Administrar uma empresa não é uma tarefa fácil, e todos os proprietários e gerentes de empresas podem atestar isso. No entanto, temos a sorte de que agora existem ferramentas que podem simplificar todos os projetos e processos; uma delas é o gerenciamento do fluxo de trabalho. O uso de sistemas e ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho é inegociável no clima econômico atual. Este artigo é para todos os gerentes que desejam melhorar seus fluxos de trabalho e sua produtividade.
O que você obterá com este artigo:
O gerenciamento do fluxo de trabalho é um conceito simples que é fundamental para o sucesso de uma empresa. Neste artigo, vamos explorar os prós e contras do gerenciamento do fluxo de trabalho e dos sistemas e softwares relacionados que facilitam sua implementação.
Hoje em dia, temos uma infinidade de ferramentas à disposição para gerenciar uma empresa. Não importa o setor ou a indústria, há algo para todos.
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A história do fluxo de trabalho (e do futuro software de fluxo de trabalho e das ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho, se preferir) remonta à década de 20 do século XX. E suas raízes estão relacionadas a - como sempre - encontrar uma solução. A solução de como resolver os problemas existentes atualmente no setor de manufatura.
Durante a pesquisa sobre como gerenciar o trabalho de forma eficiente, os pioneiros, Frederick Taylor e Henry Gantt, usaram um esquema gráfico para visualizar fluxos de trabalho ou criar uma linha do tempo para estabelecer marcos, cronogramas e dependências.
Mais tarde, Henry Gantt adotou a versão polonesa do gráfico de barras horizontais chamado Harmonograma. Inventado pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki, foi transformado por Henry Gantt no que hoje chamamos de gráfico de Gantt.
Resumindo os antecedentes históricos, um fluxo de trabalho é um diagrama visual de um conjunto estruturado e predefinido de tarefas que produzem o resultado desejado. Um fluxo de trabalho consiste nas etapas, nos recursos, nas responsabilidades, nas dependências e regras, nas pessoas e nas habilidades necessárias para realizar as etapas e em como elas dependem de si mesmas. Os fluxos de trabalho descrevem os pontos de início e fim, a(s) ordem(ns) de movimento, onde pode haver pontos de decisão, o que você espera dos resultados e as possíveis etapas substitutas.
Neste capítulo, gostaríamos de enfocá-lo em um bom entendimento do assunto. Por quê? Se você estiver procurando inspiração, soluções ou até mesmo um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, é melhor ter um escopo completo do problema (mesmo que seja em linhas gerais) para evitar perder tempo com algo que não está relacionado.
Qualquer um pode imaginar o que o fluxo de trabalho e o gerenciamento significam separadamente. Para tornar as coisas menos complicadas, evitaremos definir gerenciamento e vamos nos concentrar no segundo termo. Um fluxo de trabalho refere-se às etapas que devem ser executadas para atingir algum objetivo, mesmo que seja muito pequeno. Ou, usando termos de gerenciamento de projetos, etapas para concluir uma tarefa. Pode-se dizer de outra forma. Um fluxo de trabalho:
É um espaço entre um início e um fim composto de etapas, processos e pessoas envolvidas nesses processos.
Antes de nos aprofundarmos no termo principal, precisamos fazer outro comentário. Precisamos fazer um pequeno detalhamento. A Gartner, uma empresa de análise e pesquisa especializada em questões de uso estratégico de tecnologia e gerenciamento de tecnologia, presta atenção ao duplo significado de gerenciamento de fluxo de trabalho.
A primeira é a integração de processos externos e internos; "uma abordagem de fluxo de trabalho que permite a definição de processos de negócios que abrangem aplicativos, inclusive aqueles provenientes de diferentes fornecedores. Isso geralmente requer um ambiente de desenvolvimento de fluxo de trabalho comercial baseado em padrões".
O segundo são os eventos ou processos automatizados; uma abordagem de fluxo de trabalho que permite a execução de tarefas automatizadas (implementação de um projeto, como o processo de alocação de um funcionário ou o processo de desenvolvimento de um site).
