Influência do software de gerenciamento de recursos na conclusão de um projeto dentro do prazo.
Como iniciar um projeto para perder menos.
O pontapé inicial do projeto é o momento em que você faz suposições e toma decisões que podem, no fim das contas, ser decisivas.
Nesse estágio, você precisa se preparar, reunir o máximo de informações que puder usando um sistema de gerenciamento de documentos, avaliar a carga de trabalho e atribuir seus recursos cuidadosamente. E, às vezes, pode ser uma ótima ideia usar um software de gerenciamento de projetos pessoais.
Por outro lado, também é o momento de você dar o pontapé inicial para definir o tom de todo o projeto e estabelecer uma cultura eficaz e positiva para a sua equipe.
Na Teamdeck - que criou o software de gerenciamento de recursos - temos o compromisso de ajudar os colegas gerentes de projeto a estimar, planejar, executar e monitorar melhor os projetos. É por isso que criamos um e-book gratuito sobre as melhores práticas de gerenciamento de recursos.
Este artigo é um trecho de nosso e-book, no qual discutimos as próximas etapas cruciais, que são essenciais para garantir que seu projeto seja bem-sucedido. Uma agenda de reunião estruturada para a reunião inicial do projeto é vital para manter a reunião simplificada e eficiente, envolvendo ativamente a equipe e as partes interessadas e fazendo ajustes para o início ágil do projeto.
Entender completamente o projeto significa que você conhece as expectativas das partes interessadas em termos do produto final e do escopo de trabalho da sua equipe. Os critérios de sucesso devem ser definidos com clareza. Alguns critérios possíveis e mensuráveis são: entregar no prazo, manter-se dentro do orçamento inicial e atingir as metas de vendas. Esses critérios não apenas fornecem uma direção clara, mas também servem como referências para avaliar o progresso e o sucesso do projeto.
Os detalhes sobre o projeto, como metas e objetivos, cronograma, orçamento e resultados do projeto, já devem estar incluídos no briefing do projeto. Leia-o com atenção e faça um resumo dos detalhes que você pode obter dele e dos que estão faltando. É essencial garantir que o briefing do projeto seja abrangente e aborde todos os aspectos críticos do projeto. Um briefing de projeto bem elaborado estabelece a base para o planejamento e a execução eficazes do projeto.
Se algo não estiver claro, não espere para marcar uma reunião com o cliente. É importante reunir o máximo possível de informações sobre o projeto antes mesmo de começar a planejar o trabalho. Essa abordagem proativa ajuda a identificar os possíveis problemas com antecedência e permite a resolução em tempo hábil, evitando, assim, mal-entendidos ou atrasos mais tarde no projeto.
Quando você achar que tem detalhes suficientes, convide seu cliente para a reunião inicial do projeto. Você pode fazer isso pessoalmente, via Skype, ou até mesmo organizar uma conferência telefônica mais profissional. O objetivo é ter uma sala de reunião para falar sobre o escopo do projeto, as expectativas do cliente, o que você pode entregar e como. Essa reunião define o tom do projeto e garante que todos estejam na mesma página em relação aos objetivos e resultados do projeto.
Quando você entender completamente os objetivos comuns do projeto, é hora de identificar quem você precisará para realizá-lo e quem é responsável pelo quê. A definição clara das funções e responsabilidades dos membros da equipe do projeto ajuda a evitar confusão e garante a responsabilidade. Cada membro da equipe deve saber o que se espera dele e como seu trabalho contribui para as metas gerais do projeto.
Isso significa que você precisa fazer um acompanhamento para identificar as funções dentro do projeto - quem exatamente você precisaria envolver? Ou: quais são as funções sem as quais o projeto não pode ser concluído? Isso envolve identificar as principais habilidades e conhecimentos necessários para o projeto e mapeá-los para os membros da sua equipe. Também é fundamental considerar a disponibilidade e a carga de trabalho da sua equipe para garantir que eles possam dedicar o tempo e o esforço necessários ao projeto.
Dependendo do projeto e dos requisitos do cliente, você pode precisar de desenvolvedores de front-end e/ou back-end, designers gráficos, designers de movimento ou especialistas em marketing e redatores. Cada função deve ser claramente definida, com tarefas e responsabilidades específicas atribuídas a cada membro da equipe. Isso ajuda a garantir que todos os aspectos do projeto sejam cobertos e que nada seja esquecido.
Quando você souber exatamente quem precisa envolver no projeto, encontre os melhores funcionários para o trabalho. Você pode fazer isso avaliando suas habilidades - use uma matriz de habilidades para fazer isso. Uma matriz de habilidades é uma tabela simples que inclui as habilidades dos funcionários e ajuda a classificá-los e pontuá-los para ver se eles podem ou não realizar as tarefas. Essa ferramenta é inestimável para identificar as pessoas certas para as tarefas certas, garantindo assim que sua equipe de projeto esteja bem equipada para lidar com os desafios do projeto.
