Att driva ett företag är ingen lätt uppgift, och det kan alla företagare och chefer intyga. Vi har dock turen att det nu finns verktyg som kan förenkla varje projekt och process; ett av dem är arbetsflödeshantering. Att använda system och verktyg för arbetsflödeshantering är inte förhandlingsbart i dagens ekonomiska klimat. Den här artikeln vänder sig till alla chefer som vill förbättra sina arbetsflöden och sin produktivitet.
Vad du kommer att få från den här artikeln:
Arbetsflödeshantering är ett enkelt koncept som är avgörande för ett framgångsrikt företag. I den här artikeln går vi igenom hur arbetsflödeshantering fungerar och vilka system och program som gör det enklare att implementera.
Idag har vi en mängd olika verktyg att välja mellan för att hantera ett företag. Oavsett vilken bransch eller sektor det gäller finns det något för alla.
Vill du ha fler experttips om projektledning? Kolla in vår GRATIS checklista för sprintplanering nu!
Historien om arbetsflödet (och framtida programvara för arbetsflöde och verktyg för arbetsflödeshantering - om du vill) går tillbaka till 20-talet av XX-talet. Och dess rötter är relaterade till - som alltid - att hitta en lösning. Lösningen på hur man löser befintliga problem inom tillverkningsindustrin.
Under arbetet med att undersöka hur arbetet kan hanteras effektivt har pionjärer som Frederick Taylor och Henry Gantt använt sig av ett grafiskt schema för att visualisera arbetsflöden eller skapa en tidslinje för att lägga ut milstolpar, scheman och beroenden.
Henry Gantt anammade senare den polska versionen av det horisontella stapeldiagrammet som kallas Harmonogram. Harmonogrammet uppfanns av den polske ingenjören Karol Adamiecki och omvandlades av Henry Gantt till det vi idag kallar Gantt-diagrammet.
För att förkorta den historiska bakgrunden är ett arbetsflöde ett visuellt diagram över en strukturerad, fördefinierad uppsättning uppgifter som ger det önskade resultatet. Ett arbetsflöde består av stegen, resurserna, ansvarsområdena, beroendena och reglerna, människorna och de färdigheter som behövs för att utföra stegen och hur dessa är beroende av varandra. Arbetsflöden beskriver start- och slutpunkter, rörelseordningen, var det kan finnas beslutspunkter, vad du förväntar dig för resultat och potentiella ersättningssteg.
I det här kapitlet vill vi fokusera på att ge dig en god förståelse för ämnet. Varför är det så? Om du letar efter inspiration, lösningar eller till och med ett system för hantering av arbetsflöden - det är bättre att ha en fullständig bild av problemet (även om det bara är i stora drag) för att undvika att missa tiden för något som inte hänger ihop.
Vad arbetsflödet och hanteringen separat betyder kan vem som helst föreställa sig. För att göra det mindre komplicerat undviker vi att definiera management och vänder blicken mot den andra termen. Ett arbetsflöde avser steg som måste göras för att uppnå något, även mycket litet, mål. Eller, för att använda projektledningstermer, steg för att slutföra en uppgift. Det kan sägas på annat sätt. Ett arbetsflöde:
Det är ett utrymme mellan en början och ett slut som består av steg, processer och personer som är involverade i dessa.
Innan vi går in på huvudbegreppet måste vi göra en annan kommentar. Vi måste göra en liten uppdelning. Gartner, ett analys- och forskningsföretag som specialiserar sig på frågor om strategisk användning av teknik och teknikhantering, uppmärksammar den dubbla betydelsen av arbetsflödeshantering.
Den första är en extern och intern processintegration; "en arbetsflödesmetod som gör det möjligt att definiera affärsprocesser som sträcker sig över applikationer, även sådana som kommer från olika leverantörer. Detta kräver vanligtvis en standardbaserad kommersiell utvecklingsmiljö för arbetsflöden".
