Agora que você está aqui, provavelmente está se perguntando o que pode fazer de melhor para programar sua equipe. Você notou que muito tempo está escapando por entre seus dedos, os projetos às vezes atrasam e os funcionários se sentem um caos. Não se preocupe, problemas como esses fazem parte de todas as organizações. Felizmente, há várias maneiras de resolvê-los. Uma delas é o software de agendamento de projetos ou software de agendamento de gerenciamento de projetos - uma ferramenta de agendamento de projetos realmente interessante.
Com este artigo, você aprenderá:
Recomendações do gerente de projeto de empresas de desenvolvimento de software
Urgente gerenciamento do cronograma do projeto ferramentas e seus principais recursos
O que procurar ao escolher o cronograma do projeto e software de gerenciamento de recursos
O que são planejamento de projeto, gerenciamento de projeto, programação de projeto e acompanhamento de projeto e como eles se diferenciam?
Por que o software de planejamento de projetos, ou seja, a ferramenta de planejamento de projetos, é tão importante para os gerentes
Uma pequena introdução antes de falarmos sobre os aspectos importantes do uso da ferramenta de planejamento de projetos. Software de planejamento de projetos, software de programação de recursos, software de gerenciamento de funcionáriosFerramenta de agendamento de gerenciamento de projetos, ou software de gerenciamento de cronograma - esses termos têm o mesmo significado. E o objetivo principal de cada um é o mesmo. De modo geral, sem falar em muitos outros recursos e diferenças funcionais, eles ajudam na programação, alocação de recursos (funcionários) e planejamento de projetos abrangentes.
50% das organizações, na maioria das vezes ou sempre, alinham seus cronogramas de projeto. Quer você seja um gerente de projetos novato ou tenha o gerenciamento de cronogramas na ponta dos dedos, precisará de um sistema para ajudá-lo a reunir todos os seus processos. Não é que você não possa fazer isso de outra forma - muitas empresas tentam gerenciar seu trabalho agendando-o em um quadro branco ou no Excel.
O problema é que essa estratégia só funciona até um certo ponto. E esse momento chega muito rapidamente para qualquer empresa que esteja ávida por desenvolvimento e tenha ambições de crescer. Para o software moderno empresas de desenvolvimentoEm um momento de crise, a pergunta "vale a pena usar um software de gerenciamento de cronograma" não existe mais. Em vez disso, eles se perguntam "qual gerenciamento de cronograma escolher". E aqui vale a pena observar alguns critérios.
1. Interface intuitiva das ferramentas de agendamento de projetos - O motivo mais provável pelo qual a ferramenta de agendamento de projetos é rejeitada é apenas a experiência do usuário e a usabilidade. Portanto, é absolutamente claro, antes de comprar - experimente, vamos experimentar as pessoas que a usarão. A ferramenta deve facilitar seu trabalho, não torná-lo mais complicado, portanto, certifique-se de que você se sente confortável ao navegar pelo painel.
2. Controle de tempo / Gerenciamento de tempo - O gerenciamento eficaz de projetos é impossível quando não se sabe no que a equipe está trabalhando e quanto tempo leva. As ferramentas de agendamento de projetos podem realmente ajudar.
[Fonte: Tela do software de gerenciamento de recursos e programação de projetos].
3. Gerenciamento de férias / Gerenciamento de ausências / Disponibilidade da equipe - Os funcionários têm direito a férias e dias de folga, mas a ausência deles afeta todo o fluxo de trabalho e o planejamento dos trabalhos. Uma boa ferramenta de agendamento de projetos lhe dará uma visão completa da disponibilidade da sua equipe.
4. Relatórios personalizados - Cada empresa tem prioridades diferentes e métricas diferentes serão importantes para elas. Programação de projetos O software deve gerar os relatórios necessários para você.
5. Programação em tempo real - Uma das coisas mais importantes no planejamento do trabalho é uma atualização imediata. As alterações no cronograma que são feitas somente depois de algum tempo criam um caos desnecessário, portanto, sua ferramenta deve atualizá-las imediatamente, por isso vale a pena usar ferramentas interessantes de cronogramas de projetos.
