Den första delen av ett effektivt projektteam och team management är att känna till sin teamstruktur. Detta är viktigt för att kunna planera resurser och fördela arbetsuppgifter på rätt sätt och för att kunna implementera processer som är mest effektiva för olika rollers behov. De grundläggande rollerna i ett ett komplett projektledningsteam, är:
Projektledare
Oavsett om vi talar om IT-projektledning eller marknadsföring resurshanteringär ledarens roll densamma. Detta är den ledande rollen i projektet, med fokus på beslutsfattande, fördelning av uppgifter, kontroll av framsteg, överföring av information mellan kunden, ledningen och teammedlemmarna samt att se till att projektet uppfyller sina mål och omfattning. Om teamet var en orkester skulle projektledaren vara dess dirigent.
I både små och stora företag är programvara en oersättlig del av resan med projektledning
Det är den personen som bär det största ansvaret och som måste se till att allt är som det ska vara. Behovet av att ta hand om så många aspekter av projektet skulle inte vara möjligt utan rätt stöd, och det är därför programvaran för arbetsledning som hjälper till att ha kontroll över projektets livscykel, kalender, uppgifter och framsteg är ett måste.
Vill du ha fler experttips om projektledning? Kolla in vår GRATIS checklista för sprintplanering nu!
Teamledare
Det är svårt att samtidigt hantera alla aspekter av ett mycket komplext projekt, därför brukar de som arbetar med det delas in i team. Varje team tar hand om någon del av produkten och medan projektledaren ansvarar för helheten är det teamledarna som övervakar delarna.
Det här är en mycket viktig roll eftersom teamledaren är direkt involverad i hela processen och deltar i den tillsammans med övriga teammedlemmar. Den här personen deltar i de dagliga mötena och projekt- eller resursplaneringProjektledaren är den första kontakten vid problem och fungerar som en mellanhand mellan teamet och projektledaren. Det ger teamen större flexibilitet och självständighet och gör att man undviker detaljstyrning och situationer där alla beslut är beroende av en enda person.
Teamledaren har stor betydelse för att skapa en känsla av samhörighet och upprätthålla en hög moral även i krissituationer. Tillräckliga strategier för teamledning, som vi kommer att diskutera senare i den här artikeln, kommer att vara ett värdefullt stöd i ledarens dagliga arbete.
Medlem i teamet
Teammedlemmarna är kärnan i projektet och ansvarar för den del av arbetet som rör genomförandet. De är specialister inom olika områden: utvecklare, designers, skribenter och testare, vars uppgift är att implementera särskilda aspekter av produkten. Deras expertkunskap och erfarenhet gör det möjligt att skapa applikationen eller programvaran.
Var och en av dem har olika kompetenser och specialiseringar, och därför måste de samarbeta för att uppnå det avsedda målet. Bra teamledning gör det möjligt att utnyttja deras potential fullt ut, och dålig är en källa till frustration och utbrändhet.
A resursansvarig är en person som ansvarar för fördelning av resurser i företaget. har ett nära samarbete med projektledare och HR-avdelningen. RS känner till projektkrav och medarbetarnas kompetenser, vilket gör att han/hon på ett skickligt sätt kan bygga projektteam och rapportera rekryteringsbehov. Programvaran för resurshantering är ett dagligt arbetsverktyg för denna position.
Ofta delas resursledarens ansvar mellan projektledaren och HR-avdelningen, men i större företag och mer avancerade projekt är det ovärderligt med stöd från en separat position.
Affärsanalytiker
Denna expert ansvarar för att definiera projektplanens affärspotential, lönsamhetsbedömning och analys av marknadsposition, inklusive efterfrågan och konkurrens. Han hjälper också till med budgetoptimering för projektaktiviteter.
Intressent
En intressent är en person som på något sätt kommer att påverkas av ett projekt. Det kan vara en målanvändare, ett kundpartnerföretag, en investerare, en anställd eller en leverantör. Även om intressenterna inte är beslutsfattare eller chefer är deras röst mycket viktig i processen med att skapa en produkt som ska fungera.
Klient
Ofta ses kunden som en utomstående och inte som en del av teamet. Men om det inte fanns någon kund skulle det inte heller finnas något projekt, eftersom det är kunden som ställer krav, definierar målen och ger pengarna.
I projektframgången och utvecklingsprocessen är alla parter inblandade, därför måste du betrakta kunden eller produktägaren som en viktig del av teamet, som deltar i möten och bestämmer vad som behövs. Detta samarbete är naturligtvis annorlunda än mellan anställda i samma organisation, men du kan vara säker på att om du inkluderar kunden i ett projekts livscykel och en utvecklingsprocess och bygger goda relationer kommer ditt samarbete att bli bättre.
