Começar um novo trabalho de gerenciamento de projetos pode ser estressante: seja você um PM experiente ou uma pessoa que está apenas começando sua carreira de gerente de projetos, é provável que encontre novos desafios. A boa notícia é que você conseguiu o emprego, portanto, seu novo empregador está confiante em suas habilidades de gerenciamento de projetos. É hora de você se preparar e começar um novo emprego com o pé direito. Preparamos várias dicas para você se preparar para brilhar em seu novo cargo.
Há coisas que você pode fazer antes de seu primeiro dia de trabalho. Em primeiro lugar, cuide da papelada necessária. Há algum documento que precise ser entregue à equipe de RH da sua nova empresa? Talvez você também queira verificar novamente os benefícios de seu funcionário. Às vezes, eles vêm com pacotes opcionais, portanto, é melhor pensar neles com antecedência.
Lembre-se da logística: uma das melhores coisas que você pode fazer para evitar estresse desnecessário é planejar e testar seu trajeto. Certifique-se de que tenha uma ideia clara do código de vestimenta do seu novo escritório, dos arranjos de estacionamento, do acesso ao prédio, etc. Reserve um momento para analisar seu equipamento. Se estiver trabalhando em um escritório, provavelmente terá uma estação de trabalho esperando por você. Em uma posição remota, no entanto, você pode ser responsável por completar o hardware necessário. Se, em algum momento durante esse período de pré-trabalho, você tiver dúvidas, não hesite em entrar em contato com a equipe. Não hesite em entrar em contato com seu novo empregador.
Pesquisar sua nova empresa pode ser uma etapa valiosa. É claro que você provavelmente já fez algumas pesquisas para se preparar para a entrevista, portanto, tem uma boa ideia do que eles fazem e de como estão organizados. Agora é hora de ter uma noção melhor da cultura da empresa. Confira os canais de mídia social da empresa ou consulte o manual do funcionário, caso já o tenha recebido. Não pense demais nisso! Essa tarefa deve fazer com que você se sinta mais confiante em relação à mudança de carreira que está por vir, e não fazer com que você procure por quaisquer "sinais de alerta".
Por fim, certifique-se de usar o tempo entre os empregos para realmente viver um pouco e relaxar. Você mereceu esse tempo livre: aproveite-o ao máximo! Sua prioridade deve ser chegar ao novo local de trabalho com muita energia positiva, não perder o sono e tentar se preparar para o trabalho.
A integração de novos funcionários é um processo importante em todas as organizações. Seu novo empregador provavelmente tem um procedimento fixo ou até mesmo um caminho especial para os novos gerentes de projeto que se juntam à equipe. Detalhes do integração de projetos O processo será diferente de empresa para empresa. Ainda assim, uma etapa é certa: você aprenderá muitas informações novas. Para não ficar sobrecarregado, tente cobrir esses quatro aspectos ao organizar seus novos conhecimentos e fazer perguntas de acompanhamento:
Vamos examiná-las uma a uma.
Processo. Se você deve gerenciar projetos para uma organização, precisa estar ciente de todos os procedimentos estabelecidos relacionados a projetos. É provável que você já tenha discutido o básico durante o processo de recrutamento e conheça, por exemplo, a metodologia de gerenciamento de projetos que sua nova empresa defende. Pergunte sobre modelos, hábitos de relatórios, reuniões (incluindo reuniões scrum), procedimentos de comunicação, ciclo de vida do projeto, etc. Sua meta é gerenciar o projeto de forma eficaz, mas também familiar para a sua equipe.
É claro que você pode ter sido indicado como uma pessoa encarregada de criar novos processos e desenvolver a cultura de gerenciamento de projetos em uma determinada empresa. Ainda assim, é útil conhecer os processos anteriores para aprimorá-los.
Ferramentas. A maioria dos gerentes de projeto não consegue se imaginar fazendo seu trabalho sem acesso a um software que os ajude a se manter organizados e a manter os membros da equipe informados. Talvez você precise aprender a usar uma nova ferramenta, a menos que sua nova empresa utilize aplicativos com os quais você já esteja familiarizado. Muito provavelmente, você lidará com esses tipos de ferramentas on-line:
Veja também: Aplicativos do Slack para gerentes de projeto que aumentam a produtividade
Se estiver gerenciando um projeto de software, você também deve descobrir quais ferramentas são usadas pela sua equipe (por exemplo, rastreadores de bugs, repositórios de código, ferramentas de wireframing). Saber quais aplicativos e ferramentas são usados pelos membros da sua equipe também é essencial para setores altamente especializados, como o de construção. Talvez você não saiba como usar um aplicativo específico, mas deve saber o que ele faz e quem o usa. Graças a isso, você poderá se comunicar com a sua equipe de forma eficiente.
Projetos. Normalmente, quando você começa como um novo gerente de projeto em uma organização, é porque há um projeto que requer um líder. Uma de suas primeiras prioridades deve ser descobrir o máximo possível sobre ele. O escopo, o cronograma, os requisitos, os orçamentos, os riscos, as dependências: tudo o que você precisa para começar seu trabalho. Dependendo do estágio do projeto, talvez você também precise conversar com seu antecessor: pode ser que você esteja assumindo um projeto de outra pessoa. Pergunte sobre o progresso até o momento, quaisquer problemas que tenham surgido ao longo do caminho, o relacionamento com as partes interessadas. Tente encorajar respostas sinceras: a dissimulação só tornará seu trabalho mais difícil no longo prazo. Examine a documentação do projeto e avalie se ela está atualizada e completa. Caso contrário, pergunte sobre qualquer elemento em que você não esteja confiante.
