Como dominar as habilidades de gerenciamento de equipes de projeto

Quem está envolvido no projeto? Algumas palavras sobre a importância das funções da equipe no gerenciamento da equipe do projeto 

O primeiro elemento de uma equipe de projeto eficaz e Gerenciamento de equipes é conhecer a estrutura da sua equipe. Isso é essencial para planejar adequadamente os recursos e distribuir as tarefas, além de implementar processos que sejam mais eficazes para as necessidades de diferentes funções. As funções básicas em um equipe completa de gerenciamento de projetos, são:

Gerente de projeto 

Independentemente de falarmos sobre gerenciamento de projetos de TI ou gerenciamento de recursos de marketingEm um projeto, a função do líder é a mesma. Essa é a função principal no projeto, concentrada na tomada de decisões, na alocação de tarefas, na verificação do progresso, na transferência de informações entre o cliente, a gerência e os membros da equipe e na garantia de que o projeto atenda a seus objetivos e escopo. Se a equipe fosse uma orquestra, o gerente de projeto seria seu maestro. 

Nas pequenas e grandes empresas, o software é uma parte insubstituível da jornada com o gerenciamento da equipe do projeto

É a pessoa que tem a maior responsabilidade e precisa se certificar de que tudo está como deveria estar. A necessidade de cuidar de tantos aspectos do projeto não seria possível sem o suporte adequado, e é por isso que o software de gerenciamento de trabalho que ajuda a ter controle sobre o ciclo de vida do projeto, o calendário, as tarefas e o progresso é imprescindível.

Procurando mais dicas de especialistas em gerenciamento de projetos? Dê uma olhada em nosso Lista de verificação de planejamento de sprint GRATUITA Agora!

Líder de equipe 

É difícil gerenciar simultaneamente todos os aspectos de um projeto muito complexo, portanto, as pessoas que trabalham nele geralmente são divididas em equipes. Cada equipe cuida de uma parte do produto e, embora o gerente de projeto seja responsável pelo panorama geral, são os líderes de equipe que supervisionam as partes. 

Essa é uma função muito importante, pois o líder da equipe está diretamente envolvido em todo o processo e participa dele junto com outros membros da equipe. Essa pessoa participa das reuniões diárias e das reuniões de projeto ou de planejamento. planejamento de recursosO gerente de projeto é o primeiro contato em caso de problemas e atua como intermediário entre a equipe e o gerente de projeto. Isso dá às equipes mais fluidez e autonomia, evitando o microgerenciamento e situações em que todas as decisões dependem de uma única pessoa. 

O líder da equipe é de grande importância para criar um sentimento de pertencimento e manter o moral elevado mesmo em situações de crise. Estratégias adequadas de gerenciamento de equipes, que discutiremos mais adiante neste artigo, serão um apoio valioso no trabalho diário do líder. 

Membro da equipe 

Os membros da equipe são o núcleo do projeto responsável pela parte de execução do trabalho. Eles são especialistas em vários campos: desenvolvedores, designers, escritores e testadores, cuja tarefa é implementar aspectos específicos do produto. Seu conhecimento especializado e sua experiência permitem que o aplicativo ou software seja criado. 

Cada um deles tem competências e especializações diferentes e, portanto, precisam cooperar para atingir o objetivo pretendido. Uma boa gestão de equipe permite o uso total do potencial de cada um deles, e uma gestão deficiente é uma fonte de frustração e esgotamento. 

Gerente de recursos

A gerente de recursos é uma pessoa responsável pelo alocação de recursos na empresa. trabalha em estreita colaboração com o gerente de projetos e o departamento de RH. O RS conhece os requisitos do projeto e as competências dos funcionários, graças aos quais pode formar equipes de projeto com habilidade e informar as necessidades de recrutamento. O software de gerenciamento de recursos é uma ferramenta de trabalho diária para esse cargo. 

Em geral, as responsabilidades do gerente de recursos são divididas entre o gerente de projeto e o departamento de RH; no entanto, no caso de empresas maiores e projetos mais avançados, o apoio de uma posição separada é inestimável. 

Analista de negócios 

Esse especialista é responsável por definir o potencial de negócios do plano do projeto, sua avaliação de lucratividade e análise da posição de mercado, incluindo demanda e concorrência. Ele também ajuda na otimização do orçamento para as atividades do projeto.

