Usando planilhas do Excel para gerenciamento de projetos? Talvez você queira reconsiderar.

 

Ao navegar na Internet, você encontrará vários modelos de gerenciamento de projetos em Excel: um modelo de gráfico de Gantt, um modelo de orçamento, um modelo de cronograma de projeto etc.

Aparentemente, muitas empresas ainda dependem de planilhas para planejar e gerenciar seus projetos. Ao conversar com software de gerenciamento de recursos usuários, muitas vezes ficamos sabendo que eles costumavam utilizar planilhas para controlar o tempo ou rastrear as folgas dos funcionários. 

Então, qual é o problema? Se os modelos do Microsoft Excel estão funcionando bem para uma empresa, ela ainda deve investir em uma ferramenta de GP dedicada? Esta postagem do blog tem como objetivo permitir que você avalie se as planilhas são realmente práticas para a sua organização. Se forem, ótimo, mas você provavelmente verá custos ocultos ao usá-las para gerenciamento de projetos e recursos.

Por que as empresas usam planilhas para o gerenciamento de projetos?

Antes de discutirmos os diversos problemas que você pode enfrentar ao confiar em uma planilha para o acompanhamento de projetos ou para a gestão de projetos e planejamento de recursosEm primeiro lugar, vamos falar sobre os motivos para usá-las. Em nossa opinião, as empresas decidem gerenciar seus projetos com o Excel porque as planilhas parecem acessíveis, fáceis de usar e gratuitas. Afinal, basicamente, todo mundo tem um aplicativo de planilha instalado em seu computador. Alternativas na nuvem, como o Google Sheets, também estão amplamente disponíveis. O problema é que, embora populares, as planilhas eletrônicas não foram projetadas para fins de gerenciamento de projetos. Como resultado, usá-las como tal pode ser tudo, menos fácil, gratuito e eficiente.

Principais armadilhas do "gerenciamento de projetos em Excel"

Vamos discutir os maiores problemas que os gerentes de projeto têm de enfrentar ao usar planilhas para criar um plano de projeto ou gerenciar tarefas em andamento.

As planilhas são:

• demorado de usar. Digamos que sua equipe tenha descoberto maneiras eficazes de planejar e gerenciar projetos com planilhas. Talvez você até tenha preparado modelos de Excel de gerenciamento de projetos que funcionam bem para a sua empresa. Ainda assim, organizar, atualizar e conectar planilhas pode ser um processo muito tedioso e demorado. Imagine implementar até mesmo os menores ajustes em seu gráfico de Gantt do Excel e ter que recolorir um monte de células. É como interagir com um livro de colorir para adultos, mas não de uma forma divertida.

• não é adequado para o rastreamento de projetos em tempo real. Quando você depende de arquivos do Excel, não pode ter certeza de que eles estão atualizados ou que não há várias versões deles circulando por aí. Com planilhas baseadas na nuvem, a situação é melhor, mas outras limitações das planilhas ainda se aplicam aqui.

• não é fácil de dominar. Como todos têm alguma experiência no uso de planilhas, elas devem ser uma ferramenta intuitiva para os membros da sua equipe, certo? Claro, quando falamos de tabelas e listas muito simples. No entanto, para compensar a falta de recursos de PM, você provavelmente precisará incorporar fórmulas avançadas ou complementos que podem ter uma curva de aprendizado acentuada para seus funcionários.

• limitante. Novamente, as planilhas não foram projetadas para o gerenciamento de projetos ou de recursos. Portanto, não é de surpreender que elas não tenham muitos recursos úteis de que os membros da sua equipe geralmente precisam. Não é possível armazenar arquivos, adicionar notas ou obter feedback. Agora, temos certeza de que alguns de vocês vão contestar essa afirmação e dizer: "É claro que você pode fazer essas coisas. Você só precisa fazer algumas soluções alternativas". No entanto, essas soluções alternativas podem levar muito tempo para serem criadas e, portanto, custar muito dinheiro. Além disso, elas podem não ser tão eficazes quanto um simples aplicativo de PM poderia ser.

