A conexão entre o gerenciamento de projetos e o controle de tempo (ou gerenciamento do tempo do projeto) para algumas pessoas não precisa de nenhuma explicação. Sempre que pensam em "projeto", elas veem "tempo" ou "controle de tempo". Este artigo é diferente.
De "Por que eu deveria fazer isso?" a "OK, como eu começo?", este guia de controle de horas mostrará os benefícios desse processo e a maneira correta de fazê-lo. A última parte é especialmente importante, pois o controle de horas, quando não implementado corretamente, pode deixar seus funcionários sobrecarregados e, na verdade, nem um pouco mais produtivos.
O que você receberá com este artigo:
- Como acompanhar o andamento e os recursos do projeto
- Nomes das empresas que usam ferramentas de controle de tempo de gerenciamento de projetos para controlar o tempo dos projetos (na parte inferior)
- O papel e a importância do projeto e da software de controle de tempo de funcionários em um processo de planejamento de projeto
Os porquês
Mais de $18.000 são perdidos em média todos os anos por equipes de desenvolvimento de software e web quando não usam o controle de tempo - isso por si só já é um argumento bastante convincente. Além disso, todas as pessoas envolvidas no processo de desenvolvimento de software podem realmente se beneficiar do controle de tempo:
CEO e finanças
O controle de tempo significa que eles têm mais controle sobre a eficiência de suas equipes, o que, por sua vez, ajuda a estimar a taxa de queima e, consequentemente, a tomar decisões estratégicas quanto aos projetos realizados.
Desenvolvedores
Muitos podem se concentrar no aspecto da produtividade quando perguntados sobre a lógica por trás do controle de tempo de TI. Afinal de contas, o tique-taque do relógio força a maioria de nós a se concentrar na tarefa em questão. No entanto, o principal motivo para controlar o tempo é promover o desenvolvimento.
Acompanhar o ritmo de realização das tarefas ajuda a apontar se alguma das habilidades requer algum trabalho extra; consequentemente, fica mais fácil resolver as deficiências de habilidades antes que elas se tornem um problema real e afetem seriamente a velocidade da equipe. Além disso, o controle de tempo permite que os desenvolvedores comparem suas estimativas com o tempo real de trabalho. Como resultado, eles se tornam melhores na avaliação de sua carga de trabalho.
Controle de qualidade
O acompanhamento do tempo da revisão do código ajuda a estabelecer a taxa de inspeção e a tornar as projeções futuras mais precisas.
Clientes
O controle de tempo e o acompanhamento do progresso do projeto provam ao cliente que ele está recebendo o valor do seu dinheiro. Quando um projeto está sendo monitorado, os clientes podem ver por si mesmos quanto tempo é necessário para atingir o objetivo designado. marcos do projeto- Dessa forma, eles sabem exatamente pelo que estão sendo cobrados.
Gerentes de projeto
Por fim, você, o Project e o Gerentes de recursosO uso de rastreadores de tempo para projetos permite que você acompanhe as desempenho da equipe e facilita a estimativa de iterações futuras, pois fornece dados históricos sobre seu desempenho anterior.
Nem todas as horas de trabalho são iguais- ou assim pode parecer. Embora o valor das horas faturáveis (que cobrem tarefas, reuniões e chamadas reais) seja bastante autoexplicativo, é muito mais difícil contabilizar as horas não faturáveis e, às vezes, elas podem constituir uma parte substancial do trabalho.
Por exemplo, você deveria cobrar do cliente as horas que seus desenvolvedores gastaram para aprender uma nova tecnologia necessária para o projeto?
Por um lado, foi essencial para esse projeto; por outro, é provável que seja um investimento que será útil no futuro, portanto, cobrar 100% de alguém para que um desenvolvedor adquira novas habilidades pode ser visto como simplesmente injusto.
Outro caso é quando a sua equipe precisa investigar uma tecnologia completamente nova antes de mergulhar em um projeto. Por exemplo, a sua equipe pode ter que investigar uma combinação tecnológica inovadora que é um fator decisivo para o projeto: não há como saber se essa combinação funcionará, portanto, o cliente precisa decidir se está disposto a seguir uma ideia que pode se tornar um fracasso total.
Você deve sempre discutir essas questões com o cliente antecipadamente, tanto para o bem do cronograma quanto dos custos. Se a sua empresa usa controle de tempo, ela pode monitorar a relação de horas faturáveis/não faturáveis e chegar a uma taxa média para os serviços.