A segunda está dentro do escopo de nosso artigo. Por gerenciamento de fluxo de trabalho, entendemos da mesma forma que a sugerida pela empresa americana Signavio, integradora da SAP:
O gerenciamento do fluxo de trabalho é a coordenação das tarefas que compõem o trabalho realizado por uma organização. Por "fluxo de trabalho" entendemos uma sequência de tarefas que fazem parte de uma tarefa maior e, às vezes, é sinônimo de "processo de negócios".
O fator mais importante a ser entendido sobre o gerenciamento do fluxo de trabalho é que ele deve facilitar seu trabalho e torná-lo o mais indolor possível. O tempo que você gasta com o gerenciamento do fluxo de trabalho deve ser recompensado dez vezes mais com o aumento da produtividade e dos lucros decorrentes. De acordo com o SAP Signavio, pela segunda vez:
O objetivo de um fluxo de trabalho é obter algum resultado, e o objetivo do gerenciamento de fluxo de trabalho é obter melhores resultados de acordo com algum conjunto de metas.
Se nos concentrarmos em "obter melhores resultados", a primeira coisa que vem à mente é "otimização" ou, para ser honesto, "otimização contínua". De modo geral, a função do gerenciamento de fluxo de trabalho é ajudar a otimizar ou - como preferimos - o gerenciamento de fluxo de trabalho deve ser equiparado à otimização. Otimização de quê? Otimização da conclusão de tarefas e automatização delas em sistemas para aumentar a produtividade e reduzir os desafios.
Para nós, e talvez não por acaso para o nosso concorrente, o Monday.com, o gerenciamento do fluxo de trabalho do projeto é:
Um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos é uma sequência cuidadosamente planejada das tarefas e atividades necessárias para concluir um projeto específico.
O gerenciamento do fluxo de trabalho refere-se ao processo comercial de organizar, documentar e concluir uma variedade de tarefas. Esse gerenciamento pode envolver o uso de estratégias e técnicas, inclusive técnicas de agendamento e, é claro, sistemas (software) de gerenciamento de fluxo de trabalho. Ou simplesmente, elaborando planos e definindo as etapas necessárias para alcançar o resultado desejado, otimizando o processo de trabalho.
Por exemplo, quando um resultado exige várias etapas diferentes ou tarefas menores, cada etapa ou tarefa pode ser atribuída a um funcionário diferente ou a um funcionário com habilidades insuficientes. Isso pode facilmente levar ao caos quando a comunicação não é tão clara quanto precisa ser. Portanto, é óbvio, gbom gerenciamento de fluxo de trabalho torna sua empresa mais eficiente, pois simplifica cada processo e permite que diferentes departamentos e indivíduos se comuniquem com clareza - uma das funções mais importantes do sistema.
Para evitar uma introdução muito profunda, vamos usar diretamente a definição mais comum de gerenciamento de projetos. Parafraseando a Association for Project Management's Body of Knowledge, 7ª edição, o gerenciamento de projetos consiste em aplicar habilidades e conhecimentos para realizar o projeto de acordo com os requisitos e as premissas, dentro do prazo e do orçamento. Já o gerenciamento do fluxo de trabalho trata da otimização de tarefas entre os pontos A e B.
A empresa Nintex - um fornecedor de software de automação de fluxo de trabalho - propõe:
Enquanto o gerenciamento de projetos lida com o planejamento, a supervisão e a direção de tarefas, o fluxo de trabalho lida com a conexão dessas tarefas. E enquanto o gerenciamento de projetos analisa o panorama geral, o fluxo de trabalho faz com que o panorama geral se mova suavemente de um estágio para outro.
Enquanto a abordagem do gerenciamento de projetos é planejar, o gerenciamento da força de trabalho é conectar. Mas quando se trata de responder à pergunta sobre qual é a relação entre eles, a resposta parece ser simples. Vejamos as fases do processo de gerenciamento de projetos (ou, como preferem os gerentes de projetos, o ciclo de vida do gerenciamento de projetos).
Vamos dar uma olhada em cada coluna. Você vê algumas tarefas e processos formados por elas? Você precisa de mais palavras para justificar qual é a relação entre elas?
