Benefícios do controle de ponto: Veja por que sua empresa falha no controle de horas

Ao administrar uma empresa ou uma startup, você pode querer ficar de olho em cada detalhe dela. Se você contrata desenvolvedores de software, designers e gerentes de projeto, o controle das horas de trabalho provavelmente é o que você faz diariamente. Pode não ser sua tarefa favorita no trabalho, pode ser assustador e frustrante, mas na maioria dos serviços profissionais tornou-se uma obrigação.

O controle de horas permite gerenciar a produtividade dos funcionários, monitorar o tempo gasto em uma determinada tarefa e, no final, ajuda a otimizar melhor a alocação futura da força de trabalho na empresa.

O que é ainda mais importante, pois ajuda a mostrar aos clientes pelo que eles estão realmente pagando.

"O controle de horas é uma necessidade para profissionais que cobram por hora" - Fast Company

Bem, pelo menos esse é o principal motivo para fazer isso.

Por que o controle de tempo faz sentido

Estudos demonstraram que as empresas que não fazem uso do gerenciamento de tempo perdem mais de $18.000 em média por ano.

Se implementado corretamente, o controle de tempo pode ajudar sua empresa a ser mais eficiente e transparente com as equipes e os clientes, de acordo com a Small Business Trends:

"Um software adequado de controle de tempo e projetos pode ajudar as empresas a entender e contabilizar as contribuições de seus funcionários, apesar das métricas mais desafiadoras pelas quais essas contribuições devem ser medidas agora."

Idealmente, o controle de tempo pode reduzir as suposições ao atribuir mão de obra ou estimar projetos futuros, ajudando a empresa a planejar melhor o orçamento.

No entanto, a realidade é muito diferente, como afirma o relatório da McKinsey & Company:

"Em média, os grandes projetos de TI ultrapassam em 45% o orçamento e em 7% o prazo, além de entregarem 56% menos valor do que o previsto. Os projetos de software correm o maior risco de exceder o custo e o cronograma."

Então, você pode estar pensando agora:

Por que, se é tão necessário controlar as horas de trabalho, você está dizendo que isso pode não ser bom para mim?

Vou explicar isso imediatamente.

Quando o controle de tempo não faz sentido

Muitas empresas implementam software de controle de tempo de funcionários para fazer isso.

Em seu "Guia do gerente de projeto para controle de tempo", Michał Bielak presta atenção a um caso muito importante:

"...o controle de tempo, quando não implementado corretamente, pode deixar seus funcionários sobrecarregados e, na verdade, nem um pouco mais produtivos."

Esse é um problema real na comunidade de desenvolvedores, bem expresso pelo Sr. Anne Dev em 'I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation' (Sou um desenvolvedor ruim, essa é a única explicação razoável). Ele descreve como se sentiu intimidado, com medo e até mesmo envergonhado por aplicativos de gerenciamento de tempo ele enfrentou:

"Eu me senti um lixo e fiquei com raiva. Senti-me um fardo para minha equipe. E achei que comparar almoços de quatro horas com um cliente com quatro horas de programação era besteira. Mas será que eles estavam certos sobre meu baixo desempenho? Ou eu estava em negação sobre minha autoestima e produtividade?"

Você pode ver a dimensão desse problema nas respostas e nos comentários que ele recebeu no Medium e no Comunidade Hacker News. Os colegas desenvolvedores sentem pena dele porque também já se sentiram mal avaliados em relação ao seu trabalho e às pessoas que não entendem que o desenvolvimento de software é complicado e nem sempre pode ser medido por horas rigorosas ou comparado a outros projetos.

Os perigos do controle de tempo

Então, como tirar o máximo proveito do controle de ponto sem irritar seus funcionários ao mesmo tempo?

A melhor maneira é evitar esses cinco erros comuns:

1. Perda de tempo com controle de tempo

Para muitos funcionários, o controle do tempo é um transtorno. Eles precisam dedicar tempo extra apenas para preencher as planilhas de horas.

Há muitas ferramentas de software para gerentes de projeto, como o Harvest ou o Basecamp, mas elas exigem que os usuários se lembrem de preencher formulários específicos para monitorar suas horas de trabalho. Esses relatórios podem ser imprecisos, o que explicarei em um segundo momento, mas também consomem muito tempo dos funcionários.

No entanto, existem ferramentas de rastreamento em tempo real, como o Toggl, que não exigem o preenchimento de nenhuma planilha de horas. Em vez disso, os funcionários iniciam e param o rastreador sempre que necessário. Isso permite que eles realmente façam o trabalho e evita algumas frustrações.

2. Não rastrear tudo

Não somos perfeitos - vamos admitir isso. Cometemos erros, mentimos ou esquecemos. Então, como o controle de tempo baseado no preenchimento retroativo de planilhas pode ser preciso?

