Toda empresa de software é como um mecanismo complexo no qual os processos fluidos dependem da interação de elementos individuais - planejamento do trabalho, tomada de decisões e gerenciamento de recursos de projetos. A chave para a operação mais eficiente de sua empresa é, portanto, entender como lidar com a oferta e a demanda em uma software house. Neste artigo, descreveremos as melhores maneiras de fazer isso.
Conhecemos o conceito de oferta e demanda principalmente da economia. É a quantidade de um bem que os produtores podem fornecer ao mercado e a demanda por ele. Entretanto, no contexto interno de cada software house, serão os recursos, como o número de funcionários, sua capacidade, orçamento, tecnologias etc. Enquanto a demanda e a oferta permanecerem em um equilíbrio relativo, tudo seguirá em frente. A software house cumpre os prazos e entrega novos produtos a seus clientes, o orçamento permite a realização de suposições e o desenvolvimento da empresa, os funcionários não estão cansados... E é assim que deveria ser em um mundo ideal. Infelizmente, muitas vezes acontece que a demanda por recursos é maior do que a oferta. E aí começam os problemas.
Um gargalo é um ponto em que a produtividade de uma empresa é prejudicada por uma crise que bloqueia o progresso do trabalho e causa atrasos. Por exemplo, quando há muito trabalho e não há equipe suficiente ou quando todas as decisões dependem de uma única pessoa. Os gargalos geralmente são o resultado da falta de recursos necessários para a execução de um processo. Embora ocorram em todas as empresas, eles sempre resultam em perda de produtividade, portanto, vale a pena evitá-los. Neste artigo, discutiremos como fazer isso.
É um estado em que você quer fazer ou conseguir algo, mas não consegue. Nada agradável, certo? Especialmente porque a frustração também pode causar raiva, humor ruim e agressividade. Você certamente não quer isso em seus negócios. Ser impedido de concluir uma tarefa, terminar um projeto, descansar, tirar férias ou cumprir um prazo são problemas comuns em empresas de software, independentemente do tamanho.
A rivalidade é boa... em certos contextos. Por exemplo, quando você está concorrendo com seus concorrentes em uma licitação e quer apresentar a melhor oferta que vai surpreender seu cliente em potencial. Pior ainda, quando a competição é por recursos que sua empresa não tem. Se os funcionários tiverem que pressionar uns aos outros sobre qual projeto é mais importante e quem deve ser apoiado, isso significa que você deve trabalhar no gerenciamento de recursos da sua empresa.
Ruim planejamento de recursos A falta de planejamento causa muitos problemas dentro da organização, mas também afeta o relacionamento com os clientes. Quando os projetos atrasam, o orçamento é excedido e a equipe não tem os elementos necessários para entregar o produto final, o cliente fica insatisfeito, o que afeta a reputação de toda a empresa.
Em uma software house, tudo está interconectado. Quando você não consegue concluir uma etapa porque está com falta de pessoal, o projeto começa a atrasar. Quando o projeto está atrasado, você não é pago por ele e, às vezes, precisa pagar mais por exceder o prazo. Sem tempo e dinheiro, uma empresa não pode funcionar, portanto, o fornecimento insuficiente de recursos em uma empresa cria um círculo vicioso de atrasos e perdas.
Um plano de trabalho geralmente pressupõe que tudo ocorrerá de acordo com o planejado. Você baseia essas suposições em anos de experiência com projetos semelhantes. É claro que você também assume uma certa margem de erro para acidentes imprevistos, mas sejamos honestos - geralmente os planos de trabalho não são muito cuidadosos porque você deseja concluir o projeto da forma mais eficiente possível. Nessa situação, qualquer grande crise na disponibilidade de recursos significa o caos. O plano fica fora de controle, o cronograma é interrompido, é preciso priorizar os projetos, de modo que alguns não recebem tanto apoio quanto deveriam e geram mais atrasos. E, é claro, a comunicação - quando muitas coisas precisam ser alteradas na hora e as pessoas estão ocupadas - é muito mais fácil cometer erros e mal-entendidos.
Bem, agora você sabe o que é o desequilíbrio entre a oferta e a demanda em uma empresa de software. Agora, vamos ajudá-lo a desenvolver uma estratégia para melhorar o gerenciamento de recursos da sua empresa.
Comece identificando o problema. Pense em quais aspectos da sua empresa não estão funcionando como deveriam. Talvez você tenha poucos funcionários? Talvez as reuniões estejam tomando muito tempo e atrapalhando o cronograma? Talvez o processo de aprovação demore muito? Às vezes, o problema está em outro lugar que não o que parece à primeira vista, portanto, é necessário adotar uma abordagem completa em sua análise. Dê uma olhada nos processos da sua empresa, verifique-os passo a passo e veja em que estágio surgem os problemas.
