Planejamento de alto nível: Usando o Teamdeck para o sucesso da sua equipe

Toda vez que você estimar um novo projeto e atribuir recursos a ele, você cria um planejamento de projeto de alto nível. O planejamento de alto nível se concentra em estabelecer os requisitos e os resultados do projeto e, em seguida, acompanhá-los ao longo do tempo. É diferente de um plano de projeto detalhado, que consiste em todas as tarefas necessárias para concluir o projeto. Pode-se dizer que um plano de alto nível é a visão de um gerente sobre o projeto.

Por exemplo, o Jira é um ótimo ferramenta de planejamento de projetos que permite monitorar cada tarefa em um projeto. TeamdeckO Teamdeck, por outro lado, ajuda a gerenciar recursos dentro da sua organização e a atribuir pessoas a projetos com base na disponibilidade delas. O Teamdeck é software de gerenciamento de recursos com um ferramenta de controle de tempo da equipe, ferramenta de programação de recursose sistema de gerenciamento de férias características.

O que é planejamento de alto nível?

O planejamento de alto nível significa gerenciar as metas, as dependências e os recursos disponíveis do seu projeto (planejamento de recursos), juntamente com seu cronograma e orçamento. Ele indica o que deve ser feito, quando e por quem, sem entrar em detalhes de tarefas específicas. Ele fornece uma visão geral clara do escopo e dos recursos necessários, para que você possa tomar decisões informadas sobre a estimativa e a execução do projeto.

O planejamento de projetos de alto nível está intimamente ligado aos princípios de gerenciamento de projetos ágeis, que afirmam que um gerente de projetos (PM) deve supervisionar o processo, que pode ser descrito como um forma facilitadora de liderança.

Nesse caso, "liderança facilitadora" significa que os gerentes de projeto apontam suas equipes na direção certa e garantem a comunicação adequada e o fluxo do projeto, ao mesmo tempo em que permitem que a equipe assuma a responsabilidade pelos próprios projetos. Dessa forma, os gerentes de projetos podem aumentar o senso de propriedade entre os membros da equipe, o que prova que eles são mais produtivos.

Ao criar um plano de alto nível, você precisa incluir:

• Objetivos - Dessa forma, você pode decidir o que é necessário para atingir os objetivos do seu cliente.
• Cronograma - é vital saber quanto tempo um projeto pode levar para ser realizado e como o tempo afeta o lançamento do projeto, por exemplo, a partir de perspectivas de marketing e oportunidades de negócios.
• Equipe - Conhecendo as metas e o cronograma, você sabe quem deve trabalhar no seu projeto e pode descobrir se eles estão disponíveis dentro de um determinado prazo.

Dessa forma, você se concentra nos requisitos do projeto, nos objetivos comerciais e nas funções necessárias para a realização do projeto e, com base nisso, cria um cronograma e um plano de ação. alocar recursos para seu projeto.

Como implementar um plano de alto nível?

Já listamos em que deve consistir um plano de projeto de alto nível.

Agora, vamos avaliar como você pode usá-lo para programar recursos, estimar seu custo e gerenciar sua programação.

Como alocar recursos e estimar seu custo

Você precisa avaliar os objetivos e o escopo do seu projeto para decidir quem incluir no projeto. Faça uso de uma fase inicial para entender melhor o projeto e as funções necessárias para realizá-lo.

Quando se trata de alocar recursos, a primeira coisa a fazer é alinhar as habilidades e a experiência dos funcionários com os requisitos do seu projeto. Depois de elaborar um plano de projeto de alto nível, você já está familiarizado com as metas e os resultados. Tudo o que é preciso agora é elaborar uma lista de funcionários que atendam aos critérios do projeto.

Ao alocar recursos, lembre-se de incluir não apenas aquilo em que eles estão trabalhando atualmente (ou os projetos futuros para os quais já foram designados), mas também:

• Disponibilidade dos funcionários, incluindo seus fusos horários e horas de trabalho (período integral, meio período, freelancer).
• Outras atribuições relacionadas ao trabalho.
• Dias de folga e feriados nacionais.

Dessa forma, você diminui as chances de que alguns eventos inesperados interfiram no seu projeto ao longo do tempo.

Avaliar a disponibilidade da sua equipe é muito mais fácil quando você usa ferramentas de planejamento de alto nível como o Teamdeck. Ela vem com um cronograma no qual você pode verificar a carga de trabalho atual de seus funcionários.

Depois de identificar os membros da equipe e confirmar que eles estão disponíveis para o período do projeto, estime o orçamento com eles usando a técnica de estimativa baseada em pontos da história, que descrevemos mais detalhadamente neste artigo sobre início do projeto.

Principais conclusões: Usando planos de projeto de alto nível, você pode identificar os recursos necessários para entregar um projeto, confirmar sua disponibilidade e estimar o orçamento do projeto.

Como gerenciar sua agenda ao longo do tempo

O planejamento de alto nível não se refere apenas ao início do projeto. Trata-se também de supervisionar seu projeto ao longo do tempo.

Uma das técnicas que você pode querer usar é o nivelamento de recursos. Trata-se simplesmente de ajustar a carga de trabalho à disponibilidade de seus funcionários para evitar o overbooking (leia sobre Gerenciamento da carga de trabalho). O que você precisa observar, no entanto, é que isso altera o caminho do projeto, resultando em atrasos no desenvolvimento.

Para distribuir a folga de forma mais uniforme, você pode usar a técnica de suavização de recursos. De acordo com o Guia PMBOK®O termo "cronograma", em inglês, significa ajustar "as atividades de um modelo de cronograma de modo que a necessidade de recursos no projeto não exceda determinados limites de recursos predefinidos".

Principais conclusões: O uso de um cronograma para monitorar a carga de trabalho da sua equipe durante o projeto permite que você identifique como a disponibilidade dos membros da sua equipe muda. Assim, você poderá ajustar a disponibilidade deles. capacidade e o escopo do projeto, evitando reservas insuficientes ou excessivas, e esgotamento dos funcionários.

Comece a gerenciar seus recursos em um alto nível

Já discutimos o que é planejamento de alto nível e Como ter um cronograma ajuda para gerenciar melhor a sua equipe. Use-o para ter uma visão geral melhor da capacidade de seus recursos e do escopo do projeto.

Para implementar um plano de projeto de alto nível:

• Certifique-se de que você sabe exatamente do que se trata o projeto, quais são suas metas, objetivos e requisitos.
• Encontre os melhores recursos para entregar um projeto.
• Use uma ferramenta que permita verificar se os recursos de que você precisa estão disponíveis.
• Monitorar a carga de trabalho da equipe ao longo do tempo para identificar recursos com muito ou pouco trabalho.

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