A gestão do conhecimento, desde a concepção do termo no final dos anos 80, tem sido associada a grandes organizações e estruturas corporativas complexas. As grandes empresas têm grandes orçamentos e uma longa lista de requisitos, portanto, as ferramentas de suporte aos processos de gestão do conhecimento costumam ser muito caras e extensas.
O fato, porém, é que as empresas menores também podem se beneficiar da gestão do conhecimento. Elas perdem muito dinheiro com o compartilhamento deficiente de conhecimento, silos de informações ou cometendo o mesmo erro várias vezes. Neste artigo, detalharemos como implementar algumas boas práticas de gestão do conhecimento em um ambiente não corporativo.
O Dicionário de Negócios define a gestão do conhecimento como:
Estratégias e processos criados para identificar, capturar, estruturar, valorizar, alavancar e compartilhar os ativos intelectuais de uma organização para aprimorar seu desempenho e competitividade. Ele se baseia em duas atividades essenciais: (1) captura e documentação do conhecimento individual explícito e tácito e (2) sua disseminação na organização.
De acordo com essa definição, um processo ideal de gestão do conhecimento se baseia em:
Manteremos essas duas etapas em mente na próxima parte do artigo. Antes de mergulharmos em algumas dicas práticas sobre gestão do conhecimento, vamos reiterar os motivos para adotá-la em primeiro lugar.
Em essência, a gestão do conhecimento consiste em garantir que os funcionários tomem boas decisões. Essa é uma necessidade bastante universal, independentemente do tamanho da empresa. A padronização de processos permite que as empresas aumentem sua produtividade: as coisas são feitas mais rapidamente e com melhor qualidade.
O foco na coleta e no compartilhamento de conhecimento também é uma ótima oportunidade para identificar e celebrar os verdadeiros especialistas em um determinado campo. Essa abordagem provavelmente tornará esses especialistas mais engajados e satisfeitos com seu local de trabalho. Ao mesmo tempo, o restante da sua equipe adquirirá conhecimentos valiosos. É uma situação em que todos saem ganhando para sua empresa.
A adoção precoce da gestão do conhecimento facilita a expansão da empresa. À medida que sua equipe cresce, você já tem processos em vigor para fazer o melhor uso do conhecimento coletivo. Esses benefícios afetarão ambas as organizações: organizações baseadas em projetos (agências de criação, consultorias de software) ou empresas que trabalham no desenvolvimento de seu próprio produto.
Você não precisa necessariamente começar com um processo completo ou um software dedicado. O gerenciamento eficaz do conhecimento pode se tornar parte da cultura da sua empresa quando você incentiva a documentação e o compartilhamento da experiência de todos. Aqui estão algumas ideias que você pode experimentar sem ter que se preocupar com o orçamento do software:
Transparência do projeto requer visibilidade das informações dentro de uma equipe de projeto. Há uma variedade de ideias que você pode implementar aqui: desde requisitos de projeto claros e bem documentados até sessões regulares de feedback. Promover a comunicação aberta e o compartilhamento de conhecimento entre as pessoas que trabalham no mesmo projeto provavelmente afetará a eficácia de suas equipes, mas também estabelecerá as bases para as políticas de toda a empresa. Além disso, estudos mostram que a transparência é amplamente apreciada pelos funcionários.
Criar uma base de conhecimento ou uma intranet pode parecer algo necessário para grandes organizações. A verdade, porém, é que sua empresa pode facilmente superar o sistema inicial de armazenamento de documentos e informações (Google Docs ou Dropbox, por exemplo). Um sistema abrangente Base de conhecimento será especialmente valioso se você:
Na Teamdeck, usamos o software Confluência para armazenar o conhecimento que é importante para os membros da nossa equipe. Também é aqui que publicamos políticas escritas e compartilhamos atualizações da empresa. É útil ao integrar novos funcionários ou tentar descobrir uma maneira ideal de fazer as coisas com base em experiências anteriores da equipe.
