Guia do gerente de projetos para o relatório de status do projeto

Como responsável por um projeto, você precisa comunicar regularmente o status dele aos seus clientes e às partes interessadas no projeto. É claro que você também quer acompanhar o progresso: é difícil até mesmo falar sobre gerenciamento eficaz de recursos de projetos sem monitorar o desempenho das pessoas e medir os KPIs.

O que nossos leitores ficam sabendo graças a este artigo: 

• O que não é um relatório de status do projeto
• Como o software de gerenciamento de recursos ajuda na criação de relatórios de status do projeto

Quanto aos KPIs propriamente ditos, é provável que você queira garantir que o projeto seja concluído no prazo, dentro do orçamento e sem pressão desnecessária sobre os membros da equipe. Consequentemente, é provável que queira monitorar o tempo (e o dinheiro) registrado por seus funcionários, acompanhar as horas extras e analisar como o progresso real se compara às estimativas do projeto.

Para manter todos os participantes informados sobre a integridade do projeto, você precisa se comunicar com eles regularmente. Uma maneira eficiente de fazer isso é enviar relatórios de status semanais que incluam as principais atualizações sobre o projeto.

Neste artigo, mostraremos como criar um relatório de status do projeto do zero usando Teamdeck, um completo Software de gerenciamento de recursos SaaS.

O que é um relatório de status do projeto?

Em resumo, um relatório de status é uma atualização regular enviada por um PM para as partes interessadas do projeto. Ele deve conter informações de alto nível sobre o projeto: progresso recente, planos futuros, bem como riscos e problemas.

Como você pode ver, um relatório de status de projeto parece ser algo muito simples. No entanto, para entendê-lo completamente, vamos nos aprofundar um pouco mais nos objetivos desse relatório, seus benefícios e elementos principais - tudo para que você possa criar seus relatórios de status do projeto com confiança.

O objetivo dos relatórios regulares de status do projeto

A principal razão pela qual você cria relatórios mensais ou semanais de status do projeto é informar as partes interessadas (internas e externas) sobre o que está acontecendo no projeto: o progresso que você fez, os marcos que alcançou, os problemas ou riscos que pode estar enfrentando. Dessa forma, um bom relatório de status economizará bastante tempo - seu gerente ou o cliente não precisará fazer perguntas adicionais ou organizar reuniões de status (que, a propósito, não são muito importantes), não são muito eficazes).

Ao mesmo tempo, é uma boa oportunidade para dar uma olhada no panorama geral. Muitas vezes, os gerentes de projeto estão tão ocupados com o trabalho diário e com a passagem de uma tarefa para outra que se esquecem de pensar na estratégia ou na visão geral de alto nível do projeto. Como resultado, eles podem estar deixando de perceber padrões emergentes ou áreas de melhoria.

Um relatório de status é um meio eficaz de comunicação entre o PM e as partes interessadas (clientes, gerentes internos). Infelizmente, às vezes ele pode ser mal interpretado e transformado em algo que não cumpre os objetivos descritos acima. Achamos que é importante lembrá-lo do que não é um relatório de status.

O que não é um relatório de status do projeto

Em primeiro lugar, seu relatório de status não deve ser um diário de projeto: um relato detalhado de tudo o que aconteceu desde a última atualização. Não é necessário descrever o que cada colega de equipe fez ou deixou de fazer, a menos, é claro, que seja algo que você considere muito importante. Vamos imaginar um cenário aqui:

Digamos que o mau desempenho de alguém esteja, em sua opinião, colocando o projeto em risco. Você deve mencionar isso em seu relatório de status? Em essência, sim - você pode mencionar esse fato, pois é um possível obstáculo. O que é importante, entretanto, é que você deve fazer um plano de ação primeiro: agendar uma reunião com esse funcionário, considerar opções de substituição e avaliar como uma possível mudança de pessoal poderia afetar o cronograma do projeto. Tente chegar ao fundo das questões e, em seguida, relate os efeitos de sua ação: o relatório de status não é um lugar para reclamar de seus colegas de equipe, concentre-se nos dois P: progresso e planos.

