Horas extras, a quantidade de trabalho realizado além do cronograma planejado, é uma questão complexa demais para simplesmente oferecer um tipo de conselho do tipo "evite a todo custo". De fato, dedicar horas extras pode ser a única maneira de salvar um projeto quando ocorrem complicações inesperadas.
O que você não quer é que as horas extras se tornem uma ocorrência regular, pois isso pode prejudicar sua empresa tanto financeira quanto culturalmente. Felizmente, existem algumas práticas comprovadas que podem ajudá-lo a gerenciar as horas extras de forma sensata. Neste artigo, vamos examiná-las uma a uma.
O que você receberá graças a este artigo:
- Função do controle de horas extras no gerenciamento de projetos
- Função da carga de trabalho relevante e gerenciamento de horas extras
- Quem usa software de planejamento de recursos como uma solução de gerenciamento de horas extras
Planeje um funcionário carga de trabalho para evitar horas extras
Gerenciamento eficiente de horas extras (e estratégia de gerenciamento de tempo) começa com o planejamento de um cronograma de trabalho equilibrado. É nesse ponto que você pode cometer erros caros que se multiplicarão ao longo do projeto. Como evitá-los? Quando possível, tente planejamento flexívelpermitindo cenários alternativos e ajustes de tempo.
Talvez você também queira analisar a carga de trabalho planejada para todos os seus funcionários: preste mais atenção às pessoas com habilidades exclusivas, cujas tarefas não podem ser transferidas para outros membros da equipe. Se a carga de trabalho delas for alta, é mais provável que ocorram horas extras, pois não há mais ninguém para ajudar.
Uma ideia para evitar isso seria criar uma rede de freelancers que pudessem ser conectados ao projeto quando necessário. Outra é contratar uma nova pessoa com habilidades semelhantes que possa assumir algumas das cargas de trabalho. Aumentar a produtividade das 9 às 5
O monitoramento da carga de trabalho, embora seja uma etapa essencial, nem sempre é suficiente para evitar horas extras. Projetos com cronogramas apertados e prazos inamovíveis têm muito pouca margem de manobra quando algo dá errado.
Um funcionário doente ou um problema técnico pode fazer com que a equipe tenha que trabalhar horas extras rapidamente. Para minimizar as horas extras, você pode implementar algumas regras para ajudar as pessoas a se concentrarem no trabalho das 9 às 17 horas.
Em primeiro lugar, você deve certificar-se de que sua equipe saiba quais são suas próximas atribuições. Por mais óbvio que isso pareça, nem sempre é o caso. Os membros da equipe que não conhecem suas tarefas (ou não entendem totalmente o escopo delas) provavelmente perderão muito tempo precioso antes de começar a trabalhar.
A próxima etapa seria cortar todas as reuniões que não sejam absolutamente essenciais. Se estiver seguindo uma abordagem ágil para o gerenciamento de projetos, você pode agendar reuniões scrum. Eles são projetados para cobrir os pontos essenciais sem desperdiçar tempo e recursos.
Outra maneira de aumentar a eficiência é facilitar a comunicação entre os membros da equipe. Há muitas ferramentas de colaboração no mercado: desde aplicativos de bate-papo (por exemplo Slack) para software de gerenciamento de projetos (por exemplo JIRA).
Depois que suas ferramentas forem escolhidas, tente integrá-las umas às outras para criar fluxos de trabalho tranquilos. Um exemplo seria instalar as notificações do JIRA no Slack: dessa forma, os membros da equipe podem ver as atualizações em tempo real e reagir de acordo.
Gerencie as horas extras durante todo o projeto com um rastreador de horas extras ou planejador de recursos
Depois que o projeto é lançado, você precisa acompanhar o progresso das entregas, bem como a carga de trabalho real (leia mais sobre Gerenciamento da carga de trabalho). Como fazer isso? Uma maneira eficiente de conhecer o tempo de trabalho de seus funcionários é usar um software de controle de horas. Na verdade, ele também é conveniente para a equipe.
Graças às planilhas de horas, os membros da sua equipe podem ter certeza de que você percebe o esforço extra deles. Uma vantagem para os gerentes? Quanto mais cedo você souber sobre as horas extras, mais rápido poderá chegar à causa principal.
Para monitorar as planilhas de horas da sua equipe com eficiência, é melhor usar um software de atualização automática relatório de planilha de horas. Observando os dados de tempo rastreados, é útil analisar também as descrições das planilhas de tempo. As descrições são comentários que os funcionários podem inserir ao registrar um determinado registro de horas. A verificação das descrições pode fornecer informações valiosas sobre os padrões de horas extras da sua equipe:
Na imagem acima, é possível ver que Rose só registrava horas extras significativas quando tinha tarefas que exigiam que ela interagisse com o cliente (workshops, análises de ativos). Talvez valha a pena dar uma olhada nisso?
Dependendo da causa das horas extras, você pode ajustar o cronograma do projeto (leia mais sobre técnicas de planejamento de projetos) ou contratar ajuda extra. Se você acredita que é impossível evitar algumas horas extras, certifique-se de comunicar suas expectativas à equipe.
Calcular a compensação pelo trabalho extra
Embora muitos funcionários estejam dispostos a se esforçar mais, suas horas extras levam a um equilíbrio negativo entre vida pessoal e profissional. Por esse motivo, a maioria das empresas paga a mais pelo tempo além do horário regular. Como todas as despesas devem ser incluídas no orçamento do projeto (leia mais sobre rastreamento do orçamento do projeto)Se você não tiver uma visão geral da situação, é importante saber quanto dinheiro será destinado à compensação de horas extras.
Alguns ferramentas de gerenciamento de recursos facilitam essa tarefa, fornecendo relatórios que você pode extrair do planilhas de horas. No Teamdeck, você pode criar um relatório de remuneração com atualização automática que o ajudará a gerenciar as horas extras.
Basta escolher os pontos de dados necessários e inserir as taxas de horas extras da sua equipe. Você pode usar taxas diferentes para diferentes membros da equipe. À medida que o projeto avança, tudo o que você precisa fazer é abrir o relatório e verificar os gastos atuais com horas extras. Você pode até mesmo compartilhar o link do relatório com sua equipe de folha de pagamento para facilitar o trabalho deles também.
Depois de implementar uma política adequada de gerenciamento de horas extras, não se esqueça de comunicar as expectativas à sua equipe. Local de trabalho e transparência do projeto são especialmente importantes aqui, pois podem ajudá-lo a evitar esgotamento dos funcionários.
Um recente estudo da Gallup mostrou que, embora carga de trabalho incontrolável de fato é um dos 5 fatores correlacionados com o esgotamento, assim como falta de comunicação e apoio dos gerentes e pressão de tempo excessiva. Comunicação aberta, compreensão das restrições de tempo do projeto e regras claras para compensação de horas extras são necessárias para que os membros da sua equipe se sintam melhor em relação à carga de trabalho atual.
O Teamdeck facilita o gerenciamento das horas extras da sua equipe. Com planilhas de horas e relatórios de compensação de horas extras, você pode ficar por dentro da carga de trabalho da sua equipe e do orçamento do projeto ao mesmo tempo. Agende uma chamada com a Aniela e saiba como administrar sua equipe com eficiência!
