Um guia de mapeamento mental para gerentes de projeto

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A princípio, esse mapa mental pode parecer desordenado e caótico, especialmente se você o abordar da mesma forma que leria um documento (do canto superior esquerdo ou direito). Um mapa mental deve ser lido de forma diferente. Observe-o com mais atenção: se você começar a lê-lo a partir da ideia central (criar um espaço de trabalho organizado) e seguir qualquer uma das ramificações codificadas por cores, poderá entender facilmente a mensagem.

Agora, imagine que você é a pessoa que deseja esboçar suas ideias para ter um espaço de trabalho organizado. Se você decidisse escrever seus pensamentos de forma tradicional e linear, provavelmente precisaria organizar suas ideias de antemão se quisesse que seu trabalho fosse coerente. Com um mapa mental, por outro lado, você pode começar com uma ideia e desenvolvê-la organicamente. Está vendo a diferença?

Este é provavelmente um bom momento para apresentá-lo à pessoa que popularizou o mapeamento mental como uma ferramenta para educação e negócios (incluindo gerenciamento de projetos). Tony Buzan não foi a primeira pessoa a usar diagramas hierárquicos para organizar informações, mas com certeza tornou isso uma coisa comum. Ele promoveu essa técnica em seu programa da BBC "Use your head", transmitido na década de 1970, e mais tarde vendeu milhões de cópias de seu livro livros sobre o assunto. Infelizmente, Buzan faleceu em 2019, mas suas ideias continuam vivas - talvez você queira conferir seu Palestra Tedx sobre como nosso cérebro funciona (e como os mapas mentais o utilizam). 

Os benefícios da conexão entre o mapeamento mental e o gerenciamento de projetos

Criar um mapa mental em vez de uma anotação linear tem várias vantagens. Já mencionamos que um mapa pode ser desenvolvido sem a necessidade de organizar as informações primeiro - isso economiza muito tempo e aumenta a produtividade. Um pesquisa a partir de 2019 relatou que os executivos são, em média, 30% mais produtivos quando usam um software de mapeamento mental.

Os mapas mentais permitem que você:

• Memorizar informações de forma eficaz. O mapeamento mental pode aumentar a retenção das informações incluídas no diagrama. Em um estudoEm uma pesquisa de campo, estudantes de medicina foram divididos em dois grupos e solicitados a aplicar o mapeamento mental (grupo 1) e uma "técnica de estudo autosselecionada" (grupo 2) a uma passagem de 600 palavras. A recordação foi medida imediatamente após a tarefa e uma semana depois. Como se viu, o conhecimento factual no grupo de "mapeamento" foi maior em 10% após uma semana. 
• Use associações naturais. Ao desenhar ramos que crescem a partir de diferentes tópicos em seu mapa, você poderá perceber vínculos e grupos que não seriam detectados de outra forma. Isso permite que você interprete suas informações de forma diferente e, possivelmente, identifique partes que estão faltando.
• Enfrentar problemas complexos. Quando nos deparamos com um desafio sério, geralmente não sabemos por onde começar ou como abordá-lo. Os especialistas em gerenciamento de projetos provavelmente reconhecem essa sensação: um novo projeto muitas vezes parece um problema complexo. O uso de mapas mentais para visualizá-lo e dividi-lo em tópicos, subtópicos etc. permite que você enfrente esse desafio passo a passo.
• Entre em detalhes sem perder de vista o panorama geral. Ao dividir seu grande tema em partes (por exemplo, projeto em tarefas), você ainda precisa se lembrar do objetivo principal, a grande questão. O mapeamento mental é uma excelente técnica para observar pequenos detalhes, mas também para ver o quadro geral - nesse caso, literalmente.
• Alimente sua criatividade. Provavelmente não é nenhuma surpresa o fato de que criar mapas mentais é uma excelente saída criativa para pessoas que gostam de fazer projetos criativos. Mesmo que você não seja o tipo de pessoa que se anima a vasculhar seu estoque de artigos de papelaria, o mapeamento mental é simplesmente bom para seu músculo criativo. É uma maneira fácil de gerar muitas ideias novas e conectá-las para obter melhores resultados.

