Att starta projekt med virtuella team kräver en annan uppsättning kommunikationsfärdigheter, taktik och verktyg än att starta ett projekt som involverar interna anställda. På Apptension, mjukvaruhuset bakom Teamdeck (den programvara för resurshantering) arbetar vi även med distansanställda. Och vi pratar inte om programmerare som finns i närliggande städer.
I den här artikeln kommer vi att dela med oss av hur du:
Våra medarbetare bor och arbetar i olika länder och tidszoner, bland annat i Japan och Storbritannien. Vi vet vilka fördelar och nackdelar det innebär att arbeta med människor som man inte bara kan träffa i ett rum och prata med om projektet. Eller umgås efter jobbet för att fira ännu en lyckad sprint (vilket för övrigt är mycket viktigt för att bygga upp ett sammansvetsat team).
Innan vi går in på det, låt oss snabbt sammanfatta vad virtuella team är och om det verkligen är en framväxande trend när det gäller att rekrytera och leda medarbetare.
Virtuella team är grupper av medarbetare som arbetar med samma projekt från olika platser och som kommunicerar med varandra via e-post eller meddelandeappar.
Att arbeta på distans blir allt vanligare bland företag som förlitar sig på kunskapsarbetare, som kan arbeta var som helst, ofta med hjälp av en bärbar dator och en bra Wi-Fi-anslutning.
I enlighet med officiell statistik som nämns av BBCmer än fyra miljoner britter arbetade hemifrån under 2016. Distansarbete sparar pengar för människor som då inte behöver pendla eller hyra en lägenhet i en viss stad.
Vill du ha fler experttips om projektledning? Kolla in vår GRATIS checklista för sprintplanering nu!
Hur är det med de så kallade "digitala nomaderna"? Enligt den Undersökning om digitala nomader52% av de intervjuade anser sig vara "platsoberoende", medan övriga 40% skulle vilja vara det. Digitala nomader gillar att arbeta hemifrån (67%), på kaféer (36%) och coworking spaces (33%) och besöker upp till 5-10 länder per år (30% av de tillfrågade).
Den allmänna trenden mot flexibelt arbete, inklusive virtuella team, har uppmärksammats i World Economic Forums rapport 'Framtidens jobb'. Författarna pekar på behovet av att "omdefiniera gränsen mellan jobb och privatliv i processen". Eftersom distansarbete kan hjälpa arbetsgivare att lättare hitta och anställa begåvade medarbetare och anställda att leva sina liv mer självständigt, finns det ett problem som måste lösas:
"Utmaningen för både arbetsgivare, individer och regeringar kommer att vara att hitta sätt och metoder för att säkerställa att arbetets förändrade karaktär gynnar alla."
Ökad tillgänglighet till Internet, molnbaserade lösningar som Citrix eller Amazon WorkSpaces alternativ När det gäller samarbete har det blivit ännu enklare att arbeta i virtuella team tack vare de nya coworking-ytorna. Med rätt taktik och verktyg är det inte så svårt att hantera dessa team.
Läs vidare för att ta reda på hur du hanterar virtuella team när du leder ett projekt.
Det är en stor utmaning att få en grupp individer som aldrig har träffat varandra att bli ett team.
Paradoxalt nog sägs det att man ska göra det om det är möjligt, samla ihop teamet fysiskt i ett tidigt skede. Ett möte ansikte mot ansikte kan hjälpa till med ledning av projektteamlära känna varandra och bygga upp förtroende och relationer.
Om det inte är möjligt, oroa dig inte. Gör ditt bästa för att hjälpa dina distansmedarbetare att utveckla teamkänslan virtuellt, t.ex. genom att skapa chattgrupper som är avsedda att förmedla "vattenkylarstunder". Där kan dina medarbetare ha avslappnade samtal och utbyta tankar som inte nödvändigtvis är relaterade till de projekt de driver.
Eftersom vi använder Slack för det mesta av vår dagliga kommunikation har vi skapat kanalen #internal där avslappnade konversationer äger rum. Dessutom uppmuntrar vi våra medarbetare att skapa sina egna kanaler, fokusera på de frågor som intresserar dem och sedan bjuda in andra likasinnade kollegor. Människor kan också lära känna varandra genom roliga aktiviteter. Det finns spel som är särskilt utformade för distansteam. De är utmärkta för att bryta isen i början av projektet.
När man arbetar med team på distans är det mycket viktigt att främja kamratskap bland medarbetarna så att de blir mer villiga att arbeta tillsammans, dela med sig av sina kunskaper och hjälpa varandra att utveckla ett projekt.
En lyckad projektlansering beror på två saker:
Ju bättre du kan göra det, desto lättare blir det för ditt team att leverera det som förväntas.
En av de största skillnaderna mellan att starta ett projekt med ett virtuellt team och att hantera ett internt team är att du måste vara mer uppmärksam på att undvika mikrostyrning.
Börja med att sätta upp enkla mål och projektmål. Gör dem tydliga för alla som är involverade i processen för att undvika förvirring och personliga frågor senare. Använd delade anslagstavlor som Jira eller Trello för att tilldela uppgifter så att alla anställda kan se vem som ansvarar för vad.
När du tilldelar uppgifter måste du ta hänsyn till medarbetarnas tillgänglighet. När du arbetar med virtuella team måste du tänka på följande:
Genom att ha allt detta samlat i ett gemensamt schema kan du upprätthålla ett korrekt projektflöde. Du kommer också att kunna undvika förseningar som orsakas av att vissa teammedlemmar, som inte har inkluderats i arbetsflödet, är frånvarande.