6. Gerenciamento da carga de trabalho - Para que a programação funcione, você precisa saber quem tem tempo para cuidar de uma determinada tarefa. A ferramenta ideal lhe mostrará a capacidade de seus funcionários.
Bem, já dissemos por que você precisa de um software de gerenciamento de projetos, conhecido como ferramentas de agendamento de projetos, e o que procurar ao escolher o único.
Agora é hora de dar alguns exemplos.
"O software de planejamento de recursos desenvolvido por uma empresa de software para suas próprias necessidades, portanto, atende melhor às necessidades do setor." - uma das ferramentas de agendamento de projetos realmente interessantes.
O Teamdeck é um software de agendamento de recursos e projetos com recursos de controle de tempo e gerenciamento de disponibilidade
Preço (pacote padrão): $3,60 / membro da equipe / mensal
Prós:
Tempo de trabalho e disponibilidade da organização personalizada.
Capacidade de atribuir campos personalizados a pessoas e projetos, como cargos, habilidades, tecnologias, etc.
Visualização transparente do cronograma de trabalho e da disponibilidade de diferentes departamentos e cargos usando a visualização de calendário
Etiquetas personalizadas
Relatórios personalizados semelhantes aos do Excel
Feriados bancários automáticos para várias localizações
Disponível na versão móvel
Sistema de segurança de dados
Integração com outros sistemas, como Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier e API REST
Contras
O aplicativo móvel para rastrear horas não permite ver apenas os projetos ativos
Sem dependências para reserva
Sem rastreador de tempo start-stop para desktop (somente no aplicativo móvel)
"nTarefa é uma das ferramentas de agendamento de projetos projetada como uma ferramenta de colaboração para empresas que é uma solução completa de gerenciamento de projetos." - G2
Preço (pacote padrão): $3 / membro da equipe / mensal
Prós:
Interface fácil e intuitiva
Gerenciamento de tarefas
Gerenciamento de projetos
Gerenciamento de riscos
Controle de tempo
Gerenciamento de planilhas de horas
Gerenciamento de reuniões
Quadros Kanban
Gráficos de Gantt
Contras:
Falta de personalização
Falta de relatórios
"O Resource Guru foi projetado especificamente para reduzir cargas de trabalho excessivas, melhorar o moral da equipe, diminuir a rotatividade de funcionários e ajudá-lo a fazer o seu melhor trabalho."
Os calendários de projeto ajudam a identificar e visualizar as tarefas ao longo do projeto.
Preço (pacote padrão): $4.16 / membro da equipe / mensal
Prós:
Disponibilidade de recursos
Colaboração da equipe
Interface amigável ao usuário
Painel de disponibilidade e planejamento da capacidade de recursos opção
Gerenciamento de conflitos de agendamento
Relatórios e previsões
Sistema de gerenciamento de férias recursos
Programação de projetos e recursos
Sistema de reserva de salas de conferência
Rastreamento de equipamentos
Integração com Slack, Gmail, Outlook e Google Agenda
Sistema de segurança de dados
Contras:
Não há capacidade de classificar os recursos por nível de experiência
Não há função "desfazer" na seção de reservas
Não há capacidade de copiar tarefas de recursos
Não há capacidade de pesquisar reservas por palavras-chave
"Adicione seus projetos e sua equipe e está pronto para começar! Clique e arraste em qualquer lugar da agenda para começar a atribuir tarefas."
O Float também ajuda com as tarefas do projeto e define as dependências das tarefas.
Preço (pacote padrão): $ 10 / membro da equipe / mensal
Prós:
Painel de gerenciamento de recursos flexível e fácil de usar
Fácil navegação e filtragem
A interface visual de arrastar e soltar do programação de recursos
Controle de tempo pré-preenchido com tarefas em andamento
Planejamento de vários projetos
Relatórios e previsões
Integração com Jira, Teamwork, Asana, Trello
Contras:
Navegação desconfortável na linha do tempo do projeto.
Algumas integrações não funcionam como esperado.
Atualização demorada da lista de funcionários.