Como sabemos, cada coluna contém tarefas que precisam ser realizadas para avançar. O gerenciamento do fluxo de trabalho do projeto refere-se ao conjunto específico e ordenado de tarefas que devem ser concluídas para executar uma etapa do processo. Para se qualificar como um fluxo de trabalho, cada etapa do processo deve depender da conclusão da etapa anterior.
As primeiras ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho eram caneta e papel, mas hoje em dia temos a sorte de contar com uma ampla gama de aplicativos de software que tornam o processo mais fácil e eficiente. A automação de várias tarefas é uma grande economia de tempo possibilitada pelos sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho (WfMS ou WMS).
Alguns elementos básicos geralmente incluídos nos sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho são os seguintes:
Essa não é uma lista exaustiva, mas lhe dá uma ideia melhor do que os sistemas ou softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho envolvem.
Os sistemas e ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho referem-se ao uso da tecnologia para automatizar e coordenar as etapas de um processo. O ideal é que esses sistemas ou ferramentas sejam adequado a uma ampla gama de fluxos de trabalhopois sua função pretendida é fornecer uma estrutura básica que funcione com quaisquer dados fornecidos.
O tipo de sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho que você escolhe depende - como sempre - das necessidades e dos projetos que ocorrem em sua empresa. O mercado oferece três tipos de fluxos de trabalho que podem ser criados por sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho.
O objetivo do WFMS é simplificar sua vida, não complicá-la. Como proprietário ou gerente de uma empresa, você deseja trabalhar com informações apresentadas de forma clara e de fácil compreensão. Isso não significa que você não precisa mais de dados muito detalhados, mas sim que o software escolhido pode lidar com informações complexas em segundo plano.
As empresas são entidades complicadas que consistem em muitas camadas. O software que você escolher deve ser flexível e fácil de ajustar. Por exemplo, ele pode permitir que você especifique o acesso aos dados para diferentes pessoas.
O software de gerenciamento de fluxo de trabalho deve vir com uma série de opções para ilustrar uma sequência de tarefas ou um conjunto de dados, como fluxogramas, gráficos de pizza, gráficos, formulários e assim por diante.
Um fluxo de trabalho é uma parte distinta da sua empresa, mas isso não significa que ele opere em um vácuo. As informações de que você precisa em seu fluxo de trabalho vêm de diferentes partes da empresa, o que significa que é essencial conectá-las ao seu sistema de gerenciamento de conteúdo.
A criação de um visual de um determinado fluxo de trabalho é útil para realizá-lo, mas uma parte crucial da administração de uma empresa é a avaliação do funcionamento de diferentes processos. Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho precisa ser capaz de fornecer feedback claro sobre a eficiência de seus fluxos de trabalho.
Agora que você tem uma ideia melhor do que um bom WfMS deve oferecer, é hora de dar uma olhada em algumas das melhores opções de software disponíveis.
"Uma solução completa de gerenciamento de recursos com foco no funcionário para agências e empresas de software."
O Teamdeck.io é uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho e cronograma de projetos
Preços: $0.9 (Membro light) por mês e $3.6 (Membro da equipe) por mês
Prós:
Contras:
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"A primeira plataforma de gerenciamento de projetos criada para usuários por usuários."
O Hive ajuda a monitorar vários projetos
Preços: Hive Solo - Gratuito para indivíduos e pequenas equipes.
Equipe do Hive - $12 por usuário por mês (quando cobrado anualmente) ou $ 16 por mês (quando cobrado mensalmente) para equipes do Hive que executam vários projetos e programas que desejam simplificar o trabalho.
Prós:
Contras:
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"Aproveite ao máximo todas as ferramentas de que sua equipe precisa, colocadas sob o mesmo teto."
Os recursos do Proofhub facilitam o planejamento, a colaboração, a organização e a entrega de projetos
Preços: (padrão) $45 por mês / cobrado anualmente projetos ilimitados / 5 usuários / 10 GB de armazenamento
Prós:
Contras:
Um fluxo de trabalho ou um processo de negócios, como às vezes é chamado, é uma sequência de tarefas que precisam ser executadas para atingir um resultado específico. Há dois tipos principais de fluxos de trabalho: sequencial e paralelo. O primeiro implica uma ordem estrita na qual as tarefas são organizadas em um processo linear. O segundo significa que as tarefas podem ser executadas por diferentes pessoas concomitantemente.