Att etablera en tydlig kommunikationsprocess redan från början är avgörande när man arbetar med team på distans.
Eftersom majoriteten av din kommunikation kommer att ske via e-post och meddelandeappar, säger Wade Foster från Zapier att när du rekryterar distansmedarbetare rekommenderas det att anlita bra skribenter. Om dina medarbetare har goda kunskaper i skriftlig kommunikation blir det lättare att undvika missförstånd.
Du som leder projektet bör hitta ett sätt att fastställa ett gemensamt mötesschema för ditt team. Dagliga samtal där alla som är involverade i projektet deltar kan hjälpa till att förstå den aktuella statusen: vad som är gjort, vad som behöver åtgärdas och hur det ska göras.
Det gör det också lättare för dig att övervaka arbetsflödet.
För andra samtal, t.ex. projektplaneringsmöten, avstämningsmöten, kundsamtal etc., försök att planera allt i förväg och boka in möten i medarbetarnas kalendrar. Använd en virtuellt telefonsystem kommer att bidra till att öka produktiviteten, minska missförstånd och minska antalet missade samtal. Medarbetarna kan ringa och ta emot telefonsamtal i hemmet från var som helst och när som helst, vilket förbättrar medarbetarnas tillfredsställelse och gör distansarbete mer produktivt. Tänk på tidsskillnaderna och ge dina teamkamrater förvarning.
En av de största utmaningarna när det gäller kommunikation med ditt virtuella team är att ställa in ad hoc-samtal. Ibland, när något brådskande dyker upp, kanske du vill hoppa på ett samtal så fort som möjligt, men med asynkron kommunikation kanske det inte är möjligt. Ett sätt att lösa det kan vara att bestämma en tid under dagen då alla dina teammedlemmar (eller åtminstone majoriteten av dem) är tillgängliga och ringa samtalen under dessa timmar.
Bestäm dig för en meddelandeapp som alla teammedlemmar ska använda. Slack, Hipchat, Google Hangouts eller Skype - vad som helst. Välj bara en och se till att alla medarbetare använder den för att kommunicera med varandra under projektets gång.
Rätt verktygslåda är avgörande för att driva ett team på distans. Eftersom ni inte bara kan samlas fysiskt i ett rum och diskutera projektet behöver ni onlineverktyg som möjliggör samarbete för att planera uppdragen, schemalägga uppgifter och kommunicera.
Låt mig snabbt presentera de verktyg som vi använder och som hjälper oss att hantera över 50 anställda, även på distans, på olika platser och i olika tidszoner.
1. JIRA
För att planera och tilldela uppgifter till våra medarbetare använder vi Jira. Med detta enda verktyg kan vi enkelt planera, spåra och hantera alla våra projekt.
När du hanterar virtuella team vill du att alla ska se uppgifternas status i arbetsflödet, den tilldelade personen och den som ansvarar för att rapportera den. I Jira kan du konfigurera ditt arbetsflöde, vilket gör det ännu enklare att hantera uppgifter på tavlorna. På så sätt vet alla exakt vad som händer.
2. Sammanflöde
Teamsamarbete, som att arbeta med delade dokument som mötesanteckningar, projektplaner, produktkrav, kunskapsbaser och dokumentation - för detta använder vi Confluence.
Integrationen med Jira gör det superenkelt för oss att hantera projektrelaterade resurser. Möjligheten att skapa delade dokument kopplade till tilldelade uppgifter hjälper våra medarbetare att bättre förstå projektet.
3. Teamdeck
Sist men inte minst använder vi vår programvara för resursplanering för resursplanering, tidrapportering och semesterhantering. Med den kan vi kontrollera medarbetarnas tillgänglighet, boka in dem på projekt och följa upp hur mycket tid de har lagt på dem.
Teamdeck gör det också enklare att arbeta med virtuella team, deltidare och frilansare. En schemaläggningskalender ger projektledare snabb tillgång till medarbetarnas bokningar, semestrar, timmars tillgänglighet med mera. Detta ökar i sin tur teamets synlighet, vilket i slutändan leder till effektivare resursfördelning i projektledning.
4. Bitbucket
Bitbucket är ett versionskontrollsystem från Atlassian. Våra programmerare använder det för att arbeta tillsammans på ett projekt från vilken plats och tidszon som helst. Det gör det möjligt att samarbeta om kvaliteten på koden genom peer code reviews.
5. Slack
För all vår dagliga kommunikation använder vi Slack. Här kan vi ha enskilda konversationer, gruppchattar och öppna eller privata kanaler för alla typer av diskussioner. Dessutom gör det stora antalet tillägg och bots det ännu mer skräddarsytt för våra teams behov.
Eftersom vi till exempel använder Culture Amp för 360-gradersundersökningar lade vi till deras bot i vår Slack. Det innebär att våra medarbetare får reda på kommande undersökningar via chatten.
Att driva ett virtuellt team är beroende av kommunikationsfärdigheter, taktik och verktyg (t.ex. system för hantering av anställda) du använder.
Eftersom ni oftast inte har möjlighet att träffas personligen för att diskutera projektet, dess mål och problem, är det sättet ni gör det på online som är avgörande.
Genom att använda onlineverktyg för samarbete och anpassa dem till rätt processer och transparens kan du uppnå dina mål och leverera projektet som förväntat. Hitta de bästa för dig, ta med ditt team och skapa fantastiska saker med människor som är spridda över hela världen.
Har du någon erfarenhet av att arbeta med virtuella team? Dela med dig av dem i kommentarerna.
Kontrollera programvara för projektresurshantering som är utformad för att stödja fjärrteam, utvald av Stormind Games, Hill-Knowlton, NTT Data.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...