Partes interessadas

Uma parte interessada é uma pessoa que será afetada de alguma forma por um projeto. Pode ser um usuário-alvo, cliente, empresa parceira, investidor, funcionário ou fornecedor. Mesmo que as partes interessadas não sejam tomadores de decisão ou executivos, a voz delas é muito importante no processo de criação de um produto para desempenho. 

Cliente 

Muitas vezes, o cliente é visto como alguém de fora e não faz parte da equipe. Entretanto, se não houvesse um cliente, também não haveria um projeto, pois é o cliente que faz a demanda, define as metas e dá o dinheiro. 

No sucesso do projeto e no processo de desenvolvimento, todas as partes envolvidas, portanto, devem considerar o cliente ou o proprietário do produto como uma parte importante da equipe, que participa das reuniões e decide o que é necessário. A natureza dessa colaboração é, obviamente, diferente da que existe entre os funcionários da mesma organização, mas você pode ter certeza de que incluir o cliente em um ciclo de vida de projeto e em um processo de desenvolvimento e criar boas relações tornará sua cooperação melhor.

Uma equipe de sucesso é um grupo de muitas mãos e uma mente."
Bill Bethel

Governar ou liderar? Estilos de gerenciamento da equipe do projeto em um projeto

É possível gerenciar uma equipe de diferentes maneiras. Essas maneiras são chamadas de estilos de gerenciamento ou estilos de liderança. Eles são uma combinação de fatores como hierarquia na organização, aumento da motivação, divisão de responsabilidades, comunicação e uma abordagem geral das regras de cooperação. Como apenas 48% dos funcionários consideram a liderança de sua empresa como de "alta qualidade" (Zippia, 2022), a adoção de um estilo eficaz é muito importante para todo o fluxo de trabalho e para o gerenciamento da equipe. Há vários estilos principais de gerenciamento. 

1. Autocrático, que significa "você fará o que eu disser"

Nesse estilo, existe o chefe, não o líder. A comunicação é unidirecional, do supervisor para os funcionários. A hierarquia na equipe é claramente marcada, não existe uma estrutura plana. O curso do trabalho é rigidamente controlado, e os funcionários são responsabilizados principalmente pelos resultados e pelo desempenho. 

Nesse estilo, os membros da equipe não são incentivados a fazer perguntas, apresentar iniciativas ou comunicar suas dúvidas - eles são executores em vez de tomadores de decisão ou entidades criativas. O domínio desse estilo é o microgerenciamento; o chefe controla todos os elementos do trabalho e os funcionários não recebem confiança ou propriedade. 

Esse estilo de gerenciamento pode ser útil em locais em que a disciplina e os procedimentos rigorosos são fundamentais, como no caso de um cirurgião que esteja conduzindo uma operação. Ou se você treina recrutas no exército. Mas em uma equipe de desenvolvimento? Pense duas vezes sobre isso. Ou não pense nisso de jeito nenhum. 

Prós

• Tomada rápida de decisões
• Funções e responsabilidades claramente definidas
• Funcionários não qualificados ou novatos têm responsabilidades definidas com precisão e pode ser mais fácil para eles executá-las
• Aumento da produtividade, mas somente na presença de um gerente

Contras

• Falta de satisfação e maior rotatividade de funcionários
• Frustração crescente
• falta de verificação das decisões tomadas e busca de soluções ideais
• o potencial dos funcionários não é aproveitado
• maior risco de esgotamento
• Gargalo na tomada de decisões 

2. Laissez-faire ou "você faz o que quiser"

Nessa abordagem, o gerente não... gerencia de fato. A equipe tem controle total sobre as decisões relacionadas à introdução de soluções e à resolução de problemas porque o líder confia na competência e na experiência da equipe. Propriedade é o lema desse estilo. 

A função do gerente é coordenar e distribuir tarefas, inspirar e criar a visão, motivar e verificar se o projeto está progredindo, mas toda a parte de execução também recai sobre os ombros da equipe. 

O gerente se envolve quando a equipe precisa de sua ajuda ou apoio, mas não interfere no processo criativo. Como ele não é tão ativo, pode se envolver em mais projetos ao mesmo tempo. Esse estilo permite uma estrutura verdadeiramente plana e funciona bem quando a equipe é experiente, independente e bem informada.

