Equipes de todo o mundo estão enfrentando desafios semelhantes quando se trata de planejar o cronograma de sua equipe. Criar um plano de projeto é difícil por si só, e mantê-la atualizada e reagir às mudanças é mais complicado. A situação se torna ainda mais exigente quando muitos funcionários trabalham remotamente.
O que você aprenderá com este artigo:
Como um planejador de calendário on-line ajuda no gerenciamento de projetos
Como Software de gerenciamento de recursos Teamdeck é usado no planejamento on-line
Diferenças entre um planejador de programação on-line e um planejador de calendário on-line
Antes de ter uma boa ideia de como funciona um planejador de calendário on-line, você precisa saber como é o mercado.
Em primeiro lugar, um planejador de calendário on-line, um software de planejamento de calendário, ferramenta de planejamento de projetos, calendário de planejamento de projetos, calendário ferramenta de planejamento, planejador de programação on-line ou software de programação de recursos - têm a mesma função. Eles devem ajudá-lo a organizar o seu trabalho e o dos membros da sua equipe.
Planejador de calendário on-line ou calendário tradicional?
Em segundo lugar, é sempre necessário levar em conta os processos de gerenciamento de projetos e a diversidade de desafios e expectativas relacionados a eles. Quando os gerentes estão usando algum tipo de solução de gerenciamento de projetos ou apenas um planejador de cronograma on-line, eles prestam atenção a funções como:
Transparência total da equipe, das tarefas e do tempo (nosso setor costuma comunicar isso graças à frase A bird's-eye view)
Recursos de personalização e relatórios personalizáveis
Controle de tempo dos funcionários e gerenciamento de planilhas de horas, incluindo suporte a processos de faturamento
Processo de agendamento de equipes e atribuição de tarefas mais fácil do que antes
Capacidade de gerenciar funcionários de diferentes fusos horários
Gerenciamento de disponibilidade ou ausência
Recursos de marcação, codificação por cores e priorização
Software do sistema de gerenciamento de férias - porque qualquer o projeto precisa ser pontual
O terceiro, um planejador de calendário on-line, é apenas uma parte de uma grande família de ferramentas de gerenciamento de projetos. De acordo com o artigo do Wrike - nosso concorrente no mercado de planejadores de calendário on-line - o software para gerenciamento de projetos propõe 4 tipos de planejadores de calendário on-line.
Um planejador de calendário on-line, criador de agenda on-line ou planejador de agenda on-line - seja qual for o nome, o que eles têm em comum é um quadro, tarefas e pessoas atribuídas a eles. Esses planejadores geralmente apresentam a funcionalidade de arrastar e soltar, permitindo que os usuários atribuam tarefas e reorganizem as agendas com facilidade.
[Fonte: Teamdeck - software de gerenciamento de recursos com base no planejador de calendário on-line].
Um gráfico de Gantt é um gráfico com dois eixos. O horizontal mostra a linha do tempo de um projeto. O vertical mostra todas as tarefas que se parecem com barras.
Um quadro visual separa as tarefas/projetos em diferentes categorias, e cada categoria ilustra os diferentes estágios de um projeto. A configuração mais comum é "a fazer", "em andamento" e "concluído", complementada por outras.
[Fonte: Trello - solução de gerenciamento de equipes com visualização de calendário].
Apesar das diferenças, o objetivo é o mesmo. Um planejador de calendário on-line ou - como preferimos - planejador de agenda on-line é uma ferramenta de software que permite planejar e adicionar tarefas, projetos e eventos em uma visualização de calendário/quadro de calendário.
Parece simples, até usarmos outro termo - apenas "planejador de calendário". E isso deve ser um impulso que dá início a uma nova pergunta: existe alguma diferença? Qual é a diferença entre um planejador e um calendário on-line (por exemplo, Google Agenda)?
Esses dois tipos de aplicativos têm finalidades diferentes:
Um calendário permite que você agende eventos (por exemplo, reuniões) e serve como um lembrete deles,
Um planejador on-line também permite agendar eventos (por exemplo, adicionar tarefas, definir lembretes, adicionar eventos, editar eventos, adicionar notas), mas, além disso, ele vem com recursos avançados de planejamento de trabalho. Esses recursos podem incluir gerenciamento de disponibilidade, rastreamento de dependências entre tarefas, rastreamento de tempo e análise de projetos.
Pode-se dizer que as ferramentas de calendário on-line também podem ajudá-lo a planejar seu trabalho. E isso é verdade, pelo menos para uso pessoal. No entanto, quando você tiver que cumprir prazos ou criar um cronograma para sua equipe (ou várias equipes), precisará de mais recursos do que a maioria dos calendários oferece.