Qualquer usuário pode adicionar e alterar dados que causam desordem.
"Tecnologia desenvolvida especificamente para clareza, controle e confiança."
O Mavenlink também está em nossa comparação de ferramentas de agendamento de projetos, o que ajuda a concluir o projeto com sucesso
Preço (pacote padrão): Preços individuais
Prós:
Painel de gerenciamento avançado de recursos
Recursos de business intelligence
Métricas de projeto em tempo real
Capacidade de atribuir funções e permissões diferentes
Proteção de dados
Recursos integrados com planejamento de projetos e recursos
Serviços adicionais ao cliente, como consultoria, orientação, treinamento e programa de sucesso do cliente.
Treinamento em produtos e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana
Integração com Slack, Jira, GSuite e Oracle
Contras:
Sem teste gratuito
Criação complicada de relatórios personalizados
Recursos avançados somente para os pacotes Premier e Enterprise
Excesso de notificações por e-mail
Muitas maneiras de obter exatamente o mesmo efeito, o que complica desnecessariamente o sistema
"Personalize o Wrike para se adequar melhor à sua organização. De painéis e fluxos de trabalho personalizados à automação específica da equipe para simplificar os processos."
O gerenciamento de tarefas com o Wrike é um software de agendamento de projetos.
Preço (pacote padrão): $ 9,80 / membro da equipe / mensal
Prós:
Versão gratuita com recursos básicos
Gráficos de Gantt interativos
Alta personalização do sistema.
Grupos dedicados de funcionalidades.
Quadros Kanban
Análise avançada
Agendamento, gerenciamento de projetos, controle de tempo e upload de documentos em uma única ferramenta
Sistema de segurança de dados
Contras:
Complicado de usar
Não há possibilidade de gerenciamento de projetos off-line
Os altos requisitos de hardware tornam inconveniente o uso em computadores mais antigos
Os recursos mais avançados estão no pacote premium, que é caro
"Alinhe equipes globais, crie e dimensione soluções orientadas para os negócios e permita que a TI gerencie riscos e mantenha a conformidade na plataforma para um trabalho dinâmico."
Os gráficos de Gantt são úteis para desenvolver o cronograma do projeto e visualizar as dependências das tarefas
Preço (pacote padrão): $24,80 / membro da equipe / mensal
Prós:
Dedicado ao gerenciamento de conteúdo das equipes de criação e marketing
Uma interface fácil de usar aloca recursos, acompanha o progresso ou o tempo
Fluxo de trabalho do projeto automação
Painel de gerenciamento avançado
Colaboração da equipe
Comunicação conveniente e troca de dados com outros membros da equipe
Inteligente gerenciamento do fluxo de trabalho do projeto
Sistema de segurança de dados
Sincronização de dados
Gerenciamento de cronograma
Planejamento de vários projetos
Contras:
Preço alto
Pacote básico para até 25 funcionários
Alguns recursos estão ausentes ou indisponíveis
A ferramenta é pesada e, às vezes, apresenta atrasos
Painel de tarefas ilegível para alguns usuários
"Una seus projetos, recursos e finanças em uma plataforma nativa de IA."
Para gerenciar com eficácia um processo de agendamento de projeto, o Forecast é insubstituível para muitos gerentes
Preço (pacote padrão): $30 / membro da equipe / mensal
Prós:
Automação e funcionalidade baseada em IA
Fácil de usar
Software de planejamento, rastreamento e programação de projetos
Avançado sistema de gerenciamento de férias
Monitorar custos e lucros de cada projeto
Amplas opções de personalização
Agendamento automático com base na disponibilidade do funcionário
Integração com Asana, BambooHR, Azure
Relatórios e previsões
Contras:
Preço alto
Falta alguma funcionalidade útil
O excesso de visualizações de projetos torna os dados ilegíveis
A programação é muito rígida e não é ideal para empresas ágeis
A ferramenta é esteticamente agradável, mas não muito intuitiva
No mundo digital, a segurança dos dados é tudoespecialmente quando você trabalha com tantas informações confidenciais. O software ideal de agendamento de gerenciamento de projetos deve garantir a segurança de seus bancos de dados. Além disso, ele deve estar em conformidade com o GDPR - a lei europeia de proteção de dados em vigor desde 2018. Ela contém regulamentos muito rigorosos sobre a coleta, o processamento e o uso dessas informações, portanto, o sistema certo leva isso em consideração.