Ett framgångsrikt team är en grupp med många händer och en hjärna."
Bill Bethel
Du kan leda ett team på olika sätt. Dessa sätt kallas managementstilar eller ledarskapsstilar. De är en kombination av faktorer som hierarki i organisationen, motivationshöjande åtgärder, ansvarsfördelning, kommunikation och en allmän inställning till samarbetsreglerna. Eftersom endast 48% av medarbetarna anser att deras företags ledarskap är av "hög kvalitet" (Zippia, 2022) är det mycket viktigt att ha en effektiv stil för hela arbetsflödet och teamledningen. Det finns flera huvudsakliga ledarstilar.
1. Autokratisk, vilket betyder "du ska göra som jag säger"
I den här stilen är det chefen som är chef, inte ledaren. Kommunikationen går i en riktning, från arbetsledaren till medarbetarna. Hierarkin i teamet är mycket tydligt markerad, det finns inget sådant som en platt struktur. Arbetsgången är strikt kontrollerad och medarbetarna hålls främst ansvariga för resultat och prestationer.
I den här stilen uppmuntras inte medarbetarna att ställa frågor, komma med initiativ eller uttrycka sina tvivel - de är utförare snarare än beslutsfattare eller kreativa enheter. Den här stilens domän är detaljstyrning; chefen styr varje del av jobbet och medarbetarna ges inte förtroende eller äganderätt.
Denna ledarstil kan vara användbar på platser där disciplin och strikta rutiner är av yttersta vikt, till exempel om du är kirurg och leder en operation. Eller om du utbildar rekryter inom militären. Men i ett utvecklingsteam? Tänk två gånger på det. Eller tänk inte på det alls.
Proffs
Nackdelar
2. Laissez-faire eller "du gör vad du vill"
I det här arbetssättet är chefen egentligen inte... chef. Teamet har full kontroll över beslut som rör införande av lösningar och problemlösning eftersom ledaren litar på deras kompetens och erfarenhet. Ägarskap är mottot för denna stil.
Chefens roll är att samordna och fördela arbetsuppgifter, inspirera och skapa visionen samt motivera och kontrollera att projektet fortskrider, men hela utförandedelen ligger också på teamets axlar.
Chefen är involverad när teamet behöver hans hjälp eller stöd, men lägger sig i övrigt inte i den kreativa processen. Eftersom han inte är lika aktiv kan han vara involverad i fler projekt samtidigt. Den här stilen möjliggör en verkligt platt struktur och fungerar bra när teamet är erfaret, självständigt och kunnigt.
Proffs
Nackdelar
3. Demokratisk, vilket betyder "vi gör vad vi tycker är bäst"
Denna stil är ett mellanting mellan autokratisk och laissez-faire. Chefen ber teammedlemmarna om feedback, räknar med deras åsikter och uppmuntrar deras engagemang och förslag på idéer. Ledaren fattar dock besluten och är ansvarig för slutresultatet.
Chefen styr inte allt i arbetet utan ger riktlinjer och fördelar arbetsuppgifter, men medarbetarna har ett visst ägarskap och utför arbetsuppgifterna självständigt. Chefen koordinerar arbetet, kontrollerar projektets olika faser och planerar strategi och projektplan. På så sätt har arbetet en viss struktur och hierarki, men det finns också utrymme för kreativitet och initiativ.
Proffs
Nackdelar
Teamledning är en färdighet, men också en konst. 86% av anställda i ledande befattningar anger bristande samarbete som den främsta orsaken till misslyckanden på arbetsplatsen (Zippia, 2022).
En välmotiverad grupp människor som kan arbeta tillsammans, är nöjda och känner samhörighet med företaget kan åstadkomma vad som helst och nå sina mål snabbare, effektivare och bättre än ett dåligt skött team.
Frågan är hur man hittar den perfekta balansen, anpassar ledarstilen till teamets karaktär och inte blir överväldigad av en mängd information och ansvarsområden. Vi har några tekniker som kommer att göra teamledning till en barnlek för dig.
Det finns ingen lösning som passar alla. När du planerar en marknadsföringsstrategi tar du hänsyn till kundens mål, marknadssituationen, konkurrensen, budgeten och målgruppen. På samma sätt när du skapar en produktfärdplan.
Tillvägagångssättet beror på variablerna. Och det är samma sak med team management - du behöver data för att göra det bra. Och dessa data är information om vilka de anställda är, vilka färdigheter de har, deras arbetsstil, deras relationer med varandra, vad de gillar att göra och vad som irriterar dem. Även om det inte alltid är möjligt att hitta en lösning som fungerar för alla, kan kunskap om ditt team hjälpa dig att hitta bästa möjliga lösning.
