Se você não usar o excelente software de programação de recursos é melhor dar uma olhada nas técnicas de agendamento. As técnicas de agendamento ajudam a alinhar o cronograma do projeto, o escopo e seus recursos. Um cronograma deve se ajustar a um período de tempo específico e usar os recursos disponíveis com as habilidades certas.
O que você receberá com este artigo:
Função e importância claramente definidas do agendamento de projetos no gerenciamento de projetos
Visão das diferentes técnicas de planejamento de projetos
Como resolver seus problemas de programação de projetos usando essas técnicas de programação
A função do planejamento de projetos e software de gerenciamento de recursos em gerenciamento de projetos
Como muitos sabem - gerenciamento do cronograma do projeto e as técnicas de planejamento de projetos pertencem à mesma família. Em ambos, de modo geral, a entrega de um projeto ou de sua parte no prazo esperado é o motivo fundamental para o surgimento das duas disciplinas.
Devido a muitas incertezas, variáveis e à possibilidade de alteração da disponibilidade de recursos ou do escopo do projeto, é difícil criar um cronograma que dure. E, afinal, é você quem será responsabilizado. Veja como e quando usar técnicas de agendamento aplicáveis a projetos complexos de TI, para que você possa preparar uma agenda confiável.
O cronograma de um projeto é um processo de criação do cronograma do projeto, que consiste em atividades e marcos sequenciados que devem ser entregues em um determinado prazo. O cronograma do projeto é criado com base nos seguintes fatores:
Requisitos do projeto
Metas e resultados do projeto
Tarefas e suas dependências
Cronograma do projeto
Habilidades e competências da equipe
Orçamento
Análise de risco
As técnicas de programação de projetos são simplesmente modelos de cronogramas de trabalho. Como a programação do projeto tem muitos componentes, ela exige uma abordagem diferente dependendo das expectativas ou dificuldades do projeto, por exemplo, tempo insuficiente, pessoas insuficientes, tecnologia insuficiente, etc.
Um cronograma é o calendário do seu projeto, que consiste em atividades sequenciadas e marcos que devem ser entregues em um determinado prazo.
Ter um plano de projeto você sabe exatamente o que deve ser entregue e em que ordem. Alocação de recursos do projeto ajuda você a encontrar e atribuir os funcionários certos. Um Promoção no Instagram pode ser uma maneira eficaz de atingir um público mais amplo, interagir com clientes em potencial e desenvolver o conhecimento da marca. Em seguida, um cronograma informa exatamente quando tudo isso deve acontecer.
Orientar a equipe do projeto durante a fase de execução e promover a colaboração entre toda a equipe do projeto é fundamental para manter o cronograma. Com as técnicas corretas de agendamento, você também pode ajustar algumas atividades e tarefas no caso de um projeto atrasado ou se ocorrerem alterações no escopo.
As duas primeiras técnicas usadas pelos gerentes de projeto são o Método do Caminho Crítico (CPM) e a Técnica de Avaliação e Revisão de Programas (PERT). Ambas são baseadas em lógica matemática. Você pode usar esses métodos para calcular as datas presumidas de início e término, com base no escopo conhecido do projeto.
Primeiro, vamos dar uma olhada no CPM. Pense no caminho crítico como o diagrama de árvore de seu projeto. O método do caminho crítico ajuda você a descobrir o cronograma mais longo possível para o projeto, bem como o mais curto. Com o CPM, você também poderá marcar as tarefas críticas e as que podem flutuar. As alterações na entrega da última não afetarão o cronograma.
Para usar o CPM, você precisa conhecer o escopo do projeto e listar todas as tarefas necessárias para sua conclusão. Em seguida, estime quanto tempo cada tarefa pode levar. Depois disso, você também deve anotar todas as dependências entre as tarefas. Dessa forma, você saberá quais podem ser realizadas separadamente e quais exigem a conclusão de tarefas anteriores. Por fim, adicione marcos e entregáveis ao seu projeto.
O caminho crítico de um projeto ajuda a visualizar o fluxo do projeto e a calcular sua duração quando todas as dependências e entregas são conhecidas. O caminho crítico é definido como o grupo de tarefas essenciais para o sucesso do projeto e é colocado em ordem sequencial. Essa técnica pode não ser tão útil se houver muitas incertezas no projeto.