Por que você precisaria de um software que não sabe como usar? Mesmo a funcionalidade mais revolucionária será um problema, e não uma ajuda, se você não souber usar seu potencial. Um bom planejador de cronograma de projeto cuida de seus clientes não apenas quando se trata de persuadi-los a comprá-lo, mas também durante todo o processo de cooperação - bom ferramentas de planejamento de projetos são importantes. Certifique-se de que o parceiro de negócios escolhido ofereça um processo de integração adequado para que você possa aproveitar toda a gama de recursos pelos quais está pagando.
É natural que sua empresa cresça... e o software de agendamento de projetos não deve retardar esse processo. Ou, pelo menos, essa é certamente uma de suas metas comerciais. A questão é se o planejador de cronograma de projetos que você escolher será capaz de acompanhá-lo. Ao escolher a ferramenta ideal, pense no futuro, não apenas em suas necessidades atuais, mas também no que você precisará no futuro.
Certifique-se de que o software atenderá a seus requisitos atuais e futuros. Também é muito importante verificar como o preço do serviço mudará - pode ser que alguma ferramenta seja a melhor solução para uma pequena empresa, mas completamente não lucrativa para uma empresa de software de médio ou grande porte. Leve em conta a direção do desenvolvimento de sua organização para que sua escolha seja a mais adequada.
Imagine uma pequena empresa na qual todos trabalham no escritório em tempo integral e que lida com no máximo três projetos simultaneamente. Agora imagine uma segunda empresa, uma corporação multinacional que emprega pessoas em todo o mundo. A maioria delas trabalhar remotamente em diferentes fusos horários. Alguns têm empregos em tempo integral, outros trabalham meio período e outros são freelancers. Até várias dezenas de projetos são gerenciados simultaneamente.
Como você provavelmente pode imaginar, o fluxo de trabalho dessas duas empresas será completamente diferente, mas isso não significa de forma alguma que elas tenham de usar ferramentas de agendamento de projetos diferentes. O software ideal de agendamento de gerenciamento de projetos é flexível o suficiente para se adaptar às expectativas de cada empresa.
Preste atenção se o software permite adicionar, excluir e editar dados com facilidade, fazer configurações personalizadas, ativar e desativar o relógio de ponto conforme necessário, adicionar dados sobre cada funcionário e personalizar a disponibilidade, por exemplo, se alguém está trabalhando meio período ou de férias. O sistema também deve permitir que você atribua funções e permissões individuais a cada funcionário, por exemplo, quem pode aceitar solicitações de licença, atribuir tarefas a indivíduos, definir marcos, aceitar programações etc.
Não é possível melhorar seu trabalho sem dados sobre o que funciona e o que não funciona, e é por isso que uma das principais funcionalidades do software de agendamento de projetos é a geração de relatórios. Certifique-se de que o sistema gere relatórios básicos que forneçam os dados mais essenciais e que os relatórios possam ser personalizados de acordo com suas necessidades individuais.
Sim, sabemos que a longa lista de integrações na página do sistema é sempre impressionante. No entanto, ao escolher um software, não olhe apenas para o número de integrações. logotipos personalizadosmas também a rapidez com que a ferramenta pode introduzir novas integrações.
Ok, digamos que, a essa altura, o software tenha integrações com todos os principais aplicativos que você usa, mas e quando um novo aplicativo for lançado no mercado? A ferramenta será capaz de implementar a nova integração em alguns dias, semanas ou meses? A velocidade e a agilidade da integração são critérios muito importantes na escolha de um sistema.
Todas as empresas tentarão convencê-lo de que a solução delas é a melhor e que virará sua maneira de pensar sobre o planejamento do trabalho de cabeça para baixo. No entanto, a verdade é que, até que você mesmo a teste, não terá certeza. As empresas confiantes na qualidade de seus serviços não terão receio de oferecer um período de teste gratuito.
