Gerenciamento eficaz de reuniões

Provavelmente não é uma surpresa para você o fato de as reuniões serem frequentemente associadas a uma perda de tempo. De acordo com Relatório da AtlassianEm uma reunião de trabalho, as pessoas podem estar gastando até 31 horas por mês em reuniões improdutivas. Isso equivale a quase uma semana inteira de trabalho!

É compreensível que os líderes de equipe e os gerentes tentem tomar algumas medidas para reduzir os custos das reuniões. Para algumas empresas, isso poderia ser a proibição de, por exemplo, todas as reuniões de status. Para outras, isso significa introduzir aplicativos e técnicas para aumentar a eficácia das reuniões. Neste artigo, compartilharemos dicas que você pode usar para planejar e realizar reuniões bem-sucedidas.

O que torna uma reunião eficaz?

Reuniões eficazes produzem resultados tangíveis que têm um impacto positivo em seu projeto ou na organização como um todo. Essa é a ideia geral. Os detalhes dependem do objetivo de sua reunião. As reuniões eficazes são aquelas que atingem as metas definidas pelo líder da reunião. Por isso, é absolutamente crucial definir um propósito claro para cada reunião que você realizar e compartilhar os objetivos com os participantes. Falaremos mais sobre isso na próxima seção.

Como planejar uma reunião eficaz?

Comece com uma meta. O que você quer realizar com essa reunião? Você precisa tomar algumas decisões comerciais importantes? Está planejando um brainstorming? Há atualizações que devem ser compartilhadas com sua equipe no espírito de transparência do projeto? As metas que você identificar provavelmente influenciarão a natureza da reunião. Elas podem até convencê-lo a... não organizar a reunião.

Você realmente precisa realizar essa reunião?

Muitas empresas seguem o reunião como padrão política: em caso de dúvida, convoque uma reunião. Infelizmente, essa não é a maneira mais produtiva de gastar o tempo dos funcionários. Muitos relatórios publicados nos últimos anos enfatizam a grande quantidade de reuniões desnecessárias. Atlassian analisou os dados e concluiu que metade das reuniões é considerada uma perda de tempo. Metade delas! Isso me faz pensar que quase todo mundo poderia reduzir o número de sessões que decide organizar.

Um tipo de reunião que é frequentemente criticado é a infame reunião de status. Jason Fried, fundador e CEO da Basecamp, escreve que As reuniões de status são o pior tipo de reunião. Elimine-as e você realmente saberá mais, economizará muito dinheiro e recuperará dezenas de horas por mês. Ele não está sozinho nesse sentimento. Várias organizações admitem abertamente que desistiram de se reunir apenas para trocar informações sobre o andamento atual do trabalho. Em vez disso, elas se comunicam com mais eficiência por meio de status escritos. Essa abordagem é especialmente valiosa para equipes distribuídas em que, para reunir um grupo de pessoas em uma chamada em tempo real, é necessário fazer um esforço significativo de agendamento. Relatórios de status publicados no Slack ou em gerenciamento de projetos O software de sua escolha requer menos tempo do que seus equivalentes presenciais.

Imagino que alguns de vocês possam desconfiar dessa ideia: afinal, as pessoas falam mais rápido do que escrevem. As reuniões não são mais eficientes do que escrever as coisas? Bem, nesse caso, não. As reuniões de status para grupos de pessoas levam mais tempo do que preparar uma breve nota sobre o progresso de cada um. Além disso, os participantes da reunião provavelmente não prestarão a mesma atenção a todas as coisas ditas por todos os participantes em uma determinada reunião.

Além disso, escrever é uma excelente oportunidade para sintetizar informações e comunicar cada item de forma concisa. Como resultado, você é capaz de produzir informações perspicazes e duradouras. Há muitos aplicativos e complementos que ajudarão sua empresa a fazer a transição de reuniões de status presenciais para resumos assíncronos. Experimente Standuply ou CenouraPor exemplo.

As discussões de status não são o único tipo de reunião que pode ser eliminado de seu calendário. Se não tiver certeza se uma determinada reunião deve ser realizada ou não, você pode procurar orientação em um aplicativo divertido e útil: Deveria ser uma reunião?

Agora que você estabeleceu motivos válidos para realizar uma reunião de negócios, é preciso planejá-la cuidadosamente. Não há espaço para uma sessão improvisada do tipo "eu só estava passando pela sua mesa": dados mostram que 40% das pessoas as consideram como distrações significativas.