Prós

• Apoio à criatividade e à inovação
• Desenvolvimento do trabalho em equipe, quando os funcionários precisam cooperar para resolver um problema
• Criar um senso de responsabilidade pelo projeto e de propriedade
• Maior satisfação após realizar a tarefa de forma independente
• Possibilitar o desenvolvimento de funcionários que desejam mais autonomia

Contras

• A produtividade pode diminuir se os funcionários não estiverem motivados
• Os funcionários estão sob maior pressão
• A falta de uma estrutura clara pode levar a conflitos entre os funcionários
• Processo de tomada de decisão mais longo 
• Funcionários menos independentes e experientes podem se sentir perdidos sem orientação
• Potencial de caos em crises

3. Democrático, que significa "fazemos o que achamos melhor"

Esse estilo é algo entre o autocrático e o laissez-faire. O gerente pede feedback aos membros da equipe, conta com a opinião deles e incentiva o envolvimento e a sugestão de ideias. No entanto, o líder toma as decisões e é responsável pelo resultado final. 

O gerente não controla todos os aspectos do trabalho; ele dá diretrizes e distribui tarefas, mas os funcionários têm um certo nível de propriedade e executam as tarefas de forma independente. O gerente coordena o trabalho, controla os estágios do projeto e planeja a estratégia e a cronograma do projeto. Dessa forma, o trabalho tem alguma estrutura e hierarquia, mas também há algum espaço para criatividade e iniciativa. 

Prós

• A equipe tem impacto e controle
• O vínculo e o senso de cooperação são fortalecidos
• Sessões de brainstorming e discussões levam a encontrar as melhores soluções
• A satisfação e o senso de influência aumentam
• Os funcionários têm a sensação de independência e, ao mesmo tempo, de segurança, pois alguém está cuidando de tudo

Contras

• O processo de tomada de decisões e busca de soluções pode ser demorado
• Se o feedback dos funcionários não for levado em conta, a frustração pode aumentar
• Diminuição da motivação e da resistência se o gerente não tiver autoridade entre a equipe
• Pode surgir um senso de favoritismo se as ideias de uma pessoa forem aceitas e as de outras rejeitadas
• Se o gerente não tiver excelentes habilidades organizacionais, toda a estrutura poderá desmoronar

Técnicas de gerenciamento de equipes de projeto

O gerenciamento de equipes é uma habilidade, mas também uma arte. 86% dos funcionários em cargos de liderança consideram a falta de colaboração como o principal motivo de fracassos no local de trabalho (Zippia, 2022). 

Um grupo bem motivado de pessoas que consegue trabalhar em conjunto, está feliz e tem um sentimento de pertencimento à empresa pode realizar qualquer coisa e atingir metas com mais rapidez, eficiência e qualidade do que uma equipe mal gerenciada. 

A questão é como encontrar o equilíbrio perfeito, adequar o estilo de gerenciamento à natureza da equipe e não ser sobrecarregado por um excesso de informações e responsabilidades. Temos algumas técnicas que farão com que o gerenciamento de equipes seja muito fácil para você. 

1. Conheça sua equipe

Não existe uma solução única para todos os casos. Ao planejar uma estratégia de marketing, você considera as metas do cliente, a situação do mercado, a concorrência, o orçamento e o público-alvo. Da mesma forma, quando você cria um roteiro de produto. 

A abordagem depende das variáveis. E o mesmo acontece com o gerenciamento de equipes - você precisa de dados para fazê-lo bem. E esses dados são informações sobre quem são os funcionários, quais são suas habilidades, seu estilo de trabalho, suas relações uns com os outros, o que gostam de fazer e o que os irrita. Embora nem sempre seja possível encontrar uma solução que funcione para todos, conhecer a sua equipe o ajudará a encontrar a melhor solução possível. 

1. Recrutar com sabedoria

Uma equipe é uma estrutura dinâmica. Os projetos mudam e, com eles, a demanda por competências específicas. Portanto, o recrutamento é um elemento fundamental do gerenciamento da equipe do projeto. A escolha certa permitirá que você desenvolva seu potencial e trabalhe com mais eficiência, enquanto a escolha errada pode levar à frustração e à crise. 

