A resposta curta é: sim, você deveria! Uma boa Declaração de Trabalho (SOW) pode lhe poupar muito estresse, tempo e custos. Parece algo que vale a pena experimentar, certo? Nesta postagem do blog, abordaremos os fundamentos da redação de uma Declaração de Trabalho eficaz. Também analisaremos os benefícios mais significativos desse documento. Mas, primeiro, vamos explicar o que é uma SOW e seu lugar no processo de gerenciamento de projetos.
Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos define a Declaração de Trabalho do projeto como uma descrição narrativa de produtos, serviços ou resultados a serem entregues por um projeto (fonte: PMBOK® Guide - Fifth Edition).
Essencialmente, é um documento que descreve os diferentes aspectos do projetoincluindo:
A Declaração de Trabalho precisa ser assinada por todas as partes interessadas do projeto e geralmente faz parte de um contrato de projeto.
Talvez você se pergunte qual é a diferença entre uma Declaração de Trabalho e o escopo do trabalho. O primeiro é o nome do documento que geralmente inclui o escopo do projeto. Quando dizemos "escopo do trabalho", geralmente nos referimos ao trabalho que precisa ser feito para entregar um projeto. A documentação do escopo é um elemento essencial de um projeto eficaz. gerenciamento do escopo do projeto. Você pode fazer isso criando a chamada estrutura analítica de trabalho (WBS), que permite visualizar um escopo. Também pode ser uma boa ideia adicionar a EAP à sua Declaração de Trabalho.
No início desta postagem do blog, mencionamos que uma boa declaração de trabalho pode lhe poupar muito trabalho e dinheiro. Isso é especialmente verdadeiro quando você está trabalhando com participantes externos e seu projeto é bastante complexo. Ter uma única fonte de verdade sobre o trabalho que você deve e não deve fazer pode ser um salva-vidas. Graças a uma Declaração de Trabalho, você pode:
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É essencial observar que os projetos podem ser muito diferentes e, portanto, dependendo da natureza dos projetos que entregam, empresas diferentes podem usar declarações de trabalho muito diferentes. No entanto, há alguns elementos que sua SOW normalmente incluirá. Vamos examiná-los um a um:
A introdução à sua Declaração de Trabalho é onde você pode resumir o projeto e delinear todas as partes envolvidas. O resumo do projeto geralmente é onde você explica o objetivo e a visão do projeto. Do que se trata esse projeto? Qual é o objetivo comercial para entregá-lo? Que problema o produto final resolverá?
Explicar esses elementos na parte superior da sua SOW o ajudará a definir o tom de todo o documento e também fornecerá uma justificativa para incluir ou não determinados resultados no escopo.
Nesta parte da sua Declaração de Trabalho, você está tentando responder a duas perguntas:
É compreensível que essa seção não seja muito vaga, pois pode levar a alguns mal-entendidos. Por outro lado, talvez você não consiga, por exemplo, delinear todas as tarefas neste momento. Se esse for o caso, não há problema. O mais importante é que você reflita com precisão o escopo acordado por você e pelas outras partes interessadas.
Você pode passar de uma visão geral do escopo para uma lista de etapas e tarefas específicas que a equipe do projeto precisará realizar. Não se esqueça dos entregáveis e seja específico com relação a eles. É fundamental evitar frases ambíguas, como afirmar que você entregará isso ou aquilo. Se você quiser que sua Declaração de Trabalho seja útil em possíveis negociações futuras com o cliente, ela deve ser o mais clara possível.
Também pode ser uma boa ideia incluir um escopo negativo em sua SOW. Estamos falando desses elementos do projeto que foram discutidos com o cliente ou que estão presentes nos produtos dos concorrentes, mas que, por fim, você concordou em não incluí-los no escopo.
Como você está descrevendo diferentes etapas do projeto, talvez queira incluir marcos do projeto e datas de vencimento também. Alguns projetos terão prazos fixos, enquanto outros não, portanto, nem sempre será possível especificar o período exato de desempenho. Ainda assim, é útil pelo menos comunicar as diferentes fases do projeto na SOW e a quantidade aproximada de tempo que elas devem levar.
Já enfatizamos que você precisa usar uma linguagem precisa na Declaração de Trabalho e apresentar o projeto com precisão. O mesmo se aplica aos padrões e critérios de aceitação que sua SOW também deve incluir.
Imagine que sua equipe esteja trabalhando em um aplicativo móvel para o cliente. Não é suficiente apenas descrever os recursos do aplicativo na SOW. E se o seu aplicativo funcionar conforme especificado na maioria dos dispositivos móveis, mas não em todos eles? Se você e o cliente não concordarem com uma lista de plataformas para as quais o aplicativo está voltado, será difícil argumentar que o trabalho foi concluído com êxito. É por isso que é tão importante incluir alguns padrões específicos do setor. Para projetos de desenvolvimento de software, eles podem incluir detalhes sobre:
Você também pode mencionar as responsabilidades do cliente no documento SOW - ele precisa fornecer algum ativo, por exemplo?
Por fim, registre a definição de sucesso do projeto: como o cliente espera que seja o projeto bem-sucedido? Quem será o responsável por determinar se o projeto é um sucesso?
As informações sobre o orçamento são parte integrante de sua SOW. Se você puder apresentar os custos do projeto, anote-os. Se estiver trabalhando com base em tempo e material ou se houver outro acordo em vigor, explique claramente seus termos. Não se esqueça dos custos adicionais do projeto: taxas de licença, equipamentos, viagens, etc.
O cronograma de pagamento também deve ser especificado na SOW. Quando você deve esperar o pagamento? Há algum parcelamento? Como empresa responsável pelo projeto, é de seu interesse não deixar margem para dúvidas em nenhuma parte da SOW e, compreensivelmente, essa seção não é exceção.
Você coletou todos os detalhes necessários em sua Declaração de Trabalho? Certifique-se de que todas as partes envolvidas estejam familiarizadas com o documento e faça com que ele seja assinado.
A esta altura, você já sabe o valor de uma Declaração de Trabalho bem redigida. Quer esteja administrando uma agência boutique ou trabalhando para uma organização maior, esse é um elemento útil do processo de gerenciamento de projetos da sua equipe. Compartilhe nosso guia com os gerentes de projeto de sua empresa e incentive-os a criar documentos SOW para os diferentes projetos que executam.
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