Eles não querem que você compre o produto às cegas, apenas dizem: "Veja, este é o nosso sistema, verifique se ele funciona para você e, se funcionar, nós o convidamos a cooperar". Um período de teste gratuito é a maneira mais eficaz de verificar se uma solução é adequada para você, portanto, não hesite em usá-lo e procure empresas que o ofereçam.
Ao vasculhar a Internet em busca de informações sobre gerenciamento de cronogramas e ferramentas de agendamento de projetos, você certamente já se deparou com termos como planejamento de projetos, acompanhamento de projetos e gerenciamento de projetos. Todos eles parecem semelhantes, aparecem no mesmo contexto - otimização de software house - e trazem benefícios semelhantes para sua empresa. Sabemos que é fácil se perder nisso, portanto, antes de prosseguirmos, vamos esclarecer um pouco essa terminologia confusa.
Talvez você ainda não saiba, mas o planejamento de projetos e o gerenciamento de recursos são partes do ciclo de vida do gerenciamento de projetos ou - para dizer que é muito mais fácil de adotar - do processo de gerenciamento de projetos. Mas antes de falarmos mais sobre isso, vamos começar com os fundamentos. Como os gerentes de projeto entendem o gerenciamento de projetos e por que usam as ferramentas de planejamento de projetos?
Parafraseando a definição do Project Management Institute (PMI), o gerenciamento de projetos consiste no uso de conhecimentos (específicos), competências, habilidades, dispositivos, ferramentas, métodos, técnicas e tudo o que for necessário para fornecer "valor às pessoas". Deixando de lado a ambiguidade da frase "valor para as pessoas", pode-se dizer que o gerenciamento de projetos consiste em usar os recursos (tangíveis e intangíveis) para criar e implementar algo - digamos - útil (não necessariamente para todos).
Como podemos ver, o entendimento mencionado acima é bastante amplo. Do ponto de vista do PMI, um resultado do gerenciamento de projetos - ao que parece - pode ser qualquer coisa. Qualquer coisa que seja útil para as pessoas. É claro que, para complicar ainda mais, poderíamos perguntar se pelo menos duas pessoas que criaram algo (tangível ou intangível) e têm um uso para isso são gerentes de projeto, e seu trabalho é um projeto? Ou, quantas delas devem ter se beneficiado de uma determinada criação para que ela seja chamada de projeto?
Ignorando perguntas como essas, é preciso dizer que a definição acima não diz nada sobre absolutamente fundamental. Pode-se dizer que os fundamentos de qualquer projeto incluem o planejamento e a programação. E os fundamentos que diferem entre o gerenciamento de projetos e o gerenciamento. Não podemos nos esquecer também do gerenciamento de tarefas.
O gerenciamento de projetos é a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimento e experiência para atingir os objetivos específicos do projeto de acordo com os critérios de aceitação do projeto dentro dos parâmetros acordados. O gerenciamento de projetos tem resultados finais que são limitados a uma escala de tempo e a um orçamento finitos. O software de programação de projetos pode ser útil para isso.
Aqui estão três aspectos do gerenciamento de projetos que não aparecem na definição do PMI. O primeiro é o "critério de aceitação do projeto", o segundo é o tempo e o terceiro é o orçamento.
Vamos usar a colaboração com um cliente como exemplo. Como sabemos, os projetos são encomendados, interna ou externamente, por alguém de sua empresa ou de fora, por um cliente. Ele faz um pedido comercial. Ele tem expectativas relacionadas aos produtos e como eles ajudarão a ajudar seu negócio atual ou o novo. E, o que é mais importante, ela não teve um tempo ilimitado na vida e a carteira de Warren Buffet.
Ou, por outro lado, ele gostaria de obter o resultado de seu pedido de forma rápida e barata. Em outras palavras, a qualidade dos produtos, o tempo de recebimento e, o mais importante, o custo determinam as decisões comerciais dos clientes atuais e potenciais. Se os critérios de aceitação do cliente não corresponderem aos resultados do trabalho, aí começa outro problema muito pior...