Vamos falar sobre os benefícios: quais são as vantagens tangíveis de usar planejadores de calendário on-line? Decidimos dividi-los em duas categorias:
Você já se perguntou quantas horas sua equipe gasta em conversas desnecessárias sobre suas atribuições atuais ou tarefas futuras? A Apptension, uma empresa de 50 pessoas empresa de desenvolvimento de software calculou que costumava perder mais de $11k todo mês com perguntas como "em que devo trabalhar hoje?", "meu pedido de férias foi aprovado?". Com um planejador de calendário on-line, eles conseguiram reduzir esse número em quase $10k!
Quando você decide implementar um planejador on-line na sua organização/equipe, ele se torna a única fonte da verdade em relação a cronogramas, projetos, progresso, responsabilidades etc. Em muitos planejadores, o lado esquerdo da interface inclui uma coluna de responsável para acompanhar o progresso do trabalho e agendar tarefas. É essencial, especialmente para equipes distribuídas, ter uma visão geral transparente do trabalho que está acontecendo em uma equipe.
Atribuição (reserva) de funcionários com base em habilidades e disponibilidade. Cada visualização e atribuição de semana aparece no planejador de calendário on-line. [Fonte: Teamdeck].
É altamente recomendável usar planejadores on-line em vez de planejar o trabalho no Excel ou em papel. O motivo é que, quando houver mudanças - e elas quase inevitavelmente acontecerão -, você poderá reagir rapidamente e editar facilmente o plano usando uma ferramenta interativa. As planilhas e os documentos de texto podem ficar desatualizados rapidamente, a menos que você os atualize regularmente.
Imagine que sua empresa execute vários projetos ao mesmo tempo. Cada gerente de projetos precisa reunir uma equipe e programar a data de início de um projeto de acordo com sua disponibilidade. Com um planejador de calendário, eles também podem ver o que outros PMs estão planejando e evitar conflitos na programação do projeto.
Projeto e planejamento de recursos Os aplicativos são ferramentas para criar uma equipe feliz. Os funcionários querem saber quais são suas próximas tarefas. Eles também se sentem melhor quando os gerentes podem ver e planejar a disponibilidade ou a carga de trabalho deles. As chances de horas extras ou subutilização são muito menores quando se usa um planejador on-line robusto. Leia como medir utilização de recursos e sua função nos processos de gerenciamento de projetos.
Agora que você conhece as principais vantagens de planejar o trabalho com ferramentas de calendário on-line, queremos mostrar como você pode fazer isso na prática, usando o Teamdeck.
O Teamdeck é um planejador de calendário on-line (ou - software de gerenciamento de recursos, se preferir) que combina as funcionalidades de um planejador de calendário on-line com outros recursos avançados, como controle de tempo, gerenciamento de ausências e relatórios de projetos.
Veja como planejar a semana para a sua equipe pode ser mais fácil com o Teamdeck:
Antes de começar a criar seu plano semanal, você precisa ter uma visão geral da disponibilidade da sua equipe. É simples: tudo o que você precisa fazer é verificar a calendário de recursos.
Você também pode usar campos personalizados para capturar e organizar informações adicionais, como funções, responsabilidades e atributos específicos do projeto.
Aqui, você pode acompanhar os detalhes da disponibilidade da sua equipe em dois níveis diferentes:
disponibilidade diária/horário de trabalho (isso é especialmente útil se você estiver trabalhando com funcionários de meio período e freelancers),
férias planejadas e diferentes tipos de folga (por exemplo, licença maternidade).
Você também pode verificar as atribuições atuais das pessoas e ver se elas estão atribuídas a algum projeto e por quanto tempo. Quando as pessoas já têm muitas tarefas em mãos, talvez você queira não sobrecarregá-las com mais trabalho.
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Depois de identificar os funcionários que podem se envolver em seu projeto, você pode atribuí-lo facilmente a eles. Você também pode adicionar tags e notas à sua reserva: use-as para notificar outros gerentes de que essa atribuição é provisória ou, ao contrário, muito urgente.
Como gerente de projeto ou líder de equipe, você precisa manter-se atento e monitorar o progresso do projeto todos os dias. Observar apenas o trabalho planejado não lhe dará todas as respostas. É por isso que os usuários do Teamdeck podem registrar o tempo que gastaram em um determinado projeto. Com acesso fácil a essas informações, é simples comparar as estimativas com os dados reais e ter uma visão geral de ambos:
Uso relatórios de status do projeto como este, para tomar melhores decisões relacionadas à equipe.
Seus funcionários provavelmente usam vários aplicativos diferentes para simplificar o trabalho: bate-papos, calendários, ferramentas de PM para acompanhar as horas de trabalho e as tarefas. Você pode integrar facilmente o Teamdeck a muitas ferramentas populares e tornar o planejamento e a gerenciamento de recursos de projetos processos mais eficientes, por exemplo:
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