Alguma vez você já sentiu que tinha tudo planejado para iniciar um novo projeto? Quero dizer, metas, objetivos, resultados, uma equipe e um cronograma. Mas, então, uma mudança inesperada arruína seu plano cuidadosamente preparado.
Se esse for o seu caso, não entre em pânico. Com estes dicas para um planejamento flexívelSe você não tiver uma visão geral, poderá ajustar seus planos e estar preparado para mudanças.
Antes de me aprofundar no assunto, gostaria de lhe dizer por que a introdução de um abordagem flexível de gerenciamento de projetos é muito importante.
Como você pode se beneficiar do planejamento flexível?
O planejamento flexível permite que os gerentes planejem a carga de trabalho da equipe e recursos com mais precisão durante a execução de vários projetos. Muitas vezes, há muitas variáveis que não podem ser previstas, especialmente em desenvolvimento de software ou agência ambiente. Isso pode afetar seu orçamento do projetoO prazo, o cronograma e, por último, mas não menos importante, o prazo final. Flexível planejamento de projetos e recursos evita que os gerentes se atenham aos planos antigos e permite que ajam de acordo com todas as mudanças imprevistas.
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Dicas de planejamento flexível
1. Levar em conta os eventos externos
A avaliação das dependências externas permite que você descubra coisas que não pode controlar.
Dois exemplos de influências externas são, obviamente, o tempo e o dinheiro, que normalmente são levados em consideração quando se está em um ambiente de trabalho. estimativa de um projeto-mas também eventos como feriados nacionais ou licenças médicas de seus funcionários.
Diante de dependências que estão fora do seu controle, tente controlá-las para obter os melhores resultados. Eventos como feriados nacionais, por exemplo, são algo que você pode verificar facilmente com antecedência, conforme sugerido pelo PMI conforme listado pelo PMI:
- Encontre eventos como feriados nacionais ou dias de folga dos funcionários que ocorram durante o ciclo de vida de um projeto.
- Defina grupos de funcionários indisponíveis devido a um evento (por exemplo, se você trabalha com equipes remotas).
- Calcule o impacto do evento no andamento de seu projeto.
- Calcule as horas extras devido à perda de progresso e inclua-as em seus planos.
2. Descobrir riscos e desafios
Recentemente, listamos comum desafios do gerenciamento de recursos. Aqui estão alguns deles:
- Reconhecer as habilidades certas para o projeto.
- Alinhar a disponibilidade e a capacidade da equipe com o cronograma do projeto e gerenciar a carga de trabalho.
Você deve ser capaz de listar todos os seus funcionários disponíveis e, em seguida, escolher aqueles que são mais adequados para o seu projeto. Mas e se alguns deles ficarem doentes ou decidirem se demitir? Há pessoas capazes de substituí-los? Se não, existe a possibilidade de contratar outra pessoa, por exemplo, um freelancer?
Sabendo de suas limitações, você pode pensar em diferentes cenários e encontrar soluções para eles com antecedência: :
- Criar um Gráfico RACI para ter uma visão geral clara das responsabilidades de toda a sua equipe.
- Tenha uma visão geral de todos os seus funcionários, de preferência com habilidades ou cargos incluídos.
- Elabore uma lista de funcionários que possam entrar em um projeto caso um dos membros da sua equipe fique indisponível.
- Calcule o efeito de diferentes resultados no projeto, na equipe e na carga de trabalho.
Você também pode criar uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) para listar todas as atividades do projeto, atribuindo possíveis riscos a cada uma delas.
Outra maneira de descobrir riscos potenciais é examinar os dados históricos. Basta analisar seus projetos anteriores e examinar os desafios que você enfrentou. Em seguida, avalie se há uma chance de que eles também ocorram neste projeto e prepare respostas.
3. Verificar com frequência as prioridades do cliente
Ao se preparar para o projeto, você provavelmente criou um plano de alto nível que inclui as metas e dependências do projeto.
O que você também deve fazer é planejar atualizações frequentes sobre as prioridades do seu cliente, para que possa verificar se não há possíveis mudanças na sua agenda.
Dessa forma, você se certifica de que está em sintonia com seu cliente e garante que o plano esteja alinhado com as expectativas dele.
4. Esboço de cenários alternativos
A análise de cenários alternativos permite que você gerencie seu projeto com mais confiança.
Primeiro, examine o caminho crítico de seu projeto, que é um detalhamento de todas as tarefas e dependências entre elas. Encontre as dependências causais e as tarefas que são cruciais para a entrega do projeto. Em seguida, encontre as tarefas que podem flutuar, o que significa que a mudança em sua entrega não afetará o sucesso geral do projeto nem prejudicará seu cronograma. Muitas ferramentas de gerenciamento de projetos permitem rotular tarefas, o que facilita o controle do caminho crítico.
Ao delinear as ações e os marcos mensuráveis e, em seguida, adicionar tarefas flutuantes, você pode ver como é possível alterar a ordem das tarefas ou fazer malabarismos com os recursos, se necessário.
5. Inclua no seu plano reuniões com a equipe e o cliente
A realização de reuniões frequentes com a equipe e o cliente o ajudará a se manter informado e a descobrir riscos e desafios à medida que eles ocorrerem. Inclua essas reuniões em seu plano antes do início do projeto e notifique sua equipe e o cliente quando e como elas serão realizadas.
Quais reuniões você deve incluir?
Reuniões Scrum Como as reuniões diárias, o planejamento do sprint, a retrospectiva do sprint e a revisão do sprint têm o objetivo de mantê-lo informado sobre o progresso do projeto. Essas reuniões também o ajudam a conhecer os obstáculos enfrentados pela sua equipe, para que você possa agir e encontrar soluções para os problemas.
As reuniões com o cliente permitem que você o mantenha informado sobre o progresso, mas também para obter o feedback dele, que pode ser incluído imediatamente, em vez de ter que refazer o trabalho mais tarde.
Monitorar seu projeto e ajustar seus planos, se necessário
Criar um plano de projeto antecipadamente não significa que você não precisará revisá-lo posteriormente.
Um planejamento flexível significa que você pode ter um plano de projeto de alto nível mas também sabe como ajustá-lo, monitorá-lo quanto a riscos e desafios e melhorá-lo quando necessário.