Semelhante a um caminho crítico, o PERT é uma forma de visualizar o fluxo das tarefas do projeto e estimar o cronograma com base na duração presumida. Essa técnica também ilustra as dependências entre as tarefas.
Para programar um projeto usando o PERT, assim como no CPM, você precisará primeiro definir as tarefas e sua ordem, com base nos marcos do projeto. Usando uma estrutura de rede semelhante à do CPM, composta por essas tarefas, é possível estimar diferentes cronogramas para um projeto, dependendo do nível de confiança:
Tempo otimista
Momento mais provável
Tempo pessimista
Embora seja muito parecido com o CPM, o PERT usa a duração média ponderada em vez de estimativas para calcular os prazos possíveis.
Uma desvantagem dessa abordagem também é a necessidade de conhecer todas as tarefas e as dependências de tarefas entre elas para se beneficiar totalmente dessa técnica.
A compressão da duração é uma forma de reduzir um cronograma. Ela pode ser útil se o projeto estiver atrasado e você precisar encontrar uma maneira de ajustar o cronograma sem alterar o escopo do projeto. Há duas técnicas que você pode aplicar: rastreamento rápido e travamento.
Como você já sabe o que é um caminho crítico, aqui está outra maneira de usá-lo. O rastreamento rápido o ajuda a encontrar tarefas que podem ser realizadas simultaneamente ou parcialmente sobrepostas para acelerar a entrega do projeto. Para isso, dê uma olhada no caminho crítico para decidir quais atividades podem ser aceleradas.
Digamos que você tenha iniciado um novo projeto e já tenha reunido todos os requisitos. Nesse ponto, você poderia começar com a fase de design e só iniciar o desenvolvimento do software se o design estiver pronto.
Mas se você precisar acelerar os dois processos, poderá iniciar o desenvolvimento do software depois que os designs mais importantes estiverem prontos. Em seguida, continue a preparar as visualizações posteriores enquanto os programadores implementam os materiais que já receberam.
O fast-tracking é um exemplo de técnica de agendamento de projetos. Embora o rastreamento rápido possa parecer atraente, lembre-se também dos riscos. Como você terá que gerenciar várias atividades importantes ao mesmo tempo, é mais fácil cometer erros caros ou sacrificar a qualidade.
Outra técnica de compressão é o crashing, que consiste em adicionar recursos extras para concluir o projeto no prazo. No entanto, essa é uma técnica complicada, pois é necessário ter recursos sobressalentes que possam ser usados.
Além disso, nem todas as tarefas podem ser realizadas mais rapidamente com a adição de mais membros à equipe. De acordo com a Lei de Brook, "adicionar mais recursos humanos a um projeto de software atrasado o torna mais atrasado", o que está relacionado à lei geral dos retornos decrescentes. O motivo para isso é a comunicação adicional necessária para apresentar novos membros da equipe a um projeto e a divisibilidade limitada das tarefas.
Outra maneira de usar a técnica de colisão é adicionar tempo (por exemplo, horas extras pagas), mas isso ainda precisa se encaixar em um prazo. No entanto, a desvantagem dessa abordagem é aumentar o custo do projeto.
Método de agendamento de projetos com falhas.
Na técnica de programação de simulação, você usa um conjunto diferente de atividades para calcular a possível duração do projeto. Ela é especialmente útil quando há muitas incertezas e variáveis. Com a simulação, é possível criar um cronograma com base em suposições, portanto, você pode usá-lo mesmo que não conheça todas as ações ou que o escopo possa mudar.
Um dos modelos que você pode usar é a Simulação de Monte Carlo. Ela leva em conta diferentes suposições e possíveis resultados, resultando em uma duração prevista. A vantagem dessa abordagem é que ela leva em conta os riscos e as incertezas, portanto, mesmo que ocorram mudanças de escopo ou tarefas adicionais, você pode ajustar sua horário de trabalho.
O nivelamento de recursos é o ajuste de um cronograma e de recursos para reduzir o tempo de entrega ou para evitar a subutilização ou a superutilização de recursos. Você pode usá-lo para ajustar uma única atividade em um projeto.
Ajuste um cronograma usando o nivelamento de recursos, divida ou mescle as atividades de acordo com a disponibilidade dos recursos, para que não haja membros da equipe subutilizados ou superutilizados.
O uso dessa técnica é amplamente debatido na comunidade de gerenciamento de projetos, pois pode aumentar o custo e o tempo do projeto. Se você quiser aplicar essa técnica, deve levar em consideração as desvantagens dela.
