Às vezes bem dominado estratégias de gerenciamento de tempo não são suficientes. Mas como você controla as horas dos funcionários? Como você controla as horas dos funcionários? Você usa software de controle de tempo de funcionários e analisar relatórios? Você tem uma planilha do Excel ou um quadro de horários em papel dedicado ao registro de horas? Ou talvez você não registre o tempo gasto em vários projetos?
O artigo contém:
- Como gerar um planilha de horas relatórios
- Vídeo sobre um relatório de horas extras
- O papel do software de planejamento de recursos nos relatórios de planilha de horas e gerenciamento de timesheet processo
Na Teamdeck, sabemos que gerenciamento eficaz da planilha de horas oferece vantagens para a própria empresa, mas também é benéfico para os funcionários. Ambos os lados se beneficiam quando o processo é transparente e eficiente. Neste artigo, você aprenderá a criar um poderoso relatório de planilha de horas usando os recursos de relatório do Teamdeck. Com base nesse relatório, você poderá calcular a folha de pagamento, faturar seus clientes e entender os padrões de produtividade da sua equipe.
Mas, antes de mostrarmos como criar um relatório de planilha de horas, algumas palavras sobre as próprias planilhas de horas. Uma planilha de horas é uma tabela com dados que contém o registro das horas que um determinado funcionário trabalhou durante um determinado período e/ou tarefa ou projeto para um determinado cliente. Para esse objetivo, muitos métodos diferentes são usados para registrar os timesheets. Desde um papel, software de timesheet dedicado, aplicativo de controle de tempo de funcionários ou planejador de recursos com recursos de controle de tempo e relatórios de timesheet.
Criar um relatório simples de planilha de horas
Para criar um relatório básico com base nas planilhas de horas da sua equipe, é necessário acessar as horas registradas. O Teamdeck oferece recursos de controle de tempo (incluindo um rastreador de tempo móvel), para que você possa criar relatórios usando os dados de tempo monitorado de seus funcionários.
Não sabe como controlar o tempo com o Teamdeck? Nosso Base de conhecimento deve ajudar.
Pronto para começar a criar seu relatório de planilha de horas? Faça login no Teamdeck e vá para a seção de relatórios - você a encontrará no menu superior. Agora, quando você clicar em Criar novo relatório, você terá duas opções:
- usar um modelo de relatório
- criar uma análise personalizada
Embora os modelos de relatórios sejam certamente úteis e possam acelerar seu trabalho, neste artigo você aprenderá a criar relatórios de planilha de horas do zero. Vá em frente e clique em criar personalizado.
Agora que você gerou um relatório vazio, pode alimentá-lo facilmente com dados. Não se esqueça de nomeá-lo e selecionar um intervalo de datas apropriado (ambos os elementos podem ser editados a qualquer momento).
Vamos começar adicionando uma nova tabela (clique em adicionar tabela) com informações básicas sobre o tempo da sua equipe. Você notará que as planilhas de horas já estão listadas em sua nova tabela, juntamente com os dados de Reservas, Disponibilidades e Férias. Se quiser analisar exclusivamente as informações da planilha de horas, você pode remover as outras colunas clicando no ícone da lixeira. Você deverá ter uma tabela dividida em diferentes projetos.
Deseja ver as horas registradas de um determinado usuário e funcionário da sua equipe? Basta alterar a forma como os dados em sua tabela são agrupados:
Observe a tela acima. Dependendo das suas necessidades, você pode agrupar as informações por pessoas, projetos, semanas e assim por diante, tudo para que você entenda melhor a carga de trabalho e o desempenho da sua equipe (saiba mais sobre Gerenciamento da carga de trabalho).
Essa tabela pode servir de base para o cálculo da folha de pagamento dos funcionários. Você também pode filtrar os dados para incluir, por exemplo, apenas projetos específicos. Esse relatório é um ótimo complemento para a fatura do cliente se você estiver cobrando por hora.
Clique no ícone de mais no canto inferior direito se quiser adicionar mais elementos ao relatório. Visualize a planilha de horas criando um gráfico de linhas ou um gráfico de barras. Talvez também queira verificar a proporção de diferentes projetos no tempo total registrado da sua equipe. Um gráfico de pizza será útil nesse caso:
Analisar os dados com diferentes métodos de visualização pode ajudá-lo a descobrir novos insights, como, por exemplo, o fato de que um projeto consome 30% do tempo da sua equipe, embora não seja tão lucrativo quanto outras coisas que você tem no pipeline.
Divida suas planilhas de horas em categorias personalizadas (horas faturáveis/não faturáveis etc.)
Ter acesso às horas registradas de seus funcionários é definitivamente valioso, mas o detalhamento desses dados pode ser ainda mais benéfico. Depois de ler os parágrafos acima, você sabe como agrupar seus dados em categorias básicas (pessoas, projetos, períodos de tempo). Agora, é hora de ficar um pouco mais sofisticado e introduzir categorias personalizadas que você pode configurar por conta própria. Esses insights personalizados podem ser gerados usando:
- tags de planilha de horas
- campos personalizados
Qual é a diferença entre esses dois? As etiquetas da planilha de horas podem ser adicionadas a cada registro de horas monitorado, de modo que elas descrevem as próprias horas registradas. Exemplos comuns de tags de quadro de horários são faturáveis, não faturáveis e horas extras mas você pode adicionar suas próprias tags para fornecer mais informações à visualização da planilha de horas. Os campos personalizados, por outro lado, descrevem projetos ou pessoas.
A maioria dos nossos clientes usa o campo personalizado "Job title" para poder agrupar a força de trabalho em diferentes categorias com base em suas competências. Talvez você também queira agrupar seus projetos em diferentes categorias de "Cliente", especialmente se estiver trabalhando em vários projetos para várias empresas.