Reuniões individuais regulares também são uma boa ideia. Muitos funcionários se sentem desconfortáveis quando precisam falar com o supervisor sobre as dificuldades que enfrentam. Eles não querem passar por cima de sua autoridade ou ser os únicos a reclamar. Às vezes, também é difícil falar na frente de toda a equipe, especialmente se houver comentários críticos. As reuniões individuais são uma oportunidade inestimável de obter feedback sobre diferentes aspectos do seu negócio e de obter uma perspectiva que você não conhecia anteriormente.
Também é possível realizar uma pesquisa anônima na qual você faz perguntas aos funcionários sobre áreas de preocupação e obtém dados agregados sobre o que pode ser melhorado.
Depois de analisar os pontos mais críticos da sua software house, é hora de implementar soluções e melhorar o gerenciamento da demanda e do fornecimento de recursos.
O setor de TI é agora uma área muito quente do mercado, que está ligada a muito dinheiro, desenvolvimento rápido, mas também a uma concorrência acirrada. As empresas estão lutando não apenas pelos clientes, mas também (ou talvez acima de tudo?) pelos funcionários. E uma das situações mais paralisantes em uma empresa é a falta de pessoal. Um desenvolvedor experiente pode até receber várias ofertas de emprego por dia, portanto, certifique-se de que seu processo de recrutamento seja o mais eficiente possível. Deixe seu departamento de RH ser proativo. Não espere que os candidatos encontrem sua empresa - informe-os você mesmo sobre ela, por exemplo, por meio de mensagens diretas no Linkedin. Mas certifique-se de não enviar muitas mensagens - spam é o oposto de uma boa primeira impressão.
Além disso, descubra onde os desenvolvedores estão mais propensos a procurar empregos. O Linkedin continua a crescer como a principal plataforma para se conectar com candidatos, mas também vale a pena dar uma olhada em outros sites mais quadros de empregos de nicho como GitHub, JustJoinIT, Stack Overflow, etc. Muitos recrutadores e equipes de aquisição de talentos também utilizam software de busca de executivos quando se trata de contratação para cargos executivos em que você precisa contratar os melhores talentos.
O marketing e as boas relações públicas de sua empresa também são uma parte importante do processo de recrutamento. É muito mais provável que os candidatos trabalhem em um lugar do qual já ouviram falar e que tenha uma boa reputação. Participação em conferências, implementação de novas tecnologias, especialistas da empresa dando entrevistas - tudo isso contribui para a imagem da empresa, e uma imagem favorável é uma forte carta de barganha para o departamento de RH.
Trabalhar em uma empresa de software já é exigente por si só, mas não o torne ainda mais difícil com processos ineficientes. O desenvolvimento de práticas eficazes em uma empresa é um tópico para vários artigos separados, mas apresentaremos aqui alguns elementos-chave:
As habilidades de seus funcionários são um dos recursos mais valiosos que você tem. Cada pessoa que você contrata traz consigo um conjunto de competências e uma experiência valiosa. O suprimento de habilidades, portanto, precisa ser distribuído de modo a atender à demanda em cada projeto. Muitas vezes, quando a empresa parece estar com falta de pessoal, o problema é, na verdade, o uso ineficiente das capacidades de seus funcionários. Descreva todos os funcionários em termos do que eles podem fazer e cada projeto de acordo com as habilidades necessárias. Isso facilitará a criação de equipes com a combinação certa de competências para criar cada produto de forma mais eficiente. É claro que você não precisa fazer isso sozinho - existem ferramentas que o ajudam a criar equipes para cada projeto.
Filtre seus recursos por habilidade
A temporada de férias é sempre um gargalo em termos de capacidade da sua empresa. Acompanhe as férias de seus funcionários em um calendário especial para que, ao planejar seu trabalho, leve em consideração que, por um determinado período, a capacidade de sua equipe será reduzida. Para manter as coisas funcionando sem problemas, certifique-se de que, na ausência de um funcionário, suas responsabilidades (inclusive a tomada de decisões sobre projetos) tenham sido atribuídas a outra pessoa, que todas as informações tenham sido repassadas e que todos na equipe saibam o que fazer e não precisem interromper o valioso descanso de um colega de departamento.