Falando em experiências passadas, para aprender coletivamente uma lição, você precisa ter uma lição com a qual aprender. É uma boa ideia documentar sessões post-mortem, relatórios pós-ação ou reuniões de retrospectiva. Mesmo que pareça um pouco embaraçoso, porque o projeto que você está documentando acabou fracassando, ainda assim é uma ótima oportunidade de aprendizado. Graças a essas "lições aprendidas", outros funcionários poderão entender as causas de um problema e evitar alguns erros no futuro. Enfatize à sua equipe que esse processo não tem a ver com apontar o dedo ou se gabar. Trata-se de aprender com os erros ou sucessos do passado.
Dê uma olhada em este texto postmortem do Gitlab, escrito após o infame incidente de interrupção do banco de dados. Tenho certeza de que centenas de desenvolvedores que leram essa publicação não repetirão erros semelhantes. Isso não quer dizer que todas as lições aprendidas devam estar disponíveis publicamente: às vezes, isso está fora de questão devido a acordos de confidencialidade. No entanto, é algo em que você pode pensar, especialmente se usuários externos tiverem sido afetados por um determinado evento.
Conforme mencionado na primeira parte deste texto, você precisa reconhecer os especialistas: pessoas que têm muito conhecimento sobre um determinado aspecto de suas operações. Uma vez identificados, você precisa incentivá-los a compartilhar seus conhecimentos. Isso pode ser feito de várias maneiras - desde reuniões de equipe dedicadas a um determinado tópico, passando por blogs, até programas de orientação.
Certifique-se de prestar atenção não apenas aos conhecimento explícito (já codificado/fácil de articular), mas também ao conhecimento tácito. Esse último se baseia no know-how de seus funcionários: suas percepções exclusivas, intuição ou uma habilidade que não é facilmente verbalizada. Pense no senso estético de uma pessoa, na capacidade de ter ideias inovadoras ou... em andar de bicicleta.
O conhecimento tácito geralmente é muito valioso, mas é difícil de ser compartilhado. Pense em maneiras de unir seus especialistas a outros membros da equipe em um ambiente da "vida real", que não precisa ser necessariamente trabalhar na mesma equipe. Por exemplo, organizar uma hackathon pode ser uma boa oportunidade para seus funcionários colaborarem entre si. Ao trabalharem juntos, eles podem ver um insight tácito em ação e aprender com ele.
Há mais uma coisa que você precisa fazer para introduzir com sucesso a gestão do conhecimento em sua empresa: mostrar que essa é uma prioridade real. Pode ser que os membros da sua equipe não documentem o conhecimento simplesmente porque acham que é melhor se concentrar no "trabalho real". As iniciativas de compartilhamento de conhecimento também podem ser facilmente abandonadas quando o tempo fica agitado. O trabalho do líder de uma empresa é garantir que as pessoas percebam o valor de preservar insights importantes. Documentar e compartilhar o conhecimento de uma pessoa deve fazer parte do trabalho dela, e não uma reflexão tardia. Somente assim você poderá realmente adotar uma abordagem orientada para o conhecimento e se beneficiar totalmente da gestão do conhecimento.
O calendário de recursos (ou calendário de gerenciamento de projetos, ou calendário de planejamento de projetos, software de planejamento de recursos) permite planejar, gerenciar e alocar recursos de forma mais eficaz e eficiente - especialmente se o Microsoft Excel teve um papel de liderança em seu...
Qual é o objetivo final dos gerentes de projeto? Entregar seus projetos com sucesso. Os próprios gerentes de projeto admitem que isso não acontece com muita frequência: de acordo com a última pesquisa Pulse of the Profession, menos de 60% dos projetos são concluídos...
O gerenciamento de capacidade é uma estratégia utilizada pelas empresas para fazer o melhor uso da eficiência da produção em relação à demanda por um serviço ou produto. O objetivo final do gerenciamento de capacidade é: Identificar e...