Den andra är automatiserade händelser eller processer; en arbetsflödesmetod som gör det möjligt att utföra automatiserade uppgifter (genomförande av ett projekt, t.ex. processen för tilldelning av medarbetare eller processen för utveckling av en webbplats).
Den andra ligger inom ramen för vår artikel. Med arbetsflödeshantering menar vi på samma sätt som föreslås av det amerikanska SAP-integreringsföretaget Signavio:
Arbetsflödeshantering är samordningen av de arbetsuppgifter som ingår i en organisations verksamhet. Med "arbetsflöde" menar vi en sekvens av uppgifter som ingår i en större uppgift, och ibland är det synonymt med "affärsprocess".
Den viktigaste faktorn att förstå när det gäller arbetsflödeshantering är att den ska göra ditt jobb enklare och så smärtfritt som möjligt. Den tid du lägger på arbetsflödeshantering ska du få tillbaka tio gånger om i form av ökad produktivitet och de vinster som följer. Enligt SAP Signavio för andra gången:
Syftet med ett arbetsflöde är att uppnå ett visst resultat, och syftet med arbetsflödeshantering är att uppnå bättre resultat i enlighet med vissa uppsatta mål.
Om vi fokuserar på "uppnå bättre resultat" är det första vi kommer att tänka på "optimering", eller för att vara ärlig "kontinuerlig optimering". Generellt sett är arbetsflödeshanteringens roll att hjälpa till att optimera eller - som vi föredrar - arbetsflödeshantering bör likställas med optimering. Optimering av vad? Att optimera utförandet av arbetsuppgifter och automatisera dem i system för att öka produktiviteten och minska utmaningarna.
För oss, och kanske inte av en slump för vår konkurrent - The Monday.com - är ett projekt arbetsflödeshantering:
Ett arbetsflöde för projektledning är en noggrant planerad sekvens av de uppgifter och aktiviteter som du behöver göra för att slutföra ett specifikt projekt.
Arbetsflödeshantering avser affärsprocessen att organisera, dokumentera och slutföra en mängd olika uppgifter. Denna hantering kan innebära användning av strategier och tekniker, inklusive schemaläggningstekniker, och naturligtvis system (programvara) för hantering av arbetsflöden. Eller helt enkelt genom att utarbeta planer och definiera de steg som behövs för att uppnå det önskade resultatet optimerad arbetsprocess.
När ett resultat kräver ett antal olika steg eller mindre uppgifter kan till exempel varje steg eller uppgift tilldelas en annan medarbetare eller en medarbetare med otillräcklig kompetens. Detta kan lätt leda till kaos när kommunikationen inte är så tydlig som den behöver vara. Så det är uppenbart, good arbetsflödeshantering gör ditt företag mer effektivt eftersom det effektiviserar varje process och gör det möjligt för olika avdelningar och individer att kommunicera tydligt - en av systemets viktigaste funktioner.
För att undvika en alltför djup introduktion använder vi direkt den vanligaste definitionen av projektledning. Enligt Association for Project Management's Body of Knowledge, 7th edition, handlar projektledning om att tillämpa färdigheter och kunskaper för att få projektet genomfört i enlighet med krav och antaganden, inom tid och budget. Medan arbetsflödeshantering handlar om att optimera arbetsuppgifter mellan punkterna A och B.
Nintex-företaget - en leverantör av programvara för automatisering av arbetsflöden - föreslår:
Där projektledning handlar om att planera, övervaka och styra uppgifter, handlar arbetsflöde om att koppla samman dessa uppgifter. Och där projektledningen ser till helheten, ser arbetsflödet till att helheten rör sig smidigt från steg till steg.
Medan projektledningens strategi är att planera, är workforce management att koppla upp. Men när det gäller att svara på frågan om vad som är förhållandet mellan dem verkar svaret vara enkelt. Låt oss titta på faserna i projektledningsprocessen (eller, som PM:s föredrar, projektledningens livscykel).
Låt oss ta en titt på varje kolumn. Ser du några uppgifter och processer som består av dem? Behöver du fler ord för att förklara hur de förhåller sig till varandra?