Ett team är en dynamisk struktur. Projekt förändras och med dem efterfrågan på specifika kompetenser. Rekrytering är därför en viktig del av projektledningen. Rätt val gör att du kan utveckla din potential och arbeta mer effektivt, medan fel val kan leda till frustration och kris.
Att hitta den perfekta kandidaten ligger främst i teamledarnas och chefernas intresse, så engagera dig i processen. Genomför en personlig intervju, ordna ett möte med andra teammedlemmar, ge ett rekryteringsuppdrag och prata med kandidaten om deras erfarenhet, men också om deras värderingar, behov, ambitioner, styrkor och svagheter. Inte ens den bästa rekryteraren och HR-medarbetaren känner ditt team bättre än du gör, så gör anställningsprocessen till en av dina prioriteringar.
Det är bra att ha ambitioner. Det är bra att sätta upp ambitiösa mål som avslöjar människors djupaste lager av potential och talang - det är en bra motivation. MEN orealistiska mål fungerar precis tvärtom - de visar människor att arbetet aldrig tar slut och att det aldrig kommer att räcka, oavsett hur mycket de anstränger sig.
Så dela upp stora mål i mindre steg, och dessa steg - i enskilda uppgifter och deluppgifter. Ett verktyg för arbetsscheman fungerar utmärkt här, där du kan dela upp uppgifter och sätta milstolpar, vars slutförande kommer att vara ett tillfälle för firande och ett teambuilding-möte.
Personer på samma positioner kan ha olika kompetens. Detta är särskilt tydligt i en platt organisationsstruktur, där du istället för juniorer, mellanchefer och seniorer helt enkelt har specialister som är erfarna inom andra arbetsområden.
Ett av de viktigaste inslagen i en bra teamledning är därför att tilldela rätt uppgifter till rätt personer. Utvecklare kan olika programmeringsspråk och är specialiserade på olika produkter, medan copywriters kanske känner sig mer bekväma med artiklar, innehåll för sociala medier, dokumentation eller webbtexter. För att optimera ditt arbete bör du utveckla potentialen i ditt team.
Använd en arbets- eller programvara för resursplanering där du kompletterar varje medarbetares profil med information om deras kompetenser. På så sätt kan du vara säker på att arbetet går till den medarbetare som gör det bäst.
Bara för att dina medarbetare arbetar längre betyder det inte att de är mer effektiva. Tvärtom leder överbelastning och övertid till minskad motivation och produktivitet, sämre fokus, ökad frustration och till och med personalomsättning. Se till att ditt team har utrymme för att ta en paus från arbetet och vila upp sig. Använda tidrapporter och tidrapportering för att övervaka om dina medarbetare har för många uppgifter och behöver stöd. Systemet för hantering av ledigheter kommer också att vara mycket användbart. På så sätt ser du till att alla kan ta en välförtjänt semester och samtidigt hålla arbetsflödet igång genom att fördelning av resurser klokt.
Ett stort antal missförstånd och misstag i teamet beror på dålig kommunikation. Människor är inte ordentligt insatta i processen, de har ofullständig information, så de kan utföra uppgifter på fel sätt eller till och med arbeta med samma sak samtidigt.
Att förbättra kommunikationen är särskilt viktigt i tider av distansarbete när det är svårare att dela med sig av information och insikter. Se till att du har rätt system, t.ex. en strukturerad, delad enhet och en slack-kanal som alla kontrollerar regelbundet.
Modern teamledning handlar om förtroende och ägarskap. Dina medarbetare är inte robotar som ska lyda order, utan kvalificerade specialister som kan sitt jobb och är dina viktigaste affärspartners. Ge dem en känsla av att de är delaktiga i beslutsprocessen. Ha brainstormingsessioner och möten där ni letar efter de bästa lösningarna.
Fråga dem också om inspirationskällor och intressanta projekt som de har sett - kanske kan något av dem visa sig vara värdefullt för ditt arbete? Du kan vara säker på att motivationen och tillfredsställelsen hos ditt team ökar när de känner att du uppskattar och respekterar dem.
Tänk dig att arbeta på ett företag där du aldrig vet om du gjort något rätt eller fel eller om någon har problem med din attityd eller skulle vilja att du gjorde något annorlunda. Du vet inte om det, men du känner det eftersom stämningen eller din relation till andra förändras. Den här situationen leder till förvirring och gör att du inte kan utvecklas eftersom du inte vet vilken riktning som är rätt.
Det är därför feedback är en så viktig del av teamledningen. Genom att prata med dina medarbetare om deras prestationer, iakttagelser och intryck ger du dem självförtroende. Medarbetare som får feedback kan förbättra sig, göra sitt jobb mer effektivt och bättre förstå vad du förväntar dig av dem.
