O gerenciamento de recursos é importante para todas as empresas porque aumenta a eficiência e a satisfação dos funcionários, além de economizar tempo e dinheiro. Neste artigo, apresentaremos o tópico de gerenciamento de recursos de projetos e como implementá-lo em sua organização.
O que é gerenciamento de recursos?
Para citar o Associação de Gerentes de Projetos:
O gerenciamento de recursos consiste em adquirir, alocar e gerenciar os recursos, como indivíduos e suas habilidades, finanças, tecnologia, materiais, maquinário e recursos naturais necessários para um projeto. O gerenciamento de recursos garante que os recursos internos e externos sejam usados com eficácia, dentro do prazo e do orçamento. Os recursos podem ser obtidos internamente na organização anfitriã ou adquiridos de fontes externas.
Seu gerenciamento adequado é de importância colossal para a eficiência de qualquer negócio.
9 benefícios de um bom gerenciamento de recursos
1. Prevenção do caos
O caos é o pior inimigo da otimização do trabalho. Isso pode ocorrer quando há muitas tarefas e poucos funcionários, mas também quando há muitos funcionários sem nada para fazer. Quando os projetos são mal planejados ou a equipe não tem as habilidades necessárias. Ou quando há muitas necessidades e informações a serem processadas que não são bem estruturadas e gerenciadas. Quanto maior for a sua empresa, quanto mais processos e projetos você executar, mais fácil será se perder no labirinto de responsabilidades, prazos e habilidades de seus funcionários. E é justamente a prevenção do caos que é uma das principais tarefas do gerenciamento de recursos.
Ele permitirá que você:
- Monitorar o status dos projetos
- Atribuir tarefas e verificar se elas foram concluídas
- Cumprir prazos
- Alocar o número certo de pessoas para um projeto...
- ...e garantir que eles tenham as habilidades certas
- Marcar reuniões de modo que não entrem em conflito umas com as outras
- Gerenciar feriados
2. São muitos pontos positivos, mas como você faz isso?
Antes de tudo, você precisa de um sistema (como o software de gerenciamento de recursos) onde você pode ver os recursos disponíveis e onde eles são necessários. O sistema a ser usado depende da natureza do seu negócio: pode ser o seu caderno pessoal, um quadro branco na sala de reuniões, um arquivo do Excel ou um arquivo dedicado. ferramenta de gerenciamento de trabalho. Qualquer forma é boa, desde que funcione e que as informações estejam atualizadas.
3. Processo mais transparente
É difícil manter o fluxo de trabalho quando as pessoas envolvidas não sabem em que estágio está o projeto, quem é responsável por determinadas tarefas ou como está o cronograma. Há muitos departamentos e entidades envolvidos no trabalho de uma empresa de software: desenvolvedores, gerentes de projeto, departamento de marketing, clientes. Nesse caso, a transparência dos processos torna-se essencial.
Transparência do projeto também possibilita reagir rapidamente a possíveis problemas e atrasos, pois ajuda a perceber imediatamente se um gargalo surge em algum lugar. Para manter os processos transparentes, ferramentas como planejador de programação on-lines, marcos do projetoO relatório de atividades e as planilhas de horas serão úteis. Também pode ser útil mostrar o projeto em forma de gráfico, por exemplo, um diagrama, uma tabela ou uma linha do tempo.
4. Melhor utilização de recursos processo
A capacidade da sua equipe é o seu principal recurso - sem ela, nada pode avançar. Gerenciamento de recursos ou planejamento de recursos permite que você gerencie o tempo e o trabalho de seus funcionários de forma mais eficaz. Como fazer isso? O equilíbrio é fundamental: é importante que sua equipe não fique sobrecarregada de tarefas, pois isso reduz a motivação, o comprometimento e a satisfação no trabalho. A exploração dos funcionários não tem nada a ver com produtividade.
Por outro lado, ter poucas responsabilidades ou trabalhar abaixo de suas competências também é ruim, pois os funcionários podem se sentir entediados e desmotivados. Encontre um meio-termo usando os dados disponíveis: verifique os relatórios de planilhas de horas para ver se a equipe está fazendo muitas horas extras ou, ao contrário, poucas. Reuniões individuais também são uma boa oportunidade para saber diretamente dos funcionários se eles se sentem confortáveis com a maneira como trabalham.