Embora a geração de relatórios seja uma parte importante do gerenciamento de projetos, ela não deve ser seu foco principal. Se as partes interessadas exigirem relatórios tão detalhados e frequentes que você sinta que não tem tempo para fazer seu trabalho, é hora de conversar com seu gerente. Os relatórios de status do projeto devem ser breves, informativos e criados em um modelo de gerenciamento de projetos sem atrasar o trabalho do PM.

Elementos essenciais do relatório de status do projeto

É preciso presumir que os participantes para os quais você está enviando os relatórios de status recebem muitas atualizações diferentes durante a semana de trabalho. É por isso que você deve iniciar seu relatório de projeto com dados que permitam que eles entendam rapidamente do que se trata o documento. Lembre-se de incluir pelo menos o nome do projeto e o seu nome.

Uma boa ideia é adicionar um elemento que resuma a integridade do projeto e, potencialmente, alerte as partes interessadas de que um determinado relatório é extremamente importante. Pode ser uma atualização de status do projeto codificada por cores que definirá o tom de todo o relatório. Um sinal vermelho de "fora do caminho" notificará imediatamente os participantes de que algo não está bem, ao passo que uma mensagem verde de "no caminho certo" permitirá que eles saibam que está tudo bem.

Agora é hora de resumir o progresso feito pela sua equipe. Você deve mencionar os marcos alcançados desde seu último relatório de status. Tenha em mente: não se trata de listar todas as tarefas concluídas e bugs corrigidos. Em vez disso, tente dar uma ideia geral do que foi feito recentemente.

Na próxima parte do relatório de status do projeto, você pode falar sobre o seu plano para a próxima semana/impressão (dependendo da frequência com que você envia o relatório). Novamente, tente escrever em um nível de marco, não de tarefa, mas não seja muito genérico. Uma mensagem do tipo "trabalharemos para melhorar o aplicativo" não funcionará.

Em seguida, você pode descrever os possíveis riscos e problemas que encontrou. Conforme mencionado anteriormente, tente incluir possíveis soluções e soluções alternativas. Se precisar de ajuda dos participantes, você também pode lembrá-los disso no relatório de status do projeto. Digamos que você queira começar a trabalhar na versão móvel do comércio eletrônico do seu cliente em três semanas. No entanto, para começar a trabalhar, você precisa receber do cliente imagens de produtos compatíveis com dispositivos móveis. Embora esse não seja um plano que será abordado na próxima semana/impressão, você ainda deve mencionar isso com antecedência, de preferência no final do seu relatório de status, como um ponto de ação para o seu cliente. 

Com que frequência você deve enviar relatórios de status do projeto?

Sem dúvida, a cadência mais comum de envio de relatórios de status do projeto é toda semana. Esses relatórios semanais do projeto não devem ser muito longos nem muito detalhados, mas darão a todos os envolvidos uma sensação de controle.

Se você e seus colegas de equipe estiverem trabalhando em sprints que duram duas semanas, você poderá enviar um único relatório de status a cada sprint.

Como criar um relatório de status do projeto?

Você pode usar um documento de texto comum para criar o relatório de status do projeto. Algumas empresas incentivam seus funcionários a escrever e compartilhar relatórios de status em Slack ou Skype. Todas essas opções são viáveis para enviar seus resumos escritos do projeto ou quaisquer marcos que você queira descrever. No entanto, talvez você queira considerar a possibilidade de adicionar gráficos interativos ao relatório de status do projeto. Por quê? As visualizações de dados facilitarão a compreensão do status do seu projeto pelos participantes. Um gráfico de burndown/burnup lhes dará uma noção melhor da situação do projeto do que sua descrição por escrito.

Nesta postagem do blog, vamos incentivá-lo a enriquecer seu relatório de status com dados que já estão disponíveis nos aplicativos que você usa com seus colegas de equipe. De que tipo de aplicativos estamos falando?

