Se você trabalha em uma empresa de software ou em uma agência de criação, provavelmente sabe muito bem que os projetos não terminam quando alguém faz o commit final na base de código ou quando o cliente responde com "parece bom" ao seu trabalho. É claro que a parte de entrega do ciclo de vida do projeto pode ter terminado, mas agora é o momento de encerrar um projeto adequadamente. Nesta postagem do blog, mostraremos algumas das etapas mais importantes que você deve incluir nos processos de gerenciamento de projetos da sua empresa ao final de um projeto.
Primeiro, vamos abordar por que você deve se preocupar com um processo de encerramento de projeto.
Um processo de encerramento de projeto é útil para garantir que todos os envolvidos no projeto estejam na mesma página e que o projeto esteja oficialmente concluído. O que acontece quando você não encerra o projeto adequadamente? Para começar, você ainda pode receber solicitações de alteração do cliente que não sabe que não é mais o momento para essas solicitações. O encerramento de um projeto também é vantajoso do ponto de vista gerenciamento de recursos de projetos perspectiva. Você não manterá desnecessariamente seus funcionários ocupados em um projeto já concluído - eles estarão livres para trabalhar em novas tarefas. Por fim, você terá a oportunidade de fazer uma retrospectiva do projeto e avaliar o que deu certo e o que poderia ser melhorado.
E quanto aos seus funcionários? Participar de um processo de encerramento após um projeto, seja ele bem-sucedido ou não, dará a eles uma sensação de encerramento e melhorará o moral da equipe.
Se você quiser criar um processo unificado para o encerramento do projeto, talvez queira começar com uma análise completa do status quo.
Reúna-se com a equipe de gerenciamento de projetos e discuta suas atividades no final do ciclo de vida do projeto. Juntos, vocês podem analisar os prós e os contras de diferentes abordagens e criar um procedimento que atenda às necessidades da sua empresa.
Em primeiro lugar, você deve examinar a lista de requisitos e certificar-se de que a equipe do projeto preparou todas as entregas. O processo de encerramento do projeto pode começar quando você estiver pronto para entregar o projeto.
Entre em contato com o cliente para transferir formalmente todos os entregáveis juntamente com a documentação necessária. Pode ser que você tenha transferido diferentes elementos do projeto no início do processo. Isso não tem problema algum. Você só precisa garantir que o cliente tenha acesso ao conjunto completo de entregáveis. Lembre-se também de compartilhar URLs, logins e senhas.
A próxima etapa é obter uma aprovação oficial do cliente. O ideal é que você tenha uma declaração por escrito - um e-mail é suficiente - de que o trabalho da sua equipe de projeto foi considerado aceitável pelo cliente. Se você não conseguir obter uma aprovação, poderá ter uma surpresa desagradável mais tarde: se houver algum problema, é melhor resolvê-lo agora.
É também uma excelente oportunidade para receber feedback do cliente. Você pode agendar uma chamada para ter um reunião retrospectiva com o cliente. Após essa conversa, você provavelmente terá alguns pontos de ação para melhorias futuras e, possivelmente, um bom depoimento para colocar em seu site.
Há muitos documentos de projeto com os quais um gerente de projeto precisa lidar durante todo o ciclo de vida do projeto. A fase de encerramento é um ótimo momento para organizar todos eles e garantir que não haja pontas soltas.
As pessoas que trabalham em um projeto podem achar que conhecem todos os detalhes do projeto. Provavelmente esse é o caso por enquanto, mas e daqui a alguns meses, quando o cliente quiser perguntar sobre um detalhe técnico? É muito melhor ter todos os documentos relacionados ao projeto devidamente organizados.
Além disso, você também deve fechar formalmente os contratos de projeto com diferentes fornecedores ou freelancers. Não se esqueça de pagá-los!
Conforme mencionado anteriormente, o encerramento do projeto é o momento perfeito para refletir sobre o desempenho da sua equipe. Acesse seu software de gerenciamento de projetos ou de recursos e analise os relatórios do projeto. Aqui estão algumas ideias do que você pode examinar com atenção:
Uso Teamdeck para criar um relatório de estimativas versus dados reais.
O Teamdeck também pode ajudá-lo a calcular a utilização de recursos.
O cálculo das horas faturáveis e do tempo não faturável pode ajudá-lo a encontrar outras ideias de melhoria para aumentar a produtividade da sua equipe.
Ao revisar o projeto, você também deve organizar uma reunião da equipe do projeto para discutir as lições aprendidas e as ideias para o futuro.
Se a sua empresa estiver trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo, como é o caso de muitas agências ou empresas de software, talvez não seja óbvio para todos que um determinado projeto acabou de ser concluído. Seria uma boa ideia para um gerente de projeto enviar uma mensagem para toda a empresa anunciando a conclusão do projeto e reconhecendo o trabalho árduo de sua equipe. Ele deve tentar destacar as realizações de cada membro da equipe e certificar-se de que incluiu todos. Esse gesto certamente fará com que seu funcionário se sinta valorizado e notado.
Embora uma pandemia possa impedi-lo de organizar um evento comemorativo para a equipe do projeto, você ainda deve tentar se divertir com eles. Até mesmo uma comemoração virtual pode ser uma ocasião divertida para promover a camaradagem.
A esta altura, você já discutiu o projeto longamente com a equipe de projeto, obteve feedback do cliente e analisou os dados. É muito provável que você tenha insights valiosos e acionáveis que podem beneficiar os projetos futuros da sua empresa. É fundamental que você os documente e compartilhe com outras pessoas responsáveis pelo gerenciamento de projetos da sua empresa.
Além disso, esse é um ótimo momento para criar um pouco de marketing em torno do projeto: coloque-o no portfólio on-line da sua equipe, publique um estudo de caso. É vantajoso ter essas etapas planejadas; caso contrário, elas podem nunca ser realizadas em meio a outros projetos e tarefas.
Mesmo que tenha certeza de que seus colegas de equipe sabem que o projeto está pronto, você ainda deve liberá-los oficialmente dessa tarefa. Ao examinar os recursos de sua empresa ou planejador de calendário on-lineSe o projeto for concluído, esses funcionários não devem mais ser registrados para o projeto concluído.
Certifique-se de que a sua equipe calendário de recursos esteja atualizado. Dessa forma, outros gerentes de projeto podem reservá-los para novos projetos.
Ao ler sobre as diferentes etapas de um processo de encerramento, você provavelmente notou que essa fase levará algum tempo. Esse é mais um motivo para ter esses procedimentos em vigor antes do início do projeto. Quando você sabe quantas horas são necessárias, em média, para encerrar um projeto, pode levar isso em conta ao estimar os custos do projeto.
Esperamos que esta postagem do blog o ajude a planejar etapas eficazes de encerramento de projetos que atendam às necessidades da sua empresa. Isso certamente beneficiará os projetos futuros de sua equipe.
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