Encontrar o candidato perfeito é principalmente do interesse dos líderes e gerentes de equipe, portanto, envolva-se no processo. Conduza uma entrevista individual, marque uma reunião com outros membros da equipe, dê uma tarefa de recrutamento e converse com o candidato sobre sua experiência, mas também sobre seus valores, necessidades, aspirações, pontos fortes e fracos. Mesmo o melhor recrutador e profissional de RH não conhece sua equipe melhor do que você, portanto, faça do processo de contratação uma de suas prioridades. 

2. Estabeleça metas realistas

É bom ter aspirações. É bom estabelecer metas ambiciosas que revelem as camadas mais profundas do potencial e do talento das pessoas - é uma grande motivação. MAS metas irrealistas funcionam exatamente da maneira oposta - elas mostram às pessoas que o trabalho nunca termina e que, não importa o quanto se esforcem, nunca será suficiente. 

Portanto, divida as grandes metas em etapas menores, e essas etapas em tarefas e subtarefas individuais. Uma ferramenta de agendamento de trabalho funcionará muito bem aqui, onde você poderá dividir as tarefas e definir marcos, cuja conclusão será uma oportunidade para comemoração e uma reunião de formação de equipe.

3. Adequar as tarefas às habilidades

As pessoas que ocupam os mesmos cargos podem ter conjuntos de habilidades diferentes. Isso é especialmente visível em uma estrutura organizacional plana, em que, em vez de juniores, intermediários e seniores, você simplesmente tem especialistas com experiência em outros campos de trabalho. 

Um dos elementos mais importantes de um bom gerenciamento de equipe é, portanto, atribuir as tarefas certas às pessoas certas. Os desenvolvedores conhecem diferentes linguagens de programação e se especializam em diferentes produtos; os redatores podem se sentir mais confortáveis com artigos, conteúdo de mídia social, documentação ou redação para a Web. Para otimizar o seu trabalho, desenvolva o potencial da sua equipe. 

Use um trabalho ou software de programação de recursos onde você preenche o perfil de cada funcionário com informações sobre suas competências. Dessa forma, você pode ter certeza de que o trabalho será entregue ao funcionário que o realiza melhor. 

4. Respeitar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional

O fato de seus funcionários trabalharem mais tempo não significa que eles sejam mais eficientes. Pelo contrário, a sobrecarga e as horas extras resultam em menor motivação e produtividade, menor foco, maior frustração e até mesmo rotatividade. Certifique-se de que sua equipe tenha espaço para fazer uma pausa no trabalho e descansar um pouco. Use planilhas de horas e controle de tempo para monitorar se seus funcionários têm muitas tarefas e precisam de suporte. O sistema de gerenciamento de férias também será muito útil. Dessa forma, você garantirá que todos possam tirar merecidas férias e, ao mesmo tempo, manterá o fluxo de trabalho em andamento alocação de recursos sabiamente. 

5. Melhorar a qualidade da comunicação

Um grande número de mal-entendidos e erros na equipe decorre da falta de comunicação. As pessoas não estão devidamente familiarizadas com o processo, têm informações incompletas e, portanto, podem executar tarefas incorretamente ou até mesmo trabalhar na mesma coisa ao mesmo tempo. 

Melhorar a comunicação é especialmente importante em tempos de trabalho remoto, quando o compartilhamento de informações e insights é mais difícil. Certifique-se de ter o sistema certo, como um drive estruturado e compartilhado e um canal no Slack que todos verifiquem regularmente. 

6. Trate sua equipe como um parceiro, não como um contratado

O gerenciamento moderno de equipes envolve confiança e propriedade. Seu pessoal não é um robô que deve seguir ordens, mas especialistas qualificados que conhecem seu trabalho e são seus parceiros comerciais mais importantes. Dê a eles a sensação de que têm sua parte no processo de tomada de decisões. Faça sessões de brainstorming e reuniões em que você busque as melhores soluções. 

Além disso, pergunte a eles sobre inspirações e projetos interessantes que tenham visto - quem sabe um deles não se tornará valioso para o seu trabalho? Você pode ter certeza de que a motivação e a satisfação da sua equipe aumentarão quando eles sentirem que você os aprecia e respeita. 