Mapeamento mental no gerenciamento de projetos - casos de uso

Já mencionamos o fato de que o gerenciamento de projetos traz muitas oportunidades para processar e organizar informações: esses também são os momentos para usar suas habilidades de mapeamento mental. Listamos alguns deles abaixo, mas não se sinta limitado por essa lista - se você quiser fazer um mapa para uma ocasião diferente, ele certamente lhe trará muito valor.

Como gerente de projeto, você pode usar o mapeamento mental já no início do projeto. planejamento de projetos Etapa. Crie um mapa mental para reunir todas as informações relacionadas ao projeto. Cada um dos ramos principais pode representar um processo de gerenciamento de projeto diferente ou uma área diferente do próprio projeto: riscos, partes interessadas, recursos.

Esse mapa pode acabar sendo bastante geral, o que não tem problema, pois você não precisa entrar em detalhes aqui. Depois de ter o panorama geral, você pode desenhar mapas separados para cada um dos aspectos do seu projeto. Imagine criar um mapa mental de gerenciamento de projetos para o escopo do seu projeto. Comece com ramificações que representem as principais funcionalidades do produto final e, em seguida, divida-as em tarefas específicas. O uso de mapas mentais será eficaz em todos os estágios de gerenciamento do escopo do projetoO mapa do projeto é composto de três etapas: desde a coleta de requisitos de diferentes partes interessadas até a estruturação e o esboço das tarefas. Quando sua lista de tarefas estiver pronta, você poderá usar o mapa para criar um gráfico de Gantt para o projeto.

Falando sobre as tarefas: mapeá-las em uma folha de papel ou em um software dedicado pode ajudá-lo com priorização de tarefas do projeto. Quando você vê todas elas, é mais fácil decidir quais precisam vir primeiro. Uma estrutura visualizada das tarefas também será útil quando você quiser familiarizar os membros da sua equipe com o trabalho do projeto.

Depois de iniciar o projeto, lembre-se de voltar aos seus mapas regularmente. Eles podem servir como lembretes sobre, por exemplo, os riscos do projeto e os objetivos comerciais finais. Você também pode criar um mapa mental que servirá como um repositório de informações organizadas relacionadas ao projeto. Detalhes de contato, ativos e links importantes: como gerente de projeto, você deseja tê-los sempre à mão. Você pode ver um exemplo desse tipo de mapa aqui.

Quais são alguns dos outros casos de uso do mapeamento mental do gerenciamento de projetos?

• Facilitação de reuniões. Gerenciamento eficaz de reuniões é fundamental ao trabalhar em um projeto: É aqui que você pode perder ou economizar muito tempo.
• Os mapas mentais podem ajudá-lo a estruturar os pontos abordados durante as reuniões e servem como ótimas anotações após a reunião.
• Solução de problemas. Seja para decidir qual caminho seguir ou para encontrar uma solução para um problema encontrado pela sua equipe, os mapas mentais podem ajudá-lo a organizar os fatos e encontrar a melhor maneira de seguir em frente.

Aprendizado. Como gerente de projetos, você precisa aprimorar suas habilidades e aprender constantemente novas estratégias de gerenciamento de projetos. O mapeamento mental permite que você estruture melhor as novas informações e atualize seu conhecimento posteriormente.

Dicas para criar mapas mentais eficazes para gerentes de projeto

Outro elemento dos mapas mentais que provavelmente chamou sua atenção é a inclusão de elementos visuais: rabiscos, ícones, cores. É verdade que você pode criar mapas sem esses elementos. No entanto, pode ser que as informações visuais sejam mais compreensíveis e fáceis de lembrar para você.

