Qualquer pessoa que já tenha dirigido uma equipe ou uma empresa lhe dirá que é extremamente difícil concluir um projeto sem planejar quem deve fazê-lo e quando isso pode ser feito. No entanto, muitas empresas dependem de um planejamento ad-hoc alocação de recursos e a atitude "vamos torcer para que dê certo".
O que os leitores recebem graças a este artigo:
- um conhecimento: 62% das organizações sempre ou frequentemente usam software de gerenciamento de recursos para estimar e alocar recursos
- sugestões sérias: etapas sobre como evitar o fracasso do projeto e o papel do software baseado em nuvem durante esse processo
- entretenimento: telas do planejador de recursos combinadas com gifs de giphy.com
O Project Management Institute resume uma pesquisa sobre a função do software de gerenciamento de recursos nos processos de gerenciamento de projetos
De fato, apenas 62% das organizações pesquisado pelo Project Management Institute admitiram que sempre ou frequentemente usam o gerenciamento de recursos para estimar e alocar seus recursos.
Isso é especialmente alarmante porque o mesmo estudo mostra que a alocação insuficiente de recursos é o que coloca muitos projetos em risco. Quando perguntados sobre as principais causas dos fracassos de seus projetos anteriores, 23% dos entrevistados mencionaram "previsão inadequada de recursos" e "dependência de recursos".
É certo que não é o problema mais comum, mas, em comparação com a "mudança nas prioridades da organização" (mencionada por 41% dos entrevistados), o planejamento de recursos parece ser um fator que está muito em suas mãos.
O gerenciamento de recursos pode não ser a maior preocupação para as empresas jovens que, compreensivelmente, se concentram no crescimento.
No entanto, quando esse crescimento acontece, elas precisam aumentar rapidamente sua capacidade de agendamento para prosperar. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que lidam com vários projetos ao mesmo tempo: agências, consultorias ou empresas de software.
A alocação inadequada de recursos leva ao caos na comunicação e coloca os projetos em risco.
Sou um grande defensor do estabelecimento de processos de gerenciamento de recursos, independentemente do tamanho da sua equipe. Na verdade, um planejamento cuidadoso da equipe pode acelerar seu crescimento desde o início e manter uma empresa saudável.
Vamos abordar as etapas mais importantes que você precisa seguir para aproveitar os benefícios do gerenciamento de recursos.
Aumentar a visibilidade da equipe para manter os projetos bem-sucedidos longe dos projetos fracassados
Muitas equipes enfrentam dificuldades com a visibilidade limitada da equipe, o que leva a funcionários sobrecarregados, atrasos no projeto ou falhas de comunicação entre diferentes gerentes de projeto.
Um calendário global de recursos é imprescindível para as empresas, independentemente de seu tamanho. Você é a única pessoa responsável pela alocação de recursos em sua empresa? Ainda assim, você precisa ver exatamente quem você tem a bordo e qual é a carga de trabalho deles (como gerentes de projeto, sabemos a importância do gerenciamento da carga de trabalho).
Uma lista de funcionários é um começo, mas recomendo fortemente a atribuição de atributos como cargos, antiguidade ou local (se você estiver trabalhando em uma equipe virtual) para que você possa filtrar seus recursos facilmente. Os gerentes de projeto que ainda não trabalharam com determinados membros da equipe podem não conhecer necessariamente suas habilidades, portanto, esse cronograma de projeto global com tags personalizadas os ajuda a decidir quem designar para um determinado projeto.
Outro aspecto que você deve ter em mente ao tentar melhorar a eficiência da alocação de recursos é a carga de trabalho. Não é incomum que as empresas dependam excessivamente de alguns funcionários, enquanto omitem outros que poderiam realizar uma determinada tarefa. Observando a programação, você pode identificar as pessoas com excesso de trabalho e as subutilizadas e, em seguida, nivelar suas atribuições.
