Gestionarea proiectelor vine cu partea sa de provocări. De la părți interesate dificile la lipsa resurselor, un manager de proiect trebuie să știe cum să navigheze în situații dificile. Ceea ce face acest lucru și mai dificil este faptul că managerii de proiect se luptă adesea cu un număr mare de sarcini și termene stricte.
De fapt, mulți manageri de proiect intervievat recent de Digital Project Manager a recunoscut că cea mai mare provocare a lor a fost lipsa de timp.
Dacă sunteți un manager de proiect care și-ar dori ca dispozitivul de întoarcere a timpului al lui Hermione Granger să poată fi achiziționat, avem vești bune pentru dumneavoastră. Nu, nu despre consumabile magice. Despre timpul tău. Probabil că vă puteți optimiza activitatea utilizând aplicații robuste și îmbunătățind procesele de gestionare a proiectelor din cadrul organizației dumneavoastră. În plus, vă va ajuta să vă atingeți obiectivele profesionale.
Care sunt principalele obiective ale managerilor de proiect eficienți? Pentru început, aceștia doresc să își livreze proiectele la timp și în limitele bugetului. În plus, ei speră să îmbunătățească procese precum gestionarea riscurilor, estimarea proiectelor sau comunicarea în echipă. Cum vă puteți apropia de îndeplinirea acestor obiective?
Desigur, trebuie să continuați să vă perfecționați abilitățile de rezolvare a problemelor, de conducere și de gestionare a proiectelor. Totuși, uneori aveți nevoie pur și simplu de un instrument care vă va permite să economisiți timp și să lucrați mai inteligent. În această postare pe blog, vă vom arăta cum Teamdeck, un complet software de gestionare a resurselor, ajută managerii de proiect pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.
Un manager de proiect eficient știe că fiecare etapă a proiectului contribuie la succesul și impactul său general. Desigur, fiecare proiect are caracteristicile și provocările sale unice, însă principalele faze ale proiectului rămân aceleași. Să vedem cum o aplicație precum Teamdeck poate ajuta managerii de proiect să își optimizeze activitatea la fiecare etapă.
Liderii de proiect realizează că alocarea resurselor este esențială pentru succesul proiectului. Puneți oamenii potriviți la proiectele potrivite și veți avea mai multe șanse de a vă bucura de un proiect fără probleme.
Dacă alocarea membrilor echipei pentru proiecte este una dintre responsabilitățile dvs. în calitate de manager de proiect, știți că ar putea fi o sarcină foarte descurajantă. Atunci când compania dvs. este mică, probabil că îi cunoașteți pe toți angajații, dar pe măsură ce fondul de resurse crește, vă puteți pierde cu ușurință și puteți începe să vă întrebați: "Cine ar fi persoana potrivită pentru acest proiect?"
Teamdeck vă oferă un calendar de resurse la nivelul întregii companii unde puteți vedea o listă de angajați. Cu toate acestea, trebuie să știți mai multe despre ei, nu doar numele lor, pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză cu privire la includerea lor în echipa dvs. În funcție de nevoile organizației dumneavoastră, puteți adăuga categorii personalizate și puteți introduce mai multe informații despre membrii echipei dumneavoastră: competențele lor tehnice, nivelul de vechime, locația etc. În calitate de manager de proiect, puteți vedea, de asemenea, în ce proiecte anterioare a fost implicată o anumită persoană în cadrul companiei dumneavoastră, ceea ce ar putea fi benefic atunci când alocarea resurselor la un proiect similar.
O altă provocare cu care se confruntă managerii de proiect atunci când planifică proiectul este să transpună estimările într-un calendar. Sigur, știți că faza de proiectare va dura, să zicem, 120 de ore, dar nu puteți presupune pur și simplu că este vorba de trei săptămâni. Trebuie să luați în considerare sărbătorile legale, concediile angajaților, plus capacitatea actuală a oamenilor. Un calendar al resurselor cu date despre rezervările curente și concediile planificate ale persoanelor va fi de neprețuit în acest caz. Puteți întocmi cu ușurință un calendar al proiectului și verifica dacă acesta este în conformitate cu datele importante ale proiectului.
Managerii de proiect eficienți știu că este esențial să vă întrebați clientul despre orice termene externe pe care echipa dvs. trebuie să le aibă în vedere, de exemplu, o campanie de marketing coordonată de o altă agenție. Se poate dovedi că va trebui să negociați unele dintre aceste date cu clientul dvs. sau să modificați domeniul de aplicare al proiectului, dar este mai bine să știți acest lucru la începutul proiectului.
Odată ce proiectul începe, un bun manager de proiect trebuie să fie la curent cu diferite aspecte ale procesului. De la gestionarea disponibilității variabile a echipei dvs. la supravegherea bugetului, Teamdeck vă va ajuta să lucrați productiv.
Managerii de proiect eficienți știu că planificarea unui calendar de proiect este un lucru, dar trebuie să ții pasul cu el și să faci ajustări dacă este necesar. Unul dintre lucrurile care vă vor ajuta să rămâneți în frunte cu calendarul proiectului dvs. și cu oamenii / capacitatea resurselor este vizibilitatea programului de concediu al membrilor echipei dvs. Teamdeck vă oferă această oportunitate - puteți vedea vacanțele autorizate și cereri de concediu de odihnă în calendarul resurselor.
Deoarece nu toate absențele pot fi planificate cu mult timp înainte, este mai bine să fiți notificat cu privire la noile cereri de concediu (prin Slack, de exemplu). Veți putea evita rezervarea dublă a cuiva și veți avea șansa de a edita întregul program atunci când este necesar.