Som vi vet innehåller varje kolumn uppgifter som måste utföras för att komma vidare. Projektets arbetsflödeshantering avser den specifika, ordnade uppsättning uppgifter som måste slutföras för att utföra ett processteg. För att kvalificera sig som ett arbetsflöde måste varje steg i processen vara beroende av att det föregående steget har slutförts.
De tidigaste verktygen för arbetsflödeshantering var papper och penna, men idag har vi turen att ha ett brett utbud av programvaror som gör processen enklare och mer effektiv. Automatiseringen av olika arbetsuppgifter är en stor tidsbesparing som möjliggörs av system för arbetsflödeshantering (WfMS eller WMS).
Några grundläggande element som ofta ingår i system för hantering av arbetsflöden är följande:
Det här är inte en uttömmande lista, men den ger dig en bättre uppfattning om vad system eller programvara för arbetsflödeshantering innebär.
System och verktyg för hantering av arbetsflöden avser användning av teknik för att automatisera och samordna steg i en process. Dessa system eller verktyg är helst lämpar sig för ett brett spektrum av arbetsflödeneftersom deras avsedda funktion är att tillhandahålla ett grundläggande ramverk som fungerar med hjälp av de data som tillhandahålls.
Vilken typ av arbetsflödeshanteringssystem du väljer beror - som alltid - på ditt företags behov och de projekt som förekommer i ditt företag. Marknaden erbjuder 3 typer av arbetsflöden som kan byggas av system för arbetsflödeshantering.
Poängen med WFMS är att förenkla ditt liv, inte att komplicera det. Som företagsägare eller chef vill du arbeta med tydligt presenterad information som är lätt att förstå. Det betyder inte att du inte längre behöver mycket detaljerade data, utan snarare att den programvara du väljer kan hantera komplex information i bakgrunden.
Företag är komplicerade enheter som består av många lager. Den programvara du väljer bör vara flexibel och lätt att justera. Det kan till exempel vara så att du kan specificera datatillgång för olika personer.
Programvaran för arbetsflödeshantering bör innehålla en rad olika alternativ när det gäller att illustrera en sekvens av uppgifter eller en uppsättning data, t.ex. flödesscheman, cirkeldiagram, grafer, formulär och så vidare.
Ett arbetsflöde är en tydlig del av din verksamhet, men det betyder inte att det fungerar i ett vakuum. Informationen som du behöver i ditt arbetsflöde kommer från olika delar av företaget, vilket innebär att det är viktigt att ansluta den till ditt innehållshanteringssystem.
Att skapa en visuell bild av ett visst arbetsflöde är till hjälp för att få det gjort, men en viktig del av att driva ett företag är att utvärdera hur väl olika processer har fungerat. Ett system för hantering av arbetsflöden måste kunna ge dig tydlig feedback om hur effektiva dina arbetsflöden är.
Nu när du har en bättre uppfattning om vad ett bra WfMS bör tillhandahålla är det dags att ta en titt på några av de bästa programvarorna som erbjuds.
"En komplett resurshanteringslösning med fokus på medarbetarna för byråer och programvaruföretag."
Teamdeck.io är ett verktyg för projektplanering och hantering av arbetsflöden
Priserna: $0,9 (Light Member) per månad och $3,6 (Team Member) per månad
Fördelar:
Nackdelar:
________________________________________________________________________
"Den första projekthanteringsplattformen som byggts för användare av användare."
Hive hjälper till att hålla koll på flera projekt
Priserna: Hive Solo - Gratis för privatpersoner och små team.
Hive Team - $12 per användare och månad (vid årlig fakturering) eller $ 16 per månad (vid månadsvis fakturering) för Hive Team som driver flera projekt och program och vill effektivisera arbetet.
Fördelar:
Nackdelar:
________________________________________________________________________
"Få ut mesta möjliga av alla verktyg som ditt team behöver under ett och samma tak."
