Hantering av projektplaner - roll, utmaningar, verktyg

Varje framgångsrikt projekt, oavsett storlek eller omfattning, börjar med en korrekt hantering av projektplanen. En projektplan är en färdplan för hur projektet ska genomföras från början till slut. Den beskriver aktivitetens start- och slutdatum och den sekvens som ska följas för ett lyckat slut. En tidsplan ska kunna visa var projektet befinner sig och vad som återstår att göra.

För att tidsplanen ska fylla sitt syfte är det dock av yttersta vikt att projektplanen hanteras. Detta är den procedur som fastställer dokumentation och policyer för att utveckla, övervaka, kontrollera och hantera tidsplanen för resurser och tid som tilldelats för att slutföras i tid och på ett framgångsrikt sätt.  

I den här artikeln diskuterar vi vilken roll hanteringen av projektplanen har för att slutföra projektet, vilka utmaningar som sannolikt kommer att uppstå samt vilka verktyg som finns för effektiv tidsplanering.

Vad är rollen för projektplanering?

Projektplanering kan definieras som den viktiga process som krävs för att säkerställa att ett projekt slutförs inom ramen för de tids- och resursbegränsningar som finns. Enkelt uttryckt är det de aktiviteter som krävs för att hjälpa projekt- och resursförvaltare ha koll på projektplanen under hela projektets löptid. Nedan följer en beskrivning av tidsplaneringens roll i projekthanteringen.

1.  Utveckling av schema

Hantering av tidsplaner börjar med att utveckla projektets tidsplan. Aktiviteter som är viktiga i denna funktion inkluderar:

• Definiera tidsplanen - Detta innebär att man identifierar alla aktiviteter som krävs för att slutföra projektet. Detta ger projektledarna och teamet en fullständig förståelse för vad som behöver göras för att slutföra projektet.
• Definiera sekvensen - Detta innebär att man identifierar hur aktiviteterna följer på varandra i projektcykeln. Detta avslöjar också beroendeförhållandena och typen av relation mellan aktiviteterna.
• Uppskattning av varaktighet - Detta innebär att man uppskattar hur lång tid varje aktivitet kommer att ta samt start- och slutdatum.  

2.  Godkännande av schema

För att kunna genomföra tidsplanen krävs att projektets intressenter är med på noterna. Schemahanteringens roll i detta steg är att förhandla med intressenterna för att få deras godkännande. Intressenterna måste godkänna tidsplanen för att de ska kunna ställa de resurser och personer till förfogande som krävs för att utföra uppgifterna. När godkännandet har erhållits skapar projektledaren en baslinje och kommunicerar schemat med teamet.

3.  Övervakning av tidsplanen

Den andra rollen i schemahanteringen är att övervaka schemat allteftersom det fortskrider. (och det är anledningen till att du bör veta hur man väljer programvara för tidsregistrering). Denna roll innebär att fokusera på projektets framsteg för att fastställa statusen vid varje given tidpunkt. Projektledaren identifierar hur tidsplanen förändras genom påverkan från andra interna och externa faktorer och vilken inverkan det har på projektets tidsplan. Detta är också viktigt för att fastställa vilka åtgärder som krävs för att projektet ska kunna återgå till tidsplanen och undvika förseningar eller för att anpassa tidsplanen till förändringarna.

4. Uppdatering av projektplanen

Schemahantering innebär också att schemat uppdateras regelbundet med hänsyn till de förändringar som har skett sedan projektet startade. Detta kräver att projektledarna bestämmer vilken process som ska användas för att uppdatera tidsplanen, till exempel genom att analysera vilken inverkan ändringarna kommer att ha på budgeten, projektets omfattning och kvalitet och identifiera de personer som har befogenhet att göra ändringarna. Dessutom söker projektledaren godkännande från intressenterna och kommunicerar förändringarna till teamet.

Potentiella utmaningar i hanteringen av projektplaner

Att hantera tidsplaner är inte en enkel sak. Processen med schemahantering från utveckling, övervakning och uppdatering av schemat är utan utmaningar inom projektledning. Här är några vanliga utmaningar att hålla utkik efter.

• Felaktig tidsuppskattning

Att få rätt tidsåtgång för aktiviteterna är mycket viktigt för att projektet ska kunna slutföras på ett effektivt sätt. Ändå är det en av de svåraste sakerna att göra rätt. Under godkännandestadiet är det dessutom mycket troligt att intressenterna underskattar den tid det kan ta att slutföra vissa uppgifter. Detta beror på att de inte är aktivt involverade i arbetet eller att de vill spara på resurserna. Tyvärr kan en underskattning av tiden leda till att projektet drar över tiden och resurserna. Om teamet pressas för hårt minskar effektiviteten, vilket hämmar deras produktivitet.