Det här är en mycket viktig process för att skapa en transparent kommunikation och undvika missförstånd. Om en medarbetare till exempel plötsligt börjar arbeta sämre, kommer för sent till möten och gör misstag, är din första reaktion förmodligen missnöje. Du kanske blir mer kritisk, tappar förtroendet för personen och till och med börjar fundera på att avskeda den här medarbetaren.
Om du å andra sidan ger feedback direkt kan du få reda på att han/hon har en svår personlig situation, känner sig överarbetad och att det påverkar hans/hennes arbete. I en sådan situation kan ni tillsammans hitta en lösning och stärka det ömsesidiga förtroendet, och i förlängningen även förbättra kvaliteten på arbetet.
Kom ihåg att feedback inte bara fungerar på ett sätt. Dina medarbetare ska också ha möjlighet att öppet berätta för dig om det är något de inte gillar och uttrycka sina behov och åsikter.
På tal om feedback, så behöver den inte alltid handla om något dåligt. Tyvärr är associationen till enskilda möten med en teamledare ofta negativ. Folk blir stressade, förväntar sig kritik och är rädda för att tala öppet. Det är mycket viktigt att visa de andra teammedlemmarna att du kommunicerar och att du uppskattar deras engagemang och arbete. Ge positiv feedback individuellt, men också som grupp. Ett enkelt "Bra jobbat team, tack för era ansträngningar den senaste tiden, vi fick det gjort!" främjar en känsla av tillhörighet, framgångsmått och lagarbete.
När arbeta på distansMånga människor i företaget känner sig anonyma. Och ändå gör de viktiga och nödvändiga saker! Använd företagsmötena som ett tillfälle att berätta vad ditt team har gjort och beröm dem inför alla.
En anställd kommer till ett företag med en viss kompetens som är tillräcklig för deras position. Men när allt kommer omkring handlar ett jobb inte bara om att göra saker som man redan vet hur man ska göra. Det är en möjlighet för människor att utveckla sina färdigheter och lära sig nya.
Fråga medarbetarna vad de vill lära sig och tilldela dem uppgifter som gör att de får möjlighet att breda ut sina vingar. Detta blir också ett tillfälle att fördjupa banden inom teamet, eftersom medarbetarna kan stödja varandra i kompetensutveckling och kunskapsutbyte. Det är också en bra idé att skapa en utvecklingsbudget som dina medarbetare kan använda för intressanta utbildningar, konferenser, kurser, program och böcker.
Även i det bästa jobbet finns det kriser och svåra stunder. Kom dock ihåg att din roll som teamledare är att stödja teamet och visa att det inte finns något problem som du inte kan hantera.
I det här läget är det mycket viktigt att upprätthålla en balans mellan ärlighet och kyla. Om en svår situation uppstår ska du prata med ditt team om det, berätta vad som hände och vad du kan göra. Involvera dem i arbetet med att hitta en lösning, men ge dem också en känsla av trygghet. Människor behöver veta att det finns en lösning någonstans - det gäller bara att hitta den.
Moderna organisationer är så komplexa strukturer och för att hantera dem krävs stöd av digitala verktyg, särskilt verktyg för projektledning. Många projekt som var och en är uppdelad i etapper, uppgifter och deluppgifter, hundratals anställda och frilansare med olika kompetenser och tillgänglighet, lediga dagar, möten och resurser - det är en enorm mängd information och variabler som påverkar beslut och arbetsflöden.
För att optimera din teamledning behöver du ett system som gör dina processer enkla och transparenta. Fundera på vad du behöver och välj det perfekta verktyget för att göra din teamledning effektiv.
Tillåt oss nu lite självpromotion. 😉 Vi skulle vilja visa dig hur vår programvara stöder teamledare i att hantera sitt arbete. Teamdeck är en programvara för resurshantering som utvecklats av en produktdesign- och företag för mjukvaruutveckling med behoven hos även de mest komplexa organisationerna i åtanke, där alla delar måste fungera tillsammans.
Vårt mål är att göra ditt arbete enklare, inte att lägga till ytterligare ett verktyg som du måste kämpa med, vilket är anledningen till att vi lägger stor vikt vid ett vänligt och intuitivt gränssnitt. Vi tror att mer inte alltid är bättre, och därför hittar du i Teamdeck bara de verkligt användbara funktionerna, istället för dussintals onödiga tillägg som bara komplicerar navigeringen genom systemet.
...men det är definitivt värt det eftersom insatserna är höga. Ökad produktivitet, bättre teamrelationer, nöjdare medarbetare, tids- och kostnadsbesparingar, förbättrade organisations- och ledaregenskaper samt att du själv blir en ledare, inte en chef - det är bara några av fördelarna med utmärkt team management. Och de är redan mer än tillräckliga skäl för att göra det!
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...