Proofhubs funktioner gör det enkelt att planera, samarbeta, organisera och leverera projekt
Priserna: (standard) $45 per månad / faktureras årsvis obegränsat antal projekt / 5 användare / 10 GB lagring
Fördelar:
Nackdelar:
Ett arbetsflöde eller en affärsprocess, som det ibland kallas, är en sekvens av uppgifter som måste utföras för att uppnå ett visst resultat. Det finns två huvudtyper av arbetsflöden - sekventiella och parallella. Det förstnämnda innebär en strikt ordning där uppgifterna ordnas i en linjär process. Det senare innebär att uppgifter kan utföras av olika personer samtidigt.
Oavsett typ är ett arbetsflöde normalt en del av en större uppsättning arbetsflöden, som tillsammans utgör större och mer komplexa affärsprocesser. En kombination av olika typer av arbetsflöden är också möjlig.
Under årens lopp, när företagen har fortsatt att utveckla, hantera och standardisera arbetsflöden, har vissa av dem blivit alltför stela och förändringsobenägna. De lämnar inte alltid utrymme för innovation och risktagande. Ansträngningar har gjorts för att skapa mer kreativitet, flexibilitet och motståndskraft i processen.
Trots vissa framsteg verkar inte alla företag och anställda vara med på dessa förändringar. Den 10:e globala projektledningsundersökningen från Project Management Institute (PMI), en USA-baserad icke-vinstdrivande professionell organisation för projektledning, visade att endast 58% av organisationerna fullt ut förstår vikten av strategisk kreativ projektflödeshantering.
Vi hävdar att kreativa metoder för arbetsflödeshantering har tydliga fördelar. Vi delar med oss av de 10 främsta fördelarna med kreativ arbetsflödeshantering för projekt som inget framgångsorienterat företag eller enhet kan blunda för.
Arbetsflöden skapades för att underlätta organisations- och projekthantering (vilket de också gör), men traditionella metoder har kommit att möta vissa begränsningar som kräver mer kreativa hanteringsmetoder. Om man inte justerar processerna för utveckling och hantering av arbetsflöden riskerar företagen att fastna i affärsprocesser som är för stela för att inbjuda till innovation och kreativt tänkande. Låt oss ta en snabb titt på dessa begränsningar.
Den traditionella metoden är ganska långsam eftersom den inte tillåter några avvikelser. Det är svårt att göra ändringar i det sekventiella arbetsflödet, eftersom flödet och orsakssambanden mellan olika uppgifter då rubbas.
Produktutvecklingen får ingen eller dålig information om kundernas synpunkter. Detta kan leda till att hela processen urvattnas eftersom slutprodukten eller tjänsten inte uppfyller efterfrågan. Att justera eller uppgradera produkten eller tjänsten när utvecklingsprocessen är över är besvärligt, tidskrävande och dyrt.
När alla steg och uppgifter verkar vara förutbestämda finns det få incitament för medarbetarna att komma med innovativa lösningar eller nya sätt att göra saker på. Det gör också en enhet helt riskobenägen, vilket inte bådar gott för dess förmåga att konkurrera med rivaler genom att hålla sig före kurvan.
Processen är för rigid för att tillåta justeringar, förbättringar, okonventionella lösningar eller ens snabba lösningar i samband med arbetsflödeshantering. Människor är ovilliga att tänka utanför boxen eftersom allt som är okonventionellt eller går emot företagets spelbok kan tolkas som misskötsel eller dålig praxis.
Traditionell arbetsflödeshantering lider notoriskt av dålig samordning. Även parallell arbetsflödeshantering, som förutsätter en viss grad av samordning för att säkerställa komplementaritet, leder till att varje affärsprocess lever sitt eget liv med dåliga kopplingar till andra uppgifter eller arbetsflöden. Detta innebär också en risk för att data blir "stovepiping", vilket påverkar den övergripande produktiviteten.