Convide as pessoas certas para sua reunião

Um dos principais ingredientes das reuniões produtivas é reunir o grupo certo de pessoas. Convide os funcionários que provavelmente contribuirão para o objetivo de sua reunião. Organize uma reunião de equipe de projeto se quiser compartilhar atualizações importantes e organizar uma breve sessão de perguntas e respostas depois. Se o seu objetivo for produzir uma decisão executiva durante essa sessão, certifique-se de que os tomadores de decisão estejam realmente participando dela. Caso contrário, dificilmente será uma discussão eficaz.

Quando se trata do número de participantes da reunião, você pode ter se deparado com a regra das duas pizzas popularizado por Jeff Bezos. Ela afirma que duas pizzas devem ser suficientes para alimentar todo o grupo da reunião. É uma regra útil, mas sugiro que você não a veja tanto como uma fórmula de medição (afinal, as pizzas têm tamanhos muito diferentes). Em vez disso, use isso como uma oportunidade para pensar em sua lista de participantes antes de enviar um convite.

Outro ponto que você deve levar em consideração aqui são os custos da reunião. Às vezes, achamos que estamos economizando dinheiro para a empresa ao organizar uma reunião e, assim, "levar as coisas adiante". No entanto, quanto mais longa for a reunião e quanto maior for o número de pessoas envolvidas, maiores serão os custos comerciais. Da próxima vez que estiver tentando decidir quem convidar para uma reunião, talvez seja melhor verificar a calculadora de custos de reuniões compartilhado pela Harvard Business Review. Os resultados podem surpreendê-lo.

Criar uma agenda de reuniões

Com as metas da reunião planejadas e uma lista dos funcionários que participarão dela em mente, você precisa elaborar um plano de ação. Para elaborar a pauta de sua reunião, tente responder às seguintes perguntas:

• Como deve ser a reunião?
• Quem deve falar e quando?
• Quais etapas são necessárias para atingir a meta?
• Quais decisões precisam ser tomadas?
• Quanto tempo você deve planejar para cada item da agenda?
• A que horas deve começar a reunião?
• Quem fará anotações e como?

Escolher o horário certo para a sua reunião pode ser um desafio, especialmente quando você está convidando pessoas cuja disponibilidade não é fixa. Primeiro, dê uma olhada no calendário de recursos da sua equipe para determinar a data apropriada para a reunião. Observe que o horário de início da sessão não deve ser aleatório. Conforme mostrado em Relatório do Doodle sobre o estado das reuniões em 2019Apenas 12% das pessoas preferem fazer reuniões depois das 14 horas. Ferramentas como Calendly ou Meetingbird ajudá-lo a encontrar o horário certo para a reunião.

Observe que o ideal é que as pautas das reuniões de equipe sejam enviadas junto com os convites, e não adicionadas à descrição do evento posteriormente. A última opção pode fazer com que alguns participantes não vejam a pauta e, como resultado, não saibam o que esperar da reunião. Sua agenda deve deixar claro que você é o líder e/ou o facilitador da reunião. Se não houver um responsável individual por uma reunião, será difícil concluir todas as etapas com êxito. Certifique-se de que todos os participantes da reunião saibam o que devem preparar com antecedência. Caso contrário, você terá dificuldades para gerenciar a discussão de forma eficaz.

Como conduzir uma reunião eficaz?

Como facilitador da reunião, você é responsável pelo fluxo da reunião. Você decide quando a reunião começa e se o plano de ação está sendo seguido. Em todos os momentos, tenha em mente o objetivo principal da discussão. Esses são os principais elementos de reuniões eficazes:

