Nesta postagem do blog, reunimos algumas técnicas para selecionar estrategicamente as tarefas mais importantes. Para começar, vamos falar sobre a priorização de projetos em geral.
O que nossos leitores ficam sabendo:
- A priorização de tarefas requer o conhecimento de algumas estratégias
- A função útil do software de gerenciamento de recursos
Como um Gerente de projetosQuando você está trabalhando em um projeto, seu principal objetivo é entregá-lo com sucesso. Isso geralmente significa concluir o projeto no prazo, dentro do orçamento e com todos os recursos e funções necessários. Para atingir esse objetivo, no entanto, você precisa criar um cronograma razoável para sua equipe e concluir diferentes tarefas em ordem. Quais delas sua equipe deve abordar primeiro? Quais são as mais importantes? A priorização de tarefas é inevitável, mas você pode fazer isso com sucesso ou correr o risco de causar atrasos ou conflitos de recursos.
O que significa priorizar tarefas?
Você conhece a frase "primeiro as coisas mais importantes"? Acredite ou não, ele explica muito bem o processo de definição de prioridades.
Você precisa identificar as "primeiras" coisas: as tarefas mais importantes, as atividades mais urgentes a serem feitas etc. e, em seguida, concluí-las como a primeira ordem do dia.
Em essência, tudo o que você precisa fazer é determinar qual tarefa é a mais importante. Pode parecer que é mais fácil falar do que fazer. Ainda assim, na realidade, você pode utilizar as técnicas descritas abaixo e fazer essa escolha com confiança.
Antes de começar a atribuir prioridades às tarefas...
...certifique-se de que você tem total visibilidade do que realmente precisa ser feito para entregar um determinado projeto. É imperativo definir e controlar o escopo do projeto, tanto que até dedicamos uma postagem inteira no blog para gerenciamento do escopo do projeto.
Depois de coletar os requisitos do projeto e assinar o escopo com os diferentes participantes, você pode anotar todas as tarefas que precisam ser concluídas. Reúna-as em um documento ou em seu ferramenta de planejamento de projetos. Nesse ponto, você pode dividi-las em diferentes categorias (por exemplo, fases do projeto) e, posteriormente, priorizar as tarefas dentro desses grupos.
Lembre-se de manter os membros da sua equipe informados:
- Eles precisam entender completamente os objetivos do seu projeto e o que as diferentes partes interessadas querem alcançar em termos de negócios,
- eles devem conhecer o escopo do projeto, bem como a lista de tarefas, antes mesmo de iniciar o projeto. Isso é benéfico por pelo menos dois motivos. Primeiro, ajuda você a promover transparência do projeto desde o início. Em segundo lugar, os membros da sua equipe, por serem experientes em suas áreas de trabalho, podem ajudá-lo a priorizar o trabalho ou fornecer insights valiosos.
Além das metas do projeto e de seu escopo, os membros da equipe também devem estar cientes das dependências entre as tarefas e das possíveis restrições. Essas informações serão úteis quando você começar a trabalhar no cronograma do projeto e na ordem das tarefas.
Como priorizar tarefas? As estratégias mais populares para priorizar
Ser capaz de distinguir uma tarefa de alta prioridade de outra quase sem importância pode ser simples. Ordenar as tarefas com um nível semelhante de prioridade, no entanto, pode ser muito mais desafiador. No entanto, você precisa propor uma determinada ordem se quiser que as tarefas do projeto sejam realizadas.
Felizmente, várias técnicas permitem que você priorize o trabalho com sucesso como gerente de projetos. Vamos examinar algumas delas, uma a uma.
Matriz Eisenhower
Essa é uma das estratégias mais populares para escolher as atividades essenciais nas quais se concentrar. Tudo o que você precisa fazer é dividir todas as tarefas em quatro grupos, dependendo de sua importância e urgência:
- Urgente e importante
- Não é urgente e importante
- Urgente e não importante
- Não é urgente e não é importante.
Basta olhar para a sua matriz Eisenhower para ver quais tarefas devem ser realizadas primeiro (urgentes e importantes) e quais devem ser focadas depois (não urgentes e importantes).
E os outros dois grupos? Normalmente, o grupo 3 pode ser delegado, e o grupo 4 consiste em tarefas que você pode facilmente eliminar de sua lista de tarefas.
Isso parece um pouco diferente nas configurações do projeto, onde você não tem necessariamente a opção de delegar ou eliminar itens de trabalho. No entanto, o simples fato de saber que uma determinada tarefa não é de importância crítica pode ajudá-lo a encontrar um lugar para ela no cronograma da equipe do projeto.