Se ainda tiver dúvidas sobre o uso de rabiscos e desenhos em seu mapa, você pode tentar fazer um exercício simples. Tente pensar em uma maçã. Dê a si mesmo alguns segundos e depois tente analisar o que seu cérebro gerou. Você não viu as letras "A-P-P-L-E" escritas, certo? Seja qual for o nome dessa fruta em seu idioma nativo, você provavelmente viu uma imagem e não letras. Como pessoas, pensamos em imagens - esse é um dos pontos principais de Tony Buzan. 

Se você já leu nosso guia sobre sketchnoting para gerentes de projeto (se não, não deixe de conferir), você provavelmente se lembra de que criar sketchnotes não tem a ver com arte, mas sim com facilitar a compreensão ou a memorização das informações. O mesmo vale para os mapas mentais. Eles não precisam ser bonitos: a função é mais importante aqui. Ao desenhar ícones, tente mantê-los simples e facilmente reconhecíveis. Se quiser incluir elementos humorísticos em seus rabiscos, vá em frente - eles podem ajudá-lo a se lembrar desse detalhe específico. Você também pode ser criativo com as fontes que usa, mas mantenha-as legíveis. Tente evitar o uso de muitas palavras: se você puder resumir algo com uma única palavra-chave, faça isso.

Quando se trata da tela em que você trabalhará, tente usar papel em branco/quadro branco/tela. Os padrões impressos podem tornar seu mapa menos legível. A orientação paisagem da tela o ajudará a estruturar melhor o diagrama.

Você deve ter notado que os galhos nos mapas geralmente são curvos: isso é feito de propósito. O mesmo acontece com a prática de ir dos galhos mais grossos para os mais finos.

Essas dicas de mapeamento mental (e outras mais) foram visualizadas por meio de, você adivinhou, um mapa mental por Fundamentos da aprendizagem:

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Mapeamento mental para gerentes de projeto - ferramentas úteis

Sua lista de ferramentas pode se limitar a uma folha de papel e uma caneta. Você pode criar um mapa mental sólido apenas com esses dois itens. É claro que, se quiser fazer mapas coloridos, você vai gostar de giz de cera, marcadores e canetas com pincel. Essas últimas são ótimas para desenhar galhos curvos.

Quando quiser criar seus projetos em uma tela maior, use um quadro branco ou um flipchart. Você terá mais espaço para trabalhar, além de poder usar fontes maiores para facilitar a leitura do desenho.

Tem havido muito debate sobre a eficácia das anotações escritas à mão versus as geradas por computador. E sim, pesquisa mostra que usar sua própria mão pode fortalecer o processo de aprendizado. No entanto, para muitos gerentes de projeto, usar um software de mapeamento mental on-line é simplesmente mais conveniente. Você tem muitas ferramentas para escolher, incluindo estas:

• MindMeister - que permite a criação de até 3 mapas mentais em seu plano gratuito. Se estiver procurando uma solução de gerenciamento de projetos mais abrangente, você pode par MindMeister com o MeisterTask, uma ferramenta de gerenciamento de tarefas.
• Lucidchart - Essa solução permite criar não apenas mapas mentais de gerenciamento de projetos, mas também fluxogramas e outros diagramas visuais que você e os membros da sua equipe podem usar durante todo o ciclo de vida do projeto.
• Zenkele - É uma ferramenta que incluímos em nosso resumo de projetos ferramentas de planejamento. Depois de criar seu mapa com o Zenkit, você pode transformá-lo facilmente em um quadro Kanban ou em uma visualização de calendário.

Esperamos que esta postagem do blog o tenha convencido de que o mapeamento mental pode ajudá-lo a planejar melhor os projetos e a resolver muitos problemas. Você pode usá-los em diferentes áreas do gerenciamento de projetos: desde o planejamento de projetos, passando pela organização de tarefas, até a resolução de conflitos.

Você criou algum mapa mental de gerenciamento de projetos que gostaria de compartilhar? Envie-os para nós usando o bate-papo no canto da tela! Teremos o maior prazer em incluí-los neste artigo.