Depois de identificar as funções e as pessoas capazes de preenchê-las, verifique a disponibilidade de seus funcionários e designe-os para o próximo projeto. Isso envolve agendamento e planejamento de recursos para garantir que os membros da sua equipe não fiquem sobrecarregados e possam oferecer seu melhor desempenho. O gerenciamento eficaz de recursos é fundamental para garantir que seu projeto permaneça no caminho certo e seja concluído dentro do prazo e do orçamento.
Dica útil: Se você não estiver usando uma matriz de habilidades, poderá usar uma lista de funcionários, descrevendo suas habilidades e experiência. Isso ajuda a evitar a subutilização e o excesso de reservas dos funcionários, pois a visibilidade dos recursos disponíveis pode garantir uma melhor alocação da força de trabalho.
Há todos os motivos para pensar que a fase de planejamento pode ser decisiva para o sucesso ou fracasso do seu projeto. Estimativas imprecisas, decisões pessoais ruins e a negligência de riscos potenciais são o que geralmente causam atrasos e alterações no orçamento. O planejamento eficaz envolve não apenas a definição das tarefas e atividades necessárias para concluir o projeto, mas também a previsão de possíveis desafios e o desenvolvimento de estratégias para atenuá-los. Ao planejar um projeto externo, é fundamental definir o tom e a visão, estabelecer metas, tarefas e cronogramas comuns e preparar a equipe do projeto para a reunião oficial de lançamento com o cliente.
De acordo com os dados de 2016, apenas 49% dos projetos são concluídos no prazo. Além disso, 53% de todos os projetos ficam dentro do escopo do orçamento. - PMI. Essas estatísticas destacam a importância do planejamento eficaz do projeto e do gerenciamento de recursos para garantir o sucesso do projeto.
O gerenciamento de recursos do projeto é um dos principais ingredientes do planejamento eficaz e da fase de iniciação do projeto. Você já identificou as funções necessárias para o sucesso do projeto e as pessoas certas, que podem lidar com as atribuições. Agora, é hora de alocar os recursos de forma eficiente e garantir que eles sejam utilizados de forma otimizada durante todo o projeto.
Para um melhor gerenciamento de projetos e de funcionários, uma estimativa de quanto tempo você precisará de determinadas pessoas envolvidas em qual das seguintes atividades ajudará a iniciar um projeto. Um calendário de recursos atualizado é essencial e facilitará muito o seu trabalho. Esse calendário deve incluir não apenas a disponibilidade dos membros da sua equipe, mas também quaisquer outros compromissos que eles possam ter, como outros projetos ou folgas pessoais.
Sabendo quem e por quanto tempo será necessário em seu projeto, defina um calendário de projeto. Deve incluir itens como disponibilidade de recursos, outros projetos dos quais eles podem participar ou compromissos que possam ter, seus dias de folga e feriados nacionais. Ao trabalhar com membros de equipes remotas, leve em consideração os fusos horários. Esse nível de planejamento detalhado ajuda a garantir que o cronograma do projeto seja realista e viável.
Dessa forma, você evitará o excesso de reservas ou a subutilização dos funcionários e definirá o fluxo correto do projeto desde o início. O Teamdeck é uma ferramenta de gerenciamento de recursos e controle de tempo, com recursos de controle de tempo dos funcionários e sistema de gerenciamento de licenças, que você pode usar para alocação e monitoramento de funcionários e recursos. Essas ferramentas oferecem visibilidade em tempo real da disponibilidade e da utilização de recursos, ajudando, assim, a tomar decisões informadas e a fazer ajustes conforme necessário.
Para criar um plano de ação de projeto completo, você precisa estimar o tempo que seus funcionários precisam para concluir as atividades. As estimativas podem ser complicadas, pois, quando mal feitas, podem causar mais danos do que benefícios ao seu projeto. Uma estimativa precisa requer uma compreensão profunda das tarefas envolvidas, das habilidades necessárias e da capacidade da sua equipe. Isso inclui considerações específicas sobre a estimativa de recursos e tarefas para projetos internos, como a preparação da equipe do projeto para a reunião oficial de lançamento e a organização de uma reunião interna de lançamento do projeto.
Em seu artigo "Why do we estimate?" (Por que fazemos estimativas?), John Cutler enfatizou a importância do contexto ao fazer estimativas. As estimativas devem se basear em dados históricos e no contexto específico do projeto atual. Isso ajuda a garantir que as estimativas sejam realistas e viáveis.
Por outro lado, estimar as tarefas em horas para muitos é igual a ler a folha de chá. É por isso que, com base em nossa própria experiência, é mais seguro medir as histórias de usuários em pontos de história. Os pontos de história são as unidades de medida que permitem avaliar o tamanho de diferentes histórias de usuários. Elas são relativas, o que significa que uma história de 4 pontos é duas vezes maior do que uma de 2 pontos. Essa técnica de estimativa relativa ajuda a garantir que as estimativas sejam consistentes e comparáveis em diferentes tarefas.
