansare som du ofta arbetar med att dela med sig av sin dagliga tillgänglighet till dig.
Teamdeck fungerar så att medarbetarna själva kan ange sin tillgänglighet och till och med begära lediga dagar. Deras önskemål godkänns eller avslås sedan av cheferna och schemat uppdateras omedelbart.
Det finns något som talar för att resursprognoser och resursallokering är en kombination av vetenskap och erfarenhet. För att dra full nytta av den vetenskapliga delen av denna formel bör du börja använda historiska data - det är uppenbart men aldrig enkelt.
För många företag är tidsregistrering något som de har kommit överens om med sina kunder. Andra tycker att det är en företagsrelik som inte riktigt passar in i den avslappnade kultur som de håller på att bygga upp.
Min inställning till tidsregistrering är att när det görs på rätt sätt är det inte påträngande för de anställda och insiktsfullt för cheferna. Jag rekommenderar att man registrerar arbetet i realtid eller åtminstone fyller i tidrapporter samma dag. Det ökar noggrannheten i dina data.
När du fördelar resurser till ett nytt projekt bör du analysera den tid som dina teammedlemmar har arbetat i sina tidigare uppdrag. Om de upprepade gånger går över beräknad tidkan de passa dåligt för ett projekt med snäva tidsramar.
Alternativt kan du utvärdera utnyttjandet av ditt team (genom att jämföra människors bokningar med deras tidrapporter) och se vilka anställda som har varit överutnyttjade i de senaste projekten. Kanske finns det ett behov av att anställa en ny person med liknande kompetens.
Du kanske har kryssat i alla rutor och räknat ut de bästa schemana för ditt team. Men det är oundvikligt att något förändras och påverkar dina planer: det kan vara projektets omfattning eller dess tidslinje. Folk kanske blir sjuka eller slutar på företaget mitt i projektet.
Det är oerhört viktigt att vara redo för förändringar och att kunna agera snabbt när man ställs inför dem. En sak som hjälper mitt företag att hantera flera olika projekt samtidigt är vårt realtidsschema. Varje projektledare kan se allas aktuella tillgänglighet och arbetsbelastning.
Det finns ett problem med kalkylblad och dokument som du förbereder minutiöst innan projektets kickoff. De blir inaktuella så snart något förändras. För de flesta projekt är det väldigt snart. Det finns bara så mycket du kan kontrollera, så det är bäst att förbereda sig för att omfamna förändringen.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...