O aumento da visibilidade da equipe também será apreciado pelas equipes de vendas e de produtos. Ao negociar novos acordos ou decidir sobre mais recursos para seu aplicativo, elas podem tomar decisões informadas sobre os prazos.
Aumentar a visibilidade da equipe para manter os projetos bem-sucedidos longe dos projetos fracassados
Digamos que você tenha três designers internos que não tenham atribuições imediatas e, portanto, poderiam trabalhar em um projeto recém-conquistado. Levando em conta apenas o cronograma de carga de trabalho, você está pronto para trabalhar ou até mesmo com poucas opções. No entanto, acontece que um desses designers está de licença médica, outro está de férias e o terceiro acabou de pedir para trabalhar em regime de meio período este mês.
E, assim, seu projeto está em risco e talvez seja necessário atrasá-lo ou terceirizar designers adicionais. Ambas as opções normalmente afetariam seu resultado final.
Ter uma visão da disponibilidade da sua equipe é essencial para uma alocação de recursos bem-sucedida.
Não importa se o seu funcionário está tirando um longo período de férias ou se é apenas uma ausência de meio dia, você e seus gerentes de projeto precisam saber quem pode realisticamente assumir novas tarefas.
O ideal é exibir as atribuições e os dados de disponibilidade da sua equipe em um único cronograma, para que você possa levar ambos em consideração ao planejar seus projetos. Peça aos seus funcionários de meio período e aos freelancers com quem você trabalha com frequência que compartilhem sua disponibilidade diária com você.
A maneira como o teamdeck funciona é que os próprios funcionários podem inserir sua disponibilidade e até mesmo solicitar dias de folga. Suas solicitações são aceitas ou negadas pelos gerentes e a programação é atualizada imediatamente.
Faça uso dos dados que está coletando
Há algo a ser dito sobre o fato de a previsão e a alocação de recursos serem parte ciência e parte experiência. Para tirar o máximo proveito da parte científica dessa fórmula, você deve começar a usar dados históricos - é óbvio, mas nunca é simples.
Para muitas empresas, o controle de horas é algo que foi acordado com seus clientes. Outras acham que é uma relíquia corporativa, que não se aplica à cultura descontraída que estão construindo.
Minha posição sobre o controle de horas é que, quando feito corretamente, ele não é intrusivo para os funcionários e é perspicaz para os gerentes. Recomendo o controle do trabalho em tempo real ou, pelo menos, o preenchimento das planilhas de horas no mesmo dia. Isso aumenta a precisão de seus dados.
Ao alocar recursos para um novo projeto, analise o tempo registrado pelos membros da sua equipe em suas atribuições anteriores. Se eles repetidamente ultrapassarem o tempo estimadoSe você não tiver um projeto com prazo apertado, eles podem não ser adequados para um projeto com prazo apertado.
Como alternativa, você pode avaliar a utilização de sua equipe (comparando as reservas das pessoas com suas planilhas de horas) e ver quais funcionários foram superutilizados nos projetos recentes. Talvez seja necessário contratar uma nova pessoa com um conjunto de habilidades semelhantes.
Adaptar-se às mudanças
Talvez você tenha verificado todas as opções e tenha descoberto os melhores cronogramas para a sua equipe. Inevitavelmente, porém, algo mudará e afetará seus planos: pode ser o escopo do seu projeto ou o cronograma. As pessoas podem ficar doentes ou sair da empresa no meio do projeto.
É extremamente importante estar pronto para as mudanças e ser capaz de agir rapidamente quando confrontado com elas. Uma coisa que ajuda minha empresa a gerenciar vários projetos diferentes ao mesmo tempo é nossa programação em tempo real. Cada gerente de projeto pode ver a disponibilidade e a carga de trabalho atuais de todos.
Há um problema com as planilhas e os documentos que você prepara meticulosamente antes do início do projeto. Eles ficam desatualizados assim que algo muda. Na maioria dos projetos, é muito cedo. Não há muito o que controlar, portanto, é melhor se preparar para aceitar a mudança.