Como
Não há como evitar o fato de que o controle de tempo em si exige tempo e esforço para integrar novos usuários e garantir que eles realmente usem o software de controle. No entanto, como mais de 38% de receita faturável potencial são perdidos devido ao tempo não rastreado gasto em e-mails e reuniões e a atrasos no preenchimento de planilhas de horas, esse jogo definitivamente vale a pena. Seguindo essas seis regras ao apresentar à equipe de TI o rastreamento de tempo, não só facilitará a implementação como também promoverá um processo mais eficaz:
1. Escolha o melhor software de controle de horas de funcionários
Certifique-se de que o rastreador de tempo que você está usando atenda às necessidades da sua empresa. Os fatores mais óbvios a serem considerados são o tamanho da empresa e as ferramentas já utilizadas. Se a empresa estiver crescendo rapidamente, você precisará de uma ferramenta que possa ser dimensionada junto com ela. Da mesma forma, se determinadas ferramentas já estiverem implementadas, use um software que possa se tornar parte integrante do sistema.
Como alternativa, pense se faz sentido escolher um software de controle de tempo dos funcionários que possa ser usado para outras finalidades relacionadas aos funcionários: programação de recursos ou disponibilidade / gerenciamento de férias (Na Apptension, a empresa de software em que trabalho, criamos um aplicativo para cuidar de todos os gerenciamento de recursos de projetos-tarefas orientadas, incluindo controle de tempo).
Conclusão: certifique-se de que ele seja utilizado adequadamente e não se torne mais uma peça de "prateleira". Se precisar de um argumento contra o desperdício de software, considere o seguinte: mais de 4 em cada 5 empresas de pequeno e médio porte no Reino Unido não usam o software pelo qual pagam, com um total de mais de £5,7 bilhões gastos no decorrer do estudo de 4 anos.
2. Sempre explique os porquês
Não reúna os membros da sua equipe em uma sala um dia e diga: "De agora em diante, usaremos este software de controle de tempo de TI para ver como está o seu trabalho. Clique aqui, agora clique ali, perfeito, obrigado, a reunião acabou" - isto é, a menos que você queira dar de cara com um grupo de fofoqueiros toda vez que for à cozinha. As pessoas querem ser tratadas com justiça: se você introduzir algumas mudanças, explique a lógica por trás delas. (Caso contrário, elas inventarão uma por conta própria e, provavelmente, você não gostará da versão delas).
3. Concentre-se no processo, não no produto
Ao explicar por que deseja monitorar o tempo gasto em determinadas tarefas pelos membros da sua equipe, concentre-se na autoavaliação e no desenvolvimento constante, e não nos números. Afinal de contas, esse deve ser o principal motivo por trás do controle de tempo: tornar-se melhor em seu trabalho. Se você promover uma cultura de aprendizado, o aumento da eficiência virá como um grande bônus adicional.
4. Acompanhar como as pessoas usam seus rastreadores
Se você é um gerente de projeto, deve ter uma visão dos rastreadores dos seus desenvolvedores. Contabilizar cada cinco minutos do dia é uma loucura, mas se alguém está continuamente deixando seu rastreador em execução em uma tarefa enquanto já passou para outra ou mantém alguns rastreadores funcionando simultaneamente, você definitivamente quer falar com essa pessoa.
5. Lembrar as pessoas de registrarem seu tempo (muito)
O controle de horas é um hábito, e hábitos não são criados facilmente; inicialmente, você terá que lembrar as pessoas de usar o rastreador constantemente. Seja paciente e compreensivo: nenhum hábito pode ser criado em um dia. Se os seus desenvolvedores nunca monitoraram o tempo antes, levará semanas ou meses para se acostumarem. No entanto, a longo prazo, valerá a pena.
6. Use os dados do projeto
O controle de horas fornece dados sobre o desempenho de suas equipes e a dinâmica entre os diferentes membros; esperamos que você possa usá-los para melhorar o desempenho de todos. Um conjunto de dados históricos deve responder a uma ou mais das seguintes questões:
Deficiências de habilidades. Há alguma habilidade necessária que um determinado membro da equipe não tenha? Isso atrasa o desempenho deles ou impede a conclusão da tarefa? Você pode fornecer a eles o tempo e os recursos para que adquiram essa habilidade?
Eficiência da equipe. Como a sua velocidade estimada para uma determinada equipe se compara ao desempenho real dela? Se você sempre estima as histórias de usuários usando, por exemplo, pontos de história, pode calcular a velocidade da sua equipe?
Dinâmica da equipe. Uma determinada configuração de membro funciona bem em um projeto específico? Alguém está deixando a equipe atrasada ou o fluxo de trabalho é tranquilo?
Conclusões
Aqui está: um guia de controle de tempo de gerenciamento de projetos que deve colocá-lo no caminho certo.
Lembre-se de que o controle de tempo pode trazer crescimento de habilidades e aumento de eficiência para a mesapara citar apenas alguns. Embora o início do controle de tempo possa ser um caminho acidentado, ele se torna muito mais fácil se você se concentrar em explicar a lógica por trás da implementação e ajudar continuamente os membros da equipe a se acostumarem com a nova ferramenta.
Cuidado com os produtos de prateleira - lembre-se de que a ferramenta deve ter sido criada pensando em uma empresa como a sua. Talvez valha a pena levar em conta rastreadores dedicados, como software de controle de tempo de agência, software de gerenciamento de recursos de marketingou para outros setores.