5. Suave gerenciamento do fluxo de trabalho do projeto
Até mesmo o processo mais útil se torna um obstáculo se você o usar de forma redundante ou no contexto errado. A comunicação da equipe é importante. As reuniões de status são importantes. O planejamento do trabalho é importante. O feedback do cliente é importante... MAS, se os funcionários tiverem que passar duas horas por dia conversando entre si sobre o trabalho atual, outras duas horas em reuniões de planejamento e status da equipe e mais uma hora ouvindo o feedback do cliente, de repente sobra muito menos tempo para o trabalho do que deveria. O exemplo acima pode parecer absurdo, mas, acredite, há muitas empresas que passam longas horas todos os dias conversando sobre suas tarefas atuais porque nenhum processo é automatizado ou claro.
Portanto, um bom gerenciamento de recursos é a chave para um fluxo de trabalho tranquilo. Certifique-se de que as reuniões de status sejam frequentes (por exemplo, todas as manhãs), mas curtas (15 a 20 minutos). Mantenha o planejamento do trabalho regular, mas não muito frequente (você pode dividir o trabalho em sprints semanais). Deixe que duas pessoas dedicadas ouçam o feedback do cliente, e não toda a equipe. Também é bom permitir que os funcionários se concentrem em uma tarefa envolvente por um longo período sem interrupções. Permita que os funcionários usem o modo "não perturbe" no Skype ou no Slack quando precisarem. Adequado, gerenciamento eficaz de recursos garantirá que os funcionários saibam o que esperar, como é a rotina diária do escritório e quais são suas responsabilidades. A atitude é uma força psicológica poderosa para um fluxo de trabalho mais suave e eficiente, e o gerenciamento de recursos torna isso possível.
6. Mais controle sobre o projeto
É difícil gerenciar bem um projeto quando você é constantemente surpreendido por situações inesperadas. É claro que a flexibilidade é muito importante. Os negócios são dinâmicos e você precisa ser capaz de se adaptar a reviravoltas repentinas. Entretanto, o trabalho é muito diferente quando essas situações ocorrem e quando ocorrem o tempo todo. Portanto, é do seu interesse obter controle e previsibilidade nos aspectos em que isso é possível. Dessa forma, problemas inesperados não interromperão o funcionamento de toda a software house. Também será muito mais fácil para você encontrar uma solução adequada.
O gerenciamento de recursos é um dos alicerces de sua empresa, pois você pode prever com bastante precisão o que tem à sua disposição. Quantos funcionários você tem à sua disposição, em quantos projetos eles trabalham, quanto tempo eles têm, qual é o tamanho do orçamento e quais tecnologias sua organização usa?quais tecnologias sua organização utiliza. Esse conhecimento e o gerenciamento habilidoso de recursos lhe dão muito mais controle durante todo o projeto, mesmo quando as coisas não saem do seu jeito.
O gerenciamento de recursos lhe dá mais controle quando necessário:
- Negociar com o cliente - você pode avaliar mais facilmente se pode estender o escopo, se precisa renegociar o prazo, se tem tempo e orçamento suficientes para fazer mudanças significativas.
- Cumprir prazos - Ao conhecer seus recursos e gerenciá-los bem, você pode evitar atrasos.
- Planejar o projeto - você pode fazer suposições precisas e realistas sobre quais funcionalidades pode implementar e qual deve ser o cronograma de trabalho.
- Combate a incêndios - As emergências serão menos ameaçadoras para o funcionamento de sua organização se você souber bem quais recursos tem à sua disposição e se seus funcionários fizerem o que for necessário para os momentos de crise.
7. Uso eficaz de tempo e dinheiro
A falta de tempo e de dinheiro são alguns dos bloqueios mais comuns no funcionamento de uma empresa. Além disso, esses dois fatores alimentam um ao outro, criando um círculo vicioso. A falta de tempo significa que você não pode ganhar dinheiro. A falta de dinheiro significa que você não pode contratar mais pessoas e não tem tempo para novos projetos.