O método MoSCoW
Esse método, mais uma vez, exige que você agrupe suas possíveis tarefas. Você usará categorias relacionadas à indispensabilidade de uma determinada tarefa no projeto:
- Indispensável
- Deveria ter
- Poderia ter
- Não terá
Embora seja uma técnica útil para priorizar tarefas, ela pode ser ainda mais benéfica como parte do processo de gerenciamento do escopo. Você pode pedir aos participantes que classifiquem os requisitos do projeto de acordo com esses quatro grupos. Você verá quais são as prioridades deles.
Avaliar o valor potencial
Qualquer pessoa que já tenha trabalhado com gerenciamento de projetos provavelmente conhece o princípio de Pareto. De acordo com ele, 80% de efeitos se originam de 20% de causas. Em outras palavras, 20% de tarefas podem trazer 80% de benefícios para o projeto.
Seu objetivo? Identificar esse 20% de tarefas. Para fazer isso, você pode tentar imaginar o valor que pode ser criado com a conclusão de cada tarefa. Dessa forma, você conseguirá distinguir o trabalho principal dos detalhes.
E se eles não forem concluídos?
Você também pode tentar uma abordagem oposta para avaliar o valor a ser obtido: pense no que acontecerá se a sua equipe não realizar uma determinada tarefa. Na maioria das vezes, você conseguirá identificar itens que simplesmente precisam ser feitos, caso contrário, o projeto não será bem-sucedido. Essas são suas tarefas de alta prioridade.
Reflita sobre como você se sente em relação a essas tarefas
Ao priorizar as tarefas do projeto, tente estar ciente de como você se sente em relação a elas pessoalmente. Você pode ficar tentado a classificar algo como de baixa prioridade porque simplesmente não está ansioso para trabalhar nisso. Sua equipe também pode estar procrastinando tarefas que são importantes, mas não muito empolgantes. Como gerente de projeto, você precisa levar em conta os sentimentos e as expectativas da equipe, mas também avaliar as tarefas de forma objetiva.
Não se esqueça das dependências e restrições
Qualquer que seja a técnica que você escolha seguir, preste atenção às tarefas que têm outras dependências. Você pode ter tarefas a serem concluídas das quais dependem outros itens. Priorize-as de acordo.
O mesmo se aplica às restrições do projeto (por exemplo, falta de recursos). Se você espera que alguma de suas tarefas seja afetada por essas restrições em algum ponto do cronograma do projeto, convém programá-las para quando for mais provável que sejam realizadas (por exemplo, agora).
Priorizar como um grupo
Sua equipe pode ser muito útil na atribuição de prioridades a diferentes tarefas do projeto. A Atlassian publicou uma receita para um exercício de priorização em grupo como parte de seu Manual da equipe. Você pode dar uma olhada aqui.
Priorização de tarefas do projeto: abrace a mudança
A mudança é inevitável no gerenciamento de projetos. Isso também vale para as prioridades - elas também podem mudar. Uma boa ideia é revisar sua lista de prioridades de itens de trabalho regularmente e avaliar se essa ordem ainda é apropriada. Lembre-se de comunicar à sua equipe quando algo mudar: eles precisam saber que houve uma mudança nas prioridades.
Mais uma coisa: embora você deva estar preparado para mudanças, isso não significa que você deva simplesmente aceitá-las, sem fazer perguntas. É sua função investigar os motivos de qualquer mudança importante no projeto. Por quê? Em primeiro lugar, você sempre precisa estar ciente dos objetivos comerciais atuais. Em segundo lugar, a mudança de prioridades pode ser um sinal de alerta de desvios de escopo (um crescimento inesperado/descontrolável do escopo do projeto).
Aqui está: uma lista de técnicas que você pode usar para priorizar as tarefas do projeto. O que fazer quando terminar de atribuir prioridades? Você deve registrar essas decisões: geralmente há um campo para "prioridade da tarefa" na sua ferramenta de gerenciamento de projetos.
Você também pode monitorar os resultados de seus esforços de priorização no calendário de recursos. Alguns ferramentas de gerenciamento de recursos (incluindo Teamdeck) permitem que você rotule o tempo monitorado (e as reservas) com tags de "alta prioridade" ou "baixa prioridade". Se a sua equipe usar tags de planilha de horas, você poderá criar um relatório e analisar quanto do tempo dela é gasto nas tarefas mais importantes. Eles gastam muito tempo em trabalhos não essenciais? Essa é sua dica para fazer algo a respeito.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