• Tempo - Cuidado com o horário. Por exemplo, se a reunião estiver programada para começar, mas um dos participantes estiver atrasado, você provavelmente deve começar a discussão sem ele. É claro que as coisas acontecem e, às vezes, um atraso pode ser causado por circunstâncias externas. Mas e se houver alguém em sua equipe que esteja notoriamente atrasado e sempre "muito ocupado" para comparecer? Tenho certeza de que você escolheu cuidadosamente o horário e avaliou os custos dessa reunião. Por que você desperdiçaria todo esse esforço só porque alguém desrespeita as reuniões?
• Regras - O facilitador da reunião é responsável por definir as diretrizes que todos os participantes devem seguir. Uma prática que realmente aumenta a produtividade dos participantes da reunião é não fazer várias tarefas ao mesmo tempo. Isso geralmente significa que todos os laptops devem ser desligados e os telefones guardados. Existe algo mais irritante do que aquela pessoa que está sentada na sua reunião enquanto navega na Internet e depois diz: "Você pode repetir a última parte? Eu não estava prestando atenção". É um terrível desperdício de tempo e dinheiro. Além disso, isso afeta negativamente a energia de todos na sala.
• Notas – Fazer anotações é vital para quase todas as reuniões. Você pode designar uma pessoa para anotar as decisões tomadas durante a sessão ou você mesmo pode fazer isso. Como alternativa, você pode incentivar todos os participantes a anotar as coisas (desde que não seja uma desculpa para navegar na caixa de entrada de e-mail ou no Slack). Uma ideia que vale a pena explorar é usar notas visuais (notas de esboço) como técnica principal. Leia nosso guia sobre sketchnoting para gerentes de projeto para ver que a anotação visual é algo que todos podem fazer (não é necessário saber desenhar!). Se você escolheu um único anotador para sua reunião, envie as anotações dele para os outros participantes. Você quer que todos estejam na mesma página em relação ao resultado da reunião. Veja mais sobre isso na última seção deste artigo.

Gerenciar com eficácia diferentes tipos de participantes de reuniões

Você encontrará muitos recursos on-line que descrevem vários tipos de personalidades de reunião (como esteou esteou esse). Todos esses artigos diferem um pouco no que se refere ao número de participantes da reunião ou aos seus nomes. O que todos eles têm em comum, no entanto, é que é provável que você encontre participantes que dominem a reunião com suas opiniões, comentários em voz alta ou até mesmo discussões fora do tópico. Por outro lado, você terá pessoas que podem ter algo extremamente valioso a dizer, mas que, por um motivo ou outro, ficarão caladas.

Um método para conduzir reuniões produtivas com diferentes personalidades a bordo é tentar remover a estrutura de poder. Dessa forma, você incentiva todos os participantes a contribuir, sem que eles tenham que se preocupar em falar fora de hora. Um ótimo exemplo dessa abordagem vem do cofundador da Pixar, Ed Catmull. Ele falou mais sobre isso em sua entrevista com o CEO da Slack: [durante uma reunião]. ninguém, desde o diretor de criação até o próprio Catmull, pode se sobrepor à equipe de produção que vem pedir feedback. O motivo é simples: eles já sabem que algo não está funcionando - eles não querem julgamento, querem soluções. Catmull admite que eles nem sempre acertam. "De vez em quando, é um desastre", diz ele. "Mas, às vezes, a mágica acontece. E por mágica, quero dizer que o ego saiu da sala."

O ego na sala também pode ser verbalizado ao passar por cima da pauta e iniciar discussões fora do tópico. O líder da reunião pode ser facilmente pego de surpresa quando esse tipo de comportamento ocorre. É por isso que é melhor se preparar para essas interrupções com antecedência. Você pode estabelecer o chamado estacionamento de ideias: um quadro branco ou uma folha de papel onde você anota os assuntos levantados pelos participantes que não foram incluídos no plano de ação. Realização de uma reunião eficaz é muito mais fácil quando você pode dizer: "esse é um ponto interessante, vamos colocá-lo em um estacionamento e voltar a ele depois desta reunião".

Etapas a serem seguidas após uma reunião

Reuniões eficazes raramente terminam quando você sai da sala de reuniões. Geralmente, há alguma ação a ser tomada. Talvez você precise implementar uma decisão que foi tomada durante a reunião. Ou talvez haja uma lista de ideias geradas pelo grupo que precise ser compartilhada com outras pessoas.

Compartilhe as anotações da reunião com todos os participantes. Certifique-se de incluir pontos de ação e as próximas etapas em suas anotações. Os responsáveis devem ser atribuídos a todas as tarefas que precisam ser realizadas.

Após a reunião, avalie-a e verifique se há algum elemento de gerenciamento de reunião que possa ser aperfeiçoado no futuro. Essa abordagem o ajudará a tornar a reunião menos difícil e mais um instrumento de negócios eficaz. Boa sorte!