Så hur kan en arbetsflödeshantering hjälpa till att hantera ovanstående utmaningar? Vilka är de specifika fördelar som varje företag eller enhet kan förvänta sig av att skapa arbetsflödeshantering? Låt oss nu gå vidare till att granska de 10 främsta fördelarna som företag kan förvänta sig av utveckling och hantering av arbetsflöden för kreativa projekt.
Ett kreativt projektarbetsflöde främjar teamarbetet i ett företag eller en organisation. Det skapar utrymme för människor att komma med okonventionella idéer som de kan diskutera och förfina med kollegorna. På så sätt skapas en känsla av delat ägande och ansvar för ett arbetsflöde som de ska utveckla och följa för att uppnå bättre resultat och effektivitet.
Med utgångspunkt från ovanstående stimulerar arbetsflödeshantering för kreativa projekt till närmare samordning mellan olika avdelningar och individer. Processen minimerar felmarginalen samtidigt som den bidrar till att uppnå de övergripande målen för företaget.
En bättre samordning innebär också att företagsledningen i högre grad kan stödja initiativ som har tagits fram av olika enheter eller avdelningar.
Kreativ hantering av projektarbetsflöden är både resultatet av och orsaken till förbättrade ledningsmetoder. Världens ledande företag är framgångsrika eftersom de har lyckats utveckla kreativa och okonventionella metoder för att projektplanering och ledning. Ett exempel är Google, en av världens mest kända teknikjättar, som har infört en kreativ målstyrningsmetod som kallas mål och viktiga resultat (OKR).
För flera år sedan uppmuntrade Google sin personal att sätta upp ambitiösa mål som var kopplade till företagets övergripande mål. Under de långsiktiga, ambitiösa målen fastställde de specifika och mätbara nyckelresultat som granskades på årsbasis. Alla OKR:er delades internt så att medarbetarna kunde se hur deras individuella arbetsplaner bidrog till varandra för att uppnå de övergripande företagsmålen. De resultat som Google har lyckats uppnå talar för sig själva. Många andra företag lär sig nu av denna erfarenhet för att anta liknande metoder.
Arbetsflödeshantering för kreativa projekt gör enheterna mer flexibla. De branschledande företagen övergår från klassiska projekthanteringsverktyg, som vattenfallsmetoden, till innovativa, smidiga hanteringsmetoder. Detta gör det möjligt för dem att bryta ner sina affärsprocesser i mindre enheter och söka stegvisa framsteg och förbättringar som härrör från de resultat som uppnås i varje steg.
Arbetsflödeshantering för kreativa projekt gör enheterna mer flexibla genom att förbättra deras förmåga att reagera på och anpassa sig till de förändringar och den utveckling som sker under arbetsflödets utvecklings- och hanteringscykel.
I slutändan ger agila företag bättre värde till sina kunder, förblir konkurrenskraftiga och producerar bättre resultat.
Hantering av arbetsflödet för kreativa projekt är också en förutsättning för ökad hållbarhet och produktivitet. Det skapar en rad incitament för de anställda att bli den typ av tankeledare som hjälper företagen att ligga steget före. Dessutom blir företagen och deras personal mer produktiva eftersom alla är intresserade av kontinuerliga förbättringar, stegvisa förändringar och agila ledningsmetoder.
Förbättrad produktivitet och effektivitet är saker som alla är intresserade av, oavsett om det är företag, entreprenörer, frilansskribenter eller studenter. När det gäller högskoleuppgifter måste studenterna granska tjänster för uppsatsskrivande noggrant för att välja en som bäst uppfyller deras högskolekrav. Det är därför de ofta använder TrustMyPaper att få högkvalitativt innehåll och professionella skrivtjänster till rimliga priser. De kan därmed få sina akademiska papper slutförda i enlighet med deras collegekrav.
Denna typ av projektflödeshantering främjar en lärande miljö i ett företag. Det skapar utrymme för människor att försöka och misslyckas utan rädsla för repressalier. Som den berömde irländske dramatikern Samuel Beckett uttryckte det behöver vi alla "försöka igen, misslyckas igen, misslyckas bättre!" Genom att skapa en arbetsmiljö som uppmuntrar till rimligt risktagande och initiativtagande kan företag och organisationer säkerställa kontinuerlig förbättring och lärande som en iterativ process.
