Quando você gerencia uma agência ou uma empresa de software em que sua equipe trabalha em vários projetos ao mesmo tempo, pode ser difícil acompanhar tudo. Mesmo que esteja gerenciando um único projeto como gerente de projeto, você pode ter dificuldade em monitorar vários elementos dele.
O que você aprenderá com este artigo:
- Ferramentas úteis que permitem criar um painel de controle no gerenciamento de projetos
- Benefícios dos painéis de controle no gerenciamento de projetos
- O papel do software de planejamento de recursos
Se ao menos houvesse uma maneira de obter uma visão geral informativa da saúde do projeto sem ter que vasculhar o aplicativo PM por um longo tempo.
Felizmente, os painéis de projetos oferecem a oportunidade de fazer exatamente isso: eles funcionam como um único local onde você pode verificar KPIs críticos e avaliar o progresso do projeto. Eles também se tornam uma única fonte de verdade em relação ao status do seu projeto - algo que você pode compartilhar facilmente com seu cliente ou gerentes. Normalmente, um painel de gerenciamento de projetos consiste em vários widgets - gráficos, pontos de dados ou tabelas - que se referem a diferentes elementos do projeto.
Nesta publicação do blog, falaremos um pouco mais sobre os benefícios dos painéis de projetos e daremos algumas dicas sobre como criar um.
Por que você criaria um painel de gerenciamento de projetos?
Em primeiro lugar, ter um painel de gerenciamento de projetos economiza muito tempo para as pessoas que o utilizam. Por exemplo, como líder de equipe, você geralmente precisa verificar vários relatórios/telas em seu projeto ferramenta de planejamento para ter uma visão geral do desempenho de um determinado projeto. Por outro lado, os gerentes de projeto geralmente precisam passar horas toda semana elaborando relatórios de status do projeto e compilação de indicadores-chave de desempenho. Os painéis facilitam a atualização automática de um "relatório" com dados em tempo real e percepções adaptadas a um público específico.
Por falar em insights personalizados, é preciso dizer que, embora as ferramentas de gerenciamento de projetos e recursos geralmente sejam projetadas para fornecer informações valiosas aos usuários, elas ainda precisam atender às necessidades de muitas equipes. Como resultado, os painéis ou relatórios padrão oferecidos nesses aplicativos podem não ser particularmente úteis para a sua equipe. É vantajoso criar um gerenciamento de projetos e recursos ou até mesmo alguns deles - cada um preparado para atender a uma finalidade específica. Por exemplo, o diretor financeiro de sua empresa pode estar interessado em métricas diferentes das do cliente.
Os painéis de gerenciamento de projetos voltados para o cliente também serão muito convenientes para você. Além de economizar tempo na preparação de novos relatórios de vez em quando, as partes interessadas no projeto podem dar uma olhada nos painéis digitalizáveis e entender facilmente o que está acontecendo no projeto. Além disso, um painel bem projetado fará com que sua empresa seja vista com bons olhos pelo cliente.
Por fim, analisar um painel de projeto é uma ótima chance de identificar oportunidades de melhoria que, de outra forma, poderiam passar despercebidas. Uma visão panorâmica de diferentes aspectos do projeto pode fazer você pensar em soluções que ainda não considerou. Digamos que o painel de seu projeto inclua percepções sobre utilização de recursos e as tarefas concluídas. Isso permite que você compare os dois e, por exemplo, perceba que algumas tarefas estão atrasadas, mas nem todos os membros da equipe estão sendo utilizados da melhor forma possível, e eles poderiam facilmente assumir mais tarefas.
Práticas recomendadas para criar um painel de gerenciamento de projetos
Ao criar um painel de projeto personalizado, você deve se lembrar de algumas características principais de painéis eficazes.
Para começar, os painéis realmente avançados contêm somente informações relevantes. É por isso que é vantajoso começar com uma lista de métricas/elementos que você realmente precisa exibir ou respostas que deseja que o painel de gerenciamento de projetos responda. Caso contrário, pode ser tentador adicionar alguns gráficos coloridos extras para fazer com que o painel pareça mais "profissional". Infelizmente, isso não ajudará os membros da sua equipe a distinguir insights valiosos do ruído. Novamente, lembre-se de que você pode preparar diferentes tipos de painéis projetados para diferentes públicos e contendo apenas os elementos mais importantes para eles.
