Criar um plano abrangente para o seu projeto envolve mais do que apenas listar tarefas. É necessário envolver-se em um planejamento eficaz de recursos para identificar os recursos necessários e sua disponibilidade. O processo de planejamento de recursos é crucial para que os gerentes de projeto estimem com precisão o cronograma e o orçamento do projeto. Ao estabelecer o escopo, as entregas e as dependências do projeto durante a fase inicial, os gerentes podem gerenciar melhor a capacidade dos recursos. Essa abordagem não apenas garante que os recursos sejam alocados de forma eficiente, mas também permite a otimização da capacidade de recursos para projetos atuais e futuros.
O que você aprenderá neste artigo:
3 ingredientes do processo eficaz de gerenciamento de recursos
Papel do planejador de calendário on-line e software de planejamento de recursos
Como evitar desafios de alocação de recursos
Significado do planejamento de recursos no gerenciamento de projetos
O planejamento de recursos não é diferente, ajudando os gerentes de projeto a alinhar os resultados dos projetos com os recursos disponíveis. Sem ele, não é possível controlar realmente a entrega do projeto, seu cronograma e o orçamento. Neste post, vou orientá-lo no processo de planejamento de recursos, para que você possa encontrar e atribuir apenas os recursos certos e disponíveis para o seu projeto.
O que é planejamento de recursos no gerenciamento de projetos?
Planejamento de recursos de gerenciamento de projetos e todo o processo? O que diferencia o gerenciamento do gerenciamento de projetos?
Parafraseando a caracterização do Project Management Institute (PMI) sobre gerenciamento de projetos, é preciso dizer que se trata do uso de competências, habilidades, conhecimentos, dispositivos, instrumentos, software, métodos, processos e tudo o que for necessário para produzir "valor para as pessoas". (O Curso de certificação PMPoferecido pelo PMI, também lhe dará uma boa ideia do que é o planejamento de recursos no gerenciamento de projetos).
A ambiguidade da frase "valor para as pessoas" nos leva a pensar que o resultado do gerenciamento de projetos pode ser qualquer coisa. Qualquer coisa que seja útil para algumas pessoas. E, continuando com esse pensamento, justifica-se dizer que, para o PMI, o gerenciamento de projetos consiste em usar recursos (tanto intelectuais quanto materiais) para criar e implementar algo útil (para alguém). Simplificando, usar o que tivermos para criar o que precisarmos.
O planejamento de recursos no gerenciamento de projetos consiste em escolher recursos/funcionários com habilidades relevantes e combiná-los com as tarefas para garantir o sucesso do projeto. [Fonte: Acima está uma visualização do Teamdeck - a ferramenta de planejamento de recursos].
Como você saberá nos próximos parágrafos, a definição acima não diz nada sobre o que é absolutamente fundamental para o gerenciamento de projetos (e também para o planejamento de recursos). E nada sobre os fundamentos que diferem entre o gerenciamento de projetos e o gerenciamento.
A Association for Project Management (APM) introduziu um entendimento de gerenciamento de projetos que esclarece quais são os aspectos cruciais do gerenciamento de projetos.
O gerenciamento de projetos é a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimento e experiência para atingir os objetivos específicos do projeto de acordo com os critérios de aceitação do projeto dentro dos parâmetros acordados. O gerenciamento de projetos tem resultados finais que são limitados a uma escala de tempo e a um orçamento finitos.
O que há de comum entre as propostas do PMI e da AMP é a parte sobre a aplicação de processos, usando habilidades e métodos para desenvolver ou implementar um projeto. Mas o que é absolutamente digno de nota são três aspectos que não aparecem na proposta do PMI. Um "critério de aceitação do projeto", tempo e o terceiro - orçamento.
Como sabemos, os projetos são solicitados, interna ou externamente, por alguém de sua empresa ou por um cliente. Uma demanda de negócios pressupõe as expectativas (do cliente) relacionadas ao projeto. Uma demanda comercial também contém o prazo em que o projeto deve ser entregue (a empresa não vai esperar) e o orçamento no qual você deve se encaixar. Durante o projeto desenvolvimento ou no final desse processo, quando um projeto é entregue ao cliente, os critérios de aceitação devem atender às expectativas do cliente.