Você pode gerenciar as tags e os campos personalizados nas Configurações de sua organização.
Por que é útil ter categorias personalizadas nas quais você pode agrupar todos os seus dados?
Em primeiro lugar, ele permite que você crie uma visualização que faça sentido para sua empresa. Por exemplo, você pode comparar as planilhas de horas de diferentes escritórios de sua empresa.
As etiquetas das planilhas de horas permitem que você analise os dados e monitore uma categoria de sua escolha: por exemplo, você pode agrupar planilhas de horas etiquetadas como horas extras, faturáveis ou mesmo escritório em casaSe um determinado detalhamento faz sentido para sua organização.
Deseja obter ainda mais informações sobre as planilhas de horas da sua equipe? Você pode adicionar uma coluna chamada "Timesheet description" (Descrição da planilha de horas) para importar a descrição de cada registro de horas para o seu relatório. As descrições são comentários feitos pelos membros da equipe quando eles registram as entradas da planilha de horas. A visualização dessas descrições o ajudará a perceber o que exatamente causou determinadas tendências nas planilhas de horas da sua equipe.
Agende uma consulta com os especialistas da Teamdeck. Nós o ajudaremos a configurar até mesmo os relatórios mais sofisticados.
Analise a taxa de horas extras da sua equipe
Uma das vantagens do controle de horas é que você pode acompanhar as horas extras dos seus funcionários. Já mencionamos que uma maneira de fazer isso com o Teamdeck seria pedir aos seus funcionários que usassem uma etiqueta de planilha de horas horas extras sempre que estiverem trabalhando horas extras.
No entanto, você também pode calcular as horas extras sem ter que depender da marcação correta. Como? Tudo o que você precisa é o número de horas de trabalho estimadas (ou horas disponíveis) e, é claro, o número de horas reais/registradas.
Ajuda do Teamdeck com gerenciamento de horas extras também. Ele permite que você armazene tanto as horas disponíveis (como as horas de trabalho dos seus funcionários) quanto as horas de trabalho disponíveis (como as horas de trabalho dos seus funcionários). disponibilidade bem como as horas de trabalho estimadas (reservas). Com esse tipo de dados à sua disposição, você pode criar um relatório preciso das horas extras da sua equipe. Vamos criá-lo passo a passo.
- Inicie um novo relatório (um relatório personalizado).
- Adicionar uma nova tabela e sair Reservas e Planilhas de horas (em vez de Bookings, você poderia usar Availability).
- Agora, precisamos criar uma nova coluna para horas extras. Para criá-la, você deve clicar em métricas, então adicionar personalizado e adicionar campo de cálculo personalizado. Essa opção permite que você defina suas próprias métricas derivadas dos dados disponíveis no Teamdeck. Como calcular as horas extras? É possível defini-la como o número de horas trabalhadas além das horas planejadas. Portanto, se o tempo do seu Timesheet for maior do que o tempo das reservas, isso significa que você trabalhou mais.
Dentro do Adicionar campo de cálculo personalizado altere o formato de dados para Tempo e digite a seguinte fórmula: Planilhas de horas: Time - Bookings: Tempo. Clique em Salvar e aplicar.
- Você poderá ver que agora há uma nova coluna em seu relatório de planilha de horas: Horas extras. No entanto, você poderá notar que há alguns valores negativos nas linhas em que os dados da planilha de horas foram realmente inferiores aos dados das reservas. Provavelmente, isso não é um problema, mas há uma maneira de corrigi-lo.
- Se quiser que a coluna Horas extras exiba somente números positivos, você poderá defini-la novamente no formulário do campo de cálculo personalizado. Precisamos criar uma instrução If que pode ser descrita da seguinte forma: se houver horas extras (portanto, o número de horas do quadro de horários é maior que o número de reservas), insira o valor das horas extras; caso contrário, insira "0". A fórmula exata para essa instrução If é (digite-a no campo de cálculo, não é possível colá-la diretamente):
Se ((Timesheets:time-Bookings:time)>0,Timesheets:time-Bookings:time,0)
Previsão das necessidades de recrutamento
Quer você decida usar a tag de planilha de horas extras como marcador de horas extras ou calcular a coluna Horas extras por conta própria, você ainda pode agrupar os dados de diferentes maneiras, para entender melhor quem e em que circunstâncias teve de fazer horas extras.
Um dos casos de uso em potencial poderia ser agrupar sua tabela por cargos (é um campo personalizado) e ver quais funções tiveram horas extras gastas no trabalho. Dessa forma, você pode previsão de recursos humanos e necessidades de recrutamento ou aprimorar suas alocação de recursos.
Observando o relatório de horas extras acima, provavelmente podemos dizer que essa empresa deveria contratar mais especialistas em marketing, pois os funcionários atuais nessa função fazem muitas horas extras.
Pronto para tomar decisões com base em dados? Relatório de planilha de horas com o Teamdeck
Quando você salva um relatório no Teamdeck, ele permanece no seu painel. Revisite seu relatório regularmente para ver novos padrões nos dados e identificar possíveis áreas de aprimoramento.
Deseja compartilhar esses insights com sua equipe? Faça isso diretamente no aplicativo, clicando em share. Você também pode exportar os dados ou gerar um link para o relatório, para que ele possa ser acessado por pessoas de organizações externas, por exemplo, seus clientes ou especialistas em folha de pagamento.
Não há praticamente nenhum limite para o que pode ser feito e analisado com os relatórios do Teamdeck. O mais importante é que os recursos de relatório estão disponíveis para todos os usuários do aplicativo. Independentemente de ter 15 ou 150 pessoas a bordo, você poderá usar relatórios robustos de planilha de horas a seu favor.