• Software de gerenciamento de projetosMuitas ferramentas de gerenciamento de projetos permitem que você exporte gráficos cruciais sobre o status do seu projeto: por exemplo, gráficos de Gantt ou burndown de tarefas. Além disso, alguns softwares de gerenciamento de projetos permitem que você envie relatórios de status diretamente do aplicativo.
• Software de gerenciamento de recursosAplicativos de RM: da mesma forma que as ferramentas voltadas para o gerenciamento de projetos, os aplicativos de RM podem ter recursos úteis de geração de relatórios. Usando os dados do calendário de recursos da sua equipe, você poderá gerar gráficos que oferecem uma boa visão geral da integridade da equipe e do projeto.

Uma grande vantagem dos relatórios de status que podem ser gerados nos aplicativos que você usa para gerenciar o trabalho de seus funcionários é que, uma vez configurado, esse relatório estará sempre disponível. Você não precisa prepará-lo do zero toda vez que quiser enviar um relatório de status semanal - você tem todos os dados em um só lugar. Os relatórios de status com atualização automática também são úteis quando um dos participantes pede que você o envie fora do cronograma de relatórios: sem problemas, você o tem sempre pronto.

Vamos ver como você pode criar um relatório de status do projeto usando um aplicativo de gerenciamento de recursos, Teamdeck.

Como criar relatórios de status do projeto com o Teamdeck?

Teamdeck é um software de gerenciamento de recursos usado por agências criativas, equipes de TI inovadoras e startups que revolucionam o setor. Já mencionamos que as ferramentas de gerenciamento de recursos e projetos da sua empresa são as melhores fontes para obter dados sobre os projetos em andamento, e o Teamdeck não é exceção. Seu conjunto de relatórios permite criar relatórios de projetos com atualização automática com base no cronograma e nas planilhas de horas da sua equipe.

Você pode compartilhar esses relatórios com pessoas da sua empresa e também com as partes interessadas externas. Adicione um link para o relatório gerado pelo Teamdeck ao seu documento de relatório de status do projeto, para que os participantes do projeto possam ver como a situação está progredindo. Confira um exemplo de relatório de status neste link-Em breve, você aprenderá a construir um semelhante.

O projeto que mostraremos a você como construir incluirá:

• Uma visão geral do tempo registrado pelos membros da equipe, bem como a comparação com as estimativas iniciais (reservas).
• Um resumo de quanto dinheiro foi registrado por cada membro da equipe (com base em suas planilhas de horas e taxa horária).
• Tempo registrado por função.
• Tempo registrado por diferentes departamentos.
• Um relatório de horas extras.
• Rastreador de queima de projeto.

Vamos mergulhar de cabeça!

Inicie sua conta gratuita no Teamdeck

Para criar o relatório de status do projeto com o Teamdeck, você precisa criar uma conta no aplicativo - você terá 14 dias para explorar essa ferramenta gratuitamente. A integração da sua equipe será simples: você pode importar os dados dela para o aplicativo junto com uma lista de projetos em que sua empresa está trabalhando. Você também pode Agende uma consulta com os especialistas em sucesso do cliente da TeamdeckSe você tem alguma dúvida: podemos ajudá-lo a começar a usar o gerenciamento de recursos orientado por dados.

Ao fazer login na sua conta do Teamdeck, você encontra a seção de relatórios no menu superior do aplicativo. Em seu painel, você pode selecionar um modelo de relatório para usar como base do seu relatório ou criar um por conta própria.

Hoje, criaremos um relatório de status do projeto do zero, portanto, clique no botão criar personalizado opção.

Quando o novo relatório vazio for aberto, lembre-se de nomeá-lo (use o nome do projeto para poder encontrá-lo facilmente mais tarde) e forneça o intervalo de datas apropriado.

Observação: você pode manipular o intervalo de datas mesmo depois que o relatório estiver configurado. Os dados serão alterados para refletir o período de tempo que você escolheu. Dessa forma, você sempre pode voltar e verificar os resultados de um período de tempo passado.

