Ao gerenciar um projeto, sua meta é entregá-lo com sucesso: no prazo, dentro do orçamento e mantendo altos índices de satisfação do cliente e da equipe. O que acontece quando sua empresa consegue trabalhar em vários projetos ao mesmo tempo? Em um único projeto, a meta continua a mesma, mas em um nível mais alto, você quer ter certeza de que sua equipe está trabalhando nos projetos certos, no momento certo e com as equipes de projeto certas. Parece algo complexo de se conseguir, mas, felizmente, o gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) está aqui para ajudar.
Graças a este artigo, nosso leitor recebe:
O gerenciamento de portfólio de projetos pode ser descrito como gerenciamento centralizado e estratégia de negócios para o portfólio de projetos de sua empresa. Um portfólio é uma coleção de projetos agrupados que não precisam estar relacionados entre si. É importante ressaltar, um portfólio de projetos é projetado para atender a um objetivo comercial estratégico e trazer algum tipo de valor para sua empresa.
É claro que esse valor comercial seria um dos principais benefícios do gerenciamento do portfólio de projetos. Além disso, essa estratégia também é uma excelente medida para gerenciar o risco associado à entrega de vários projetos. Se você seguir as etapas descritas abaixo, terá a chance de examinar cuidadosamente os possíveis projetos da sua empresa antes mesmo de se comprometer a entregá-los. Como resultado, é provável que suas estimativas sejam mais precisas, e os possíveis desafios serão levados em conta antecipadamente.
A adoção da abordagem PPM também faz com que os gerentes da empresa tenham uma visão geral mais clara dos projetos e de seu desempenho. Além disso, essa estratégia promove a colaboração entre diferentes equipes de projeto em vez de competição.
Esses são os estágios que você precisa considerar quando quiser adotar o gerenciamento de portfólio de projetos em sua empresa.
O processo de PPM começa com a exposição da estratégia de negócios ou dos objetivos estratégicos. Os objetivos estratégicos são suas luzes orientadoras durante o processo de seleção de projetos para o portfólio de sua empresa. É essencial que você saiba quais são eles. Seus objetivos comerciais podem estar relacionados ao aumento da receita, à manutenção da lucratividade ou à diversificação dos fluxos de receita. Por outro lado, no entanto, pode haver um objetivo muito diferente que sua empresa deseja alcançar. Não pense que você precisa apresentar um único objetivo que englobe tudo - não há problema algum em listar alguns deles.
Antes de começar a restringir os projetos que podem acabar no portfólio da sua empresa, você precisa saber qual é o tamanho do seu pool de projetos. Reúna todas as solicitações de projetos, descubra que tipo de oportunidades de vendas existem e liste todos os projetos em potencial. Agora, dê uma olhada mais de perto em cada um deles. Você precisa saber que tipo de recursos (humanos ou não) eles exigem, qual é o cronograma, quais são os riscos e os possíveis desafios etc.) Avalie o possível lucro desses projetos.
Quando você tiver um bom entendimento dos projetos potenciais que podem fazer parte do portfólio da sua equipe, precisará realizar uma análise de alinhamento: verifique se esses projetos estão alinhados com a sua estratégia geral.
Tente avaliar os projetos da sua lista em termos dos objetivos comerciais da sua empresa: eles estão apoiando essas metas ou talvez colocando-as em risco? Quais são as chances de sua equipe conseguir concluir um determinado projeto e produzir o valor comercial desejado? Os gerentes de portfólio precisam escolher projetos que funcionem bem juntos em termos de atingir os objetivos comerciais, mas também em termos de carga de trabalho da equipe e alocação de recursos. Sabe quais projetos correspondem aos seus critérios? É hora de fazer mais planejamento antes de lançá-los!
Nesse ponto, você deve ter uma lista de projetos que podem se tornar parte de todo o portfólio da sua empresa. É um bom momento para priorizá-los e, se necessário, introduzir algumas alterações. A boa notícia é que você encontrou os projetos certos para a sua empresa. O desafio é que talvez você precise ajustar seus cronogramas ou orçamentos para poder lançar esses projetos juntos.
Pense sobre gerenciamento de recursos bem como: decidir quais membros da equipe devem estar envolvidos em cada projeto e por quanto tempo. Como gerente de portfólio de projetos, você provavelmente precisará colaborar com recursos ou gerentes de projeto nessa etapa. Dedique algum tempo para analisar os cronogramas de seus novos projetos - talvez seja necessário mudar algumas coisas para evitar conflitos de cronograma.
Agora que você sabe quais projetos fazem parte do seu portfólio e como eles serão entregues em termos de tempo ou recursos, você pode planejar o início deles. O que acontece depois que as equipes de projeto começam a trabalhar em seus respectivos projetos?
O lançamento dos projetos de seu portfólio não é o fim do processo de gerenciamento do portfólio de projetos. É claro que agora o foco está no gerenciamento de projetos, mas, à medida que os gerentes de projeto fazem algum progresso com seus projetos, é bom olhar para o portfólio de projetos de um nível mais alto - vá para a próxima seção para saber como monitorar seus projetos.
Esse também é um bom momento para reiterar o fato de que todos os conflitos (baseados em recursos ou não) e solicitações de mudança devem ser resolvidos tendo em mente o portfólio e suas metas estratégicas.
Os gerentes de projeto devem monitorar regularmente os KPIs do projeto e acompanhar a carga de trabalho/folha de horas dos membros da equipe, isso é óbvio. Mas o relatório do projeto também é uma parte essencial do gerenciamento do portfólio de projetos, simplesmente porque permite determinar se um determinado projeto está ocorrendo conforme o planejado e se o valor projetado será alcançado.
O que você deve medir quando se trata de seu portfólio de projetos?
É provável que você se depare com vários aplicativos que se orgulham de seus recursos de gerenciamento de portfólio de projetos. Esses recursos geralmente incluem:
Embora todos esses recursos sejam extremamente convenientes para o gerenciamento eficaz do portfólio de projetos, você provavelmente pode ver que opções semelhantes podem ser encontradas em aplicativos de gerenciamento de projetos que você provavelmente já usa. É possível gerenciar seu portfólio de projetos com ferramentas que não são dedicadas ao PPM em si. Certifique-se de que você seja capaz de:
Esperamos que este guia de gerenciamento de portfólio de projetos tenha ajudado você a entender melhor essa estratégia e facilitado sua adoção em sua organização. Se tiver alguma dúvida sobre o gerenciamento eficaz de projetos e recursos, entre em contato conosco pelo bate-papo: teremos prazer em dar algumas dicas e orientá-lo em nosso produto.
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