Como sugere o APM, a diferença entre apenas "gerenciamento" e gerenciamento de projetos é o momento em que o projeto está pronto para ser implementado ou já foi implementado. Enquanto o gerenciamento é um processo contínuo, o gerenciamento de projetos tem seu resultado final fornecido em um período de tempo finito. Neste ponto, temos alguns comentários porque não temos certeza se o "período de tempo finito" é a melhor maneira de dividir o gerenciamento de projetos e apenas o gerenciamento.
Por exemplo, vamos usar o departamento de marketing ou apenas um especialista em PPC. Ambos são responsáveis por geração de leads atividades - esse é o objetivo do projeto, reunir leads. A meta inclui otimizações de campanha, otimizações de página de destino, criação de conteúdo etc. - essas são as tarefas. Ela tem seu orçamento dedicado a ela. Se o número de leads obtidos a cada mês não for suficiente, a empresa começará a ter um grande problema. A partir desse ponto, se o gerente de projeto, na pessoa de um especialista em PPC, não atingir a meta dentro do tempo e do orçamento esperados, o projeto fracassará. Portanto, como vemos, às vezes não se trata do período de tempo, mas do orçamento, porque esse último é o aspecto mais forte de um projeto que decide sua lucratividade. A ferramenta de planejamento de projetos pode ser muito útil.
Tendo esse comentário em mente, vamos ver algumas outras lições.
Portanto, o gerenciamento de projetos é - como sugere o APM - uma aplicação de métodos e processos. Na Internet, qualquer pessoa encontrará o processo de gerenciamento de projetos dividido em fases. Às vezes são 3 fases, às vezes 4, 5, 6 ou até 7. Nós usamos o mais popular, que contém 5 fases.
Iniciação e concepção
Planejamento de projetos
Lançamento e execução
Monitoramento e controle
Encerramento do projeto
De uma perspectiva mais restrita, gerenciamento de projetos é responsável por COMO conseguir o indivíduo objetivos do projeto com todos os detalhes. É a parte de execução do gerenciamento do trabalho e tem como objetivo fazer com que a equipe atinja as metas. Trata-se de liderar um projeto do início ao fim, levando em conta todos os estágios individuais, todas as tarefas dentro da estrutura de um orçamento definido e os objetivos de qualidade. É responsável pela forma como o escopo será entregue. Os elementos do gerenciamento de projetos, entre outros, incluem:
criação e desenvolvimento do conceito do projeto,
gerenciar o trabalho de toda a equipe,
decidir sobre o processo e os métodos de realização do projeto,
preparação de listas de tarefas e sua priorização,
atribuição de tarefas e prazos de tarefas,
controle de qualidade e solução de problemas,
gestão orçamentária,
controle da satisfação do cliente,
avaliação da eficácia do trabalho realizado.
Agora é por questões terminológicas, porque planejamento de projeto, agendamento de projeto e, às vezes, até mesmo rastreamento de projeto são termos tratados de forma intercambiável.
Como sugere o gráfico abaixo, o planejamento do projeto é uma das partes do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. É um dos grupos de tarefas que pertencem à fase de planejamento e execução do projeto também.
O software de ponta de agendamento de projetos participa de quase todos os estágios do ciclo de vida do gerenciamento de projetos
Planejamento de projetos é a parte do processo de gerenciamento de projetos que responde à pergunta O QUE DEVE SER FEITO em um projeto. Ele descreve a visão e as principais etapas necessárias para concluir o projeto. Sua finalidade é definir as atividades e a metodologia que permitirão que sua equipe atinja seus objetivos. É uma visão horizontal de um projeto que ainda não está muito detalhado. A fase de planejamento consiste em elementos como:
descrição dos patrocinadores, partes interessadas e clientes do projeto,
descrição do escopo, orçamento e prazo do projeto,
identificação dos elementos do projeto necessários para atingir os objetivos,
identificação de possíveis desafios e ameaças,
apresentar o plano do projeto a investidores, clientes ou outras partes interessadas.