Seja qual for o tipo, um fluxo de trabalho normalmente faz parte de um conjunto maior de fluxos de trabalho, que se somam a processos de negócios maiores e mais complexos. Uma combinação dos tipos de fluxos de trabalho também é possível.
Ao longo dos anos, à medida que as empresas continuaram a desenvolver, gerenciar e padronizar os fluxos de trabalho, alguns deles se tornaram muito rígidos e resistentes a mudanças. Eles nem sempre deixam espaço para a inovação e a assunção de riscos. Foram feitos esforços para instilar mais criatividade, flexibilidade e resiliência no processo.
Apesar de algum progresso, nem todas as empresas e trabalhadores parecem estar de acordo com essas mudanças. A 10ª Pesquisa Global de Gerenciamento de Projetos do Project Management Institute (PMI), uma organização profissional sem fins lucrativos sediada nos EUA para gerenciamento de projetos, constatou que apenas 58% das organizações compreendem totalmente a importância do gerenciamento estratégico do fluxo de trabalho de projetos criativos.
Defendemos que as abordagens criativas para o gerenciamento do fluxo de trabalho têm benefícios claros. Estamos compartilhando os 10 principais benefícios do gerenciamento de fluxo de trabalho de projetos criativos que nenhuma empresa ou entidade voltada para o sucesso pode ignorar.
Embora os fluxos de trabalho tenham sido concebidos para facilitar o gerenciamento organizacional e de projetos (o que eles fazem), os métodos tradicionais passaram a enfrentar certas limitações, o que exige abordagens de gerenciamento mais criativas. Sem ajustar os processos de desenvolvimento e gerenciamento do fluxo de trabalho, as empresas correm o risco de ficarem enraizadas em processos de negócios que são rígidos demais para estimular a inovação e o pensamento criativo. Vamos dar uma olhada rápida nessas limitações.
O método tradicional é bastante lento, pois não permite nenhuma divergência. É difícil fazer alterações no fluxo de trabalho sequencial porque elas bagunçam o fluxo e a inter-relação causal entre as diferentes tarefas.
O desenvolvimento de produtos não é informado ou é mal informado pelas opiniões dos clientes. Isso pode diluir todo o processo, pois o produto ou serviço final não atenderá à demanda. O ajuste ou a atualização do produto ou serviço após o término do processo de desenvolvimento é oneroso, demorado e caro.
Quando todas as etapas e tarefas parecem estar predeterminadas, há pouco incentivo para que os funcionários apresentem soluções inovadoras ou novas maneiras de fazer as coisas. Isso também torna uma entidade totalmente avessa ao risco, o que não é um bom presságio para sua capacidade de competir com os rivais mantendo-se à frente da curva.
O processo é rígido demais para permitir ajustes, melhorias, soluções não convencionais ou até mesmo correções rápidas no curso do gerenciamento do fluxo de trabalho. As pessoas relutam em pensar fora da caixa porque qualquer coisa não convencional ou que vá contra o manual da empresa pode ser interpretada como má administração ou prática ruim.
O gerenciamento tradicional do fluxo de trabalho sofre notoriamente com a falta de coordenação. Até mesmo o gerenciamento de fluxos de trabalho paralelos, que pressupõe um grau de coordenação para garantir a complementaridade, faz com que cada processo de negócios tenha sua própria vida, com vínculos ruins com outras tarefas ou fluxos de trabalho. Isso também representa o risco de estanqueidade dos dados, o que afeta a produtividade geral.
Então, como a criação do gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda a enfrentar os desafios acima? Quais são os benefícios específicos que cada empresa ou entidade pode esperar da criação do gerenciamento do fluxo de trabalho? Vamos agora analisar os 10 principais benefícios que as empresas podem esperar do desenvolvimento e do gerenciamento do fluxo de trabalho de projetos criativos.