7. Dar e receber feedback

Imagine trabalhar em uma empresa em que você nunca sabe se fez algo certo ou errado ou se alguém tem um problema com sua atitude ou prefere que você faça algo diferente. Você não sabe, mas sente isso porque a atmosfera ou seu relacionamento com os outros muda. Essa situação gera confusão e faz com que você não consiga progredir porque não sabe qual é a direção certa. 

É por isso que o feedback é uma parte tão importante do gerenciamento de equipes. Ao conversar com seus funcionários sobre o desempenho, as observações e as impressões deles, você lhes dá confiança. Os funcionários que recebem feedback podem melhorar, fazer seu trabalho com mais eficiência e entender melhor o que você espera deles. 

Esse é um processo muito importante para criar uma comunicação transparente e evitar mal-entendidos. Por exemplo, se um membro da equipe de repente começar a trabalhar pior, chegar atrasado às reuniões e cometer erros, sua primeira reação provavelmente será de descontentamento. Você pode se tornar mais crítico, perder a confiança na pessoa e até começar a considerar a possibilidade de demitir esse funcionário. 

Por outro lado, se você der o feedback imediatamente, poderá descobrir que ele tem uma situação pessoal difícil, sente-se sobrecarregado e isso afeta seu trabalho. Nessa situação, vocês podem procurar juntos uma solução e fortalecer a confiança mútua e, a longo prazo, até mesmo melhorar a qualidade do trabalho.

Lembre-se de que o feedback não funciona em um único sentido. Seus funcionários também devem ter a oportunidade de lhe dizer abertamente se não gostarem de algo e expressar suas necessidades e opiniões.

8. Apreciar

Por falar em feedback, ele não precisa ser sempre sobre algo ruim. Infelizmente, a associação com reuniões individuais com um líder de equipe geralmente é negativa. As pessoas ficam estressadas, esperam críticas e têm medo de falar abertamente. É muito importante mostrar que os outros membros da equipe se comunicam e que você aprecia o compromisso e o trabalho deles. Dê feedback positivo individualmente, mas também como um grupo. Um simples "Muito bem, equipe, obrigado por seus esforços ultimamente, conseguimos!" promove um senso de pertencimento, métricas de sucesso e trabalho em equipe.

Quando trabalhando remotamenteNa empresa, muitas pessoas se sentem anônimas. E, no entanto, elas estão fazendo coisas importantes e necessárias! Use as reuniões da empresa como uma oportunidade para contar o que sua equipe fez e elogiá-la na frente de todos.

9. Desenvolver potencial

Um funcionário chega a uma empresa com um conjunto de habilidades que é suficiente para seu cargo. Mas, afinal de contas, um emprego não se trata apenas de fazer as coisas que você já sabe fazer. É uma oportunidade para as pessoas desenvolverem suas habilidades e aprenderem novas. 

Pergunte aos funcionários o que eles gostariam de aprender e atribua a eles tarefas que lhes permitam abrir suas asas. Essa também será uma oportunidade de aprofundar os laços dentro da equipe, pois os funcionários podem apoiar uns aos outros no desenvolvimento de competências e na troca de conhecimentos. Também é uma boa ideia criar um orçamento de desenvolvimento que seus funcionários possam usar para treinamentos, conferências, cursos, programas e livros interessantes.

10. Seja solidário

Mesmo no melhor emprego, há crises e momentos difíceis. No entanto, lembre-se de que seu papel como líder de equipe é apoiar a equipe e mostrar que não existe nenhum problema com o qual você não possa lidar. 

Nesse ponto, é muito importante manter um equilíbrio entre honestidade e frieza. Se ocorrer uma situação difícil, converse com a sua equipe sobre isso, conte-lhes o que aconteceu e o que pode ser feito. Envolva-os no processo de encontrar uma solução, mas também lhes dê uma sensação de segurança. As pessoas precisam saber que existe uma solução em algum lugar - você só precisa encontrá-la. 