O objetivo do planejamento do projeto é preparar um documento formal e aprovado que seja usado para orientar a execução e o controle do projeto. Assim, o objetivo do cronograma do projeto, de acordo com o Guia PMBOK do PMI, é mostrar "as datas planejadas para a execução das atividades e as datas planejadas para o cumprimento dos marcos". Como lemos no site do Project Cubicle:
Os cronogramas de projetos mostram as atividades, as durações, as dependências, os marcos, as datas de início e término, os calendários e o caminho crítico em um diagrama.
A programação de projetos (ou programação de recursos ou gerenciamento de programação) é um procedimento para atribuir tarefas e alocação de recursos para que o projeto possa ser concluído dentro de um prazo e orçamento especificados.
Esse processo consiste em estimar o capacidade disponível e recursos adicionais necessários em cada estágio do projeto e planejar em que momento determinadas tarefas e fases do projeto devem ser concluídas para cumprir o prazo declarado. Os elementos do gerenciamento do cronograma são:
dividir o projeto em etapas e definir marcos,
definir tarefas dentro do projeto com base no escopo,
determinação dos recursos disponíveis e da demanda,
alocação de recursos,
estimar o tempo necessário para executar determinadas tarefas (cronogramas do projeto) a fim de cumprir o prazo.
No final, precisamos destacar o rastreamento de projetos porque esse termo também é considerado algo semelhante ao agendamento de projetos.
Rastreamento de projetos é o processo de monitorar o progresso de um projeto (é uma fase de monitoramento no ciclo de vida do gerenciamento de projetos). O rastreamento de projetos está ligado ao rastreamento de tarefas, ou até mesmo é igual a ele - o foco é o progresso da tarefa que, obviamente, é um elemento de todo o projeto.
Isso não é o mesmo que controle de tempo dos funcionáriosque é o monitoramento das tarefas nas quais os funcionários gastam seu tempo de trabalho. Quando todo o trabalho é planejado, os objetivos são definidos e os recursos são alocados, é hora de verificar se a execução do projeto está ocorrendo como deveria, se o cronograma está sendo implementado corretamente, se não há problemas não resolvidos e se os gargalos não estão bloqueando o andamento do trabalho.
O rastreamento de projetos é um processo muito importante para os gerentes de projetos e clientes, pois permite que eles verifiquem se tudo está ocorrendo sem problemas e se os planos originais estão funcionando ou se precisam ser modificados, por exemplo, expandindo a equipe ou adicionando novas tarefas.
É muito difícil fazer uma divisão rígida dos termos mencionados acima, pois todos eles interagem entre si e fazem parte do gerenciamento de projetos. Às vezes, uma pessoa diferente é designada para cada estágio, às vezes todo o processo recai sobre os ombros de um gerente de projeto. Quanto mais complicado for o projeto, quanto maior for a organização, mais elementos contribuirão para a otimização do trabalho.
É por isso que as empresas de software modernas nem sequer começam a trabalhar em um projeto sem as ferramentas adequadas. É claro que existem sistemas dedicados a etapas individuais, mas será muito mais fácil trabalhar usando um software que atenda a todas as suas necessidades e o ajude a criar um plano de projeto, definir um cronograma, gerenciar recursos, monitorar o tempo e o progresso do trabalho e atribuir tarefas. A seguir, apresentamos algumas sugestões de ferramentas eficazes para gerenciar o trabalho em sua organização.
Ao não se preparar, você está se preparando para fracassar.
- Benjamin Franklin
Ok, você já sabe que precisa de uma ferramenta de agendamento de projetos e como escolher uma... Mas você sabe por que realmente precisa dela? Sabemos que todos falam que ela é necessária, mas o que ela lhe proporcionará e como mudará seus negócios para melhor?
O caos custa dinheiro. Isso não é segredo. No caos, você perde tempo tentando descobrir o que está acontecendo e o que precisa ser feito. E em uma software house, tempo é dinheiro.... muito tempo. Afinal de contas, seus serviços têm um preço por algum motivo. Se você quiser usar o dinheiro da sua empresa para alguma coisa, que seja para desenvolvimento, inovação e marketing, e não para desperdiçar recursos. As ferramentas de agendamento de projetos podem ajudar.