Os recursos de sua empresa são valiosos demais para serem gastos em projetos não lucrativos. Muitas vezes, na correria do trabalho, você não consegue ver quais projetos e tarefas estão consumindo muito do seu tempo e gerando muito pouco dinheiro. Nesses casos, vale a pena usar planilhas de horas. Ferramentas dedicadas para gerar relatórios sobre o tempo de trabalho da sua empresa mostrarão em um painel claro quanto tempo cada pessoa e cada equipe gasta trabalhando para um determinado cliente e quais tarefas são mais envolventes ou bloqueiam o progresso. Com esse conhecimento, você pode reagir adequadamente, por exemplo, atribuindo suporte adicional à equipe, alterando o plano de trabalho ou renegociando o contrato.
Na descrição de sua empresa, é bom se gabar de que você faz tudo internamente. Mas... será que isso sempre vale a pena? Quando se depara com escassez de pessoal, sobrecarga de projetos e meses de sobrecarga, vale a pena contar com a ajuda de subcontratados e parceiros como agências de marketing, casas de produção ou estúdios de design. A terceirização de determinadas tarefas para uma organização costuma ser um verdadeiro salva-vidas quando se enfrenta um excesso de trabalho e gera custos mais baixos do que atrasos e inadimplências contratuais.
Às vezes, não há necessidade de reinventar a roda e fazer tudo sozinho - o mercado oferece muitas ferramentas que podem ajudá-lo a gerenciar seus recursos e manter a oferta e a demanda de sua empresa sob controle. Veja a seguir algumas delas.
Este é um guia abrangente software de gerenciamento de recursos para sua organização. Com o Teamdeck, você pode preencher facilmente planilhas de horas, organizar cronogramas, agendar reuniões para que não entrem em conflito umas com as outras e gerenciar as férias de seus funcionários, definir marcos do projeto e acompanhar seu progresso. Além disso, cada atividade monitorada no Teamdeck permite gerar um relatório claro, no qual é possível analisar o desempenho da equipe.utilização de recursosorçamento do projeto, folha de pagamento e ausência de funcionários. Se você quiser adaptar o Teamdeck às suas necessidades individuais, a ferramenta oferece personalização e integração com outros aplicativos, como o Slack ou o Podio.
O Slack é uma das ferramentas de comunicação mais populares do setor de tecnologia. Com o Slack, você pode entrar em contato com qualquer pessoa da sua organização de forma fácil e rápida. Enquanto o e-mail funciona muito bem para a comunicação externa, fornecendo documentação de conversas e descobertas, o Slack é ótimo para a comunicação contínua quando você precisa confirmar algo rapidamente, pedir algo ou enviar algo. Um recurso muito conveniente do Slack também é a criação de canais temáticos, por exemplo, por equipe, projeto ou interesse. O aplicativo também pode ser integrado a outros para facilitar ainda mais o agendamento de reuniões, a verificação da disponibilidade dos funcionários, o gerenciamento de férias e o preenchimento de planilhas de horas.
Outro trabalho muito popular e software de gerenciamento de projetos de marketing é o Asana. O principal objetivo do aplicativo é organizar e atribuir tarefas. Em um painel claro na forma de uma lista, tabela ou quadro, os funcionários podem ver quais tarefas foram atribuídas a eles, com um detalhamento por estágio. Eles também podem priorizá-las facilmente e verificar seu progresso. A Asana também permite monitorar os resultados da campanha, criar um portfólio ou coletar inspiração.
O Wrike é uma ferramenta para organizar o trabalho e otimizar os resultados. As ferramentas disponíveis (como painéis, fluxos de trabalho, formulários de solicitação e muito mais) podem ser personalizadas para cada equipe a fim de atender às suas necessidades específicas. O Wrike também permite que você compartilhe informações, documentos e relatórios, crie gráficos criativos para mostrar o progresso em cada etapa do trabalho e obtenha total transparência dos seus processos.
O Jira é um dos softwares de gerenciamento de tarefas mais comuns no setor de TI. Ele permite criar roteiros claros, atribuir tarefas aos departamentos e membros da equipe apropriados e criar tarefas para o futuro no backlog. Ele permite trabalhar na forma de sprints, e o poder desse aplicativo está em sua simplicidade - um painel claro e sem funções desnecessárias.
Os recursos da sua empresa são a base de toda a organização, fazendo com que tudo funcione como deveria, portanto, gerenciá-los adequadamente é a chave para a eficiência e o crescimento. Você precisa conhecer e entender a oferta e a demanda de recursos em sua software house para mantê-los sempre em equilíbrio dinâmico. Esperamos que nosso artigo o ajude com isso!
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