Depois de estabelecer os pontos da história (a escala pode ser de 1 a 10), é necessário ajustá-los à velocidade da equipe. Se a equipe conseguiu dedicar tempo suficiente para concluir 14 pontos de histórias na iteração anterior, é provável que ela conclua a mesma quantidade de trabalho novamente. Isso ajuda a definir metas realistas e alcançáveis para o projeto.
Quando você tiver as estimativas de pontos de história para todos os elementos desejados em seu projeto, poderá dividir esse número pela velocidade da equipe e chegar a um número de iterações necessárias para concluir o projeto. Isso ajuda a garantir que o cronograma do projeto seja realista e alcançável.
Ao alocar tempo para gerenciar determinadas pessoas, leve em conta a capacidade de recursos delas, tanto em termos de quanto trabalho elas podem fazer com base em sua experiência quanto em termos de "horas úteis" durante o dia. Isso ajuda a garantir que os membros da sua equipe não fiquem sobrecarregados e possam oferecer o melhor desempenho possível.
Certifique-se de que você entenda a diferença entre o tempo ideal e o tempo decorrido. O primeiro é o tempo realmente gasto em uma determinada tarefa, enquanto o segundo inclui espera, distúrbios, mudança de contexto e preparações. Essa distinção é fundamental para garantir que suas estimativas sejam realistas e levem em conta os vários fatores que podem afetar o tempo real necessário para concluir uma tarefa.
Observe que, quando você perguntar aos desenvolvedores quanto tempo levará uma determinada tarefa, eles lhe fornecerão uma estimativa no "tempo ideal", ou seja, um período de trabalho ininterrupto. Isso ajuda a definir expectativas realistas e a garantir que o cronograma do projeto seja viável.
A execução é onde o plano é traduzido em ação. Essa fase envolve a coordenação de pessoas e recursos pelo gerente de projetos, bem como a integração e a realização das atividades do projeto de acordo com o plano de gerenciamento de projetos. Durante a execução, é fundamental ficar de olho no progresso do projeto para garantir que ele esteja indo na direção certa. Reuniões regulares de status podem ser muito úteis. Essas reuniões devem abranger o que foi feito, o que está em andamento e o que ainda precisa ser feito.
A comunicação é fundamental durante essa fase. Use um software de gerenciamento de projetos para manter todos atualizados e acompanhar o progresso do projeto. Ferramentas como o Teamdeck podem ajudar na programação, no gerenciamento de tarefas e no controle de tempo. Essas ferramentas oferecem visibilidade em tempo real do progresso do projeto e ajudam a identificar quaisquer problemas com antecedência, permitindo assim a resolução em tempo hábil.
Os processos de monitoramento e controle são necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto e identificar quaisquer áreas em que sejam necessárias mudanças no plano. Essa fase garante que os objetivos do projeto sejam atingidos por meio da medição e do monitoramento do desempenho do projeto.
Algumas das ferramentas e técnicas que você pode usar nessa fase incluem análises de desempenho, gerenciamento de valor agregado e software de gerenciamento de projetos. As sessões regulares de relatórios e análises ajudam a manter o projeto no caminho certo. Essas sessões oferecem uma oportunidade de analisar o progresso do projeto, identificar quaisquer problemas e fazer os ajustes necessários para garantir que o projeto continue no caminho certo.
O encerramento de um projeto envolve a finalização de todas as atividades em todos os grupos de processos de gerenciamento de projetos para concluir formalmente o projeto ou a fase. Isso inclui a obtenção da aprovação do cliente, a entrega da documentação do projeto, a liberação dos recursos do projeto e a realização de uma revisão pós-projeto.
Uma revisão pós-projeto ajuda você a entender o que deu certo e o que pode ser melhorado em projetos futuros. Essa é uma etapa importante para a melhoria contínua do gerenciamento de projetos. As percepções obtidas com essas revisões podem ser inestimáveis para aprimorar seus processos de gerenciamento de projetos e garantir o sucesso de projetos futuros.
O início da criação de um novo projeto não precisa ser tão estressante e assustador como alguns dizem. Se você estabeleceu o processo correto desde o início e o seguiu passo a passo, sua primeira reunião no trabalho não só pode ser mais fácil, como também pode evitar cometer alguns erros comuns.
Entenda do que se trata.
Converse com seu cliente antes de planejar qualquer coisa, marque uma reunião inicial do projeto.
Compreender as funções dentro do projeto.
Encontre os melhores funcionários para o trabalho e verifique a disponibilidade deles.
Definir o plano do projeto.
Estimar recursos e tarefas.
Dessa forma, você terá certeza de que sabe tudo sobre os requisitos do projeto, a disponibilidade de seus próprios recursos, as expectativas definidas e o cronograma antes do início do projeto.
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