O projeto ferramenta de programação de recursos ajuda você a identificar e alocar os recursos desejados dentro do cronograma do projeto. Essas ferramentas também podem ajudá-lo a prever o cronograma de um novo projeto, pois você já tem muitos insights de projetos anteriores.
Saber o desempenho da sua equipe no passado, quais obstáculos tiveram que superar e como fizeram isso também é muito útil. Os modernos softwares de gerenciamento de recursos oferecem aos gerentes de projetos digitais acesso a muitos dados, inclusive relatórios de desempenho ou utilização.
Visualização da barra de utilização [Fonte: Teamdeck - software de planejamento de recursos com o recurso de programação de recursos e projetos]
O Teamdeck é a solução perfeita para os problemas enfrentados pelos gerentes de projeto. O recurso de agendamento de recursos é ideal para designar as pessoas certas para os projetos, com base em suas habilidades e disponibilidade. Com o controle de tempo, você sempre pode ver em que a sua equipe está trabalhando, se estão fazendo horas extras ou se não estão trabalhando o suficiente.
Você também pode verificar quais projetos não são lucrativos porque consomem muitos recursos. O gerenciamento de licenças é uma forma de controlar os recursos da sua empresa quando os funcionários estão de licença. Os relatórios personalizados, por outro lado, fornecem uma visão geral completa dos pontos fortes e fracos do seu gerenciamento para que você possa otimizá-los.
Toda mudança deve começar com um bom diagnóstico da situação. Você já sabe o que é um cronograma de projeto e quais técnicas de cronograma de projeto todo bom gerente de projeto deve conhecer. Agora, discutiremos os problemas mais comuns enfrentados pelos gerentes de projeto com programação de recursos e como as técnicas de planejamento de projetos ajudarão a resolvê-los
Estimar quanto tempo é necessário para um projeto é uma das principais responsabilidades do gerente de projetos. Se o prazo for muito curto, todos estarão trabalhando sob pressão, a qualidade do produto poderá cair e o cliente ficará insatisfeito com o atraso. Se o prazo for muito longo, sua empresa poderá rejeitar novos projetos porque achará que não tem recursos. O cliente também pode deixar sua organização e escolher outra que conclua o projeto em um prazo mais curto. É claro que o ideal está em algum lugar no meio. Mas como encontrá-lo?
[Fonte: Teamdeck - software de gerenciamento de recursos com recursos de controle de tempo e agendamento de projetos]
Use sua experiência e estime o tempo necessário com base em projetos anteriores. A técnica de avaliação e revisão do programa, que é uma das análises matemáticas do cronograma do projeto sobre a qual escrevemos, funcionará muito bem aqui. Com base nas tarefas e nos marcos, crie um cenário otimista, mais provável e pessimista e avalie o tipo de situação que está enfrentando. Dessa forma, você estará preparado para tudo!
O excesso de prazo é um grande problema para um gerente de projeto, pois apenas 52% dos projetos são concluídos dentro do cronograma (Project Management Institute, 2018). Exceder os prazos geralmente é visto como a prova mais clara de que o gerente de projeto não tem habilidades organizacionais.
[Fonte: PMI's Pulse of the Profession, 10ª Pesquisa Global de Gerenciamento de Projetos]
É claro que nem sempre é esse o caso. Às vezes, o contato com o cliente é difícil, não há pessoas ou outros recursos suficientes, ou a empresa está simplesmente no calor do momento, pois os projetos estão chegando. Independentemente do motivo, o excesso de prazo do projeto é um grande problema e deve ser evitado a todo custo. Especialmente porque há várias maneiras eficazes de reduzir o número desses casos. E o planejamento perfeito do projeto é uma delas.
Se você costuma perder o prazo, use a técnica de compressão de duração, especificamente o fast-tracking, para encurtar o cronograma, realizando algumas tarefas simultaneamente ou ignorando aquelas que não são essenciais para o resultado final.
Esse é o pesadelo do mercado atual: os projetos são bloqueados devido à falta de especialistas. Às vezes, isso é causado pelo fato de o ritmo de desenvolvimento da empresa ser mais rápido do que o ritmo de recrutamento de novas pessoas. Outras vezes, os recursos são suficientes diariamente, mas quando há um acúmulo de projetos, simplesmente não há mãos suficientes para trabalhar. É muito difícil acompanhar os negócios quando não há ninguém para fazer o trabalho e o prazo se aproxima inevitavelmente. Se você enfrenta esse problema com frequência em seu trabalho, o crashing, uma das técnicas de compressão de duração, o ajudará.