Acompanhar as estimativas em relação aos resultados reais

O primeiro elemento do nosso relatório de status do projeto será um gráfico de barras que visualiza as horas estimadas (reservas) em comparação com as horas reais registradas pela sua equipe nas planilhas de horas. Você não deve se sentir mal se houver alguma diferença entre as estimativas do projeto e as horas reais. Isso é completamente normal - as estimativas de projetos raramente são exatas. No entanto, a análise desse gráfico lhe dá a oportunidade de ver se a mudança entre as estimativas e os dados reais é constante ou se há um momento no projeto em que os dados reais alteraram significativamente seus planos. Compare isso com o cronograma do seu projeto: é bem provável que você consiga identificar uma parte do projeto ou até mesmo uma tarefa específica que seja a culpada. Uma lição para você? Da próxima vez que estiver estimando um projeto semelhante, você saberá que deve criar um buffer maior para essa parte arriscada da entrega.

[/vc_column_text]

Crie um detalhamento das planilhas de horas por diferentes funções na sua equipe de projeto

Talvez você queira se aprofundar nos dados e, por exemplo, dividir as planilhas de horas da sua equipe em diferentes funções. Um gráfico de pizza será ótimo para visualizar a proporção das cargas de trabalho das diferentes funções.

Podemos ver que, das 141 horas registradas da nossa equipe, o UX Designer registrou 44 %. Por que isso seria importante para nós? Primeiro, pode ser uma indicação do status atual do projeto. Os UX Designers geralmente trabalham no projeto nos estágios iniciais de sua produção. Imagine que você tivesse uma proporção semelhante de carga de trabalho no final do projeto. Então, isso pode significar que o UX Designer está corrigindo alguns problemas de UX, talvez os que foram descobertos durante os testes de usabilidade com os usuários.

É um bom momento para informá-lo sobre como o Teamdeck sabe quais são os cargos das diferentes pessoas que trabalham em seu projeto. Esse tipo de informação precisa ser fornecido por você: é possível criar os chamados campos personalizados e adicioná-los a pessoas e projetos no Teamdeck. O campo personalizado mais popular voltado para o projeto é o "Cliente". Quando se trata de pessoas, seus campos personalizados geralmente incluem "Cargo", "Local do escritório", "Antiguidade", "Departamento".

Adicionar campos personalizados aos seus colegas de equipe e projetos tem dois benefícios principais:

• Você pode filtrar seu calendário de recursos e exibir apenas pessoas/projetos que atendam a critérios específicos. Digamos que você esteja tentando reunir um grupo que possa trabalhar em um projeto futuro. Você está procurando desenvolvedores de software experientes, de preferência baseados nos EUA, porque é lá que o cliente está. Olhando apenas a lista de nomes, seria difícil encontrar pessoas adequadas, especialmente se o seu pool de talentos for grande. Usando campos personalizados, você pode identificar rapidamente as pessoas que atendem aos requisitos.
• Você pode usar esses campos personalizados como critérios adicionais nos relatórios. Ao trabalhar em um relatório de status de projeto, talvez queira incluir um detalhamento dos custos registrados por diferentes departamentos. Com os campos personalizados, você pode agrupar facilmente os dados por categorias que definir. Um exemplo disso foi o gráfico que mostra a distribuição do tempo registrado entre diferentes funções. Agora, vamos dar uma olhada em um caso de uso semelhante.

Verifique quanto tempo os diferentes departamentos registraram

Assim como é possível analisar as planilhas de horas divididas em cargos específicos, você também pode verificar quais equipes registraram horas no seu projeto. Crie o mesmo gráfico de pizza que você fez na etapa anterior, mas em vez de agrupar os dados por "Cargos", escolha "Departamentos" ou "Equipes" (dependendo do tipo de campos personalizados que você tem em sua organização).

Por que você gostaria de detalhar os dados por departamentos em vez de por cargos? Isso é útil quando você não quer fazer uma análise aprofundada, mas sim ver quanto tempo foi gasto pelas diferentes equipes envolvidas no projeto (design, marketing, programadores).

Na imagem, você pode ver que a maior parte do tempo gasto no projeto até o momento foi registrada pela equipe de produção. Se essa for uma situação esperada neste momento, é uma prova adicional de que seu projeto está no caminho certo.