Se possível, tente coletar informações sobre os outros projetos de sua empresa também. Talvez você consiga perceber alguns padrões e descobrir áreas de melhoria ou riscos. Durante o processo, você também aprenderá mais sobre os membros da sua equipe.
Clientes. Todo projeto tem partes interessadas. Não importa se você está gerenciando um projeto interno ou se há um cliente externo que contratou a sua empresa, você precisa saber quem são elas. Uma das partes essenciais da função de um gerente de projeto é construir um bom relacionamento com as partes interessadas. Isso não quer dizer que você deva ser uma pessoa que aceita tudo, muito pelo contrário: quando o cliente confia em seu julgamento, deve ser mais fácil convencê-lo a desistir de algo que você e sua equipe não apoiam. Ao conhecer seu cliente, tente aprender mais sobre o negócio dele. O objetivo por trás do projeto que você está prestes a começar a gerenciar, a base de usuários, qualquer pesquisa que tenha sido feita antes do lançamento: esses insights o ajudarão a tomar melhores decisões sobre o projeto.
Ao iniciar um novo trabalho de gerenciamento de projetos, apresentar-se adequadamente será de grande importância. Você deve se lembrar de três grupos de colegas de trabalho:
Sua equipe de projeto. Como você provavelmente imagina, o relacionamento de um gerente de projeto com sua equipe é crucial. Primeiro, descubra quem faz parte da sua equipe de projeto e quais são as funções de cada um (tanto no âmbito da empresa quanto no projeto). Ouça ativamente as percepções deles: eles podem lhe dizer coisas sobre o projeto ou o cliente que você não conseguirá aprender com pessoas que não trabalharam na equipe.
Incentivar o feedback e a comunicação franca. Construir uma cultura de transparência do projeto o ajudarão a desenvolver a confiança entre você e sua equipe. Desde o início, tente ser bem claro sobre sua função como gerente de projeto e estabeleça algumas regras básicas. Isso o ajudará a manter equilíbrio entre vida pessoal e profissional e prevenir perda de emprego.
Seus gerentes. Conhecer seu chefe é uma parte inevitável (e essencial) de seu processo de integração. Uma das dicas mais interessantes sobre esse relacionamento vem de Owen Gadeken, que escreveu:
"A esta altura, você deve estar se perguntando: "E a reunião com meu novo chefe?" Sim, isso é sempre importante, e você provavelmente já teve pelo menos uma reunião. Mas eu recomendo que você adie deliberadamente qualquer reunião subsequente até que consiga reunir informações suficientes para fazer pelo menos uma avaliação preliminar do seu projeto; caso contrário, você pode acabar fazendo promessas ou compromissos que não poderá cumprir. "
Fonte: Gadeken, O. C. (2009). Então você é o novo gerente de projetos: dicas para um bom começo. Trabalho apresentado no PMI® Global Congress 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Outros colegas de trabalho. Você provavelmente se beneficiará ao conhecer o maior número possível de colegas, especialmente se a sua organização empregar menos de, digamos, 500 pessoas (essa tarefa pode ser impossível em grandes corporações). Talvez você até queira perguntar à sua equipe: "Quem eu deveria conhecer?" Como gerente de projeto, talvez você precise colaborar com as equipes de RH, gerentes de escritório, vendas, finanças etc. Saber quem é quem coloca você em uma boa posição. É claro que você também deve conhecer os colegas gerentes de projeto e, se possível, conhecer a equipe, encontre uma pessoa que possa se tornar seu mentor.
Em algum momento, espera-se que você comece a trabalhar: para muitas organizações, isso ocorrerá poucos dias após sua apresentação à organização. A transição entre a integração e o "trabalho real" pode ser difícil, pois você deixará de ser cuidado e passará a ser (provavelmente) autônomo. Como você deve lidar com esse período desafiador?
Conjunto metas mensuráveis e prioridades: tanto para a sua equipe de projeto quanto para você mesmo. Essa lista será seu recurso mais valioso para quando houver dúvidas.
Compartilhar expectativas com a sua equipe. Seus subordinados diretos gostarão de saber quais são suas metas e responsabilidades principais. Você, por outro lado, poderá ter mais confiança de que sua estratégia será executada.
Expresse suas preocupações e opiniões, especialmente quando se trata de processos de gerenciamento de projetos. É claro que ninguém gosta daquela pessoa que se junta à equipe e quer fazer um 180º em tudo desde o primeiro dia. Mas há algo a ser dito sobre ter um par de olhos novos: você pode simplesmente perceber mais deficiências e áreas de melhoria do que os outros. Desde que se comunique de forma calma e factual, você não deverá ter problemas. Lembre-se de que, no final das contas, é você quem terá de lidar com as consequências de processos e métodos falhos. Provavelmente, é melhor colaborar com seus colegas para melhorar áreas específicas.
Aqui estão algumas dicas que o ajudarão a se manter organizado durante as primeiras semanas desafiadoras em um novo emprego:
As primeiras semanas em um novo cargo podem ser desafiadoras. Ainda assim, se você seguir nossas diretrizes, poderá ter uma boa noção de suas responsabilidades e tarefas futuras. Em caso de dúvida, você sempre pode recorrer a recursos on-line para gerentes de projetos. Publicamos regularmente guias úteis para gerentes de projeto, portanto, não deixe de marcar o blog do Teamdeck! E se você ainda não experimentou nosso aplicativo, inscreva-se para ver o que outros gerentes de projeto estão elogiando.
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