O fluxo de trabalho de projetos criativos estimula o aprimoramento do trabalho em equipe em uma empresa ou organização. Ele cria espaço para as pessoas apresentarem ideias não convencionais que podem ser discutidas e refinadas com os colegas de trabalho. Dessa forma, cria um senso de propriedade e responsabilidade compartilhadas por um fluxo de trabalho que eles desenvolverão e cumprirão para obter maiores resultados e eficiências.
Com base no exposto, o gerenciamento do fluxo de trabalho de projetos criativos estimula uma coordenação mais próxima entre diferentes departamentos e indivíduos. O processo minimiza a margem de erro e, ao mesmo tempo, contribui para o alcance das metas gerais da empresa.
Uma melhor coordenação também convida a uma maior adesão da liderança da empresa para apoiar iniciativas que são pensadas por várias unidades ou departamentos.
O gerenciamento criativo do fluxo de trabalho do projeto é tanto o resultado quanto a causa de práticas de gerenciamento aprimoradas. As principais empresas do mundo são bem-sucedidas porque são capazes de cultivar abordagens criativas e não convencionais para planejamento de projetos e gerenciamento. Um exemplo é o Google, um dos gigantes da tecnologia mais conhecidos do mundo, que adotou uma abordagem criativa de gerenciamento de definição de objetivos chamada objetivos e principais resultados (OKR).
Anos atrás, o Google incentivou sua equipe a definir objetivos ambiciosos vinculados às metas gerais da empresa. Nos objetivos ambiciosos e de longo prazo, eles definiam resultados-chave específicos e mensuráveis, revisados anualmente. Todos os OKRs foram compartilhados internamente para permitir que os funcionários vissem como seus planos de trabalho individuais contribuíam uns com os outros para atingir as metas gerais da empresa. Os resultados que o Google conseguiu alcançar falam por si. Muitas outras empresas estão aprendendo com essa experiência e adotando abordagens semelhantes.
O gerenciamento do fluxo de trabalho de projetos criativos torna as entidades mais ágeis. As empresas líderes do setor estão se afastando das ferramentas clássicas de gerenciamento de projetos, como a metodologia em cascata, para abordagens inovadoras e ágeis de gerenciamento. Isso permite que elas dividam seus processos de negócios em unidades menores, buscando progresso incremental e melhorias decorrentes dos resultados obtidos em cada estágio.
O gerenciamento do fluxo de trabalho de projetos criativos torna as entidades mais ágeis, aprimorando sua capacidade de responder e se adaptar às mudanças e aos desenvolvimentos que ocorrem no decorrer do ciclo de desenvolvimento e gerenciamento do fluxo de trabalho.
No final das contas, as empresas ágeis oferecem mais valor aos seus clientes, permanecem competitivas e produzem melhores resultados.
O gerenciamento do fluxo de trabalho de projetos criativos também é um precursor do aumento da sustentabilidade e da produtividade. Ele cria uma série de incentivos para que os funcionários se tornem o tipo de líderes de pensamento que ajudam as empresas a se manterem à frente da curva. Além disso, torna as empresas e suas equipes mais produtivas, pois todos estão intrinsecamente interessados em melhorias contínuas, mudanças incrementais e práticas de gerenciamento ágeis.
O aumento da produtividade e da eficiência é uma preocupação de todos, sejam empresas, empreendedores, escritores autônomos ou estudantes universitários. Quando se trata de trabalhos universitários, os alunos precisam analisar cuidadosamente os serviços de redação de ensaios para escolher aquele que melhor atenda às exigências da faculdade. É por isso que eles costumam usar TrustMyPaper para obter conteúdo de alta qualidade e serviços profissionais de redação a preços razoáveis. Assim, eles podem ter seus trabalhos acadêmicos concluídos de acordo com as exigências da faculdade.
Esse tipo de gerenciamento do fluxo de trabalho do projeto promove um ambiente de aprendizado em uma empresa. Ele cria espaço para que as pessoas tentem e falhem sem medo de represálias. Como disse o renomado dramaturgo irlandês Samuel Beckett, todos nós precisamos "tentar de novo, falhar de novo, falhar melhor!" Ao promover um ambiente de trabalho propício à iniciativa e à assunção de riscos razoáveis, as empresas e organizações garantem a melhoria contínua e o aprendizado como um processo iterativo.