När arbetsförhållandena och arbetsmiljön är de rätta slutar människor att arbeta i silos. Stovepiping är en företagssjukdom som alla framgångsrika företag vill undvika till varje pris. Kunskapsdelning banar väg för att maximera fördelarna med empiriska data och utvärderingar för framtida planering på hög nivå och hanteringsmetoder.
När medarbetarna får utrymme att komma med kreativa lösningar börjar arbetsflödeshanteringen främja bättre, snabbare och regelbunden kommunikation mellan olika enheter och avdelningar. Ofta leder bristen på kommunikation till betydande problem i produkt- eller tjänsteutvecklingen, som är svåra att rätta till igen.
Det förbättrar också den externa eller strategiska kommunikationen med externa intressenter och kunder, vilket är avgörande för att säkerställa att företagets produkter och tjänster är relevanta för deras behov.
Innovation driver framgång i dagens snabbt föränderliga, teknikdrivna värld. Det är svårt, om ens möjligt, att hålla sig konkurrenskraftig utan regelbundna uppdateringar, innovationer och justeringar som ger företagen den nödvändiga fördelen. Kreativ arbetsflödeshantering för projekt skapar den typ av innovationsorienterad anda som är avgörande för övergripande framgång.
Genom att tänka utanför boxen kan människor få sig själva och sina arbetsgivare att gå utanför sina komfortzoner. Ibland innebär det att man ger sig ut på okänt vatten, vilket är viktigt om företagen vill att deras produkter och tjänster ska sticka ut.
Kreativitet är den viktigaste drivkraften för framsteg och teknisk utveckling. Företag som kan utnyttja människors fantasifulla förmåga kan dra nytta av okonventionella och icke-traditionella sätt att tänka. Att hantera arbetsflödet på ett "business as usual"-sätt räcker inte för att ge kunderna den typ av produkter och tjänster som de kan uppleva som extraordinära, sådana som får dem att känna sig speciella.
Sist men inte minst har kreativitet en direkt inverkan på förbättrade prestationer. När människor arbetar för företag där allt är standardiserat och där de förväntas att helt enkelt följa marschorderna, kan cheferna inte förvänta sig att de ska söka individuell excellens. Företagen får se en hel del "sandbagging" från sina anställda, dvs. en praxis där man sänker förväntningarna på individuella styrkor och kärnkompetenser för att få bättre resultat än förväntat.
Däremot får kreativ projektledning människor att höja sig över sin egen förmåga, överträffa de krav som ställs och genom förbättrade prestationer bidra till företagets vinster och resultat.
Arbetsflödeshantering för kreativa projekt har ett antal fördelar som alla framgångsrika företag skulle vilja ha. Den tar itu med de inneboende begränsningarna i traditionell arbetsflödeshantering, som har blivit för stel och isolerad för att möta de snabbt föränderliga kraven på världsmarknaderna. Dessa begränsningar står också i vägen när det gäller företags och organisationers förmåga att bemästra förändringar under kontinuerliga, flyktiga och oförutsägbara omständigheter för att uppnå sina mål.
Däremot skapar arbetsflödeshantering för kreativa projekt utrymme för att bygga upp samordnade, gemensamma metoder för utveckling och utförande av arbetsflöden, vilket resulterar i bättre produkter och större vinster. Det gör det också mer sannolikt att företag sticker ut som banbrytare, innovatörer och branschledare mot bakgrund av snabbt föränderliga krav, förändrat kundbeteende och skiftande prioriteringar.
Företag som strävar efter excellens och ultimat framgång har inte råd att vara förankrade i gamla sätt att göra saker. De vet att ingenting slår kraften i medarbetarnas fantasi och kreativitet när det gäller att hitta guld med sina produkter och tjänster.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...