Kopplingen mellan projektledning och tidrapportering (eller projekt tidshantering) för vissa människor behöver inte någon förklaring. När de tänker "projekt" ser de "tid" eller "tidsspårning". Den här artikeln är annorlunda.
Från "Varför ska jag göra det?" till "OK, hur börjar jag?" kommer den här guiden att visa dig fördelarna med denna process och hur du gör det på rätt sätt. Den senare delen är särskilt viktig, eftersom tidsregistrering, om den inte implementeras korrekt, kan göra dina anställda överväldigade och faktiskt inte ens lite mer produktiva.
Vad kommer du att få med den här artikeln:
Över $18.000 går i genomsnitt förlorade varje år för webb- och programvaruutvecklingsteam när de inte använder tidsregistrering - bara det är ett ganska övertygande argument. Dessutom kan alla personer som är involverade i mjukvaruutveckling faktiskt dra nytta av tidsspårning:
Tidsuppföljning innebär att de har bättre kontroll över effektiviteten i sina team, vilket i sin tur hjälper dem att uppskatta hur mycket tid som går åt och därmed fatta strategiska beslut om vilka projekt som ska genomföras.
Många kanske fokuserar på produktivitetsaspekten när de får frågan om varför det är viktigt med tidsregistrering inom IT. När allt kommer omkring tvingar klockans tickande de flesta av oss att fokusera på den aktuella uppgiften. Det viktigaste skälet till att tidsregistrera är dock att främja utveckling.
Genom att hålla koll på hur snabbt uppgifterna utförs kan man se om någon av utvecklarnas färdigheter kräver lite extra arbete, vilket gör det lättare att åtgärda eventuella kompetensbrister innan de blir ett verkligt problem och allvarligt påverkar teamets hastighet. Dessutom gör tidsspårningen det möjligt för utvecklarna att jämföra sina uppskattningar med den faktiska arbetstiden. Som ett resultat blir de bättre på att utvärdera sin arbetsbelastning.
Tidsspårning av kodgranskningen hjälper till att fastställa inspektionsfrekvensen och göra framtida prognoser mer exakta.
Tidsspårning och spårning av projektets framsteg bevisar för kunden att de får valuta för sina pengar. När ett projekt tidsuppföljs kan kunden själv se hur lång tid det tar att nå det avsedda målet. milstolpar i projektet- På så sätt vet de exakt vad de debiteras för.
Slutligen kan du, Project och Resursförvaltare: med hjälp av tidrapporter för projekt kan du hålla reda på hur mycket lagets prestation och gör det lättare att uppskatta framtida iterationer, eftersom det ger dig historiska data om deras tidigare prestanda.
Alla arbetstider är inte lika långa- eller så kan det verka. Medan värdet av fakturerbara timmar (de omfattar faktiska uppgifter, möten och samtal) är ganska självförklarande, är det mycket svårare att redovisa icke fakturerbara timmar - och ibland kan de utgöra en väsentlig del av jobbet.
Ska du till exempel fakturera kunden för de timmar som dina utvecklare har lagt ner på att lära sig en ny teknik som krävs för projektet?
Å ena sidan var det viktigt för det projektet, å andra sidan är det troligt att det är en investering som kommer att vara till nytta i framtiden, så att debitera någon 100% för att en utvecklare ska förvärva nya färdigheter kan ses som helt enkelt orättvist.
Ett annat fall är när ditt team måste undersöka en helt ny teknik innan de kan gå in i ett projekt. Ditt team kan till exempel behöva undersöka en innovativ teknisk kombination som är avgörande för projektet: det går inte att säga om den här kombinationen kommer att fungera, så kunden måste bestämma sig för om de är villiga att gå vidare med en idé som kan visa sig vara en total flopp.
Du bör alltid diskutera sådana frågor med kunden i förväg, både för tidslinjens och för kostnadernas skull. Om ditt företag använder tidsregistrering kan de övervaka förhållandet mellan fakturerbara och icke fakturerbara timmar och komma fram till ett genomsnittligt pris för tjänsterna.