Isso pode parecer trivial - afinal, todos que trabalham em um projeto sabem qual é o objetivo e o que é necessário, certo? Bem, não é bem assim. Muitas vezes, uma tarefa aparentemente simples tem muito mais componentes do que parecia. E cada um desses componentes leva mais tempo do que parece.
Um cronograma bem preparado sempre lhe dá uma visão clara do que você precisa fazer e quando precisa fazê-lo para atingir suas metas. Isso garante que você não perca nada e evita atrasos. É por isso que você deve escolher um bom software de agendamento de projetos.
O gerenciamento de cronograma é muito importante do ponto de vista do trabalho em equipe porque cada membro da equipe sabe quais são suas responsabilidades e que o trabalho dos outros depende do seu trabalho. Isso ajuda a criar responsabilidade compartilhada e solidariedade entre seus funcionários, o que tem um impacto positivo na produtividade.
Alguns projetos começam sem problemas e requerem o mínimo de recursos necessários e, de repente, descobre-se que isso era apenas a ponta do iceberg, e cada estágio subsequente é cada vez mais difícil. Se você preparou um cronograma de projeto, certamente previu essa situação e assegurou o tempo da equipe que pode ser mobilizada para apoiar o projeto. Caso contrário, bem, boa sorte.
Sabe aquela situação em que você começa a trabalhar em um projeto e tudo está perfeito, você dá 110% e a qualidade da mão de obra é a mais alta possível? Infelizmente, quanto mais você trabalha, menos tempo tem e, no final, acaba não conseguindo terminar o projeto mantendo o nível inicial.
E, pior ainda, você terá que reduzir significativamente a qualidade padrão para cumprir o prazo. O gerenciamento do cronograma com o apoio de um bom software de agendamento de projetos permite que você evite essa situação, planeje seu tempo com cuidado e mantenha um trabalho uniforme e de alta qualidade durante todo o projeto.
O cronograma do projeto mostra claramente o que deve acontecer e quando. Se tarefas específicas começarem a ficar para trás de repente, isso é um sinal de que algo está acontecendo e que você precisa reagir. Isso permite que você resolva problemas em um nível inicial e evite gargalos antes que eles afetem todo o fluxo de trabalho. Sem um cronograma, você provavelmente perceberia uma crise quando ela já estivesse muito séria,
Você precisa de ajuda para encontrar o melhor software de agendamento de projetos?
"Uma meta sem um plano é apenas um desejo"
Aprimoramento gerenciamento de tempo é uma das resoluções de Ano Novo mais populares. Os planos são parte integrante de nossas vidas. Quando saímos de férias, fazemos um jantar, queremos ser promovidos ou conseguir o emprego dos sonhos, participar de uma competição, realizar qualquer coisa. Como um plano é uma parte tão importante de nosso desenvolvimento individual, imagine uma organização cheia de indivíduos, cada um com potencial, competência e uma quantidade limitada de tempo de trabalho.
É possível levar uma empresa ao sucesso sem gerenciamento de cronograma e um bom plano? Provavelmente sim. Mas é um pouco como largar o emprego e esperar ganhar na loteria. Vale a pena acreditar em um destino cego?
O planejamento eficaz de recursos é um objetivo crucial para empresas de todos os portes, independentemente de operarem on-line ou em setores tradicionais. Dada a grande variedade de empresas que exigem planejamento de recursos, é um desafio fornecer uma recomendação única para todos...
As empresas geralmente se esforçam muito na alocação de recursos. Você quer manter todos ocupados e, ao mesmo tempo, garantir que suas tarefas sejam valiosas (o que geralmente significa faturáveis) para a empresa. Isso se torna realmente complicado quando sua equipe...
Equipes de todo o mundo estão enfrentando desafios semelhantes quando se trata de planejar o cronograma de sua equipe. Criar um plano de projeto é difícil por si só, e mantê-lo atualizado e reagir às mudanças é ainda mais...