O desvio de custo de recursos é um dos os KPIs de gerenciamento de recursos em que você definitivamente deve ficar de olho. Essa métrica geralmente é expressa como um valor percentual. Ela mostra a proporção entre os custos programados por membro da equipe do projeto e os custos reais por membro da equipe.
Como isso pode ser útil?
Em primeiro lugar, o acompanhamento da variação do custo dos recursos permite monitorar a lucratividade do projeto. Isso é especialmente importante quando você está trabalhando com base em um orçamento fixo. O que acontece quando você vê que os membros da sua equipe geram mais custos do que o esperado? Você pode implementar as otimizações necessárias para garantir que o projeto não afete negativamente seus resultados.
As empresas que operam com orçamentos de tempo e material também devem verificar regularmente a variação do custo dos recursos para poder reagir em tempo hábil a padrões preocupantes.
A comparação entre os custos estimados e os reais também pode lhe dar alguns insights valiosos sobre o processo de estimativa de projetos em sua empresa. É claro que as estimativas nunca serão exatas, mas algumas equipes tendem a subestimar muito certos aspectos de seus projetos. Padrões como esses devem ser evidentes quando você compara a variação de custo de recursos de diferentes funções dentro da equipe do projeto ou de diferentes estágios do projeto.
A fórmula mais simples será dividir os custos reais da sua equipe (horas rastreadas multiplicado pelos custos por hora dos funcionários) pelos custos programados (estimativas do projeto multiplicadas pelos custos por hora). Agora você vê quanto dinheiro deve cobrar do seu cliente em comparação com o valor que você achou que cobraria. Se quiser se aprofundar, também pode diferenciar entre os custos internos - o dinheiro que paga aos membros da sua equipe + custos administrativos - e o dinheiro que recebe do cliente. Dessa forma, você poderá identificar o lucro que sua organização gera.
Como você pode imaginar, para obter dados confiáveis sobre os custos reais da sua equipe, você deve usar software de controle de tempo de funcionários. Agora, mostraremos como calcular facilmente a variação de custo dos recursos usando um aplicativo completo de gerenciamento de recursos, o Teamdeck.
O Teamdeck é software de gerenciamento de recursos com recursos avançados de geração de relatórios disponíveis para todos os usuários - tudo o que você precisa fazer é abra uma conta aqui. Você pode testar o Teamdeck gratuitamente por 7 dias. Após a avaliação gratuita, o custo por membro da equipe é de $3,99, que inclui agendamento de recursos, controle de tempo e sistema de gerenciamento de férias características.
Sua conta do Teamdeck está pronta? Para criar um relatório significativo sobre suas equipes de projeto, você precisa pedir a elas que comecem a monitorar seu tempo usando Aplicativo móvel de controle de tempo da Teamdeck ou inserindo seus registros de tempo por meio do aplicativo da Web.
No entanto, se você quiser apenas ver como esse relatório funciona, poderá configurar rapidamente uma conta de demonstração, preenchida com dados de amostra. Basta clicar em "Play with sample data" (Jogar com dados de amostra) quando estiver na seção Organizations (Organizações) do Teamdeck.
Quer esteja trabalhando com os dados reais da sua equipe ou com pontos de dados de amostra, as próximas etapas são as mesmas. Vá para Relatórios no menu superior e clique no ícone de adição no canto inferior direito. Hoje, mostraremos a você como criar um relatório de variação de custo de recursos do zero, portanto, clique em "criar personalizado".
Em seguida, nomeie seu relatório e defina um intervalo de datas apropriado.
A maneira como os relatórios do Teamdeck funcionam é que você decide em que eles devem consistir. Você pode gerar diferentes tipos de gráficos e tabelas com campos interativos. Para começar, vamos criar um gráfico de barras que nos dará uma boa ideia de como as estimativas e os dados reais se comparam.
Clique no ícone de mais no canto e escolha o gráfico de barras. Por padrão, ele consistirá em barras que ilustram as reservas (horas programadas), planilhas de horas (horas monitoradas), horas disponíveis e horas de férias de suas equipes. Precisamos comparar apenas as reservas e as planilhas de horas, portanto, vá para Metrics (Métricas) e desmarque as férias e a disponibilidade.
Sua tabela deve ter a seguinte aparência:
Obviamente, se houver muitas pessoas na sua equipe, o gráfico de barras será muito menos legível. A variação do custo dos recursos geralmente é calculada para um único projeto, portanto, você pode filtrar outros projetos. Clique em Filters (Filtros) e adicione um filtro apropriado.