• Dålig kommunikation

Kommunikation är en viktig del av schemahanteringen för att säkerställa att alla inblandade arbetar på samma sätt. Bristfällig kommunikation leder till tidsspillan eftersom medarbetarna lämnar sitt arbete för att be om förtydliganden eller själva söka information. Om man å andra sidan kommunicerar för mycket kan det leda till överbelastning av meddelanden och förvirring. Projektledare måste hålla teamet och intressenterna uppdaterade om tidsplanen, ändrade prioriteringar och mycket mer. Genom att komma ihåg vikten av effektiv kommunikation för att slutföra ett projekt kan man komma en bra bit på vägen för att övervinna denna utmaning.

• Dålig riskhantering

Det är inte alltid som tidsplanen kommer att gå enligt plan. Projektledare måste förutse risker och uppskatta hur de kan påverka tidsplanen om de inträffar. Om detta inte görs kan det resultera i en orealistisk tidsplan. Tyvärr kan det vara en utmaning att fastställa potentiella risker.

• Dålig hantering av projektarbetsflöden

Att hantera arbetsflöden, särskilt när omfattningen är stor, kan vara en utmaning för många människor. Om man inte kan hantera arbetsflödena på rätt sätt blir det tyvärr svårare att hantera ändringar som gör att projektet avviker från den ursprungliga tidsplanen.

Investera i projekt programvara för hantering kan bidra till att mildra några av dessa utmaningar. Effektiv projektledning är dock mycket viktigt även när tekniken finns på plats. För att säkerställa en effektiv tidsplanering krävs en projektledare med kunskap inom dessa olika områden. Att anlita projektledare som har Utbildning för PMP-certifiering är av största vikt. Denna utbildning ger projektledare de färdigheter som krävs för att övervaka ett projekt från början till slut, inklusive schemahantering.  

Verktyg för effektiv hantering av projektplaner

Verktyg för hantering av projektscheman hjälper till att effektivisera processer och verksamheter för att spara tid och öka noggrannheten. De gör det enklare att utveckla, övervaka, uppdatera och kommunicera projektplanen och samtidigt hålla teamet engagerat. Tack och lov innehåller de flesta projekthanteringsprogram värdefulla verktyg för schemahantering. Här är några av de verktyg för schemahantering som du bör hålla utkik efter:

1.  Gantt-diagram

Det här verktyget visar projektets tidslinje och beroendet mellan olika uppgifter. Det kan vara till hjälp för att spåra framsteg i schemat, identifiera förseningar och hålla ett öga på eventuella avvikelser från schemat. Dessutom är det praktiskt när det gäller att identifiera uppgifter som är nödvändiga för att säkerställa att projektet slutförs i tid.

2.  Struktur för uppdelning av arbetet (WBS)

Detta verktyg hjälper till att bryta ner projektmålet i små handlingsbara steg - uppgifter och underuppgifter. Med WBS på plats är det lättare att se tydligheten i tidsplanens tidslinje.

3.  Projektets baslinje

Detta verktyg hjälper till att spåra projektets framsteg i realtid. Det hjälper till att jämföra projektplanen med den faktiska prestandan.

4.  Kommunikations- och samarbetsverktyg

Dessa är avgörande för att säkerställa effektiv kommunikation och teamsamarbete så att alla arbetar på samma sätt.

5.  Verktyg för tidshantering och schemaläggning

Tidshanteringsverktyg hjälper till att spåra den tid som teammedlemmarna lägger på en viss uppgift. Schemaläggningsverktyg ger en bild av vilka uppgifter teammedlemmarna arbetar med och om de är i stånd att ta på sig mer arbete.

Slutsats

Hantering av projektplaner är en viktig aspekt av projektledning. Dess roller omfattar utveckling av tidsplanen, godkännande av tidsplanen, övervakning av tidsplanen och uppdatering av tidsplanen. Schemahantering är dock inte problemfri. De sträcker sig från felaktigheter i tidsuppskattningen till dålig kommunikation bland annat. Det som är bra är att det finns verktyg för att mildra dessa utmaningar och säkerställa en effektiv projektplanering och ett framgångsrikt slutförande av projektet i rätt tid.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]