Outra pesquisa mostra quantas coisas não contamos ao monitorar nosso tempo no trabalho, simplesmente porque não são faturáveis: são principalmente e-mails, reuniões ou comunicação em equipe. A não contabilização de e-mails, por exemplo, leva a sérias perdas financeiras.

De acordo com a Harvard Business Review, a economia dos EUA está perdendo 50 milhões de horas, ou $7,4 bilhões por dia, em produtividade. Isso acontece simplesmente porque as pessoas se esquecem de registrar o tempo gasto na leitura e resposta de e-mails como tempo de trabalho.

3. Não motivar a equipe a controlar seu tempo

Registrar o tempo não é algo que gostamos de fazer. Para muitos de nós, isso não é natural ou até mesmo não faz sentido.

É dever do gerente instruir os funcionários sobre a importância de controle de tempo do projeto e para mostrar a eles como fazer isso corretamente.

Como Michał Bielak disse em seu guia para PMs:

"[você não pode] simplesmente reunir os membros da sua equipe em uma sala um dia e dizer: "De agora em diante, usaremos este software de controle de tempo de TI para ver como está o seu trabalho. Clique aqui, agora clique ali, perfeito, obrigado, a reunião está encerrada".

A falta de contexto pode levar a situações como a descrita pelo Sr. Anne Dev, mencionada anteriormente neste artigo: as pessoas podem começar a se sentir mal pelo tempo que dedicam às planilhas de horas, ficarão frustradas e irritadas com todo o processo.

4. Acompanhamento do tempo após a conclusão da tarefa

Já falei um pouco sobre isso antes - os funcionários tendem a preencher as planilhas de horas depois de concluir a tarefa, o que leva a suposições e adivinhações.

Os relatórios baseados em um controle de tempo impreciso são enganosos, causando problemas gerenciais e financeiros à empresa.

E o que é ainda pior, 9,1% dos trabalhadores preenchem suas planilhas de horas uma vez por semana e 3,6% o fazem uma vez por mês, causando ainda mais imprecisão nos dados que inserem. Lembre seus funcionários de preencherem as planilhas de horas regularmente ou mude para ferramentas de controle em tempo real.

5. Criação de relatórios enganosos

Como você pode alocar seus recursos se os dados que obtém das planilhas de horas são imprecisos?

Sem saber exatamente quanto tempo seus funcionários dedicam a determinadas tarefas, você pode subestimar ou superestimar projetos futuros, o que pode até afetar o orçamento da sua empresa.

A previsão adequada de projetos é crucial no gerenciamento de projetos, portanto, você não quer tomar essas decisões com base em dados errados.

Considere o gerenciamento de recursos

Enquanto o controle de tempo permite que você fique de olho em quantas horas seus funcionários gastaram nas tarefas, o gerenciamento de recursos ajuda a alocar seus recursos de forma eficaz, com base na capacidade de trabalho e nos membros da equipe disponíveis.

Dessa forma, você se certificará de que não sobrecarregará os funcionários com muito trabalho, evitando períodos de inatividade ao mesmo tempo em outras equipes.

Com base nessa ideia simples, criamos o Teamdeck.io, uma ferramenta simples de planejamento de recursos que ajuda a relatórios de planilha de horas ou com a implementação de estratégias de gerenciamento de tempo. Com uma sólida experiência em desenvolvimento de software, entendemos a importância de alocar adequadamente a força de trabalho em projetos recentes e futuros para garantir o fluxo da empresa e a satisfação dos funcionários e dos clientes.

O motivo para implementar uma ferramenta de programação de recursos é começar a se concentrar em todo o processo, obtendo uma visão geral de alto nível da sua equipe. Com essa ferramenta, é possível controlar todos os funcionários de uma só vez, monitorando os projetos aos quais estão atribuídos, os feriados e os dias de folga.

O controle de tempo orientado por tarefas pode levar a ignorar o panorama geral, enquanto o gerenciamento de recursos ajuda a alocar melhor a força de trabalho, não apenas pelo tempo gasto em uma determinada tarefa, mas por sua disponibilidade e capacidade de trabalho.

Descubra o que funciona para sua empresa

Como não estou tentando convencê-lo a escolher o controle de tempo ou a programação de recursos (o uso de ambos faz todo o sentido), espero que você esteja mais ciente dos perigos do controle de tempo, especialmente se ele não for implementado adequadamente na organização.

Se você quiser aproveitar ao máximo o controle de tempo em sua empresa, lembre-se de seguir estas etapas:

• Simplifique o máximo possível para não atrapalhar seus funcionários
• instruir sua equipe a monitorar todas as atividades, tanto faturáveis quanto não faturáveis
• lembre a sua equipe de controlar o tempo regularmente
• Certifique-se de que você rastreia dados precisos