Det går inte att komma ifrån att tidrapportering i sig kräver tid och ansträngning för att både introducera nya användare och se till att de faktiskt använder tidrapporteringsprogrammet. Men eftersom över 38% av potentiella fakturerbara intäkter går förlorade på grund av ospårad tid som spenderas på e-post och möten och förseningar med att fylla i tidrapporter, är det här spelet definitivt värt ljuset. Om du följer dessa 6 regler när du introducerar IT-teamet för tidsspårning kommer du inte bara att underlätta implementeringen utan också främja en mer effektiv process:
Se till att det tidrapporteringssystem du använder uppfyller ditt företags behov. De mest uppenbara faktorerna att ta hänsyn till är företagets storlek och de verktyg som redan används. Om företaget växer snabbt behöver du ett verktyg som kan växa i takt med det. På samma sätt, om vissa verktyg redan är implementerade, använd programvara som kan bli en integrerad del av systemet.
Alternativt kan du fundera på om det är vettigt för dig att välja ett program för tidsregistrering som kan användas för andra personalrelaterade ändamål: schemaläggning av resurser eller tillgänglighet / semesterhantering (På Apptension, mjukvaruföretaget jag arbetar på, tog vi fram en app för att ta hand om alla hantering av projektresurser-orienterade uppgifter, inklusive tidsregistrering).
Kort sagt: se till att den används på rätt sätt och inte blir ännu en "hyllvara". Om du behöver ett argument mot slöseri med programvara kan du tänka på detta: mer än 4 av 5 små och medelstora företag i Storbritannien använder inte den programvara de betalar för, och totalt spenderades mer än 5,7 miljarder pund under den fyraåriga studien.
Samla inte bara dina medarbetare i ett rum en dag och säg: "Från och med nu kommer vi att använda det här IT-programmet för tidsregistrering för att se hur arbetet går. Klicka här, klicka nu där, perfekt, tack, mötet är slut" - om du nu inte vill stöta på en grupp skvallerbyttor varje gång du går till köket. Människor vill bli rättvist behandlade: om du inför några förändringar, förklara varför du gör det. (Annars kommer de bara att hitta på något själva, och risken är stor att du inte kommer att gilla deras version).
När du förklarar varför du vill följa upp den tid som dina medarbetare lägger på olika uppgifter, fokusera på självutvärdering och ständig utveckling snarare än på siffror. Det är ju trots allt det som borde vara huvudskälet till tidsuppföljning: att bli bättre på sitt jobb. Om du främjar en kultur av lärande kommer förbättrad effektivitet att komma in som en rejäl sidobonus.
Om du är projektledare bör du ha en inblick i dina utvecklares trackers. Att redovisa var femte minut av dagen är vansinne, men om någon ständigt lämnar sin tracker igång på en uppgift medan de redan har gått vidare till en annan eller håller några trackers tickande samtidigt, vill du definitivt prata med den här personen.
Tidrapportering är en vana, och vanor är inte lätta att skapa; i början måste du ständigt påminna folk om att använda tidrapporteringen. Ha tålamod och förståelse: ingen vana kan byggas upp på en dag. Om dina utvecklare inte har spårat tid tidigare kommer det att ta veckor eller månader att vänja sig vid det. Det kommer dock att vara värt det i det långa loppet.
Tidsuppföljning ger dig data om hur dina team presterar och om dynamiken mellan olika medlemmar; förhoppningsvis kan du använda den för att förbättra allas prestationer. En samling historiska data bör ge svar på en eller flera av följande frågor:
Bristande kompetens. Finns det någon nödvändig färdighet som en viss teammedlem saknar? Saktar det ner deras prestation eller hindrar det dem från att slutföra uppgiften? Kan du ge dem tid och resurser så att de kan förvärva denna kompetens?
Teamets effektivitet. Hur ser din uppskattade hastighet för ett visst team ut jämfört med deras faktiska prestanda? Om du alltid uppskattar användarberättelser med hjälp av t.ex. story points, kan du då beräkna ditt teams velocity?
Teamdynamik. Fungerar en viss medlemskonfiguration bra för ett visst projekt? Är det någon som gör att teamet släpar efter, eller är arbetsflödet smidigt?
Där har du det: en guide för tidrapportering inom projektledning som bör få dig på rätt spår.
Kom ihåg att tidsregistrering kan bidra till kompetensutveckling och ökad effektivitetför att bara nämna några. Även om det kan vara en ojämn resa att börja med tidsregistrering blir det mycket lättare om du fokuserar på att förklara skälen bakom implementeringen och kontinuerligt hjälper teammedlemmarna att vänja sig vid det nya verktyget.
Akta dig för hyllvaror - kom ihåg att verktyget borde ha byggts med ett företag som ditt i åtanke. Kanske är det värt att ta hänsyn till dedikerade trackers, till exempel programvara för tidrapportering för byråer, programvara för hantering av marknadsföringsresursereller för andra branscher.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...