E aqui começa a principal diferença entre gerenciamento de projetos e apenas gerenciamento. De acordo com a APM, a diferença entre os dois termos se resume ao tempo. O momento em que o projeto está pronto para ser executado ou já foi executado. Enquanto o gerenciamento é uma operação contínua, o gerenciamento de projetos tem seu resultado final fornecido em um período de tempo finito.
Como isso se relaciona com o planejamento de recursos?
A função do planejamento de recursos do projeto
Como dito acima, o gerenciamento de projetos é um processo composto de partes como tarefas, procedimentos, métodos e assim por diante. Esse processo é denominado ciclo de vida do gerenciamento de projetos e assume, às vezes, 3, 4, 5 ou até 6 ou 7 fases. As fases ilustram uma estrutura passo a passo das práticas mais razoáveis usadas para conduzir um projeto do início ao fim. Ele fornece aos gerentes uma maneira estruturada de criar, executar e concluir um projeto.
Fases da parte do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Planejamento de recursos na fase de lançamento e execução.
A figura acima ilustra que o planejamento de recursos é um elemento do processo de gerenciamento de projetos. Sua função é - um pouco à frente da definição de planejamento de recursos dada pela APM - organizar, planejar, programar e medir o trabalho das pessoas.
Graças ao APM Body of Knowledge, sabemos que os recursos são entendidos de forma ampla. Como pessoas (e suas habilidades), mas também como dinheiro, maquinário, materiais, tecnologia e qualquer outra coisa necessária para entregar o resultado esperado. Também se pode dizer que um recurso é tudo o que é necessário para concluir uma tarefa ou projeto. É claro que, do ponto de vista de muitas empresas, especialmente as que oferecem serviços, gerenciar e planejar recursos tem tudo a ver com pessoas. Pessoas e seus conjuntos de habilidades.
Para o APM, um planejamento de recursos de projeto ou - como eles gostam - gerenciamento de recursos:
(...) garante que os recursos internos e externos sejam usados de forma eficaz, dentro do prazo e do orçamento.
Como o planejamento de recursos faz parte do gerenciamento de projetos, aspectos como tempo e orçamento também são inevitáveis. Um bom planejamento de recursos (gerenciamento de recursos) faz com que os recursos certos estejam disponíveis no momento certo para o trabalho certo.
E o papel do gerente de recursos é identificar os recursos necessários (funcionários com habilidades e experiência relevantes) para realizar o trabalho, como parte do planejamento do projeto, e determinar quando os recursos serão necessários, por meio da programação.
Semelhante à proposta da empresa Planview - nossa concorrente no mercado de sistemas de planejamento de recursos de projetos - acreditamos que o planejamento de recursos (ou gerenciamento de recursos - se preferir) é uma abordagem que visa garantir que os recursos sejam usados da maneira mais eficiente possível. Independentemente de falarmos sobre um único projeto ou portfólio de projetosQuando executado adequadamente, as empresas alcançam a máxima eficiência no uso dos recursos, sem subutilizar ou superutilizar nenhum deles (um funcionário).
Durante esse processo de alocação de tarefas para os membros da equipe, o agendamento e a correspondência com tarefas específicas baseiam-se na capacidade e na disponibilidade desses membros e - o que é óbvio - em seus conjuntos de habilidades que se ajustam aos requisitos do projeto ou da tarefa da melhor maneira possível.
Para a maioria das empresas criativas e baseadas em serviços, os recursos são pessoas, portanto, o planejamento de recursos é um processo que você pode usar para identificar os membros da equipe que precisa alocar para o seu projeto e quando precisará deles.
O mais importante é que os planos de recursos podem mudar e devem ser ajustados regularmente para refletir as mudanças no escopo, a disponibilidade dos funcionários etc., de modo que seu projeto de cronograma esteja sempre atualizado.
Planejamento de recursos feito corretamente
Para explicar melhor como gerenciar recursos em sua organização, vamos falar sobre pré-requisitos você precisa se preparar com antecedência, técnicas para planejar recursos para um projeto, e ferramentas de planejamento de projetos isso tornará tudo muito mais fácil.
Condições para o planejamento de recursos
Antes de criar um plano de recursos infalível, você precisa de algumas informações. O primeiro desses pré-requisitos é um estrutura analítica do trabalho (WBS)que é uma estrutura orientada a resultados do escopo do seu projeto. Ela ajuda a ilustrar o projeto com seções gerenciáveis, de modo que já é mais fácil descobrir de que tipos de equipes você precisará.