O painel de controle do seu projeto também deve ser fácil de digitalizar. Ao preparar os widgets ou gráficos individuais que aparecerão no painel, certifique-se sempre de que eles sejam legíveis. As informações devem estar claras em um piscar de olhos, sem a necessidade de ler tabelas complexas ou fazer cálculos mentais. Você sempre pode pedir feedback a um membro da equipe sobre a capacidade de leitura do painel.
Sempre preste atenção se seus painéis contêm ou não dados precisos. Caso contrário, todo o objetivo de um painel não será alcançado. Use somente fontes de dados confiáveis e, se possível, crie o painel do projeto de modo que ele apresente percepções em tempo real.
Ferramentas que permitem que você crie um painel de gerenciamento de projetos
Você deve estar se perguntando: como criar um painel de projeto. Preciso investir em uma ferramenta de painel dedicada?
Na verdade, há algumas opções que você pode seguir:
- Obtenha um aplicativo de painel de dados. Há vários aplicativos de painel no mercado que possibilitam a criação de painéis de dados personalizados, inclusive os de gerenciamento de projetos. Essas ferramentas geralmente oferecem grande flexibilidade no que se refere ao design do seu painel. No entanto, é preciso determinar se as fontes de dados das quais você depende estão disponíveis em um determinado aplicativo. Ferramentas que você talvez queira experimentar: Geckboard, Klipfolio.
- Use seu software de gerenciamento de projetos. Muitos aplicativos de gerenciamento de projetos vêm com recursos que permitem criar um painel para monitorar o status do projeto. Ferramentas que você pode experimentar: ClickUp, Segunda-feira.
- Use seu software de gerenciamento de recursos. As empresas usam o melhores ferramentas de gerenciamento de recursos para planejar e gerenciar o trabalho de suas equipes. Dessa forma, eles contêm muitas informações valiosas sobre o bem-estar dos projetos e dos recursos. Teamdeck é um aplicativo de gerenciamento de recursos que criamos e, na próxima seção desta publicação do blog, mostraremos como usá-lo para criar um painel de projeto robusto.
Crie um painel de gerenciamento de projetos personalizado com o Teamdeck
Por padrão, o Teamdeck vem com um painel pessoal disponível para todos os usuários com permissões de nível de gerente, no qual você pode verificar detalhes básicos, como
- Quantas horas você monitorou este mês,
- quantos dias de férias você tirou,
- Qual é a utilização da sua equipe?
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Para criar um painel de gerenciamento de projetos personalizado, você precisa criar um relatório. Os relatórios do Teamdeck funcionam como painéis, no sentido de que você pode usar diferentes elementos para criar uma história orientada por dados em tempo real. Além disso, você pode gerar um link e compartilhar seu relatório com o cliente ou com outras partes interessadas do projeto.
Aqui estão alguns exemplos de elementos que podem ser exibidos no painel/relatório do projeto da sua equipe:
- Relatório de horas extras. Facilita a visualização de quantas horas extras seus funcionários registraram em um determinado intervalo de tempo.
Saiba como criar esse gráfico com o Teamdeck - leia nosso guia para relatórios de status do projeto.
- Horas/custos estimados vs. reais monitorados pela sua equipe. Esse gráfico o ajudará a ver rapidamente se o orçamento do seu projeto ainda está sob controle ou não.
Saiba como criar esse gráfico com o Teamdeck - leia nossa postagem no blog sobre rastreamento de custos do projeto.
- Utilização faturável. Veja quanto do tempo da sua equipe foi dedicado a atividades faturáveis. Isso o ajudará a verificar se um determinado projeto é realmente lucrativo.
É claro que você pode criar muitos tipos diferentes de gráficos e tabelas usando o Teamdeck. Você pode experimentar o aplicativo por conta própria inscreva-se para uma avaliação gratuita aqui. Alternativamente, você pode agendar uma chamada com Anielanossa especialista em sucesso do cliente. Ela mostrará os diferentes recursos do Teamdeck quando se trata de apresentar os dados sobre o desempenho da sua equipe.