Echilibrat utilizarea resurselor este esențială pentru bunăstarea echipei dumneavoastră. Angajații nu își pot face treaba cât mai bine atunci când lucrează prea mult. Cu toate acestea, fiind subutilizate de asemenea, vă face echipa nefericită. În plus, niciunul dintre aceste cazuri nu este bun pentru afacere. În calitate de manager de proiect, trebuie să monitorizați utilizarea resurselor. Este mai ușor atunci când ore suplimentare este marcată în mod clar, așa cum se întâmplă în Teamdeck. Subutilizarea este, de asemenea, ușor de depistat, deoarece vedeți exact câtă capacitate mai au oamenii.
De ce este important să se urmărească utilizarea oamenilor prin intermediul unui calendar central de resurse? Nu ar fi un raport privind fișa de pontaj a proiectului face treaba? Rapoarte de proiect sunt cu siguranță utile. Vom vorbi mai multe despre acestea în secțiunea următoare a acestui articol de pe blog. Cu toate acestea, trebuie să monitorizați volumul total de muncă al echipei dumneavoastră, nu doar proiectul pe care îl gestionați (citiți despre gestionarea volumului de muncă).
Imaginați-vă o situație în care un angajat înregistrează numărul "corect" de ore în fișele sale de pontaj pentru proiectul dvs. și alocă timp suplimentar pentru alte proiecte, cum ar fi formarea noilor angajați. S-ar putea să nu observați cu ușurință acest lucru dacă analizați doar fișele de pontaj ale proiectului dvs. Uitându-vă la Teamdeck's calendar de resurseCu toate acestea, veți vedea toate proiectele în care este implicată orice persoană.
Controlul bugetului este o parte importantă a gestionării cu succes a proiectului. Managerii de proiect trebuie să știe cât de mari au fost costurile generate până acum în orice moment al proiectului. Pentru ca aceste calcule să fie precise, membrii echipei trebuie să își urmărească activitatea, în mod ideal în timp real.
Cum vă poate ajuta Teamdeck în acest caz? Pentru început, oferim angajaților o modalitate convenabilă de a-și completa fișele de pontaj utilizând un time tracker mobil sau o aplicație web. Pe lângă aceasta, puteți crea un raport privind costurile proiectului care se va actualiza automat de fiecare dată când există o nouă intrare de timp în fișa de pontaj. Este o economie uriașă de timp: configurați un astfel de raport o singură dată, la începutul proiectului, și apoi îl verificați periodic în loc să faceți calculele din nou.
Este esențial să se ajungă la un echilibru corect între activitățile facturabile și cele nefacturabile. La urma urmei, dacă angajații dvs. petrec prea mult timp pe sarcini nefacturabile, proiectul se poate dovedi neprofitabil. În calitate de manager de proiect, sunteți avantajat atunci când cunoașteți defalcarea ore facturabile și nefacturabile. Cu Teamdeck, este posibil.
Atunci când echipa dvs. își înregistrează timpul, aceasta poate eticheta intrările de timp cu etichete precum ore suplimentare aprobate, nefacturabile, r&d, etc. Puteți defini propriile etichete pentru a răspunde nevoilor companiei dvs. Un șef de proiect poate vedea defalcarea diferitelor etichete în echipa sa raport foaie de prezență.
Pe parcursul proiectului, veți dezvolta probabil idei pentru îmbunătățirea gestionarea fluxului de lucru al proiectului sau ajustarea proceselor de gestionare a proiectelor. Uneori, chiar membrii echipei dvs. vor sugera diferite idei de optimizare. De exemplu, aceștia pot raporta că comunicarea cu clienții le ia mult timp prețios. Atunci când compania dvs. utilizează Teamdeck, puteți săpa întotdeauna în date pentru a vă asigura că o anumită observație este corectă. Etichetele foilor de prezență vă pot arăta exact cât timp alocă echipa dvs. întâlnirilor cu clienții, astfel încât să știți dacă există loc pentru îmbunătățiri.
Închiderea proiectului este momentul în care un manager de proiect poate privi înapoi și analiza întregul proiect. Unul dintre rapoartele pe care vă recomandăm să le creați este comparația dintre orele estimate și cele reale.
Aceasta vă permite să vedeți dacă estimările echipei dvs. au fost exacte și să identificați etapele cu cele mai semnificative discrepanțe între orele planificate și orele urmărite. De exemplu, se poate dovedi că faza de proiectare este subestimată în mod notoriu în diferite proiecte. Poate că persoanele responsabile de estimarea acesteia ar trebui să adauge un buffer suplimentar la estimările lor inițiale?
O astfel de analiză va fi utilă nu numai pentru dvs., ci și pentru alți administratori de proiect și pentru conducerea companiei dvs. Ea poate ajuta pe toată lumea să evite greșelile din trecut și să se asigure că practicile de management de proiect de succes sunt prezente în proiectele viitoare ale companiei dumneavoastră.
O aplicație excelentă nu va înlocui abilitățile de conducere sau capacitatea de a vă conecta cu membrii echipei. Cu toate acestea, vă poate ajuta să creșteți productivitatea, să identificați la timp modelele alarmante sau automatiza unele dintre sarcinile dvs. de gestionare a proiectelor. Rezultatul? Un proces eficient de gestionare a proiectelor care afectează în mod pozitiv rezultatele companiei dvs., precum și bunăstarea echipei dvs.
Vrei să devii un manager de proiect de succes? Încercați Teamdeck! Obțineți o perioadă de testare GRATUITĂ de 30 de zile.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...