Quando as condições e o ambiente de trabalho são adequados, as pessoas param de trabalhar em silos. O "stovepiping" é uma doença corporativa que qualquer empresa bem-sucedida quer evitar a todo custo. O compartilhamento de conhecimento abre caminho para maximizar os benefícios de dados empíricos e avaliações para o futuro planejamento de alto nível e práticas de gerenciamento.
Como os funcionários têm espaço para apresentar soluções criativas, o gerenciamento do fluxo de trabalho começa a promover uma comunicação melhor, mais oportuna e regular entre as diferentes unidades e departamentos. Na maioria das vezes, a falta de comunicação leva a soluços consideráveis no desenvolvimento de produtos ou serviços, que são difíceis de corrigir.
Também melhora a comunicação externa ou estratégica com as partes interessadas e os clientes externos, que são essenciais para garantir a relevância dos produtos e serviços da empresa para suas necessidades.
A inovação impulsiona o sucesso no mundo atual, que muda rapidamente e é movido pela tecnologia. É difícil, se é que é possível, manter-se competitivo sem atualizações, inovações e ajustes regulares que proporcionem às empresas a vantagem necessária. O gerenciamento criativo do fluxo de trabalho do projeto gera o tipo de espírito orientado para a inovação que é fundamental para o sucesso geral.
Ao pensar fora da caixa, as pessoas podem fazer com que elas mesmas e seus empregadores saiam de suas zonas de conforto. Às vezes, isso significa entrar em águas desconhecidas, o que é importante se as empresas quiserem que seus produtos e serviços se destaquem.
A criatividade é o principal impulsionador do progresso e do avanço tecnológico. As empresas que conseguem aproveitar o poder de imaginação das pessoas podem se beneficiar de formas de pensar não convencionais e não tradicionais. Adotar uma abordagem de "negócios como de costume" para o gerenciamento do fluxo de trabalho não é suficiente para oferecer aos clientes o tipo de produtos e serviços que eles podem apreciar como extraordinários, que podem fazê-los se sentir especiais.
Por último, mas não menos importante, a criatividade tem uma relação direta com a melhoria do desempenho. Quando as pessoas trabalham em empresas onde tudo é padronizado e onde se espera que elas simplesmente sigam as ordens de marcha, os gerentes não podem esperar que elas busquem a excelência individual. As empresas obtêm muito "sandbagging" de seus funcionários, ou seja, a prática de diminuir as expectativas de pontos fortes e habilidades essenciais individuais para obter resultados melhores do que os esperados.
Por outro lado, o gerenciamento criativo do fluxo de trabalho do projeto induz as pessoas a se esforçarem mais do que o necessário, a excederem os requisitos estabelecidos e a agregarem valor aos lucros e resultados da empresa por meio de um melhor desempenho.
O gerenciamento do fluxo de trabalho de projetos criativos tem uma série de benefícios que toda empresa bem-sucedida gostaria de ter. Ele aborda as limitações inerentes ao gerenciamento de fluxo de trabalho tradicional, que se tornou rígido e isolado demais para atender às demandas de mudanças rápidas dos mercados mundiais. Essas limitações também atrapalham a capacidade das empresas e organizações de dominar as mudanças em circunstâncias contínuas, voláteis e imprevisíveis para atingir seus objetivos.
Por outro lado, o gerenciamento do fluxo de trabalho de projetos criativos garante espaço para a criação de abordagens coordenadas e compartilhadas para o desenvolvimento e a execução do fluxo de trabalho, o que resulta em melhores produtos e maiores lucros. Isso também aumenta a probabilidade de as empresas se destacarem como pioneiras, inovadoras e líderes do setor em um cenário de demandas em rápida evolução, mudanças no comportamento dos clientes e prioridades inconstantes.
As empresas que buscam a excelência e o sucesso definitivo não podem se dar ao luxo de se prender a formas antigas de fazer as coisas. Elas sabem que nada supera o poder da imaginação e da criatividade de seus funcionários quando se trata de obter sucesso com seus produtos e serviços.
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