Ofereça aos seus funcionários horas extras pagas ou trabalho extra, que eles podem tirar como dias de folga a qualquer momento. Também é uma boa ideia usar o apoio de um freelancer ou de uma empresa de terceirização, que lhe fornecerá os especialistas necessários para trabalhar em um projeto exigente.
Como você provavelmente sabe, um projeto nem sempre se encaixa no escopo inicial do início ao fim. Os produtos digitais são criaturas dinâmicas que evoluem com o tempo. Surgem novas necessidades, novas ideias, o cliente muda as suposições e não resta nada além de acompanhar o fluxo dessas mudanças e ser ágil.
A maioria das técnicas de planejamento de projetos baseia-se no conhecimento do projeto e das tarefas necessárias, mas se houver muitas incógnitas em seu trabalho, vale a pena usar a simulação e criar vários cenários possíveis e planos de ação, dependendo das variáveis que possam surgir. Essa flexibilidade garantirá que você esteja pronto para tudo.
No planejamento de projetos, a resposta automática à falta de recursos é a aquisição de novos recursos. Às vezes isso não é possível, mas vamos lhe dizer mais: às vezes nem é necessário. Muitas vezes, a impressão de não ter recursos suficientes é o resultado de não usá-los de forma otimizada. Veja isso com um exemplo da vida real.
Um dia tem 24 horas. Isso se aplica a todos - você, Elon Musk, Oprah Winfrey, o Presidente dos Estados Unidos e a Rainha Elizabeth. Todos têm a mesma quantidade de tempo - a única questão é como eles o utilizam. Se você acha que não tem tempo, não estenderá seu dia, mas poderá acordar mais cedo, assistir a dois episódios de uma série de TV em vez de cinco, não navegar pelo Instagram, trabalhar intensamente por algumas horas, dar um passeio de bicicleta e descansar com a consciência tranquila depois de um dia produtivo. E o mesmo vale para sua empresa.
Se houver falta de recursos, verifique se os está usando de forma otimizada - talvez alguns funcionários recebam tarefas abaixo de sua competência, talvez eles terminem o trabalho mais cedo e os demais não tenham nada para fazer, talvez haja poucas pessoas em um departamento e muitas em outro. A técnica de nivelamento de recursos é ideal para otimizar o cronograma de seu projeto.
Sim, sabemos o que você está pensando. O perfeccionismo é ruim? Como pode ser, se todo mundo está sempre falando sobre como atingir a perfeição, etc.? Bem, é claro que o perfeccionismo é um grande trunfo... desde que você tenha tempo infinito. No gerenciamento de projetos, infelizmente, o tempo é o recurso mais frequentemente escasso e o perfeccionismo não facilita as coisas.
Se você quiser que cada elemento do projeto seja feito não apenas bem, mas de forma excepcional, verifique tudo dezenas de vezes e faça cada coisa metodicamente, uma a uma, até que cada peça do quebra-cabeça se encaixe perfeitamente - você provavelmente não cumprirá nenhum prazo, pois estará atrasado antes mesmo do início.
Isso significa que você deve fazer seu trabalho mal feito e lançar um produto com defeito? Absolutamente não! No entanto, você deve entender que existe um meio termo entre uma abordagem e outra. É aqui que o Método do Caminho Crítico entra em ação. Identifique as tarefas que são essenciais para o progresso do projeto e as que podem ser feitas mais tarde. Com esse truque, a programação do seu projeto permitirá que você conclua o trabalho no prazo e poderá melhorar o produto no tempo restante.
Você pode preparar um cronograma de projeto em qualquer lugar - em um pedaço de papel, em um quadro branco, no Excel. Você pode. Mas para quê? Os negócios de hoje são avançados demais para permitir o caos organizacional, e é por isso que o software de gerenciamento de trabalho é um elemento indispensável, permitindo que você gerencie o tempo de trabalho, os recursos, as férias, as programações e os calendários em um só lugar. Como escolher um sistema como esse, adaptado às suas necessidades? Esse é um tópico para um artigo separado. Felizmente, já o preparamos para você Software de agendamento de projetos - O que os gerentes de projeto estão procurando ou Gerenciamento do cronograma do projeto - A função, os desafios e as ferramentas.
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