Atribuir e programar os recursos/membros da equipe necessários para concluir um projeto, levando em conta a disponibilidade de recursos
No desenvolvimento de software, por exemplo, você provavelmente precisará primeiro de designers de UI/UX para criar wireframes e, em seguida, projetar o produto. Em seguida, dependendo da especificação do projeto, você pode precisar de desenvolvedores e especialistas em controle de qualidade.
Agora, você precisará de um duração estimada do projeto e das tarefas, para que você possa programar recursos para o projeto. Um dos recursos técnicas de programação O método de caminho crítico (CPM), que ilustra a estrutura do projeto, mas também inclui as dependências, os marcos e a duração das tarefas do projeto. Usando o CPM, você pode calcular o tempo total estimado para o projeto.
Por fim, como você conhece o escopo, é hora de encontrar funcionários com habilidades correspondentes às tarefas para as quais serão designados. Uma coisa importante a se fazer é garantir que esses funcionários estejam disponíveis durante o período estimado para cada tarefa.
Para tornar seus planos mais confiáveis, usar dados históricos de projetos anteriores. Isso pode vir de cronogramas, estimativas ou do desempenho dos membros da equipe que você considera (por exemplo, com base em seus planilhas de horas). Os dados dos projetos que você já entregou fornecem uma linha de base para a configuração de um novo projeto, reduzindo as "suposições".
O relatório de taxas horárias internas contém recursos do projeto - membros da equipe e projetos aos quais estão atribuídos. Ele ajuda na comparação de registros com planilhas de horas e, é claro, com os custos do projeto
Técnicas - elemento inegociável do planejamento de projetos e recursos para gerentes de projetos
Como agora você tem todos os insumos necessários para o planejamento de recursos, veja como começar a trabalhar. Opinião de especialistas vem de sua experiência profissional e de insights valiosos que podem vir de seus colegas seniores ou de consultores contratados pela sua organização. Embora possa parecer óbvio, isso é realmente importante para o sucesso de seu projeto.
Em seguida, vem a identificação da alternativa. Como os projetos podem mudar durante sua vida útil, você precisa levar em consideração diferentes cenários. Dessa forma, você pode encontrar soluções para usar quando ocorrerem mudanças. Dois métodos que você pode usar são:
Pensamento de padrões - esse método envolve o reconhecimento de padrões, que é útil para refinar ou melhorar, com base em experiências passadas.
Pensamento lateral - essa abordagem requer pensamento criativo e solução de problemas com ideias que podem não ser óbvias em um primeiro momento.
Estimativa de baixo para cimaO próximo método que pode ser usado no planejamento de recursos é um conceito simples baseado no envolvimento das pessoas que trabalharão no projeto para fazer a estimativa. Nessa abordagem, sua equipe estima as tarefas com base em seu conhecimento e experiência, resultando em um cronograma de projeto mais detalhado, mas que também consome mais tempo.
Ferramentas dedicadas ao planejamento de recursos
Ferramentas dedicadas de gerenciamento de projetos, planejamento de recursos ou software de gerenciamento de tempo pode não ser necessário para o planejamento de recursos, pois você ainda pode usar uma planilha para isso e fazer um ótimo trabalho. (Mesmo para o planejamento de recursos de TI).
Mas é muito mais conveniente usar um software de planejamento de recursos, especialmente porque ele oferece acesso instantâneo a todos os dados coletados até o momento, incluindo uma lista de seus funcionários, sua disponibilidade, reservas existentes e planilhas de horas preenchidas anteriormente.
Observação: Esta parte do artigo é descaradamente baseada nos recursos do planejador de recursos, pois acreditamos que ele ajuda qualquer gerente de projeto a planejar seu trabalho com mais eficiência.
Vamos tomar como exemplo a verificação da disponibilidade dos funcionários. Com um calendário de gerenciamento de recursos, basta filtrar todos os seus funcionários e membros da equipe por seus cargos e ver quando eles estão disponíveis e a quais projetos estão atribuídos no momento.
Graças aos relatórios de utilização de recursos, os gerentes de projeto visualizam as etapas futuras, como o planejamento da carga de trabalho da equipe
Tendo software de gerenciamento de recursos também ajudam a usar dados de projetos anteriores. Os relatórios de utilização, por exemplo, dão acesso a informações sobre o desempenho de um determinado membro da equipe no passado, ou seu impacto em toda a equipe do projeto pode ser uma linha de base para as suposições feitas para um novo projeto.