Clique em aplicar e aprecie um gráfico preenchido somente com dados relevantes. Observando esse gráfico, você pode ver quais funcionários registraram mais horas do que o esperado e quais pessoas ficaram abaixo da contagem de horas estimada. Entretanto, para obter números precisos aqui, é melhor adicionar uma tabela informativa.
Clique no ícone de adição no canto e adicione uma tabela. Você pode repetir algumas etapas da tabela anterior: desmarque as métricas desnecessárias (deixe apenas as planilhas de horas e as reservas por enquanto) e filtre o projeto relevante.
Talvez você também queira alterar o agrupamento de dados em sua tabela. Por padrão, ela será agrupada primeiro por projetos e depois por membros da equipe. Para alterar essa configuração, clique em Grouping (Agrupamento) e troque os blocos de dados. Na verdade, você pode remover "Projetos" completamente se estiver usando um filtro.
Em nosso relatório de exemplo, o agrupamento final tem a seguinte aparência:
Agora que sua tabela consiste em duas colunas de dados (Bookings e Timesheets), é hora de adicionar mais colunas que representam os custos estimados e reais. Em primeiro lugar, você precisa adicionar uma coluna para os custos por hora da sua equipe. Clique em Metrics (Métricas) e depois em "Add custom" (Adicionar personalizado) -> "Add custom values column" (Adicionar coluna de valores personalizados). Nomeie sua nova coluna (por exemplo, "Hourly cost") e selecione o formato de dados da moeda.
Ao aplicar essas alterações, você verá que uma coluna vazia foi adicionada à tabela. O funcionamento é semelhante ao de uma planilha do Excel - clique em qualquer célula para inserir dados nela.
Quando os custos por hora da sua equipe estiverem definidos, você poderá adicionar colunas que calcularão automaticamente os custos totais estimados e os custos reais. Novamente, vá para Metrics (Métricas) e clique em "Add customs" (Adicionar costumes), mas agora escolha "Add custom calculation field" (Adicionar campo de cálculo personalizado), pois queremos que o Teamdeck calcule o resultado por conta própria. Nomeie a coluna, escolha o formato de dados da moeda e insira a fórmula.
Para custos programados, a fórmula será a seguinte:
= (Reservas: Tempo / 60) * Valores personalizados: Custo por hora
Para custos reais:
= (Folhas de ponto: Tempo / 60) * Valores personalizados: Custo por hora
Quando você começar a digitar uma variável, o Teamdeck sugerirá as opções disponíveis.
Atualmente, você deve ter 5 colunas em sua tabela, incluindo duas novas colunas para custos estimados e reais.
Uma última coluna que devemos adicionar à tabela é aquela sobre a qual este relatório trata: variação de custo de recursos. Para calculá-la, vamos criar outra coluna de campo de cálculo personalizado. Dessa vez, você deve escolher o formato de dados de porcentagem e inserir a seguinte fórmula:
= (Fórmulas personalizadas: custo real / Fórmulas personalizadas: custos programados)*100
Observação: se suas colunas tiverem nomes diferentes, você deverá ajustar a fórmula para refletir isso.
Pronto, uma nova coluna aparecerá em sua tabela com o valor de variação de custo de recursos para cada um de seus funcionários trabalhando em um determinado projeto.
Se o valor for superior a 100%, significa que esse membro da equipe registrou mais tempo do que o estimado. Se o valor for menor que 100%, significa que a estimativa inicial não foi atingida.
Uma última coisa que você pode querer fazer é alterar a forma como a linha "total" é calculada. Por padrão, é uma soma de todos os valores em uma determinada coluna. Um valor médio seria muito mais útil aqui. A linha final é clicável e editável como uma célula de planilha, portanto, basta inserir a seguinte fórmula:
= average(nested(Group: People, Custom formulas: resource cost variance))
Empresas de software e agências de criação de diferentes continentes usam o Teamdeck para planejar e monitorar o trabalho de suas equipes. Se você acha que sua organização também poderia se beneficiar de um gerenciamento de recursos eficaz, experimente-nos. Nós o incentivamos a agendar uma chamada com Anielanosso especialista em sucesso do cliente, que lhe mostrará o aplicativo e ajudará a integrar sua equipe sem problemas.
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