• não é adequado para colaboração. Existe um paradoxo específico quando se trata de gerenciar projetos em planilhas. Por um lado, você quer incluir os membros da sua equipe no processo e permitir que eles participem do gerenciamento de tarefas ou do alocação de recursos. Por outro lado, a estrutura das planilhas e as fórmulas usadas nelas podem ser muito fáceis de serem bagunçadas, portanto, talvez você não esteja disposto a permitir que várias pessoas colaborem com elas.

• propenso a se complicar. Sim, é possível planejar um único aspecto de um projeto em uma planilha. No entanto, quando sua empresa estiver trabalhando em grandes projetos, a estrutura da planilha logo crescerá para vários arquivos/planilhas. O motivo disso é que é difícil refletir as múltiplas dependências e relações dos projetos em uma única planilha. Obviamente, uma estrutura de planilha complexa pode ser muito difícil de navegar, especialmente para novos membros da equipe.
• não apresentável para seus clientes. É comum que os clientes queiram ter uma ideia do progresso do projeto ou da situação atual do orçamento. Enviar a eles uma planilha complexa e enigmática não será a melhor solução. Como resultado, os gerentes de projeto passam horas escrevendo relatórios de status do projeto e criar apresentações para os clientes. É um trabalho adicional que poderia muito bem ser evitado (como? Veja a próxima seção desta postagem do blog).

Como os planejadores de recursos substituem as planilhas? para gerenciamento de projetos?

Em primeiro lugar, o projeto dedicado e ferramentas de planejamento de recursos resolvem os desafios apresentados na seção anterior. Eles foram criados com esses processos específicos em mente, portanto, naturalmente, têm recursos para apoiar o planejamento de projetos, a programação de recursos ou a atualização do cronograma do projeto. Além disso, eles normalmente oferecem os seguintes recursos que podem aumentar ainda mais o desempenho da sua equipe e economizar muito tempo e dinheiro:

• Relatórios de projetos. Imagine que você possa gerar rapidamente um Painel de gerenciamento de projetos para ficar de olho nas métricas críticas ou exportar um relatório visualmente atraente para seu cliente. Os aplicativos de gerenciamento de recursos e PM permitem que você calcule facilmente os principais KPIs, como a taxa de burndown, taxa de utilização de recursosou margens de lucro. Além de impressionar seus clientes com relatórios precisos, você também pode usar essas análises para encontrar oportunidades de otimização dentro da sua organização.
• Notificações em tempo real. Claro, você pode configurar notificações de planilhas usando algumas soluções criativas ou aplicativos como o Zapier. Ainda assim, as ferramentas para gerentes de projeto geralmente oferecem notificações e integrações incorporadas. Por exemplo, você pode receber um aviso toda vez que uma tarefa for concluída ou quando uma nova solicitação de férias do seu funcionário for enviada.

É claro que um software robusto de gerenciamento de projetos o ajudará a resolver muitos outros problemas que você pode estar enfrentando atualmente. O segredo é escolher um aplicativo que atenda às necessidades da sua equipe e faça sentido para o orçamento da sua empresa.  

Alternativas às planilhas eletrônicas e ao Excel no gerenciamento de projetos

Muitas organizações se perguntam se devem ou não gastar dinheiro com aplicativos quando há uma alternativa gratuita como o Microsoft Excel. Felizmente, há muitos aplicativos gratuitos ou muito acessíveis no mercado. Você pode encontrar alguns exemplos em nossas publicações no blog:

• Ferramentas de planejamento de capacidade
• Software de agendamento de projetos
• Sistema de gerenciamento de férias - como escolher

Lembre-se de que pagar por um aplicativo pode significar economia de dinheiro no longo prazo. Imagine que, graças a uma poderosa ferramenta de GP, sua equipe economize algumas horas por semana. Multiplique esse número pelas taxas horárias de seus funcionários e calcule o retorno sobre o investimento - você pode se surpreender. Uma das empresas que usa o Teamdeck estimou que economiza cerca de $10k todos os meses graças à mudança para um aplicativo de gerenciamento de recursos dedicado - você pode ler um estudo de caso completo aqui.

Procurando alternativas para as planilhas eletrônicas no gerenciamento de projetos?

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