Resolução de conflitos de programação de projetos e planejamento de recursos
Podem ocorrer conflitos de planejamento quando um funcionário está sendo considerado para vários projetos ao mesmo tempo. Essa situação pode ser evitada, mas exige que você tenha uma visão geral melhor da disponibilidade de seus funcionários e do pipeline de projetos da empresa.
O planejamento de recursos pressupõe a verificação da disponibilidade dos funcionários para evitar conflitos de programação. O gerenciamento de disponibilidade como um recurso não aparece em nenhuma ferramenta de gerenciamento de projetos
Quando ocorrerem conflitos, consulte seus planos com um PM que também tenha feito planos para os mesmos recursos e tente negociar. Por exemplo, vocês dois podem encontrar uma maneira de planejar para o mesmo funcionário comparando os caminhos críticos de seus projetos. Dessa forma, você pode descobrir se algumas tarefas podem flutuar, possibilitando a transferência de algum trabalho. Em seguida, ajuste seu plano de projeto a essas mudanças.
Para evitar conflitos de planejamento em primeiro lugar, lembre-se de:
Verifique novamente se os recursos para os quais você fez planos estão disponíveis.
Consulte outros PMs de sua organização, se eles não precisarem dos mesmos recursos durante a duração do seu projeto.
Gerenciamento da carga de trabalho da equipe e o pipeline da empresa durante o projeto, para garantir que seu plano se ajuste às reservas atuais e ao desenvolvimento do projeto.
Planejamento de recursos e gerenciamento de custos
Saber como planejar seus recursos adequadamente não só facilitará a localização e a alocação dos melhores recursos para o projeto. Também o ajudará a gerenciar os custos.
Conforme declarado pelo PMBOK®, o planejamento de recursos é - ao lado da estimativa de custos, do orçamento e do controle - uma parte do gerenciamento de custos do projeto. Como? Lembre-se de que a lucratividade do projeto se baseia em uma equação simples:
lucratividade do projeto = orçamento do projeto - (horas gastas no projeto * taxas horárias)
de seus funcionários)
Manter o controle de seus recursos e utilizá-los de acordo com o plano do projeto, portanto, não só melhorará a entrega do projeto, mas também garantirá uma margem para sua empresa.
Conclusão
Ao resumir a exploração do planejamento estratégico de recursos no gerenciamento de projetos, vários pontos-chave emergem como cruciais para a execução bem-sucedida de um projeto. O planejamento de recursos está no centro desse processo, exigindo uma abordagem estratégica para a identificação, alocação e gerenciamento de recursos a fim de alinhar-se aos resultados e cronogramas do projeto. Isso envolve:
Planejamento estratégico de recursos para identificação e alocação: A pedra angular do gerenciamento eficaz de projetos é o planejamento estratégico de recursos, que envolve a identificação dos recursos necessários e a garantia de sua alocação e disponibilidade ideais durante todo o ciclo de vida do projeto.
Aproveitamento do software de planejamento de recursos: A utilização do software de planejamento de recursos duas vezes no ciclo de vida do projeto agiliza o processo, permitindo que os gerentes de projeto evitem desafios comuns de alocação e aprimorem seus esforços de planejamento de recursos.
Entendendo a função do planejamento de recursos: Reconhecer que o planejamento de recursos, mencionado quatro vezes ao longo desta discussão, é essencial para controlar a entrega, os cronogramas e os orçamentos do projeto. Ele facilita o alinhamento das entregas do projeto com os recursos disponíveis, ressaltando sua função crítica.
Aplicação dos princípios de planejamento de recursos: Aplicar as competências, habilidades, conhecimentos e ferramentas - incluindo software de planejamento de recursos - para produzir valor por meio do gerenciamento eficaz de recursos, conforme descrito pelas principais instituições de gerenciamento de projetos.
Distinguindo a dinâmica do planejamento de recursos estratégicos: A diferenciação entre gerenciamento de projetos e gerenciamento geral com foco em restrições de tempo, escopo e orçamento destaca como o planejamento estratégico de recursos se encaixa nesse contexto mais amplo.