11. Use uma boa ferramenta de gerenciamento de equipe

As organizações modernas são estruturas muito complexas e seu gerenciamento requer o apoio de ferramentas digitais, especialmente ferramentas de gerenciamento de projetos. Muitos projetos, cada um deles dividido em estágios, tarefas e subtarefas, centenas de funcionários e freelancers com diferentes competências e disponibilidade, dias de folga, reuniões e recursos - essa é uma quantidade enorme de informações e variáveis que afetam as decisões e os fluxos de trabalho. 

Para otimizar o gerenciamento de sua equipe, você precisará de um sistema que torne seus processos simples e transparentes. Pense no que você precisa e escolha a ferramenta perfeita para tornar o gerenciamento da sua equipe eficiente.

Como o Teamdeck apoia o gerenciamento de equipes de projeto?

Neste ponto, permita-nos uma pequena autopromoção. 😉 Gostaríamos de mostrar como nosso software ajuda os líderes de equipe a gerenciar seu trabalho. O Teamdeck é um software de gerenciamento de recursos desenvolvido por uma equipe de design de produto e empresa de desenvolvimento de software O sistema de gerenciamento de riscos de incêndio foi projetado para atender às necessidades até mesmo das organizações mais complexas, onde todos os elementos devem trabalhar juntos. 

Nosso objetivo é facilitar o seu trabalho, e não adicionar outra ferramenta com a qual você terá que se esforçar, e é por isso que damos grande ênfase a uma interface amigável e intuitiva. Acreditamos que mais nem sempre é melhor, e é por isso que no Teamdeck você encontrará apenas as funcionalidades realmente úteis, em vez de dezenas de adições desnecessárias que apenas complicam a navegação pelo sistema. 

Principais recursos do Teamdeck como software de gerenciamento de equipes de projeto

• Programação de recursos - Atribua as pessoas certas aos projetos certos com base em sua disponibilidade, cargo, habilidades e seus próprios atributos definidos. Graças à integração com o Slack, seus funcionários serão notificados sobre novas tarefas imediatamente.
• Calendário – gerenciar a carga de trabalho e a capacidade da sua equipe. Monitoramento utilização de recursosagendar reuniões e adicionar tarefas com base na disponibilidade. O Teamdeck o avisará automaticamente sobre overbooking e conflitos de agendamento. Você também pode ver quem está com falta de agenda para atribuir-lhes novas tarefas.
• Previsão de recursos - Ao analisar seu fluxo de trabalho, você pode planejar as necessidades de pessoal e tempo para projetos futuros.
• Planilhas de horas e controle de tempo - monitore o desempenho de sua equipe com transparência planilhas de horas. Avalie a lucratividade dos projetos e otimize o orçamento verificando quais tarefas consomem mais tempo e são mais caras.
• Atributos personalizados - Atribuir pessoas a tarefas com base em tags personalizadas, como tipo de contrato, senioridade, equipe ou o que for necessário.
• Gerenciamento de férias - Fique de olho na disponibilidade horária da sua equipe com informações sobre licenças e dias de folga. Atribua feriados públicos a pessoas de diferentes países. 
• Relatórios personalizados - criar relatórios personalizados com a análise que você precisa. Você pode criar perfis para diferentes departamentos e equipes, por exemplo, Produto, RH, Marketing, Finanças, etc.
• Versão para celular - Gerencie seu trabalho confortavelmente e de qualquer lugar com o aplicativo móvel Teamdeck. 
• Sistema de segurança de dados - Tenha certeza de que seus dados estão seguros com nosso sistema de segurança à prova de balas.
• Integrações - use o Teamdeck com seus aplicativos favoritos, como Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier, REST API e muito mais!
• Preço baixo - O Teamdeck lhe custará apenas $0.9 - $3.9 por membro mensalmente (dependendo do pacote). 
• Teste gratuito - Não acredite apenas em nossa palavra, veja como o Teamdeck pode melhorar o gerenciamento de sua equipe com uma avaliação gratuita de 7 dias.

Dominar o gerenciamento de sua equipe de projeto é aceitar um desafio real...

...mas definitivamente vale a pena, pois os riscos são altos. Aumento da produtividade, melhores relacionamentos na equipe, funcionários mais felizes, economia de tempo e dinheiro, aprimoramento de suas habilidades organizacionais e de liderança e capacitação como líder, não como chefe - são apenas alguns dos benefícios de um excelente gerenciamento de equipe. E esses já são motivos mais do que suficientes para fazer isso!