Calcular as horas extras

Muitos gerentes de projeto diriam que algumas horas extras são inevitáveis e, mesmo que você adote esse ponto de vista, ainda assim deve acompanhar quem está fazendo horas extras. Dependendo do software de gerenciamento de recursos que você usa, pode haver diferentes opções para calcular ou distinguir as horas extras. Com o Teamdeck, "horas extras" é uma das etiquetas padrão da planilha de horas que os membros da sua equipe podem usar ao registrar seu tempo. Como resultado, os relatórios do projeto também podem exibir dados com base nessa etiqueta.

Vamos criar outro gráfico de pizza e escolher a opção Horas extras aprovadas como uma métrica para dividir nossos dados. Logo de cara, é possível ver que essa equipe registrou mais de 67 horas extras no período de tempo selecionado. 

Observando a tabela à direita, você pode ver quantas horas extras foram registradas por cada pessoa que trabalha nesse projeto. Se você acessar as configurações desse gráfico e alterar o formato de tempo para porcentagem, poderá ver um resumo da porcentagem das horas extras dessa equipe. No nosso caso, Brett Konopelski registrou 91% de todas as horas extras dessa equipe de projeto. Talvez ele tenha muito o que fazer?

Acompanhe o progresso do seu projeto com um rastreador de burnup

Como gerente de projeto, você provavelmente está mais acostumado a ver rastreadores de burndown nos relatórios de status do projeto. Um gráfico de burnup, como o nome sugere, mostra como determinados valores aumentaram ao longo do tempo. No nosso caso, estamos nos concentrando nas horas estimadas (reservas - verde escuro) e no tempo real registrado (planilhas de horas - verde claro).

Desde o início do período em questão, nossa equipe vem registrando mais tempo do que o planejado. A diferença entre o estimado e o real aumentou por volta da metade do mês. Esse resumo facilita a identificação do momento exato em que seu projeto começou a gerar muito mais horas de trabalho do que o esperado.

Você está pronto para começar a criar seus próprios relatórios de status do projeto?

A criação de relatórios informativos sobre o status do projeto é um elemento importante do gerenciamento eficaz de projetos. Os relatórios de status ajudam a economizar tempo: você não precisa apresentar os insights sobre o seu projeto aos seus superiores - os dados estão disponíveis para que eles vejam e analisem. Além disso, um resumo do progresso do projeto permite que você tome decisões melhores em relação à otimização dos esforços de gerenciamento de projetos. Você está observando um aumento nas horas extras? Talvez seja hora de equilibrar a carga de trabalho da sua equipe ou negociar o cronograma.

Esperamos que este guia de relatório de projeto seja útil em seu trabalho como gerente de projeto ou líder de equipe de projeto. Use-o para acompanhar o desempenho de sua equipe ou para comunicar o progresso aos superiores. Se você usar o Teamdeck para criá-lo, poderá compartilhar facilmente o relatório do projeto com o cliente ou os gerentes.

Deseja obter mais ajuda para criar seu próprio relatório de projeto com o Teamdeck? Agende uma chamada com Aniela. Nosso especialista o ajudará a criar um modelo de relatório de projeto que funcione melhor para sua equipe e seu projeto.

Você também pode consultar outros guias de relatórios de projetos que publicamos:

• Criar um modelo de relatório de planilha de horasCrie um relatório que lhe forneça todos os tipos de insights sobre o tempo da sua equipe: quanto tempo eles gastaram trabalhando em diferentes projetos, se há horas extras, quantas horas faturáveis foram registradas etc. 
• Acompanhe os KPIs de desempenho da equipe para um gerenciamento eficaz do projeto: um guia passo a passo para a criação de um relatório que calcula a taxa de produtividade dos funcionários e o ROI de diferentes projetos.
• Como medir a utilização de recursos? O monitoramento da utilização de recursos é extremamente importante - você quer manter os membros da sua equipe engajados e, ao mesmo tempo, garantir que eles não tenham muito o que fazer.
• Acompanhe o orçamento do seu projeto com o TeamdeckCrie um relatório que sempre lhe fornecerá informações atualizadas sobre quanto dinheiro foi registrado pelos funcionários que trabalham no projeto.
• Calcular a folha de pagamento dos funcionários com base em suas planilhas de horas: você pode usar o Teamdeck para configurar os cálculos da folha de pagamento com base no tempo de trabalho da sua equipe e na sua política de folga remunerada.