Implementação de técnicas no planejamento de recursos: A adoção de técnicas como estruturas de divisão de trabalho (WBS) e o método do caminho crítico (CPM) garante que os recursos sejam planejados, programados e utilizados de forma eficiente, refletindo a importância dos esforços de planejamento de recursos.
Ajuste contínuo no planejamento de recursos: O ajuste regular dos planos de recursos para refletir as mudanças no escopo do projeto, na disponibilidade dos funcionários e em outros fatores garante que o projeto permaneça no caminho certo, demonstrando a natureza adaptativa do planejamento de recursos.
Por meio da implementação de práticas de planejamento de recursos e de planejamento estratégico de recursos, incluindo o uso eficaz de software de planejamento de recursos, os projetos podem atingir seus objetivos dentro das restrições de tempo e orçamento estipuladas. Isso não apenas garante o uso eficiente dos recursos, mas também apoia as metas estratégicas gerais da organização por meio de esforços meticulosos de planejamento de recursos.
Glossário
Escopo do projeto Um esboço detalhado dos objetivos, entregáveis, recursos, funções, tarefas, prazos e custos do projeto para os gerentes de projeto.
Entregáveis Qualquer produto, resultado ou capacidade única e verificável de realizar um serviço que deve ser produzido para concluir um processo, fase ou projeto.
Dependências: As relações entre as tarefas que determinam a ordem em que as atividades precisam ser executadas.
Planejamento de recursos: O processo de determinar os recursos necessários (pessoas, equipamentos, materiais) para concluir um projeto.
Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI): Uma organização profissional de gerenciamento de projetos especializada no desenvolvimento de padrões, pesquisa, educação, publicação e programas de certificação profissional.
Certificação PMP: Uma certificação profissional reconhecida mundialmente, oferecida pelo PMI, que valida a experiência e a formação de um gerente de projetos em gerenciamento de projetos.
Associação de Gerenciamento de Projetos (APM): Um órgão profissional na área de gerenciamento de projetos que oferece associação, qualificações, eventos e publicações para profissionais de projetos.
Critérios de aceitação do projeto: O conjunto de condições que devem ser atendidas antes que as entregas do projeto sejam aceitas.
Estrutura de decomposição do trabalho (WBS): Uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser realizado pela equipe do projeto para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias.
Método do caminho crítico (CPM): Uma técnica de modelagem de projeto usada para estimar a duração de um projeto, identificando a sequência mais longa de tarefas dependentes e medindo o tempo necessário para concluí-las.
Software de gerenciamento de recursos: Ferramentas usadas por gerentes de projeto projetadas para ajudar no planejamento, na alocação e no gerenciamento eficaz de recursos, incluindo programação, orçamento e gerenciamento de carga de trabalho.
Relatórios de utilização de recursos: Documentos que fornecem informações sobre a eficácia com que os recursos estão sendo usados em um projeto, ajudando no planejamento e no gerenciamento de custos de projetos futuros.
Gerenciamento de custos: O processo de planejamento e controle do orçamento de um projeto ou negócio. Inclui atividades como estimativa, alocação e controle de custos.
Ciclo de vida do projeto: A série de fases pelas quais um projeto passa desde seu início até seu encerramento.
Alocação de recursos: O processo de atribuição e gerenciamento de ativos de forma a apoiar as metas estratégicas da organização.
Agendamento: A ação de planejar quando e como usar os recursos durante a duração do projeto, garantindo que os recursos sejam utilizados de forma otimizada.
Orçamento: O processo de previsão dos recursos financeiros necessários para um projeto, incluindo a estimativa e a alocação de fundos.
Dependências de tarefas: A relação entre as tarefas que determina a sequência em que elas devem ser executadas.
Marco: Um ponto ou evento significativo em um projeto, usado para monitorar o progresso em direção à meta.
Gerenciamento de riscos: O processo de identificação, avaliação e controle de ameaças ao capital e aos lucros de uma organização.
Engajamento das partes interessadas: O processo de envolver indivíduos, grupos ou organizações que possam ser afetados por um projeto ou que tenham interesse em seu resultado.
Métricas de desempenho: Padrões de medição pelos quais a eficiência, o desempenho, o progresso ou a qualidade de um projeto, processo ou produto podem ser avaliados.
Gerenciamento de mudanças: A abordagem de transição de indivíduos, equipes e organizações para um estado futuro desejado, a fim de alcançar e realizar os resultados e benefícios do projeto.