Você sabia que apenas 43% das empresas declaram que geralmente ou sempre ficam dentro do orçamento ao implementar projetos? (Estado do gerenciamento de projetos em 2020, Wellingtone 2020)? Essa estatística mostra claramente a escala do problema. A tarefa do gerenciamento de recursos é administrar a capacidade de sua empresa de modo que o trabalho transcorra sem problemas. É igualmente importante criar um airbag financeiro para que você não interrompa o funcionamento de sua empresa em tempos de crise.
8. Satisfação dos funcionários
Trabalhar em uma empresa mal administrada é frustrante. A sensação de que o tempo dos funcionários é desperdiçado, de que a organização não investe em seu desenvolvimento, de que o empregador se preocupa apenas com seu próprio lucro, de que o trabalho é esmagador, de que há muitas tarefas e de que a empresa está um caos são fatores que contribuem para que muitas pessoas comecem a se perguntar: Se o local onde trabalho é a melhor opção para mim? Se a resposta for "não", esse será o primeiro passo para que elas entreguem o aviso prévio. Não vivemos mais em uma era de busca implacável de lucro por parte das empresas. Os funcionários têm o direito de esperar que a empresa cuide do equilíbrio e da satisfação de sua vida profissional e pessoal. Sem um bom gerenciamento de recursos, isso não é possível.
Em minha experiência, os funcionários ficam muito ansiosos quando não sabem em qual projeto trabalharão em seguida; às vezes, se não tiverem um cronograma claro, começam a pensar que fizeram algo errado! Isso faz com que o gerenciamento de recursos seja um processo crucial em uma empresa de software, pois não só reflete o grau de organização da empresa como também reduz muito o estresse dos funcionários.
Patryk Ziemkowski, diretor de desenvolvimento da Apptension
9. Maior chance de sucesso graças ao gerenciamento de recursos
Todos os fatores acima contribuem para o que está principalmente em jogo, ou seja, uma maior chance de sucesso. Não há muito o que dizer: as empresas que gerenciam melhor seus recursos têm um melhor desempenho no mercado porque usam seu tempo, capacidade e dinheiro de forma mais eficiente, têm funcionários mais felizes e, portanto, mais comprometidos e produtivos, trabalham mais pontualmente, cometem menos erros e conseguem realizar mais projetos do que as organizações em que reina o caos. O gerenciamento de recursos é importante não apenas porque é divertido se gabar dele em sua apresentação. E o que é mais importante: ele proporciona à sua software house uma vantagem competitiva real.
Como melhorar o gerenciamento de recursos em sua empresa?
Você já deu o primeiro passo. YVocê leu este artigo do tutorial e agora sabe um pouco mais sobre o gerenciamento de recursos e começou a...
- Pesquisa - É aqui que você deve começar qualquer mudança em sua empresa. Pesquise o assunto, descubra o que é, quais benefícios pode lhe trazer e quais serão os custos de implementá-lo. A Internet está repleta de informações sobre gerenciamento de recursos. Você pode encontrá-las em artigos de empresas especializadas em otimização do trabalho, no YouTube, em fóruns, em livros de negócios e em artigos da imprensa especializada. Os blogs de outras empresas do mesmo setor também serão muito valiosos, pois podem compartilhar percepções semelhantes às que você está vivenciando em sua própria empresa.
- Diagnóstico interno - Quando você tiver uma compreensão básica do assunto, será mais fácil identificar quais são os problemas em sua empresa e quais áreas do gerenciamento de recursos precisam ser aprimoradas.
- Ferramentas - O gerenciamento de recursos envolve o processamento de muitas informações. Ferramentas que informam sobre planilhas de horas, feriados, tarefas, cronogramas, reuniões e status do projeto. Um ótimo exemplo é o Teamdeck, que pode ser integrado a outras ferramentas e personalizado para atender às suas necessidades individuais.
- Treinamento - é importante aprimorar continuamente as competências de seus funcionários. Especialmente se essas competências ajudarem toda a organização a ter um desempenho melhor. Um treinamento valioso para seus gerentes de projeto é, sem dúvida, um investimento que vale a pena.
